Placówki zainteresowane dofinansowaniem mogą składać wnioski do OW NFZ do 14 listopada 2025 r.; zasilenie inicjalne powinno nastąpić do 1 grudnia, a program potrwa do 31 grudnia 2025 r. Od 1 stycznia 2026 r. centralna e-rejestracja stanie się obowiązkowa – świadczeniodawcy muszą zintegrować swoje systemy zgodnie z przepisami wykonawczymi.
#### Pilotaż centralnej e-rejestracji NFZ – na jakim etapie jesteśmy i co wynika z harmonogramu
Zgodnie z komunikatami resortu zdrowia i NFZ pilotaż centralnej e‑rejestracji wchodzi w fazę finalną. Do 14 listopada 2025 r. OW NFZ przyjmują wnioski o udział w pilotażu wraz z dofinansowaniem, a do 1 grudnia 2025 r. uczestnicy muszą przeprowadzić tzw. zasilenie inicjalne – czyli wprowadzić do systemu centralnego minimalny wymagany zakres danych harmonogramowych i rezerwacyjnych. Cały pilotaż kończy się 31 grudnia 2025 r., a od 1 stycznia 2026 r. rozwiązanie stanie się obowiązkowe w oparciu o ustawę, co oznacza formalny obowiązek integracji lokalnych systemów placówek z platformą centralną według standardów określonych w przepisach wykonawczych i dokumentacji technicznej.
Na moment przygotowania niniejszego opracowania publicznie dostępne są ogólne ramy i terminy, natomiast szczegółowe parametry finansowania (wysokość dofinansowania, tryb rozliczeń) i pełna specyfikacja techniczna mogą różnić się między OW NFZ i będą doprecyzowywane komunikatami. Przed podjęciem decyzji wdrożeniowych warto uzyskać oficjalne wytyczne właściwego OW NFZ oraz aktualną dokumentację Centrum e‑Zdrowia.
#### Centralna e-rejestracja od 2026 r. – obowiązek i konsekwencje dla świadczeniodawców
Od 1 stycznia 2026 r. centralna e‑rejestracja stanie się elementem systemu ochrony zdrowia działającym na podstawie ustawy. Dla podmiotów leczniczych oznacza to:
– obowiązek udostępniania w systemie centralnym minimalnego zestawu informacji o dostępności świadczeń i terminach oraz obsługę rezerwacji/odwołań zgodnie z określonymi standardami,
– konieczność integracji systemu HIS/EDM (i ewentualnych modułów rejestracji, call center i portali pacjenta) z interfejsami centralnymi,
– dostosowanie wewnętrznych procesów do jednolitych zasad rezerwacji, powiadomień i raportowania,
– bieżący nadzór nad jakością danych (spójność harmonogramów, kategoryzacja świadczeń, statusy wizyt).
Placówki, które nie zakończą integracji na czas, narażają się na ryzyka kontraktowe i organizacyjne: obniżenie jakości obsługi pacjenta, rozjazd danych między kalendarzami lokalnymi a centralą, przeciążenia infolinii oraz potencjalne sankcje przewidziane w przepisach wykonawczych.
#### Zasilenie inicjalne w centralnej e-rejestracji – co to jest i jak się przygotować
Zasilenie inicjalne to pierwsze, pełne wprowadzenie danych o harmonogramach i dostępności do systemu centralnego. W praktyce obejmuje:
– przygotowanie słowników (jednostki organizacyjne, pracownie, miejsca udzielania świadczeń, profile/zakresy),
– mapowanie świadczeń/porad do klasyfikacji wymaganych w systemie centralnym,
– publikację slotów wizyt na określony horyzont (zwykle kilka–kilkanaście tygodni; szczegóły będą w dokumentacji),
– weryfikację spójności i konfliktów rezerwacyjnych (np. współdzielone zasoby – gabinety, sprzęt),
– konfigurację zasad (okienko odwołań, potwierdzenia SMS/e-mail, listy rezerwowe – jeśli obsługiwane).
Kluczowe jest przygotowanie danych „czystych”: bez duplikatów, z poprawnymi identyfikatorami i jednoznacznym przypisaniem do jednostek i zakresów świadczeń. To minimalizuje błędy synchronizacji przy starcie produkcyjnym.
#### Integracja systemów HIS/EMR z centralną e-rejestracją – wymagania techniczne i operacyjne
Szczegóły interfejsów będą określone w przepisach wykonawczych oraz dokumentacji CeZ. Na poziomie projektowym placówki powinny zakładać:
– integrację poprzez standardowe API publikujące harmonogramy, sloty, rezerwacje i statusy wizyt,
– zgodność słowników i identyfikatorów z rejestrem centralnym (jednostki, zakresy, procedury),
– dwukierunkową wymianę zdarzeń (np. utworzenie/zmiana/odwołanie wizyty, no‑show, przeniesienie),
– mechanizmy obsługi kolizji i „single source of truth” – decyzja, gdzie utrzymywany jest kalendarz główny,
– monitorowanie integracji (logi, alerty, SLA, powtarzalne kolejki w razie czasowych błędów),
– testy środowiskowe (sandbox, pre‑prod) i kontrolę regresji po aktualizacjach oprogramowania.
