Komunikat dla Świadczeniodawców i dostawców oprogramowania sprawie planowanych zmian obsługi faktur ustrukturyzowanych. NFZ zapowiada prace nad zmianami w sposobie przyjmowania i obsługi e-faktur; poniżej wyjaśniamy, co to może oznaczać dla placówek medycznych i producentów systemów.
#### Planowane zmiany obsługi faktur ustrukturyzowanych w NFZ – co już wiadomo
Z opublikowanego przez NFZ komunikatu wynika, że trwają przygotowania do modyfikacji sposobu obsługi faktur ustrukturyzowanych. Na moment przygotowania niniejszego opracowania NFZ nie udostępnił pełnych danych technicznych (np. specyfikacji interfejsów czy szczegółowego harmonogramu), dlatego warto przyjąć ostrożne założenia i przygotować się do kilku możliwych scenariuszy.
Zmiany mogą dotyczyć m.in.:
– procesu wystawiania i przekazywania faktur ustrukturyzowanych (e-faktur) do NFZ,
– sposobu walidacji i komunikatów zwrotnych po stronie NFZ,
– statusowania dokumentów (np. etapy przyjęcia, odrzucenia, korekty),
– integracji systemów medycznych i finansowo-księgowych z kanałami NFZ (np. API, portal),
– wytycznych co do treści faktury i danych wymaganych przy rozliczeniach.
Dla części świadczeniodawców może to oznaczać konieczność aktualizacji oprogramowania, dostosowania procedur księgowych oraz zapewnienia kompatybilności z nowymi wymaganiami. Rekomendujemy bieżące śledzenie strony NFZ, ponieważ szczegóły mogą pojawiać się etapami.
#### Wpływ na Świadczeniodawców: procesy rozliczeń i płatności
Placówki realizujące świadczenia na podstawie umów z NFZ rozliczają się cyklicznie, a sprawna obsługa faktur ustrukturyzowanych bezpośrednio wpływa na:
– płynność finansową (terminy płatności),
– terminowe zamykanie okresów rozliczeniowych,
– ryzyko konieczności wystawiania korekt i ponownych wysyłek,
– obciążenie zespołów księgowości, rozliczeń i controllingu.
Każda zmiana w obsłudze e-faktur może przełożyć się na chwilowe spowolnienie obiegu dokumentów, dlatego warto z wyprzedzeniem skoordynować działania między działami finansów, IT oraz rozliczeń z NFZ.
#### Wpływ na dostawców oprogramowania medycznego i finansowo-księgowego
Dostawcy HIS/EMR, LIS, RIS, ERP i FK powinni przygotować aktualizacje oraz materiały wdrożeniowe dla klientów:
– weryfikacja kompatybilności z nowymi wymaganiami NFZ w zakresie faktur ustrukturyzowanych,
– ewentualne modyfikacje integracji (np. formaty, słowniki, mapowanie pól, obsługa błędów),
– przygotowanie środowisk testowych i instrukcji dla administratorów placówek,
– plan migracji i wsparcie serwisowe w okresie przejściowym.
Zalecana jest proaktywna komunikacja z klientami – lekarzami, administracją i księgowością – aby ograniczyć ryzyko przestojów.
#### Zależności z KSeF, PEF i systemami NFZ – na co uważać
W Polsce funkcjonuje Krajowy System e-Faktur (KSeF) oraz rozwiązania wykorzystywane w zamówieniach publicznych (PEF). W praktyce placówki medyczne mogą mieć do czynienia z różnymi kanałami przekazywania e-faktur w zależności od rodzaju transakcji oraz kontrahenta. Z komunikatu NFZ nie wynika jednoznacznie, jak dokładnie będą ukształtowane te zależności w nadchodzących zmianach. Dlatego:
– nie należy zakładać, że obecne ścieżki integracyjne pozostaną bez zmian,
– warto przygotować się na aktualizację konfiguracji integracji KSeF/PEF i wewnętrznych systemów,
– trzeba odróżniać e-faktury od sprawozdawczości medycznej – to odrębne strumienie danych i obowiązki.
W razie wątpliwości, najlepiej konsultować się z dostawcą oprogramowania oraz śledzić oficjalne komunikaty NFZ.
#### Ryzyka operacyjne i compliance przy przejściu na nowe zasady obsługi e-faktur
Planowane modyfikacje mogą generować:
– błędy walidacyjne po stronie NFZ (np. brak zgodności formatu lub danych),
– odrzucenia dokumentów i konieczność ponownego ich wysłania,
– opóźnienia w płatnościach i zwiększenie liczby korekt,
– rozbieżności między danymi w systemach wewnętrznych a statusem po stronie NFZ,
– zwiększone obciążenie zespołów wsparcia i księgowości,
– ryzyko naruszenia wewnętrznych procedur kontroli finansowej, jeśli zmiany nie zostaną szybko zaadresowane.
Minimalizacja ryzyk wymaga jasnego planu testów, komunikacji i odpowiedzialności po stronie placówki oraz jej dostawców IT.
