Komunikat DEF
#### Komunikat DEF NFZ – o co chodzi i kogo dotyczy
Centrala Narodowego Funduszu Zdrowia opublikowała Komunikat DEF (źródło poniżej). W praktyce to techniczne wytyczne dotyczące wymiany danych między systemami informatycznymi świadczeniodawców a NFZ: struktury plików, słowniki, reguły walidacji i sposób rozliczania określonych zakresów świadczeń. Dokument wpływa na działanie systemów HIS/EDM, narzędzi rozliczeniowych i modułów sprawozdawczych. Zmiany dotykają zarówno podmiotów leczniczych (szpitale, AOS, POZ, opieka długoterminowa), jak i dostawców oprogramowania oraz działy rozliczeń/kontraktowania.
Z uwagi na techniczny charakter materiału NFZ, zakres oraz terminy wejścia w życie poszczególnych punktów mogą być różne dla segmentów świadczeń i modułów. Jeżeli w źródle nie ma pełnych danych operacyjnych (np. konkretnych dat lub wersji słowników), należy przyjąć podejście ostrożne: niezwłocznie zapoznać się z treścią komunikatu, potwierdzić szczegóły z właściwym oddziałem wojewódzkim NFZ i/lub z dostawcą systemu.
#### Zakres Komunikatu DEF NFZ: wymiana danych, słowniki, walidacje
Komunikat DEF zwykle porządkuje:
– struktury i pola danych przekazywanych do NFZ (np. identyfikatory pacjenta, rozpoznania, procedury, produkty rozliczeniowe, świadczeniodawca/świadczeniodawca wykonujący),
– słowniki referencyjne i kody (ICD-10, ICD-9/ICD-9-PKP, kody produktów, typy rozpoznań, tryby przyjęcia/leczenia),
– reguły walidacji (spójność, kompletność, niejednoznaczności, zgodność z wiekiem/płcią, powiązania między pozycjami),
– kanały i tryby przekazywania (środowisko testowe/produkcyjne, metody autoryzacji, cykle przetwarzania),
– zasady postępowania przy błędach i odrzuconych komunikatach.
Dla placówek oznacza to konieczność rewizji mapowania danych w systemach, aktualizacji oprogramowania, testów integracyjnych oraz ewentualnej zmiany procedur pracy rejestracji, gabinetów i działów rozliczeń.
#### Najważniejsze implikacje operacyjne dla świadczeniodawców
– Spójność i kompletność danych: nowe lub doprecyzowane pola mogą wymagać obowiązkowego uzupełnienia na etapie rejestracji wizyty, hospitalizacji, zlecenia czy wypisu.
– Walidacje i odrzuty: bardziej rygorystyczne reguły walidacyjne mogą zwiększyć liczbę odrzuconych komunikatów, jeśli procesy nie zostaną dostosowane.
– Zmiany w słownikach: aktualizacje kodów (np. produktów, procedur) wymuszają aktualizację słowników lokalnych i szkolenie personelu.
– Integracje między systemami: jeżeli placówka korzysta z wielu modułów/dostawców (HIS, LIS, RIS, EDM, e-Rejestracja), wymagane są spójne aktualizacje i testy end-to-end.
– Zarządzanie terminami: wdrożenia po stronie NFZ i dostawców oprogramowania zwykle odbywają się w oknach czasowych – potrzebny jest wewnętrzny harmonogram i plan minimalizacji ryzyka przerw w rozliczeniach.
#### Wymagania NFZ i zgodność z Komunikatem DEF – obszary do przeglądu
– Model danych i mapowania: czy wszystkie wymagane pola są dostępne, jednoznacznie zdefiniowane i wypełniane w procesie kliniczno-administracyjnym?
– Słowniki i kody: wersje, źródło aktualizacji, częstotliwość synchronizacji i kontrola zmian.
– Reguły walidacji: konfiguracja walidatorów po stronie systemu, jasne komunikaty błędów, ścieżki korekt.
– Uprawnienia i bezpieczeństwo: kto może edytować kluczowe dane, jak są rejestrowane zmiany, zgodność z RODO (m.in. minimalizacja danych, integralność, dostępność).
– Archiwizacja i audyt: możliwość odtworzenia przesyłki/komunikatu, logi systemowe, dowody wysyłki/odbioru.
– SLA z dostawcą: czasy reakcji na poprawki, wsparcie wdrożeniowe, wersjonowanie i wydania hotfix.
#### Harmonogram wdrożenia i ryzyko – ostrożne założenia
W komunikatach NFZ często wyznaczane są daty graniczne dla środowisk testowych i produkcyjnych oraz okresy przejściowe. Jeśli w przywołanym źródle nie wskazano jednoznacznych terminów, należy:
– założyć jak najszybsze rozpoczęcie testów w środowisku testowym,
– przygotować plan uruchomienia w produkcji z buforem czasowym,
– zaplanować monitoring odrzuceń w pierwszych tygodniach po wdrożeniu,
– uzgodnić z OW NFZ postępowanie w przypadku błędów masowych (np. korekty, powtórzenia wysyłek).
Brak precyzyjnych danych w komunikacie na etapie planowania to sygnał, aby nie odkładać działań i ściśle współpracować z dostawcą systemu oraz działem IT.
