Wchodzi nowy obowiązek dla przedsiębiorców. Od 24 września ruszają szkolenia. Dla menedżerów placówek medycznych to sygnał, by szybko ocenić wpływ regulacji na procesy kliniczne, administracyjne i IT oraz przygotować zespół na zmiany.
#### Nowy obowiązek dla przedsiębiorców – co wiemy na dziś
Według zapowiedzi medialnych i komunikatów administracji publicznej, od 24 września mają ruszyć szkolenia dotyczące nowego obowiązku dla przedsiębiorców. Na moment przygotowania artykułu nie opublikowano pełnych, jednolitych danych o szczegółowym zakresie, grupach objętych regulacją, karach ani ostatecznym harmonogramie wdrożenia. Z tego względu rekomendujemy opierać się na oficjalnych materiałach organizatora szkoleń i właściwych resortów oraz śledzić bieżące aktualizacje.
Niezależnie od ostatecznego kształtu przepisów, tak sformułowana zapowiedź wskazuje, że obowiązek będzie dotyczył szerokiego grona podmiotów – a więc również placówek medycznych prowadzących działalność gospodarczą (publicznych i niepublicznych), spółek holdingowych grup medycznych oraz firm świadczących usługi okołomedyczne (diagnostyka, transport medyczny, catering, sprzątanie, IT).
#### Zakres potencjalnych zmian dla placówek medycznych
Na podstawie doświadczeń z ostatnich lat w ochronie zdrowia można wskazać obszary, które najczęściej są objęte nowymi obowiązkami regulacyjnymi i wymagają działań po stronie zarządzających:
– Sprawozdawczość i raportowanie – rozszerzanie zakresu danych przekazywanych do instytucji publicznych, cyfryzacja obiegu dokumentów, ujednolicenie formatów.
– Cyfryzacja i interoperacyjność – obowiązek korzystania z określonych kanałów/węzłów wymiany informacji, integracje z systemami zewnętrznymi, podwyższone wymagania dot. bezpieczeństwa aplikacji.
– Ochrona danych i cyberbezpieczeństwo – podniesienie standardów dla systemów przetwarzających dane medyczne (szczególna kategoria danych), zarządzanie incydentami, wymogi audytowe.
– Ład korporacyjny i compliance – procedury wewnętrzne, odpowiedzialność kadry zarządzającej, dokumentowanie nadzoru i dowodów zgodności.
– Zamówienia publiczne i łańcuch dostaw – obowiązki w relacjach z wykonawcami i podwykonawcami, oświadczenia i klauzule umowne.
– HR i szkolenia – potwierdzanie uprawnień, rejestry szkoleń, testy wiedzy dla personelu medycznego i administracyjnego.
To właśnie w tych obszarach najczęściej materializują się koszty niezgodności: opóźnienia w rozliczeniach, przerwy w ciągłości świadczeń, ryzyka kar oraz utraty reputacji.
#### Szkolenia od 24 września – czego mogą dotyczyć i jak się przygotować
Zapowiadane szkolenia zwykle obejmują:
– interpretację kluczowych przepisów i zakres stosowania,
– mapowanie procesów organizacyjnych, których dotyczy obowiązek,
– wymagania techniczne (IT, bezpieczeństwo, integracje),
– zasady sprawozdawczości i kontroli,
– odpowiedzialność oraz możliwe sankcje,
– studia przypadków i sesje pytań.
Przed zgłoszeniem się warto:
– sprawdzić, czy szkolenie jest kierowane także do podmiotów leczniczych oraz jaką rolę organizator rekomenduje dla uczestników (np. dyrektor medyczny, dyrektor administracyjny, dział prawny, IT, księgowość, compliance),
– zarezerwować miejsce z wyprzedzeniem i przygotować listę pytań specyficznych dla placówki,
– zebrać kluczowe dokumenty wewnętrzne (polityki, procedury, rejestry), aby na bieżąco weryfikować zgodność,
– wyznaczyć osobę odpowiedzialną za koordynację wdrożenia w organizacji.