Jeżeli system rejestracji jest dostarczany przez zewnętrznego vendora, warto wcześniej potwierdzić plan wsparcia, zgodność wersji i odpowiedzialność za błędy integracji (zapisy w umowie, poziomy SLA, godziny serwisowe).
#### Wymogi prawne, RODO i bezpieczeństwo danych w e-rejestracji
Centralna e‑rejestracja przetwarza dane osobowe i dane o stanie zdrowia. Placówki powinny:
– zaktualizować rejestr czynności przetwarzania i przeprowadzić ocenę skutków dla ochrony danych (DPIA), uwzględniając nowe przepływy do systemu centralnego,
– zapewnić podstawę prawną przetwarzania i udostępniania danych do NFZ/CeZ zgodnie z ustawą oraz aktami wykonawczymi,
– ujednolicić klauzule informacyjne dla pacjentów (źródło danych, odbiorcy, okres przechowywania),
– wdrożyć kontrolę dostępu (MFA, role, zasady minimalizacji) i szyfrowanie w transmisji,
– określić tryb postępowania w razie incydentu (procedura eskalacyjna, zgłoszenie do UODO, komunikacja z pacjentami).
Ponieważ pełne wymagania mogą zostać doprecyzowane w nowych rozporządzeniach, zaleca się śledzenie komunikatów MZ, NFZ i CeZ oraz konsultację z IOD prędko po publikacji finalnych wytycznych.
#### Zarządzanie dostępnością świadczeń i doświadczeniem pacjenta w centralnej e-rejestracji
Wdrożenie centralnej e‑rejestracji to nie tylko integracja IT, ale też zmiana operacyjna:
– model publikowania dostępności: ile slotów i z jakim wyprzedzeniem eksponować w systemie centralnym,
– priorytetyzacja pacjentów (pilne, stabilne, kontrolne – zgodnie z przepisami i wytycznymi klinicznymi),
– polityka niepojawień (no‑show): przypomnienia, progi, listy rezerwowe, automatyczne zwalnianie terminów,
– spójna komunikacja: SMS/e‑mail, powiadomienia w IKP, instrukcje przygotowania do wizyty,
– dostępność cyfrowa: zgodność z WCAG 2.1 po stronie własnych kanałów (jeśli wykorzystywane).
Dobrą praktyką jest ustanowienie „koordynatora e‑rejestracji” łączącego IT, rejestrację i dział medyczny, który nadzoruje jakość danych, realizację KPI i rozwiązuje wyjątki.
#### Mierniki sukcesu, raportowanie i ryzyka wdrożenia
Zalecane KPI do monitorowania po starcie:
– odsetek terminów poprawnie zsynchronizowanych z centralą,
– średni czas publikacji zmian w harmonogramach (opóźnienie end‑to‑end),
– wskaźnik niepojawień (no‑show) i skuteczność przypomnień,
– średni czas oczekiwania w wybranych zakresach (zgodność z koszykiem i kontraktem),
– liczba błędów integracyjnych na 1000 rezerwacji oraz czas ich usunięcia.
Najczęstsze ryzyka:
– niespójność słowników i mapowań (procedury, zakresy),
– brak planu redundancji na wypadek awarii kanału centralnego,
– niedoszacowanie obciążeń po stronie HIS (szczyty popytu),
– opór organizacyjny (zmiana nawyków rejestracji i personelu).
#### Dlaczego to ważne dla placówek
– Jednolite zasady i większy napływ pacjentów: centralna e‑rejestracja zwiększy widoczność placówki w kanałach publicznych (np. przez IKP), co może przełożyć się na lepsze wykorzystanie mocy produkcyjnych i bardziej równomierne wypełnienie harmonogramów.
– Porządek w danych i mniej ręcznej pracy: standaryzacja rezerwacji i statusów ogranicza błędy, dublowanie slotów i kosztowne „gaszenie pożarów” przez rejestrację.
– Lepsze raportowanie i negocjacje: spójne dane o dostępności i czasie oczekiwania ułatwią rozmowy z płatnikiem o kształcie kontraktu oraz ewentualnych korektach profili.
– Zgodność z prawem i mniejsze ryzyko sankcji: wypełnienie wymogów od 1 stycznia 2026 r. to element bezpieczeństwa regulacyjnego i reputacyjnego.