#### Dlaczego to ważne dla placówek
– Bezpośredni wpływ na przychody: niespójne lub niepełne dane skutkują odrzutami i wstrzymaniem finansowania świadczeń.
– Efektywność pracy: właściwie zaprojektowane formularze i walidacje zmniejszają liczbę korekt oraz obciążenie rejestracji i działu rozliczeń.
– Zgodność prawna: spełnienie wymogów NFZ i przepisów ochrony danych minimalizuje ryzyko sankcji i sporów.
– Jakość danych klinicznych: lepsza jakość sprawozdawczości to dokładniejsze analizy medyczne i zarządcze, co wspiera decyzje strategiczne.
– Reputacja i relacje z płatnikiem: przewidywalność i terminowość rozliczeń budują zaufanie i zmniejszają koszty administracyjne.
#### Co zrobić teraz (checklista)
– Zweryfikuj treść źródłowego Komunikatu DEF NFZ i zanotuj wymagania wobec Twojej placówki.
– Skontaktuj się z dostawcą systemu HIS/EDM i potwierdź zakres oraz terminy aktualizacji pod Komunikat DEF.
– Zidentyfikuj moduły i interfejsy objęte zmianami (HIS, EDM, LIS, RIS, billing, rejestracja, rozliczenia).
– Sprawdź wersje słowników i ich automatyczne aktualizacje; zaplanuj synchronizację przed wejściem zmian w życie.
– Przygotuj i uruchom testy w środowisku testowym: scenariusze rejestracji, hospitalizacji, zabiegów, rozliczeń.
– Skonfiguruj walidacje po stronie systemów i ustaw czytelne komunikaty błędów dla użytkowników.
– Przeszkol personel rejestracji, gabinetów i rozliczeń z nowych pól i zasad uzupełniania danych.
– Ustal procedury korekt i obsługi odrzuceń; wyznacz osoby odpowiedzialne i czasy reakcji.
– Wdróż monitoring wskaźników: odsetek odrzuceń, czas korekty, liczba powtórnych wysyłek, wpływ na cashflow.
– Zaktualizuj dokumentację wewnętrzną (instrukcje, polityki, rejestr ryzyk, rejestr czynności przetwarzania).
– Zapewnij mechanizmy kopii zapasowych i archiwizacji przesyłek oraz logów integracyjnych.
– Skonsultuj wątpliwości z właściwym OW NFZ; potwierdź interpretacje niejednoznacznych zapisów.
#### Rekomendowane działania z dostawcą systemu HIS/EDM
– Ustal mapę zmian: które pola, formularze i raporty wymagają modyfikacji pod Komunikat DEF.
– Poproś o plan wydań (release plan) z jasno oznaczonymi wersjami i datami dostępności.
– Zweryfikuj zgodność integracji (HL7/FHIR/REST, pliki wsadowe) oraz wymagane zmiany po stronie interfejsów.
– Umów testy akceptacyjne UAT z realnymi przypadkami klinicznymi i rozliczeniowymi.
– Zapewnij wsparcie powdrożeniowe (hypercare) w pierwszych tygodniach, wraz z kanałem eskalacji.
– Zdefiniuj KPI jakości danych i raporty dzienne/tygodniowe do wspólnego przeglądu.
#### Monitorowanie jakości danych po wdrożeniu Komunikatu DEF
– Wdroż raporty kontrolne wykrywające braki i niespójności (np. brak kodu rozpoznania, niezgodność płeć–procedura).
– Analizuj trendy odrzuceń na poziomie typu świadczenia, oddziału i użytkownika.
– Wykorzystuj listy robocze do szybkiej korekty rekordów i ponownej wysyłki.
– Regularnie aktualizuj słowniki i walidacje; weryfikuj wpływ zmian na raportowanie wewnętrzne (BI).
– Organizuj krótkie przeglądy retrospektywne z zespołem (IT, rozliczenia, rejestracja) i agreguj wnioski do dalszych usprawnień.
#### Komunikacja wewnętrzna i szkolenia zespołów
– Zaplanuj komunikaty dla rejestracji i personelu medycznego opisujące “co się zmienia” i “dlaczego”.
– Udostępnij krótkie instrukcje ekranowe z przykładami poprawnego wypełniania nowych pól.
– Wyznacz “superuserów” w kluczowych lokalizacjach/oddziałach, aby od ręki wspierali użytkowników.
– Zadbaj o pętlę informacji zwrotnej: zgłoszenia problemów, szybkie poprawki konfiguracji, aktualizacja instrukcji.
#### Podsumowanie
Komunikat DEF NFZ to aktualizacja o istotnym wpływie na rozliczenia i sprawozdawczość. Nawet jeśli w publicznym komunikacie brakuje pełnych danych liczbowych lub precyzyjnych terminów, menedżerowie powinni działać proaktywnie: skonsultować źródło, ułożyć harmonogram z dostawcą, przeszkolić zespoły i uruchomić monitoring jakości danych. Przy odpowiednim przygotowaniu wdrożenie będzie neutralne dla ciągłości rozliczeń i może stać się impulsem do uporządkowania procesów danych w całej placówce.
Źródło: https://www.nfz.gov.pl/aktualnosci/aktualnosci-centrali/komunikat-def,8833.html