Akredytacja placówki medycznej przechodzi w pełni do kanału elektronicznego, a okres jej ważności wynosi 4 lata. Uruchomiono nowy system obsługujący wnioski i komunikację z instytucją akredytującą – to istotna zmiana organizacyjna dla menedżerów.
#### Co się zmienia: akredytacja placówki medycznej tylko elektronicznie, ważność 4 lata
Zgodnie z oficjalnymi komunikatami i informacjami branżowymi, proces akredytacji dla świadczeniodawców ochrony zdrowia przeniesiono do nowego systemu elektronicznego. Oznacza to:
– składanie wniosków wyłącznie drogą elektroniczną,
– elektroniczną komunikację z instytucją akredytującą i zespołami oceniającymi,
– cyfrowy obieg dokumentów i dowodów spełnienia standardów,
– ważność akredytacji określoną na 4 lata.
Zmiana dotyczy zarówno nowych wniosków, jak i – w określonym przez regulatora zakresie – kontynuacji/odnowień. Nie opublikowano jednak w jednym miejscu pełnego zestawu danych o terminach przejściowych i ewentualnych wyjątkach, dlatego rekomendowane jest bieżące śledzenie komunikatów właściwej instytucji.
#### Nowy system akredytacji – rejestracja, role i uprawnienia
Nowa platforma akredytacyjna wprowadza czytelne rozdzielenie ról użytkowników i odpowiedzialności:
– konto podmiotu (placówki) oraz wyznaczony administrator uprawnień,
– użytkownicy merytoryczni odpowiedzialni za poszczególne obszary standardów (jakość kliniczna, farmakoterapia, kontrola zakażeń, infrastruktura, HR itd.),
– osoba odpowiedzialna za finalne złożenie wniosku oraz komunikację z instytucją akredytującą.
W praktyce placówki powinny:
– ustanowić formalnie administratora systemowego po stronie dyrekcji/zarządu,
– zmapować role do rzeczywistych kompetencji, tak aby „właściciel” każdego standardu odpowiadał za kompletność dowodów,
– wdrożyć kontrolę dostępu (nadawanie, weryfikacja i wygaszanie uprawnień) zgodnie z polityką bezpieczeństwa informacji.
#### Wniosek o akredytację elektronicznie – dokumenty i podpisy
Elektroniczny tryb wymaga uporządkowania kwestii formalnych:
– przygotowania ustrukturyzowanych dowodów zgodności (procedury, instrukcje, rejestry, karty przeglądów, potwierdzenia szkoleń, analizy ryzyka),
– zapewnienia spójności metadanych (nazwa podmiotu, numery rejestrowe, adresy lokalizacji, zakresy świadczeń),
– stosowania akceptowanego sposobu uwierzytelniania i podpisywania dokumentów w systemie (zgodnego z wymaganiami platformy).
Warto przyjąć wewnętrzną konwencję nazewnictwa plików i wersjonowania, aby uniknąć chaosu przy aktualizacjach dokumentów oraz łatwiej odpowiadać na pytania oceniających.
#### Ważność akredytacji 4 lata – implikacje dla planowania jakości i budżetu
Czteroletni horyzont ważności akredytacji przenosi ciężar z „projektu” na stały system zarządzania jakością. Dla menedżerów oznacza to:
– konieczność zaplanowania cyklicznych przeglądów wewnętrznych (np. rocznie) oraz audytów gotowości w połowie cyklu,
– rozłożenie kosztów utrzymania zgodności (szkolenia, audyty wewnętrzne, aktualizacje procedur) w wieloletnim budżecie,
– lepszą przewidywalność harmonogramu przeglądów i odnowień, co ułatwia koordynację z innymi procesami (kontrakty, inwestycje, remonty).
Dłuższa ważność nie zwalnia z bieżącej pracy nad doskonaleniem – przeciwnie, premiuje placówki, które utrzymują standardy stale, a nie tylko „pod inspekcję”.