– Przewaga operacyjna: placówki, które przejdą pilotaż z sukcesem, szybciej zoptymalizują procesy, skrócą lead time dla pacjentów i poprawią satysfakcję (NPS).
#### Co zrobić teraz (checklista)
– Decyzja i formalności
– Zweryfikuj możliwość i opłacalność udziału w pilotażu; skontaktuj się z właściwym OW NFZ.
– Przygotuj i złóż wniosek do 14 listopada 2025 r. (wymagane załączniki, oświadczenia).
– Ustal osobę odpowiedzialną (właściciel procesu) i zespół projektowy.
– IT i integracja
– Skontaktuj się z dostawcą HIS/EDM; potwierdź roadmapę integracji z centralną e‑rejestracją.
– Zaplanuj środowiska testowe, dostęp do sandboxu i terminy testów akceptacyjnych.
– Przygotuj mapowanie słowników i zakresów świadczeń; oczyść dane rejestracyjne.
– Skonfiguruj monitorowanie integracji (logowanie, alerting, dashboard KPI).
– Zaplanuj procedury awaryjne (tryb offline, buforowanie, retry).
– Zasilenie inicjalne do 1 grudnia 2025 r.
– Ustal horyzont publikacji slotów i zasady ekspozycji.
– Przeprowadź walidację jakości danych, eliminuj konflikty rezerwacyjne.
– Wykonaj test E2E: rezerwacja–zmiana–odwołanie–raport.
– Prawo i bezpieczeństwo
– Zaktualizuj rejestr czynności przetwarzania i przeprowadź DPIA.
– Zrewiduj klauzule informacyjne i politykę retencji danych.
– Zweryfikuj umowy z vendorami (SLA, odpowiedzialność, bezpieczeństwo).
– Operacje i szkolenia
– Zaktualizuj instrukcje pracy rejestracji i call center.
– Przeszkol personel z nowych procedur, w tym obsługi wyjątków i eskalacji.
– Przygotuj komunikację do pacjentów (strona www, IKP, SMS/e‑mail).
– Start i doskonalenie
– Ustal tygodniowy przegląd KPI oraz szybkie „stand‑upy” na czas stabilizacji.
– Zaplanuj iteracyjne usprawnienia (polityka no‑show, przypomnienia, listy rezerwowe).
#### Jak przygotować budżet i umowy – finansowanie a realne koszty
Choć przewidziano dofinansowanie dla uczestników pilotażu, na dziś brak jednolitych, publicznie dostępnych stawek i katalogu kosztów kwalifikowanych. Rekomendowane kroki:
– przygotuj kosztorys TCO (prace integracyjne, licencje, testy, szkolenia, komunikacja),
– sprawdź, które pozycje mogą być kwalifikowane według wytycznych OW NFZ,
– uwzględnij rezerwę na nieprzewidziane prace programistyczne i wsparcie powdrożeniowe,
– zapewnij w umowach z dostawcami klauzule o zgodności z wymogami centralnej e‑rejestracji i terminach zgodnych z harmonogramem ustawowym.
#### Najbliższe kamienie milowe i rekomendowany plan 90 dni
– Dzień 0–14: decyzja o udziale, kontakt z OW NFZ, start analizy technicznej i prawnej.
– Dzień 15–45: mapowanie słowników i procesów, konfiguracja środowisk, start prac integracyjnych.
– Dzień 46–75: testy integracyjne i E2E, przygotowanie zasilenia inicjalnego, szkolenia zespołu.
– Dzień 76–90: zasilenie inicjalne, test obciążeniowy, stabilizacja, monitoring KPI.
Ta sekwencja pozwala zdążyć z krytycznymi terminami, minimalizując ryzyko poślizgu.
#### Podsumowanie: minimalizuj ryzyko, maksymalizuj korzyści
Centralna e‑rejestracja to projekt regulacyjny o znaczeniu operacyjnym i wizerunkowym. Placówki, które już teraz skoordynują działania IT, prawne i operacyjne, zyskają przewagę: płynniejsze wdrożenie, mniej incydentów w rejestracji, lepsze dane do zarządzania kontraktem. Przy niepełnych jeszcze szczegółach finansowania i specyfikacji technicznej kluczem jest elastyczny plan, bieżący kontakt z OW NFZ oraz gotowość do szybkich aktualizacji po publikacji finalnych wytycznych.
Źródło i aktualizacje:
– Komunikat MZ: Pilotaż centralnej e‑rejestracji dobiega końca – https://www.gov.pl/web/zdrowie/pilotaz-centralnej-e-rejestracji-dobiega-konca
– Śledź również komunikaty właściwego OW NFZ i dokumentację Centrum e‑Zdrowia (integracje, standardy, sandbox).