#### Ryzyka nieprzestrzegania a działalność lecznicza
Choć szczegółowe sankcje będą znane po lekturze aktów prawnych i materiałów organizatora, doświadczenia z wdrażania podobnych obowiązków pokazują typowe ryzyka:
– sankcje administracyjne i finansowe za niedochowanie terminów lub wymaganego standardu,
– ograniczenia w możliwości rozliczeń lub udziału w postępowaniach (np. przetargi, konkursy ofert),
– wzrost kosztów operacyjnych wynikających z „pożarowego” wdrażania zmian,
– ryzyka dla bezpieczeństwa pacjentów i poufności danych medycznych,
– negatywny wpływ na audyty zewnętrzne (w tym u płatnika publicznego i organów nadzoru).
Z perspektywy kierownictwa placówki kluczowa jest zasada „compliance by design”: wbudowanie wymogów regulacyjnych w procesy kliniczne, administracyjne i IT, zamiast dodawania ich na końcu łańcucha działań.
#### Dlaczego to ważne dla placówek
– Pacjent i ciągłość świadczeń: nowe obowiązki mogą zmieniać sposób dokumentowania, rozliczania lub komunikacji z instytucjami, co bez przygotowania grozi przestojami.
– Dane medyczne: należą do kategorii szczególnie wrażliwych – każdy dodatkowy wymóg techniczny lub formalny wymaga bezbłędnej implementacji, aby uniknąć naruszeń.
– Wielość systemów IT: placówki działają na złożonych, połączonych systemach (HIS, LIS, RIS, EDM, ERP) – każda zmiana dotyka integracji i procedur operacyjnych.
– Presja kadrowa i rotacja: skuteczne wdrożenie zależy od przeszkolenia wielu grup zawodowych; im szybsze przygotowanie, tym mniejsze ryzyko luk kompetencyjnych.
– Relacje z dostawcami i podwykonawcami: obowiązki często „rozlewają się” na łańcuch dostaw (np. serwis IT, archiwizacja, outsourcing) – brak klauzul zgodności może stać się wąskim gardłem.
– Reputacja i zaufanie: zgodność z prawem w ochronie zdrowia jest elementem bezpieczeństwa pacjenta – to obszar oceniany przez pacjentów, płatnika i organy zewnętrzne.
#### Co zrobić teraz (checklista)
– Sprawdź, czy obowiązek dotyczy Twojej placówki:
– forma prawna, wielkość, zakres działalności, rola w łańcuchu dostaw,
– posiadane certyfikaty i systemy jakości (np. ISO, akredytacja) – wymagania towarzyszące.
– Wyznacz właściciela wdrożenia (sponsor z zarządu) i koordynatora operacyjnego.
– Utwórz zespół projektowy: medycyna, pielęgniarstwo, administracja, finanse, prawny, IT, bezpieczeństwo, jakość.
– Zbierz i przejrzyj dokumentację:
– regulaminy, polityki, procedury, instrukcje,
– rejestry (np. incydentów, szkoleń, uprawnień, dostępów),
– umowy z dostawcami i podwykonawcami.
– Zmapuj procesy, które potencjalnie obejmie obowiązek; wskaż punkty styku z systemami IT.
– Przeprowadź wstępną analizę luk (gap analysis) i ocenę ryzyka.
– Skontaktuj się z dostawcami systemów IT – poproś o plan zgodności, terminy aktualizacji i wymagania integracyjne.
– Zapisz kluczowe osoby na szkolenia od 24 września; przygotuj listę pytań i przypadków klinicznych do omówienia.
– Zaplanuj program szkoleń wewnętrznych z testem wiedzy i rejestrem uczestnictwa.
– Zaktualizuj umowy i klauzule z podmiotami współpracującymi (w tym SLA, bezpieczeństwo, odpowiedzialność).
– Przygotuj komunikację do personelu: co się zmienia, od kiedy, kto pomaga, gdzie zgłaszać problemy.
