Wydłużenie czasu na wycofanie realizacji zlecenia na wyroby medyczne to zmiana ogłoszona przez NFZ, która wpływa na codzienną pracę świadczeniodawców i dostawców wyrobów medycznych. Prawidłowe wdrożenie tej zmiany może ograniczyć ryzyko rozliczeniowe i operacyjne oraz poprawić jakość obsługi pacjentów.
#### Na czym polega wydłużenie czasu na wycofanie realizacji zlecenia na wyroby medyczne
NFZ zapowiedział, że wydłuża czas, w którym możliwe jest wycofanie realizacji zlecenia na wyrób medyczny. W praktyce dotyczy to sytuacji, w których po wprowadzeniu realizacji do systemu (np. eZWM/Portal NFZ) konieczna jest korekta lub anulowanie operacji: błędnie dobrany wyrób, omyłkowo wprowadzona ilość, zmiana decyzji pacjenta, nieprawidłowa kwalifikacja czy błąd formalny.
Kluczowa zmiana polega na większym marginesie czasowym do wykonania takiego cofnięcia bez konieczności angażowania trybów wyjątkowych czy interwencji oddziału NFZ. Wydłużone okno czasowe powinno ograniczyć presję na natychmiastowe działanie i zmniejszyć liczbę nieodwracalnych błędów w rozliczeniach.
Uwaga: komunikat nie zawiera wszystkich parametrów zmiany (w szczególności brak jednoznacznego wskazania, o ile dokładnie wydłużono ten czas i od kiedy dokładnie obowiązuje nowa wartość). W związku z tym zalecana jest weryfikacja w dokumentacji NFZ i/lub w Państwa systemie informatycznym.
#### Co ta zmiana oznacza dla procesów w placówce medycznej i u realizatorów wyrobów medycznych
– Obsługa zleceń i korekt: zespoły rejestracji, dział wyrobów medycznych oraz magazyn zyskują więcej czasu na wyłapanie i poprawę omyłek bez konsekwencji finansowych.
– Obieg dokumentów: procedury obiegu zlecenia, protokołów wydania i potwierdzeń mogą wymagać korekty, aby w pełni wykorzystać dłuższy termin na wycofanie realizacji.
– Systemy IT: integracje z eZWM i wewnętrzne oprogramowanie (HIS/ERP) mogą udostępniać nowe parametry terminów lub komunikaty użytkownikowi (np. ostrzeżenia o zbliżającym się upływie czasu na wycofanie).
– Rozliczenia: mniejsza liczba korekt po okresie sprawozdawczym i mniej wniosków o wyjątkowe odblokowanie operacji.
– Audyt i zgodność: łatwiej udokumentować i skorygować błąd w oknie operacyjnym, zanim trafi on do raportów i refundacji.
#### Kontekst regulacyjny NFZ i eZWM – co wiemy, a czego nie wiemy
Na podstawie źródła (komunikat NFZ) wiemy, że:
– NFZ wydłuża czas na wycofanie realizacji zlecenia na wyroby medyczne.
– Zmiana dotyczy obsługi zleceń w systemie NFZ (np. eZWM/Portal NFZ) i ma charakter operacyjny, ułatwiający korektę.
Natomiast w publicznie dostępnym komunikacie brakuje:
– Dokładnej wartości nowego limitu czasu i poprzedniej wartości do porównania.
– Jednoznacznej daty wejścia w życie i ewentualnego okresu przejściowego.
– Wskazania, czy dotyczy to wszystkich typów wyrobów medycznych objętych zleceniami, czy tylko wybranych kategorii.
– Informacji o ewentualnych ograniczeniach (np. wycofanie tylko przed rozliczeniem okresowym, tylko raz na zlecenie itp.).
Z tego względu placówki powinny traktować zmianę jako obowiązującą kierunkowo, ale szczegóły wdrożeniowe potwierdzić na poziomie własnego oprogramowania i właściwego oddziału NFZ.
Źródło: https://www.nfz.gov.pl/aktualnosci/aktualnosci-centrali/wydluzenie-czasu-na-wycofanie-realizacji-zlecenia-na-wyroby-medyczne,8819.html
#### Dlaczego „wydłużenie czasu na wycofanie realizacji zlecenia na wyroby medyczne” jest ważne dla placówek
– Redukcja ryzyka rozliczeniowego: więcej czasu na korektę ogranicza konieczność kosztownych aneksów, korekt po okresie rozliczeniowym czy wyjaśnień z NFZ.