#### Standardy akredytacyjne i audyt – jak przygotować zespół
Niezależnie od specjalności placówki, fundamentem jest udokumentowane przestrzeganie standardów oraz wykazanie ich praktycznego stosowania. Rekomendowane podejście:
– mapowanie wymagań do właścicieli procesów (np. standardy dot. bezpieczeństwa farmakoterapii – farmacja szpitalna i zespół terapeutyczny),
– zbudowanie rejestru dowodów: jakie dokumenty, w jakiej wersji, gdzie przechowywane, kto aktualizuje, kiedy sprawdzone,
– analiza luk (gap analysis) z planem działań korygujących i terminami,
– szkolenia ukierunkowane na realne ryzyka (zakażenia, zdarzenia niepożądane, identyfikacja pacjenta, zarządzanie bólem),
– wdrożenie wskaźników jakości i tablic wyników (trendy, działania korygujące, przeglądy kierownictwa),
– ćwiczenia „pre-audit” – symulacja wizyty oceniających, weryfikacja ścieżek pacjenta, gotowość zespołów.
Dowody powinny pokazywać nie tylko istnienie procedury, ale również jej skuteczność (monitoring, wyniki, ścieżki eskalacji, zamykanie niezgodności).
#### Integracja z procesami wewnętrznymi i zgodność z RODO
Pełna elektronizacja oznacza większy nacisk na:
– bezpieczeństwo informacji: polityki haseł, zarządzanie tożsamościami, kopie zapasowe, kontrola dostępu,
– ochronę danych osobowych (RODO): minimalizacja zakresu danych w materiałach dowodowych, pseudonimizacja, podstawa prawna przetwarzania,
– porządek w rejestrach umocowań i pełnomocnictw (kto może reprezentować podmiot w systemie),
– zgodność wersji dokumentów między systemem akredytacyjnym a wewnętrznym repozytorium (jeden „złoty” egzemplarz).
Warto przetestować scenariusze awaryjne (np. niedostępność platformy, rotacja personelu z uprawnieniami) i opisać je w planie ciągłości działania.
#### Terminy, opłaty i okresy przejściowe – czego jeszcze nie wiemy
Na moment publikacji dostępne doniesienia medialne nie przedstawiają pełnego obrazu w zakresie:
– szczegółowych terminów dla podmiotów w trakcie ważności akredytacji,
– opłat i sposobu ich wnoszenia w nowym systemie,
– szczegółów migracji danych z dotychczasowych rozwiązań,
– zasad obsługi wyjątków (np. zmiana struktury organizacyjnej w trakcie cyklu).
Zalecenie: sprawdzać aktualizacje wytycznych na stronach właściwych instytucji i w komunikatach branżowych oraz utrzymywać kontakt z biurem obsługi systemu.
#### Ryzyka wdrożenia i najczęstsze błędy w systemie akredytacji
– Brak jednoznacznego właściciela procesu akredytacji po stronie placówki.
– Niespójne dane rejestrowe podmiotu i jego jednostek lokalnych.
– Przeklejanie procedur bez dowodów wdrożenia i monitoringu.
– Nieaktualne uprawnienia użytkowników w systemie (odejścia, zmiany ról).
– Nadmierne ujawnianie danych osobowych w załącznikach (ryzyko RODO).
– Brak harmonogramu przeglądów i aktualizacji – „zryw” tuż przed audytem.
– Niedoszacowanie czasu na przygotowanie zespołów klinicznych i wsparcie IT.
Wczesna identyfikacja ryzyk i przypisanie odpowiedzialności minimalizują opóźnienia i poprawiają jakość złożonego wniosku.
#### Dlaczego to ważne dla placówek
– Wymóg kontraktowania i reputacja: akredytacja bywa elementem oceny jakości przez płatników oraz pacjentów. Status akredytowany zwiększa wiarygodność.
– Stabilność na 4 lata: dłuższa ważność ułatwia strategiczne planowanie inwestycji i developmentu kompetencji personelu.
– Uporządkowanie procesów: elektronizacja wymusza standaryzację dokumentacji i odpowiedzialności, co zwykle przekłada się na bezpieczeństwo pacjenta i efektywność.
