Mniej świadczeń zdrowotnych dla Ukraińców. 30 mln zł oszczędności. Zmiany zapowiadane w obszarze finansowania opieki dla obywateli Ukrainy mogą wpłynąć na planowanie kontraktów, organizację pracy i rozliczenia z NFZ w placówkach.
#### Kontekst: świadczenia zdrowotne dla Ukraińców a oszczędności 30 mln zł
Z doniesień medialnych wynika, że planowane jest ograniczenie puli lub katalogu świadczeń zdrowotnych finansowanych dla obywateli Ukrainy przebywających w Polsce na podstawie przepisów szczególnych. W materiale źródłowym wskazano skalę oszczędności na poziomie około 30 mln zł. Na moment przygotowania niniejszego opracowania nie zostały publicznie przedstawione pełne, jednoznaczne dane co do dokładnego zakresu zmian, okresu ich obowiązywania ani metodyki wyliczenia oszczędności. Menedżerowie placówek powinni zatem zakładać scenariusze i przygotować się operacyjnie na kilka możliwych wariantów.
W praktyce podobne ruchy rządowe bywają wdrażane rozporządzeniami Ministra Zdrowia oraz zarządzeniami Prezesa NFZ, które doprecyzowują: zakres świadczeń, zasady rozliczeń, oznaczenia uprawnień i raportowanie. Każda z tych zmian pociąga za sobą konieczność dostosowania procesów w rejestracji, dokumentacji medycznej, księgowości i sprawozdawczości.
#### Co może oznaczać „mniej świadczeń zdrowotnych” w praktyce organizacyjnej
Bez oficjalnych aktów wykonawczych nie sposób podać zamkniętej listy świadczeń objętych ograniczeniami. W praktyce placówki powinny jednak rozważyć, że „mniej świadczeń” może dotyczyć m.in.:
– zawężenia katalogu świadczeń gwarantowanych finansowanych na podstawie przepisów specjalnych (np. ograniczenie części świadczeń planowych lub niepilnych),
– doprecyzowania, że finansowane pozostają świadczenia niezbędne ze względów medycznych (stan nagły, ciąża, dzieci) – przy potencjalnym ograniczeniu zakresu innych porad,
– zmiany zasad refundacji leków i wyrobów medycznych, w tym poziomu współpłacenia,
– dodatkowych wymogów kwalifikacyjnych (np. weryfikacja tytułu pobytowego, statusu w systemach eWUŚ/P1, rodzaju numeru PESEL – w tym PESEL ze statusem UKR).
Placówki muszą być przygotowane na doprecyzowanie oznaczeń uprawnień w raportach do NFZ (komunikaty sprawozdawcze) oraz na możliwe różnicowanie ścieżek rozliczeń między pacjentami objętymi powszechnym ubezpieczeniem zdrowotnym a osobami korzystającymi z uprawnień na mocy przepisów specjalnych.
#### Wpływ na rozliczenia z NFZ i przychody placówek
Skala 30 mln zł oszczędności w ujęciu całego systemu wydaje się niewielka względem łącznego budżetu NFZ, ale na poziomie poszczególnych świadczeniodawców nawet niewielkie modyfikacje katalogu świadczeń lub stawek mogą odczuwalnie zmienić strukturę przychodów. Potencjalne skutki:
– spadek liczby rozliczanych porad i procedur w AOS/POZ/NPL lub izbach przyjęć, jeśli część świadczeń przestanie być finansowana w dotychczasowym trybie,
– zmiana miksu przypadków z grup o wyższej wycenie na tańsze (lub odwrotnie, jeśli utrzymane będą głównie świadczenia ostre),
– wzrost korekt weryfikacyjnych po stronie OW NFZ (odrzucenia świadczeń z powodu nieprawidłowych oznaczeń uprawnień albo braku podstawy finansowania),
– konieczność przeorganizowania harmonogramów (np. przesunięcia większego wolumenu do ścieżek komercyjnych lub do pacjentów z innym tytułem uprawnień).
W wielu placówkach dotyczy to głównie rejestracji, działów rozliczeń, koordynatorów AOS/POZ oraz osób odpowiedzialnych za politykę przyjęć i komunikację z pacjentami cudzoziemskimi.
