25 sierpnia uruchamiany jest System Monitorowania Wniosków o Udzielenie Akredytacji (SMWUA). Od tego momentu wnioski o akredytację w ochronie zdrowia składa się wyłącznie w formie elektronicznej, co porządkuje proces i wzmacnia nadzór nad jakością.
#### SMWUA – System Monitorowania Wniosków o Udzielenie Akredytacji: co się zmienia
Przejście na pełną cyfryzację procesu akredytacyjnego to jakościowa zmiana w zarządzaniu ochroną zdrowia. Dotychczas funkcjonujące obiegi dokumentów papierowych i mieszane modele komunikacji zostają zastąpione jednolitym kanałem elektronicznym SMWUA. Dla kadry zarządzającej placówkami medycznymi oznacza to konieczność przygotowania formalnego (upoważnienia, role, konta) i merytorycznego (kompletność dokumentacji, spójność danych) pod kątem nowego narzędzia. Kluczowym skutkiem jest także uzyskanie bieżącej widoczności statusu sprawy – od złożenia wniosku, przez weryfikację formalną, po kolejne etapy oceny.
Pierwszym dniem obowiązywania rozwiązania jest 25 sierpnia. Od tej daty wszystkie nowe wnioski o udzielenie akredytacji składa się wyłącznie elektronicznie. Informacja została przekazana publicznie przez resort zdrowia; szczegółowe wytyczne operacyjne publikowane są stopniowo w kanałach rządowych. W praktyce wdrożenie takiego systemu upraszcza komunikację, ujednolica formaty załączników i ogranicza ryzyko błędów formalnych.
#### Akredytacja w ochronie zdrowia – główne założenia i korzyści
Akredytacja to dobrowolne, zewnętrzne potwierdzenie spełniania uzgodnionych standardów jakości i bezpieczeństwa świadczeń. W realiach polskiej ochrony zdrowia pozostaje ona jednym z najważniejszych instrumentów systemowego doskonalenia jakości: porządkuje procesy kliniczne i okołokliniczne, wspiera kulturę bezpieczeństwa pacjenta, standaryzuje dokumentację i sprzyja wdrażaniu dobrych praktyk. Wymiar wizerunkowy i biznesowy jest równie istotny: placówki z akredytacją są bardziej wiarygodne w oczach pacjentów, partnerów i płatników, co może przekładać się na przewagę konkurencyjną oraz łatwiejszą współpracę z interesariuszami.
Cyfryzacja procesu nie zmienia istoty akredytacji – modyfikuje natomiast sposób składania, uzupełniania i monitorowania dokumentów, a więc to, co bywa dla organizacji najbardziej obciążające operacyjnie. Dzięki temu więcej wysiłku można przeznaczyć na doskonalenie realnych praktyk klinicznych i organizacyjnych.
#### Elektroniczne wnioski o udzielenie akredytacji – korzyści operacyjne dla managerów
Przejście na elektroniczne wnioski przynosi wymierne efekty zarządcze:
– przejrzystość postępowania: śledzenie statusu i historii zmian w jednym miejscu;
– większa kompletność danych: walidacje formularzy ograniczają braki formalne;
– krótszy czas obiegu: eliminacja przesyłek papierowych i powtarzanej korespondencji;
– łatwiejsze zarządzanie uprawnieniami: przypisywanie ról i zadań w zespole;
– centralny rejestr materiałów dowodowych: spójne repozytorium polityk, procedur i wskaźników;
– zgodność i audytowalność: łatwiejsze przygotowanie do kontroli i audytów wewnętrznych.
Dla dyrektorów i kierowników jakości to szansa, by uporządkować cykl życia dokumentów – od przygotowania, przez weryfikację, po zatwierdzenie – oraz by lepiej zarządzać ryzykiem niespełnienia wymogów formalnych.
#### Wymagania formalne i ramy prawne akredytacji – co wiemy, czego jeszcze nie ogłoszono
Z oficjalnej zapowiedzi wynika, że od 25 sierpnia składanie wniosków odbywa się wyłącznie elektronicznie w SMWUA. Na moment publikacji tego artykułu ogólny komunikat rządowy nie precyzuje pełnej listy wymogów technicznych (np. dokładnych formatów plików, sposobu uwierzytelnienia, integracji z innymi usługami państwowymi, listy pól obowiązkowych). Oznacza to, że szczegóły – w tym instrukcje użytkownika, ewentualne wzory załączników i procedury weryfikacji – mogą być udostępniane etapowo.
Zarządzający powinni więc śledzić komunikaty Ministerstwa Zdrowia i właściwych instytucji oraz zapoznać się z instrukcjami publikowanymi w systemie. Jeżeli dla złożenia wniosku będzie wymagany podpis elektroniczny lub konkretna metoda logowania, należy odpowiednio wcześniej zapewnić dostęp i upoważnienia wewnątrz placówki. Do czasu publikacji pełnych wytycznych rekomenduje się przygotowanie organizacyjne, które nie zależy od konkretnego narzędzia (porządkowanie dokumentacji, przegląd standardów, przypisanie ról).