#### Przygotowanie techniczne placówki do obsługi faktur ustrukturyzowanych
Rekomendujemy:
– przegląd architektury integracji: które moduły tworzą, podpisują i przesyłają e-faktury, jakimi kanałami i w jakiej kolejności,
– inwentaryzację pól i słowników wykorzystywanych na fakturach ustrukturyzowanych,
– weryfikację uprawnień użytkowników i pełnomocnictw do działań w imieniu placówki,
– przygotowanie środowiska testowego, aby sprawdzić zgodność po aktualizacjach,
– plan utrzymania ciągłości działania (fallback), gdyby nowe mechanizmy były niedostępne,
– dokumentację procesów „end-to-end”: od wystawienia faktury, przez wysyłkę i weryfikację statusu, po rozliczenie.
To działania, które można rozpocząć jeszcze przed publikacją pełnych specyfikacji – ich efektem będzie lepsza gotowość operacyjna.
#### Dlaczego to ważne dla placówek
– Płynność finansowa: terminowe przyjęcie e-faktur przez NFZ wpływa bezpośrednio na cash flow. Opóźnienia w obiegu dokumentów oznaczają ryzyko przesunięcia płatności.
– Zgodność i audyty: proces fakturowania w sektorze ochrony zdrowia podlega kontroli wewnętrznej i zewnętrznej. Dobre przygotowanie ogranicza ryzyko nieprawidłowości.
– Efektywność zespołów: spójny proces i gotowe instrukcje redukują liczbę interwencji ad hoc oraz błędów użytkowników.
– Relacje z kontrahentem publicznym: sprawna współpraca z NFZ buduje zaufanie i ułatwia rozwiązywanie kwestii spornych.
– Stabilność systemów: aktualne integracje i testy zmniejszają ryzyko przestojów w kluczowych systemach HIS/ERP/FK.
#### Co zrobić teraz (checklista)
– Wyznacz właściciela procesu i zespół projektowy ds. e-faktur (finanse, rozliczenia NFZ, IT, compliance).
– Skontaktuj się z dostawcą oprogramowania (HIS/ERP/FK) i zapytaj o plan aktualizacji pod planowane zmiany NFZ.
– Zrób inwentaryzację integracji i punktów styku (API, moduły, słowniki, mapowanie pól).
– Przygotuj środowisko testowe i scenariusze testów: wysyłka, odbiór statusów, obsługa błędów, korekty.
– Przejrzyj uprawnienia i pełnomocnictwa do podpisywania i wysyłania e-faktur; zaktualizuj je w razie potrzeby.
– Opracuj instrukcje operacyjne dla księgowości i rozliczeń: krok po kroku, z przykładami statusów i błędów.
– Zdefiniuj plan awaryjny (fallback) na wypadek niedostępności nowych mechanizmów po stronie NFZ.
– Ustal wewnętrzny SLA na obsługę błędów i odrzuceń, wraz z kanałami eskalacji do dostawców IT.
– Zaplanuj szkolenia dla użytkowników i administratorów oraz krótkie „manuale” w systemie.
– Monitoruj komunikaty NFZ i aktualizuj plan w oparciu o nowe informacje.
– Zweryfikuj zgodność polityki archiwizacji e-faktur z wymaganiami prawnymi i zaleceniami NFZ.
– Przeprowadź próbne zamknięcie okresu rozliczeniowego z użyciem nowych procedur (na danych testowych).
#### Komunikacja, szkolenia i odpowiedzialności w zespole
Zmiany w obsłudze faktur ustrukturyzowanych wymagają spójnej komunikacji:
– zdefiniuj odpowiedzialności za wystawianie, wysyłkę, monitoring statusów i korekty,
– wyznacz „punkt kontaktu” dla pytań od pracowników i partnerów IT,
– przygotuj krótkie szkolenia uzupełnione o instrukcje i listy kontrolne,
– wprowadź rytm przeglądów (np. tygodniowych) stanu gotowości do czasu ustabilizowania procesu.
Dobre przygotowanie zespołu ogranicza liczbę błędów i skraca czas reakcji, gdy pojawią się pierwsze zmiany po stronie NFZ.
#### Harmonogram i monitorowanie zmian – gdzie śledzić komunikaty NFZ
Na moment publikacji brak pełnych danych dotyczących terminów, etapów wdrożenia oraz szczegółowych wymagań technicznych. Oficjalne informacje publikuje NFZ na stronie:
Źródło: https://www.nfz.gov.pl/aktualnosci/aktualnosci-centrali/komunikat-dla-swiadczeniodawcow-i-dostawcow-oprogramowania-sprawie-planowanych-zmian-obslugi-faktur-ustrukturyzowanych,8824.html
Rekomendujemy włączenie tej strony do monitoringu (np. alerty, sprawdzanie aktualizacji co kilka dni) oraz kontakt z opiekunem umowy po stronie właściwego OW NFZ, jeśli pojawią się pytania dotyczące rozliczeń.
#### Podsumowanie dla managerów
– NFZ planuje zmiany w obsłudze faktur ustrukturyzowanych; szczegóły techniczne nie są jeszcze w pełni dostępne.
– Placówki i dostawcy oprogramowania powinni już teraz przygotować się organizacyjnie i technicznie: przegląd integracji, uzgodnienia z vendorami, testy i szkolenia.
– Kluczowe jest zabezpieczenie płynności rozliczeń oraz zgodności procesów z przyszłymi wytycznymi NFZ.
– Regularnie śledź oficjalne komunikaty i aktualizuj plan działań. Ostrożne, ale konsekwentne przygotowania zminimalizują ryzyko przestojów i opóźnień w płatnościach.