#### Operacyjne skutki: rejestracja, weryfikacja uprawnień (PESEL UKR, eWUŚ, P1)
Najczęstsze ryzyka na styku rejestracji i rozliczeń:
– niejednolite praktyki weryfikowania uprawnień w eWUŚ i systemie P1 dla osób z numerem PESEL ze statusem UKR,
– brak aktualnych słowników i oznaczeń uprawnień w systemie gabinetowym/KS/ERP (co skutkuje błędnym raportowaniem do NFZ),
– niekompletne informacje o tytule pobytowym oraz o zmianach statusu (np. przejście z uprawnień specjalnych do standardowego ubezpieczenia – praca i zgłoszenie do ZUS),
– niedoszacowanie czasu potrzebnego na dodatkową weryfikację podczas rejestracji i kwalifikacji.
Zadaniem menedżera jest szybkie ujednolicenie procedur, przeszkolenie personelu pierwszej linii oraz aktualizacja słowników i reguł walidacyjnych w systemach informatycznych.
#### Obszary największego ryzyka dla placówek
– Błędy formalne: niewłaściwe oznaczenie uprawnienia, brak skanu/odpisu dokumentu potwierdzającego status, niezgodność danych z eWUŚ.
– Roszczenia i reklamacje: pacjentom odmawia się świadczenia finansowanego z NFZ lub proponuje tryb komercyjny bez jasnego uzasadnienia prawnego.
– Ryzyko reputacyjne: napięcia komunikacyjne w punktach rejestracji, szczególnie przy barierze językowej.
– Płynność finansowa: wzrost odrzuceń i korekt po stronie NFZ, opóźnienia w płatnościach.
– Compliance: nieuwzględnienie nowych zasad w wewnętrznych regulaminach oraz niezgodność z zarządzeniami Prezesa NFZ.
#### Dlaczego to ważne dla placówek
– Zmiany w finansowaniu świadczeń dla Ukraińców przekładają się bezpośrednio na kontraktację, planowanie grafiku i prognozy przychodów. Nawet jeśli kwota 30 mln zł jest mała systemowo, na poziomie pojedynczego świadczeniodawcy może oznaczać realną zmianę wolumenu i struktury świadczeń.
– Placówki muszą chronić się przed odrzuceniami sprawozdań – każdy błąd w oznaczeniach uprawnień to potencjalna utrata przychodu lub czasochłonne korekty.
– Dobra komunikacja z pacjentami z Ukrainy ogranicza ryzyko konfliktów, skarg i negatywnych ocen, które wpływają na wizerunek i popyt na świadczenia komercyjne.
– Menedżerowie powinni zapewnić zgodność z przepisami oraz elastyczność operacyjną – szybkie dostosowanie do zarządzeń NFZ i rozporządzeń MZ minimalizuje straty.
#### Co zrobić teraz (checklista)
– Monitoruj źródła prawa i komunikaty:
– Śledź Dziennik Ustaw, rozporządzenia MZ oraz zarządzenia Prezesa NFZ dotyczące świadczeń dla obywateli Ukrainy.
– Sprawdzaj komunikaty OW NFZ i portale dla świadczeniodawców (zmiany w słownikach, tagach uprawnień, zasadach sprawozdawczości).
– Zaktualizuj systemy i słowniki:
– Zweryfikuj w systemie gabinetowym/KS/ERP kody uprawnień, słowniki pacjentów cudzoziemskich oraz reguły walidacji komunikatów sprawozdawczych.
– Upewnij się, że eWUŚ i P1 są prawidłowo integrowane, a personel zna zasady weryfikacji statusu PESEL (w tym PESEL z adnotacją UKR).
– Ujednolić procedury rejestracji:
– Przygotuj krótką instrukcję krok po kroku do weryfikacji uprawnień i kwalifikacji do finansowania z NFZ dla pacjentów z Ukrainy.
– Wprowadź obowiązek dołączania do EDM skanów dokumentów potwierdzających uprawnienia, jeśli wymagane.
– Przeszkól personel:
– Rejestracja, koordynatorzy AOS/POZ, rozliczenia – szkolenie z nowych zasad, najczęstszych błędów i komunikacji z pacjentem.
– Zapewnij wsparcie językowe (krótka karta informacyjna po ukraińsku/rosyjsku z wyjaśnieniem zasad finansowania).
– Przeanalizuj wpływ finansowy:
– Zidentyfikuj świadczenia i poradnie z największym udziałem pacjentów z Ukrainy.