– Poprawa jakości danych: lepsza jakość wprowadzonych danych (kodów wyrobów, ilości, uprawnień pacjenta) podnosi wiarygodność sprawozdań i minimalizuje ryzyko regresu.
– Bezpieczeństwo pacjenta i zgodność kliniczna: możliwość szybszej korekty przy złym doborze wyrobu zmniejsza ryzyko szkody lub niewłaściwego zaopatrzenia.
– Wydajność operacyjna: dłuższe okno na wycofanie realizacji pozwala rozłożyć pracę działów obsługi i ograniczyć „gaszenie pożarów”.
– Lepsza komunikacja z pacjentem: daje elastyczność w razie zmiany decyzji pacjenta lub konieczności modyfikacji zlecenia po dodatkowej konsultacji.
– Ułatwienia dla wielooddziałowych placówek: centra, które rozliczają zlecenia w modelu scentralizowanym, mają realną szansę wyłapywać błędy, zanim przejdą do rozliczeń.
#### Wpływ na ścieżkę realizacji i odpowiedzialności zespołów
– Rejestracja/koordynacja: powinny dysponować jasnym harmonogramem kontroli zleceń „po fakcie” w ramach wydłużonego okna, ze wskazaniem priorytetów (np. zlecenia wymagające pilnej weryfikacji).
– Zespół wyrobów medycznych/magazyn: musi zsynchronizować operacje magazynowe z procesem wycofania, aby unikać rozbieżności stanów magazynowych i zapisów w systemie NFZ.
– Finanse/rozliczenia: powinny wdrożyć punkt kontrolny przed zamknięciem okresu sprawozdawczego, by upewnić się, że wszystkie potrzebne wycofania zostały wykonane w terminie.
– IT/administrator systemu: warto sprawdzić, czy systemy pokazują poprawny licznik czasu oraz czy generują alerty, gdy zbliża się granica możliwości wycofania.
#### Dobre praktyki wdrożeniowe w oparciu o wydłużony czas wycofania realizacji
– Dwuetapowa weryfikacja: wprowadzić dodatkową kontrolę merytoryczną zlecenia w ciągu pierwszych godzin/dni (w zależności od potwierdzonego limitu).
– Reguły walidacyjne: wykorzystać konfigurację systemu (jeśli dostępna) do blokad lub ostrzeżeń dla najczęstszych błędów (np. niezgodność wskazań, limitów ilościowych, uprawnień pacjenta).
– Ścieżka eskalacyjna: zdefiniować, kto podejmuje decyzję o wycofaniu realizacji w sytuacjach niejednoznacznych (kryteria kliniczne, formalne, finansowe).
– Rejestr korekt: prowadzić rejestr przyczyn wycofań, aby identyfikować powtarzalne źródła błędów i wdrażać działania korygująco-zapobiegawcze.
– Szkolenia celowane: krótka, powtarzalna edukacja personelu o nowych ramach czasowych i dobrych praktykach korekt zmniejszy liczbę pomyłek.
#### Wpływ na rozliczenia z NFZ i sprawozdawczość
Wydłużone okno wycofania realizacji może:
– Zmniejszyć liczbę rozbieżności między ewidencją wewnętrzną a danymi raportowanymi do NFZ.
– Ograniczyć potrzebę składania korekt po zamknięciu okresu sprawozdawczego.
– Ułatwić dochowanie zgodności z limitami i kwalifikacją pacjenta, gdy weryfikacja nastąpi już po wstępnym wprowadzeniu danych.
Ponieważ komunikat nie precyzuje wszystkich technikaliów, warto potwierdzić:
– Czy wycofanie jest możliwe wielokrotnie czy jednorazowo.
– Jakie są konsekwencje wycofania po stronie numeracji dokumentów, stanów magazynowych i rezerwacji wyrobów.
– Czy rozszerzenie obejmuje także realizacje częściowe lub wieloetapowe.
#### Komunikacja z pacjentami i dostawcami wyrobów medycznych
– Pacjenci: poinformujcie, że w określonym, wydłużonym czasie istnieje możliwość korekty/zmiany realizacji, co daje większą elastyczność przy doborze wyrobu.
– Dostawcy: uzgodnijcie zasady obsługi zwrotów i korekt w ramach nowego okna czasowego (etykietowanie, kompletność, higiena, możliwość ponownego wprowadzenia do obrotu).