– Ustal wskaźniki postępu (KPI) i harmonogram przeglądów zarządczych.
– Zaplanuj audyt wewnętrzny/zgodności po wdrożeniu i korekty działań.
#### Harmonogram wdrożenia – propozycja dla managera placówki
– Natychmiast: wyznaczenie właściciela i zespołu; wstępna identyfikacja dotkniętych obszarów; rezerwacja miejsc na szkolenia.
– Tydzień 1–2: inwentaryzacja procesów i systemów, przegląd umów, ustalenie wymagań z dostawcami IT.
– Tydzień 3–4: udział w szkoleniach, doprecyzowanie interpretacji prawnej, opracowanie planu działań (priorytety, budżet, kamienie milowe).
– Tydzień 5–8: wdrażanie zmian w procedurach, konfiguracje IT, szkolenia personelu, pilotaż.
– Tydzień 9+: audyt wdrożenia, korekty, stabilizacja, monitoring zmian prawnych i wytycznych.
Ten plan warto dopasować do wielkości i złożoności placówki, a także do ostatecznych terminów wynikających z przepisów.
#### Najczęstsze błędy wdrożeniowe w ochronie zdrowia
– Odkładanie decyzji do ostatniej chwili – później brakuje terminów u dostawców i czasu na testy.
– Brak jednego właściciela zmian – rozmycie odpowiedzialności prowadzi do luk.
– Pominiecie personelu liniowego – procedury nie działają, jeśli nie uwzględniają realiów pracy oddziałów.
– Skupienie wyłącznie na IT – wymogi najczęściej obejmują również procesy i dokumentację.
– Brak dowodów zgodności – nawet poprawne działania nie obronią się bez rejestrów i protokołów.
– Nieuwzględnienie łańcucha dostaw – podwykonawca może stać się najsłabszym ogniwem.
#### Pytania, które warto zadać na szkoleniach od 24 września
– Jaki jest dokładny zakres podmiotowy i przedmiotowy nowego obowiązku dla przedsiębiorców?
– Jakie są terminy i ewentualne okresy przejściowe dla podmiotów leczniczych?
– Jakie są minimalne wymagania organizacyjne i techniczne dla placówek medycznych?
– Jak dokumentować zgodność, aby przejść kontrole i audyty zewnętrzne?
– Jakie są konsekwencje nieprzestrzegania (skala sankcji, tryb postępowań)?
– Jak obowiązek wpływa na relacje z podwykonawcami i dostawcami IT?
– Czy są rekomendowane wzory dokumentów, checklisty, formaty raportowania?
– Jakie dobre praktyki wdrożeniowe rekomenduje organizator/organ nadzorczy?
#### Podsumowanie
Nowy obowiązek dla przedsiębiorców oraz start szkoleń 24 września to moment, w którym każdy menedżer placówki medycznej powinien zweryfikować gotowość organizacji. Nawet jeśli szczegóły są jeszcze doprecyzowywane, już teraz można wykonać kluczowe kroki: wskazać właściciela wdrożenia, zmapować procesy, zabezpieczyć wsparcie dostawców IT, przygotować zespół i pytania na szkolenia. Taka sekwencja działań minimalizuje ryzyko, obniża koszty wdrożenia i chroni ciągłość świadczeń.
Źródło: Wchodzi nowy obowiązek dla przedsiębiorców. Od 24 września ruszają szkolenia – Rynek Zdrowia (dostęp: bieżące komunikaty). Link: https://www.rynekzdrowia.pl/Finanse-i-zarzadzanie/Wchodzi-nowy-obowiazek-dla-przedsiebiorcow-Od-24-wrzesnia-ruszaja-szkolenia,275904,1.html
Uwaga: na chwilę obecną nie wszystkie dane publiczne dotyczące zakresu obowiązku i harmonogramu są dostępne w jednolitej, finalnej formie. Rekomendujemy weryfikację informacji w oficjalnych materiałach organizatora szkoleń i właściwych resortów oraz bieżące monitorowanie aktualizacji.