– Lepsza analityka: systemowe gromadzenie dowodów i wskaźników pozwala szybciej wykrywać trendy i podejmować działania korygujące.
– Konkurencyjność: placówki z dojrzałym systemem jakości łatwiej pozyskują partnerstwa, kadry oraz uczestniczą w programach pilotażowych czy grantowych.
#### Co zrobić teraz (checklista)
– Wyznacz lidera akredytacji i administratora platformy po stronie placówki (z formalnym mandatem).
– Zweryfikuj dane rejestrowe podmiotu i jednostek (nazwa, adresy, numery rejestrowe, zakres świadczeń) – spójność we wszystkich systemach.
– Skonfiguruj role i uprawnienia w nowym systemie; ustal zasady nadawania i wygaszania dostępu.
– Zbuduj rejestr standardów i dowodów: co posiadamy, czego brakuje, kto odpowiada, do kiedy uzupełniamy.
– Przeprowadź analizę luk i zaplanuj działania korygujące z terminami i miernikami sukcesu.
– Uporządkuj repozytorium dokumentów: wersjonowanie, nazewnictwo, „złoty” egzemplarz, kontroli aktualności.
– Przygotuj i przetestuj proces składania wniosku elektronicznego: podpisy/uwierzytelnienie, kompletność załączników, checklista formalna.
– Przeprowadź szkolenia dla kluczowych ról (jakość, oddziały, farmacja, epidemiologia, IT) z naciskiem na praktykę i dowody skuteczności.
– Zaplanuj cykl 4-letni: przeglądy roczne, audyt wewnętrzny w połowie cyklu, przegląd kierownictwa, aktualizacje planów ryzyka.
– Ustal kanał komunikacji i Q&A dla zespołów (intranet/spotkania), aby szybko rozwiązywać wątpliwości i dokumentować decyzje.
– Zabezpiecz aspekty RODO i bezpieczeństwa informacji: minimalizacja danych w dowodach, upoważnienia, polityki haseł, kopie zapasowe.
– Monitoruj komunikaty instytucji akredytującej i aktualizuj plan zgodnie z nowymi wytycznymi.
#### FAQ dla managerów – elektroniczna akredytacja w pigułce
– Czy akredytację można złożyć papierowo? Nie – zgodnie z informacjami o uruchomieniu nowego systemu, tryb jest wyłącznie elektroniczny.
– Na jak długo przyznawana jest akredytacja? 4 lata – to nowy okres ważności wskazany w komunikatach branżowych.
– Czy musimy od razu migrować dotychczasowe dokumenty? Zakres migracji i wymagania techniczne mogą być doprecyzowywane – zalecane jest przygotowanie aktualnych wersji i utrzymanie spójności z repozytorium placówki.
– Jakie podpisy są wymagane? Należy stosować metody uwierzytelniania i autoryzacji akceptowane przez platformę – szczegóły w instrukcjach systemu.
– Co w przypadku zmian organizacyjnych w trakcie cyklu? Dobrą praktyką jest niezwłoczne aktualizowanie danych w systemie i udokumentowanie zmian (zarządzenia, aneksy, nowe procedury).
#### Podsumowanie
Elektronizacja akredytacji i 4-letnia ważność to szansa na bardziej przewidywalne, dojrzałe zarządzanie jakością – pod warunkiem, że placówka potraktuje proces systemowo, a nie incydentalnie. Kluczowe są: jasne role, porządek w dokumentacji, realne dowody skuteczności oraz konsekwentny plan przeglądów w całym cyklu. W pierwszym kroku skoncentruj się na rejestrze standardów, kompletności dowodów i bezpieczeństwie informacji, a następnie zbuduj wieloletni rytm utrzymania zgodności.
Źródło: https://www.rynekzdrowia.pl/E-zdrowie/Akredytacja-placowki-medycznej-tylko-elektronicznie-waznosc-4-lata-Ruszyl-nowy-system,274978,7.html