429 głosów „za”. Koniec uciążliwego obowiązku w związku z ZUS zatwierdzony. Sejm przyjął rozwiązanie upraszczające procedury wobec ZUS – to realna ulga dla pracodawców, w tym placówek medycznych.
#### Zniesienie uciążliwego obowiązku wobec ZUS – co uchwalił Sejm
Zdecydowaną większością głosów posłowie zatwierdzili zmiany, które likwidują wybrane, obciążające pracodawców obowiązki informacyjne wobec ZUS. Z doniesień medialnych wynika, że chodzi przede wszystkim o rezygnację z przekazywania dodatkowych danych w zgłoszeniach do ubezpieczeń, takich jak kod zawodu pracownika/ubezpieczonego. Tego typu informacja była szczególnie kłopotliwa w dużych organizacjach z licznymi grupami zawodowymi i wysoką rotacją – a więc także w szpitalach, przychodniach i firmach świadczących usługi medyczne.
Uwaga: na moment przygotowania tego materiału nie opublikowano pełnego, ostatecznego tekstu ustawy ani szczegółowych wytycznych ZUS. Warto więc traktować zakres zmian jako wstępny, do czasu ogłoszenia w Dzienniku Ustaw i komunikatów ZUS. Jeśli finalny akt prawny będzie obejmował również inne obowiązki (np. wybrane zgłoszenia informacyjne), ich lista zostanie doprecyzowana w oficjalnych materiałach.
#### ZUS i obowiązki informacyjne – jakie procesy w placówkach medycznych odczują zmianę
Jeżeli rezygnacja z raportowania dodatkowych danych (np. kodu zawodu) zostanie utrzymana w ostatecznym tekście, realnie uprości to kilka obszarów:
– Rejestracja do ubezpieczeń i modyfikacje zgłoszeń: mniej pól do wypełniania w ZUS ZUA/ZZA oraz mniejsze ryzyko błędów formalnych.
– Korekty dokumentów: ograniczenie liczby korekt wynikających z błędnego przypisania kodu zawodu i rozbieżności między systemem kadrowo‑płacowym a PUE ZUS.
– Onboarding i rotacja personelu: szybsza obsługa zgłoszeń przy dużej liczbie zmian – istotne przy dyżurach, kontraktach krótkoterminowych i złożonych grafikach.
– Integracje systemowe: uproszczenie mapowań między systemami HR/Payroll, PUE ZUS i narzędziami dla kadr, zwłaszcza u podmiotów z rozbudowaną strukturą (szpital + spółki zależne + podwykonawcy).
W praktyce mówimy o oszczędności czasu, mniejszym ryzyku błędów i bardziej przewidywalnym obiegu dokumentów – co przekłada się na stabilność rozliczeń z ZUS oraz mniejsze koszty operacyjne.
#### Etap legislacyjny i wejście w życie – na co czekamy
– Ustawa została przyjęta przez Sejm bardzo dużą większością. To istotny sygnał polityczny, ale nie koniec ścieżki legislacyjnej.
– Pozostałe etapy to prace w Senacie, podpis Prezydenta i publikacja w Dzienniku Ustaw.
– Wejście w życie: dopiero ogłoszony tekst ustawy określi vacatio legis (termin, od którego nowe zasady będą obowiązywać). Do tego momentu stosujemy dotychczasowe regulacje i formularze.
– ZUS zwyczajowo publikuje komunikaty techniczne (PUE ZUS, program Płatnik, schemy XML dla integratorów). Te wytyczne przesądzą o datach i sposobie wprowadzania zmian w systemach.
Ponieważ źródłowa informacja ma charakter ogólny, nie przesądzamy dziś konkretnych terminów ani pełnego katalogu zniesionych obowiązków. Monitoruj oficjalne kanały.