– Partnerzy IT: upewnijcie się, że integratorzy znają zmiany i dostosowali interfejsy do aktualnych wymogów NFZ.
#### Dlaczego to ważne dla placówek
– Minimalizacja kosztów błędów: każde nieodwracalne wprowadzenie błędnej realizacji może skutkować stratą finansową lub długotrwałym procesem wyjaśniającym. Dłuższy czas wycofania to realna oszczędność.
– Większa kontrola jakości: możliwość przeprowadzenia „drugiego spojrzenia” na realizację przed rozliczeniem wspiera kulturę jakości i zgodności.
– Wsparcie dla skomplikowanych przypadków: przy zleceniach wymagających dodatkowych konsultacji lub doprecyzowania wskazań wydłużone okno jest buforem bezpieczeństwa.
– Lepsze doświadczenie pacjenta: pacjent zyskuje poczucie, że placówka i realizator reagują na jego potrzeby i są w stanie sprawnie skorygować ewentualny błąd.
#### Co zrobić teraz (checklista)
– Zweryfikować szczegóły w źródle NFZ i w swoim systemie:
– Sprawdź w komunikacie i dokumentacji systemowej aktualną wartość limitu czasu i datę wejścia w życie.
– Skontaktuj się z właściwym OW NFZ w razie braku jednoznacznych informacji.
– Zaktualizować procedury i instrukcje:
– Uaktualnij SOP dla obsługi zleceń i korekt, dodając ścieżkę wycofania w nowym terminie.
– Wpisz punkt kontrolny „po realizacji” z terminem zgodnym z nowym oknem.
– Dostosować systemy IT:
– Upewnij się, że HIS/ERP/eZWM pokazuje poprawny licznik czasu i generuje alerty.
– Przetestuj scenariusze: realizacja → wycofanie → ponowna realizacja.
– Przeszkolić personel:
– Krótki briefing dla rejestracji, magazynu, zespołu wyrobów, finansów i audytu.
– Wskaż przykłady, kiedy należy wycofać realizację, a kiedy wystarczy korekta danych.
– Uporządkować zasady z dostawcami:
– Uzgodnij procedury zwrotów i stanów magazynowych w okresie „okna wycofania”.
– Doprecyzuj odpowiedzialności za dokumentację i czas reakcji.
– Wdrożyć monitoring i audyt:
– Prowadź rejestr wycofań z przyczynami.
– Raportuj miesięcznie najczęstsze przyczyny i podejmuj działania korygujące.
– Komunikować pacjentom:
– Dodaj informację o możliwości korekty w rozsądnym terminie po realizacji.
– Ustal jasne warunki, by uniknąć nadużyć i nieporozumień.
#### Najczęstsze scenariusze użycia wydłużonego czasu na wycofanie realizacji
– Błąd ilościowy lub niezgodność z limitem: wprowadzenie niewłaściwej ilości wyrobu możliwe do cofnięcia i poprawy.
– Zmiana decyzji klinicznej: lekarz zaleca inny model wyrobu po dodatkowym badaniu lub konsultacji.
– Błąd identyfikacyjny: pomyłka w danych pacjenta lub przypisaniu świadczenia.
– Kwestie logistyczne: brak pełnego zestawu lub wada produktu wykryta tuż po wydaniu.
Każdy z tych przypadków zyskuje na czasie – zamiast natychmiastowych, często chaotycznych napraw, zespół może wykonać procedurę spokojnie i zgodnie z regułami.
#### Podsumowanie i źródło informacji
Wydłużenie czasu na wycofanie realizacji zlecenia na wyroby medyczne to pragmatyczna zmiana, która – przy właściwym wdrożeniu – wzmacnia kontrolę jakości, obniża ryzyko rozliczeniowe i poprawia doświadczenie pacjenta. Ponieważ komunikat NFZ ma charakter ogólny i nie zawiera wszystkich parametrów (limit czasu, data obowiązywania, zakres), rekomendujemy niezwłoczną weryfikację szczegółów w swoim systemie i we właściwym oddziale NFZ oraz szybkie dostosowanie procedur.
Źródło: NFZ – Wydłużenie czasu na wycofanie realizacji zlecenia na wyroby medyczne
https://www.nfz.gov.pl/aktualnosci/aktualnosci-centrali/wydluzenie-czasu-na-wycofanie-realizacji-zlecenia-na-wyroby-medyczne,8819.html