– Przygotuj scenariusze (konserwatywny i bazowy) spadku wolumenu finansowanego i ewentualnego przeniesienia części świadczeń do oferty komercyjnej.
– Zadbaj o zgodność dokumentacji:
– Zaktualizuj regulaminy organizacyjne, cenniki komercyjne oraz wzory zgód/informacji dla pacjenta.
– Doprecyzuj ścieżkę decyzyjną przy odmowie finansowania (kto, na jakiej podstawie, jakie dokumenty).
– Wzmocnij kontrolę rozliczeń:
– Wprowadź cotygodniowy przegląd odrzuconych świadczeń z przyczyn formalnych dotyczących uprawnień i szybkie korekty.
– Ustal KPI: odsetek odrzuceń, czas korekty, wartość blokowanych należności.
– Komunikuj transparentnie:
– Przygotuj komunikaty dla pacjentów (w tym w języku ukraińskim) wyjaśniające, które świadczenia mogą wymagać dodatkowej weryfikacji lub współpłacenia.
– Zapewnij ścieżkę eskalacji pytań i skarg do wyznaczonej osoby (np. koordynatora pacjenta cudzoziemskiego).
– Sprawdź alternatywne tytuły uprawnień:
– Weryfikuj, czy pacjent nie posiada już standardowego tytułu do świadczeń (np. zatrudnienie i zgłoszenie do ZUS), co upraszcza rozliczenie.
– Informuj pacjentów o możliwościach ubezpieczenia dobrowolnego lub komercyjnego w razie braku finansowania z NFZ.
– Zabezpiecz cashflow:
– Ustal bufor płynności na wypadek zwiększonej liczby korekt i opóźnień w płatnościach.
– Wdróż monitoring należności i szybkie uzgadnianie różnic z OW NFZ.
#### Monitorowanie i komunikacja z pacjentami z Ukrainy
Dobrą praktyką jest przygotowanie krótkiej, zrozumiałej informacji dla pacjentów z Ukrainy, w której wyjaśnione są podstawowe zasady:
– kiedy świadczenie jest finansowane przez NFZ, a kiedy może wymagać opłaty,
– jakie dokumenty warto mieć przy sobie (PESEL, dokument potwierdzający status pobytowy/uprawnienie),
– że placówka każdorazowo weryfikuje uprawnienia w eWUŚ i może poprosić o dodatkowe wyjaśnienia.
Usprawnia to pracę rejestracji, redukuje napięcia i skraca czas obsługi.
#### Na co czekać: regulacje wykonawcze, zarządzenia NFZ i wytyczne OW
Dopiero akty wykonawcze i zarządzenia Prezesa NFZ przesądzą:
– jakie świadczenia zostaną objęte ograniczeniami (i w jakiej formie),
– od kiedy obowiązują nowe zasady i czy obejmują świadczenia udzielone przed publikacją (zasady przejściowe),
– jakie oznaczenia i dokumenty będą wymagane w sprawozdawczości.
Do tego czasu rekomendowane jest przygotowanie proceduralne i technologiczne, aby po publikacji przepisów móc szybko przełączyć reguły w systemach i ograniczyć odrzucenia.
#### Podsumowanie: zarządzaj ryzykiem, zachowaj elastyczność
Nawet ograniczona skala oszczędności deklarowana na poziomie systemu może wygenerować istotne perturbacje operacyjno-finansowe w poszczególnych placówkach. Kluczem jest sprawna weryfikacja uprawnień, aktualne słowniki w systemach, przejrzysta komunikacja z pacjentem i bieżący kontakt z OW NFZ. To pozwoli utrzymać zgodność z przepisami i stabilność przychodów przy minimalnym ryzyku reputacyjnym.
#### Źródło
– Rynek Zdrowia: „Mniej świadczeń zdrowotnych dla Ukraińców. 30 mln zł oszczędności” – https://www.rynekzdrowia.pl/Finanse-i-zarzadzanie/Mniej-swiadczen-zdrowotnych-dla-Ukraincow-30-mln-zl-oszczednosci,275414,1.html
Uwaga: według materiału medialnego mowa o oszczędnościach rzędu 30 mln zł; na moment opracowania brak publicznie dostępnego, pełnego opisu zakresu zmian i metodologii wyliczeń. Rekomendowane jest bieżące monitorowanie aktów wykonawczych i komunikatów NFZ.