#### Dlaczego to ważne dla placówek
– Mniej formalności w ZUS to szybsza obsługa personelu. W ochronie zdrowia dział HR/Kadry pracuje w trybie ciągłych zmian etatów, kontraktów i zleceń. Każde „pole mniej” w zgłoszeniach to realna oszczędność czasu i redukcja korekt.
– Mniejsze ryzyko błędów i sankcji. Złożone kody zawodów i ich aktualizacje generowały niepotrzebne błędy – zwłaszcza przy wieloetatowości (etat + kontrakt), zmianach stanowisk, awansach czy czasowych oddelegowaniach.
– Lepsza zgodność z zasadą minimalizacji danych. Ograniczenie zbędnego przetwarzania danych personelu ułatwia spełnienie wymogów RODO i porządkowanie rejestru czynności przetwarzania.
– Tańsze utrzymanie integracji IT. Aktualizacje mapowań i słowników w systemach (kadry, PUE ZUS, hurtownie danych) to kosztochłonne działania – ich wyeliminowanie lub ograniczenie odciąża budżet i zespoły IT.
– Więcej czasu na kluczowe zadania. Kadry mogą przesunąć zasoby z „papierologii” na wsparcie menedżerów w planowaniu obsad, kosztów pracy i zgodności grafiku z przepisami.
#### Ryzyka i niewiadome – zarządzanie zmianą w praktyce
– Okres przejściowy: przez krótki czas może obowiązywać „stary formularz, nowe prawo” – do momentu publikacji nowych wzorów i aktualizacji systemów. ZUS zwykle dopuszcza stosowanie dotychczasowych wzorów przez pewien czas.
– Zawartość finalna: ostateczny katalog zniesionych obowiązków może różnić się od doniesień medialnych. Nie planuj głębokich zmian procesowych przed publikacją ustawy.
– Polityka danych: jeśli dotąd przechowywałeś/łaś dodatkowe dane wyłącznie „pod ZUS”, rozważ ich uporządkowanie i minimalizację – ale dopiero po potwierdzeniu, że nie są już potrzebne do żadnego celu prawnego.
– Wpływ na raportowanie wewnętrzne: niektóre placówki używają kodów zawodów do analiz HR. Zniesienie obowiązku wobec ZUS nie oznacza automatycznie, że nie możesz utrzymywać tych danych dla własnych, zgodnych z prawem celów (np. planowanie kompetencji) – ważne, by robić to świadomie i zgodnie z RODO.
#### Co konkretnie może się zmienić w dokumentach ZUS (ostrożna interpretacja)
Na podstawie dotychczasowych informacji publicznych najbardziej prawdopodobna jest rezygnacja z obowiązku przekazywania dodatkowych danych identyfikujących zawód w zgłoszeniach do ubezpieczeń (np. ZUS ZUA/ZZA). Jeżeli tak się stanie:
– wypełnianie zgłoszeń powinno uprościć się o pola związane z klasyfikacją zawodu,
– zniknie konieczność aktualizacji tych danych przy każdej zmianie stanowiska czy charakteru pracy.
Podkreślamy: to interpretacja na bazie źródeł medialnych. Zakres zmian należy potwierdzić w ogłoszonym tekście ustawy i komunikatach ZUS.
#### Co zrobić teraz (checklista)
– Monitoruj źródła oficjalne:
– Śledź Dziennik Ustaw i komunikaty ZUS (PUE ZUS, serwis zus.pl – aktualności techniczne).
– Poproś dostawcę systemu kadrowo‑płacowego o plan aktualizacji pod nowe przepisy.
– Ustal punkt kontaktowy ds. zmiany:
– Wyznacz osobę odpowiedzialną za koordynację (HR/kadry + księgowość + compliance + IT).
– Przygotuj krótką notatkę dla dyrekcji z mapą ryzyk i spodziewanymi korzyściami.
– Zamroź zbędne prace rozwojowe:
– Wstrzymaj projekty, których jedynym celem była obsługa wygaszanego obowiązku (np. nowe mapowania kodów zawodów), do czasu publikacji ustawy.