#### Bezpieczeństwo i nadzór – jak SMWUA może poprawić przejrzystość
Cyfrowy obieg dokumentów wspiera nadzór nad procesem akredytacji na kilku poziomach. Zwykle takie systemy zapewniają rejestrowanie działań (kto, kiedy, co zaktualizował), wersjonowanie dokumentów i kontrolę dostępu, co zwiększa rzetelność ścieżki audytowej. Po stronie instytucji udzielającej akredytacji łatwiej identyfikować braki, komunikować się z wnioskodawcą i prowadzić analizy przekrojowe. Dla placówki medycznej to okazja do wewnętrznego uporządkowania ładu dokumentacyjnego: jasnego rozdzielenia odpowiedzialności, terminów przeglądów i reguł zatwierdzania.
Wdrożenie elektronicznego systemu stwarza też przestrzeń do spójnej taksonomii dowodów: powiązania polityk, procedur, instrukcji, rejestrów incydentów, wskaźników jakości i działań doskonalących z konkretnymi wymaganiami standardów akredytacyjnych.
#### Integracja z procesami w placówce – rola zespołu ds. jakości
Aby maksymalnie wykorzystać SMWUA, warto zmapować aktualne procesy i dokumentację do architektury standardów akredytacyjnych. Praktycznym krokiem jest przygotowanie katalogu dowodów z przypisaniem do właścicieli procesów (np. farmacja, blok operacyjny, SOR/IZBA PRZYJĘĆ, POZ/AOS, diagnostyka, epidemiologia, BHP, ochrona danych). Zespół ds. jakości powinien opracować matrycę: wymaganie – dokument/wpis – lokalizacja – data przeglądu – osoba odpowiedzialna. W ten sposób złożenie wniosku staje się czynnością techniczną, a nie projektem chaotycznym angażującym całą organizację w ostatniej chwili.
Warto również włączyć dział IT/administratora systemów, aby wczesnym etapem przygotowań objąć kwestie dostępu, backupu i zgodności z politykami bezpieczeństwa.
#### Dlaczego to ważne dla placówek
– Obowiązek elektronicznego trybu wnioskowania oznacza, że model papierowy przestaje być akceptowalny – brak dostosowania grozi opóźnieniami lub odrzuceniem wniosku z przyczyn formalnych.
– Transparentność procesu akredytacji rośnie: łatwiej wykazać spełnienie wymagań, ale także szybciej zidentyfikować luki i ryzyka operacyjne.
– Akredytacja pozostaje ważnym wyróżnikiem jakości – wspiera zaufanie pacjentów i partnerów oraz buduje kulturę bezpieczeństwa.
– Cyfryzacja zmniejsza koszty ukryte: mniej czasu na logistykę papieru i korespondencji, więcej na działania merytoryczne.
– Dla zarządzających to szansa na trwałe uporządkowanie ładu dokumentacyjnego i wprowadzenie cyklicznych przeglądów jakości, które ułatwią kolejne odnowienia akredytacji.
– Zmiana wpisuje się w szerszy trend cyfryzacji ochrony zdrowia – przygotowanie teraz zaprocentuje przy kolejnych cyfrowych obowiązkach.
#### Najczęstsze wyzwania przy przejściu na akredytację elektroniczną i jak im zapobiec
Najczęściej pojawiają się trzy grupy problemów:
– Ludzie i kompetencje: brak wyznaczonego koordynatora, niedostateczne przeszkolenie użytkowników, niejasne zakresy odpowiedzialności. Rozwiązanie: wskazać lidera projektu, zdefiniować role i przeprowadzić krótkie szkolenia w zespole.
– Dane i dokumenty: rozproszone repozytoria, niespójne wersje, brak metadanych (kto, kiedy zatwierdził). Rozwiązanie: centralne repozytorium, konwencja nazewnictwa, wersjonowanie i rejestr przeglądów.
– Terminy i komunikacja: ad hoc kompletowanie wniosku, brak harmonogramu, opóźnienia w uzyskaniu podpisów/akceptacji. Rozwiązanie: plan z kamieniami milowymi, cykliczne statusy, bufor czasowy na korekty.
Dobrą praktyką jest również zrobienie wewnętrznego mini-audytu gotowości przed uruchomieniem wniosku: checklisty zgodności, przegląd incydentów i działań korygujących, aktualizacja wskaźników jakości i rejestrów.
#### Co zrobić teraz (checklista)
– Wyznacz koordynatora akredytacji oraz zastępcę odpowiedzialnych za pracę w SMWUA.
– Sprawdź oficjalne komunikaty i instrukcje użytkownika SMWUA na stronach rządowych – zanotuj wymagania formalne i techniczne.
– Zidentyfikuj osoby, które będą składały i uzupełniały wniosek; przygotuj upoważnienia i potrzebne dostępy.
– Ustal, czy wymagane jest określone uwierzytelnienie lub podpis elektroniczny – jeśli tak, zapewnij niezbędne narzędzia i ważność certyfikatów.