– Przygotuj scenariusze dla IT i kadr:
– Plan A: jeśli znika raportowanie dodatkowych danych – usuń pola z workflow, zaktualizuj instrukcje pracy i uprawnienia w systemach.
– Plan B: jeśli utrzymane zostaną tylko wybrane elementy – dostosuj minimalnie zakres danych.
– Przejrzyj politykę retencji i RODO:
– Zidentyfikuj zbiory danych gromadzone wyłącznie na potrzeby wygaszanego obowiązku.
– Zaplanuj porządkowanie i minimalizację po wejściu w życie przepisów (z ewentualnym aneksem do rejestru czynności przetwarzania).
– Przygotuj komunikację dla zespołów:
– Krótkie Q&A dla kadr i kierowników – co się zmienia, od kiedy, co robimy do czasu publikacji ustawy.
– Ustal zasady postępowania w okresie przejściowym (jakie formularze, do kiedy).
– Zabezpiecz zgodność bieżących działań:
– Do dnia wejścia w życie nowych przepisów stosuj dotychczasowe wymogi ZUS.
– Dokumentuj decyzje (compliance memo), aby w razie kontroli wykazać należytą staranność.
#### Najczęstsze pytania menedżerów placówek
– Czy mamy przestać przekazywać dodatkowe dane do ZUS już dziś?
– Nie. Do czasu opublikowania ustawy i wskazania terminu wejścia w życie obowiązują dotychczasowe zasady.
– Czy trzeba będzie korygować wcześniej złożone dokumenty?
– Co do zasady zmiany dotyczą dokumentów składanych po wejściu w życie nowych przepisów. Kwestie korekt (jeśli w ogóle będą wymagane) powinny zostać opisane w komunikatach ZUS.
– Czy zmiana wpłynie na zawieranie umów cywilnoprawnych (np. z personelem kontraktowym)?
– Brak pełnych danych. Na dziś nie ma potwierdzenia, aby nowe przepisy modyfikowały zasady podlegania ubezpieczeniom. Dotyczą raczej obowiązków informacyjnych i zakresu danych w zgłoszeniach. Czekamy na ostateczny tekst.
– Czy możemy usunąć z systemów kody zawodów?
– Jeśli utrzymujesz je wyłącznie dla potrzeb wygaszanego obowiązku – poczekaj na wejście w życie przepisów i komunikat ZUS. Jeżeli używasz ich także do celów wewnętrznych (planowanie kompetencji, raportowanie), rozważ dalsze utrzymywanie, aktualizując podstawę prawną i politykę retencji.
#### Wpływ na ład organizacyjny i koszty – perspektywa CFO/COO
– Koszt pracy działu kadr: spadek nakładu na wprowadzanie/aktualizacje danych i korekty dokumentów.
– Jakość danych: mniej pól danych to mniej niespójności między systemami, a więc mniej „pożarów” z rozliczeniami ZUS.
– Ryzyko compliance: uproszczenie procedur redukuje punkty awarii i zwiększa odporność organizacji na rotacje kadrowe i sezonowe spiętrzenia pracy (np. w okresie wakacyjnym).
#### Podsumowanie
Przyjęta przez Sejm zmiana – przy tak dużym poparciu – to realna szansa na uproszczenie rozliczeń z ZUS dla sektora ochrony zdrowia. Największą korzyścią będzie odciążenie procesów kadrowo‑płacowych i ograniczenie błędów formalnych. Na pełny obraz czekamy do momentu publikacji ustawy i wytycznych ZUS. Już dziś warto jednak przygotować organizację: wyznaczyć osoby odpowiedzialne, zaplanować aktualizacje systemów, opracować komunikację i zabezpieczyć zgodność w okresie przejściowym.
Źródło: https://www.rynekzdrowia.pl/Polityka-zdrowotna/429-glosow-za-Koniec-uciazliwego-obowiazku-w-zwiazku-z-ZUS-zatwierdzony,275643,14.html