– Przygotuj centralne repozytorium dokumentów akredytacyjnych (np. dedykowany dysk/SharePoint) z kontrolą wersji.
– Opracuj matrycę wymagań akredytacyjnych i przypisz właścicieli do każdego punktu standardu.
– Zaktualizuj kluczowe polityki i procedury (bezpieczeństwo pacjenta, kontrola zakażeń, farmakoterapia, identyfikacja pacjenta, zgody, RODO, ciągłość działania).
– Zbierz i ustandaryzuj dowody: protokoły szkoleń, rejestry incydentów i działań korygujących, wyniki audytów, wskaźniki jakości.
– Przygotuj wzorce nazewnictwa plików (data_wersja_obszar) i opisy metadanych (autor, data zatwierdzenia).
– Ustal harmonogram prac: przegląd dokumentów, uzupełnienie braków, weryfikacja formalna, finalne zatwierdzenie wniosku.
– Zaplanuj krótkie szkolenia dla użytkowników SMWUA (logowanie, wypełnianie formularzy, dodawanie załączników, komunikacja przez system).
– Przetestuj próbne wprowadzenie danych na koncie testowym lub w niewiążącym szkicu (jeżeli system to umożliwia), aby zidentyfikować luki.
– Zabezpiecz kopie zapasowe i ustal praktyki backupu dokumentów przesyłanych do systemu.
– Przygotuj plan komunikacji z personelem klinicznym i administracyjnym – kto i kiedy jest potrzebny do dostarczania danych.
– Zaplanuj przegląd po złożeniu wniosku: jak śledzić status, odpowiadać na ewentualne wezwania do uzupełnień i dokumentować zmiany.
#### Dobre praktyki przygotowania dokumentacji akredytacyjnej online
– Spójność dowodów: każdy dokument powinien mieć jasno oznaczonego właściciela, datę zatwierdzenia i datę kolejnego przeglądu.
– Minimalizacja duplikatów: zamiast kilku podobnych procedur – jedna wersja nadrzędna z załącznikami.
– Dowody „żywe”: rejestry i wskaźniki aktualizowane zgodnie z cyklem (miesięcznym/kwartalnym), a nie tylko ad hoc przed złożeniem wniosku.
– Odwołania krzyżowe: w treści procedur linki do powiązanych instrukcji i formularzy; w SMWUA – opisy kontekstowe, które ułatwiają ocenie interpretację dokumentu.
– Zasada „tyle, ile trzeba”: dokumenty rzeczowe, bez zbędnych załączników, które nie wnoszą wartości dowodowej.
– Zarządzanie zmianą: każda aktualizacja dokumentu powinna mieć krótkie uzasadnienie i historię wersji, co ułatwia audyt.
#### Harmonogram i komunikacja – jak zaplanować proces akredytacji w SMWUA
Zaplanowanie akredytacji w trybie elektronicznym warto oprzeć na cyklu projektowym:
– Faza przygotowania (2–4 tygodnie w zależności od skali): inwentaryzacja dokumentów, matryca wymagań, ustalenie ról.
– Faza uzupełniania i przeglądów: aktualizacja polityk, zebranie wskaźników, audyt wewnętrzny gotowości.
– Faza wniosku: wprowadzenie danych do SMWUA, weryfikacja formalna, zatwierdzenie przez uprawnione osoby.
– Faza odpowiedzi na pytania/uzupełnienia: szybkie ścieżki decyzyjne, wyznaczone SLA wewnętrzne na odpowiedź.
– Faza doskonalenia: wdrożenie wniosków z procesu akredytacyjnego do stałego cyklu jakości.
Ustal stałe „okna” komunikacyjne (np. cotygodniowy 30‑minutowy status) i jedno źródło prawdy dla informacji o postępie. Warto także przygotować krótkie podsumowania dla zarządu, aby utrzymać wsparcie kierownictwa i zasoby.
#### Podsumowanie – akredytacja w ochronie zdrowia elektronicznie to impuls do porządkowania jakości
Elektronizacja akredytacji przez SMWUA porządkuje procesy i zwiększa transparentność. To nie tylko zmiana kanału komunikacji, ale szansa na wzmocnienie ładu jakościowego i sprawniejsze zarządzanie dowodami spełniania standardów. Dla placówek, które od lat dbają o jakość, korzystanie z jednolitego narzędzia będzie naturalnym krokiem naprzód. Dla tych, które dopiero budują system jakości, to dobry moment, by fundamenty postawić solidnie i od razu w sposób spójny z wymaganiami nadzoru.
#### Źródło i aktualne informacje
Oficjalny komunikat: https://www.gov.pl/web/zdrowie/od-dzis-akredytacja-w-ochronie-zdrowia-tylko-elektronicznie
Komunikat ma charakter ogólny; szczegóły techniczne i organizacyjne są publikowane sukcesywnie w kanałach rządowych. Zalecamy regularne sprawdzanie aktualizacji i instrukcji w SMWUA oraz na stronach Ministerstwa Zdrowia. W razie wątpliwości warto kontaktować się z właściwą jednostką nadzorującą proces akredytacji.