Utrudnienia w pracy w systemie NFZ mogą wpływać na rozliczenia, weryfikację uprawnień i obsługę pacjentów. Poniżej podsumowujemy kluczowe ryzyka oraz działania, które menedżerowie placówek mogą wdrożyć od razu, by utrzymać ciągłość świadczeń i zgodność z wymogami.
#### Komunikat NFZ: utrudnienia w pracy systemu – co wiemy na ten moment
Narodowy Fundusz Zdrowia poinformował o utrudnieniach w pracy systemu: źródło – aktualność Centrali NFZ „Utrudnienia w pracy w systemie NFZ” (https://www.nfz.gov.pl/aktualnosci/aktualnosci-centrali/utrudnienia-w-pracy-w-systemie-nfz,8834.html). W chwili przygotowania artykułu komunikat ma charakter ogólny – nie podano pełnej listy dotkniętych funkcjonalności ani przewidywanego czasu przywrócenia pełnej dostępności. Z tego powodu rekomendujemy regularne monitorowanie strony NFZ oraz komunikatów właściwego Oddziału Wojewódzkiego.
#### Utrudnienia w systemie NFZ – możliwe obszary wpływu w placówce
Choć zakres utrudnień nie został szczegółowo opisany, w praktyce najczęściej odczuwalne są:
– Weryfikacja uprawnień pacjentów w systemach powiązanych z NFZ (np. eWUŚ) lub przez Portale Świadczeniodawcy.
– Rejestracja i potwierdzanie świadczeń, obsługa kolejek, autoryzacja skierowań oraz zamówień na świadczenia finansowane ze środków publicznych.
– Sprawozdawczość i rozliczenia świadczeń (generowanie, walidacja i wysyłka komunikatów/plików rozliczeniowych, pobieranie komunikatów zwrotnych).
– Dostęp do informacji kontraktowych, aneksów, postępowań i korespondencji w systemach NFZ/OW NFZ.
– Integracje z oprogramowaniem medycznym (HIS/EMR), które korzystają z usług NFZ do walidacji danych.
W zależności od architektury IT placówki skutki mogą być różne – od spowolnienia pracy po całkowitą niemożność wykonania części operacji online.
#### Ryzyka operacyjne, finansowe i prawne podczas utrudnień w systemie NFZ
– Opóźnienia w udzielaniu świadczeń i rejestracji pacjentów, wydłużenie czasu obsługi.
– Ryzyko błędów w weryfikacji uprawnień lub nierozliczenia świadczeń w przewidzianych terminach.
– Nawarstwienie zaległości sprawozdawczych i potencjalne korekty po przywróceniu systemu.
– Zwiększona liczba skarg pacjentów i ryzyko obniżenia satysfakcji.
– Możliwość przeoczenia ważnych komunikatów OW NFZ w sprawach kontraktowych lub rozliczeniowych.
– Wymogi audytowe – konieczność rzetelnego udokumentowania działań podjętych w okresie niedostępności systemu.
#### Dlaczego to ważne dla placówek
Dla kierujących placówkami kluczowe jest utrzymanie ciągłości świadczeń i zgodność z wymogami płatnika. Utrudnienia w pracy systemu NFZ:
– Bezpośrednio wpływają na przepływy finansowe (fakturowanie, rozliczenia, raporty).
– Wymagają uruchomienia procedur awaryjnych w obszarze weryfikacji uprawnień (np. zastąpienie weryfikacji elektronicznej oświadczeniami pacjenta).
– Testują dojrzałość procesów zarządzania ryzykiem, komunikacją i IT w placówce.
– Zmuszają do transparentnej komunikacji z pacjentami i personelem oraz do precyzyjnego dokumentowania świadczeń na potrzeby późniejszej sprawozdawczości i ewentualnych kontroli.
#### Rekomendacje operacyjne na czas utrudnień w systemie NFZ
– Zapewnij ciągłość obsługi: jeśli elektroniczna weryfikacja uprawnień jest niedostępna, stosuj alternatywne ścieżki zgodne z prawem (np. oświadczenia pacjenta o przysługującym prawie do świadczeń). Formularze powinny być dostępne w rejestracji.
– Pracuj „offline-first”, gdzie to możliwe: rejestruj świadczenia w systemie medycznym placówki lub na szablonach papierowych, z pełnym zakresem danych wymaganych do późniejszego raportowania.
– Odkładaj operacje, które wymagają stałego połączenia z NFZ, do czasu przywrócenia systemu, ale gromadź kompletne dane wejściowe do szybkiego przetworzenia.
– Ustal priorytety: świadczenia pilne i onkologiczne powinny mieć pierwszeństwo; planowe można przeorganizować, minimalizując wpływ na pacjentów.
– Przeglądaj komunikaty OW NFZ i Centrali co najmniej kilka razy dziennie; wyznacz jedną osobę odpowiedzialną za monitoring.
– Informuj pacjentów o utrudnieniach w jasny i empatyczny sposób, podając przewidywany wpływ i dostępne alternatywy (np. możliwość pozostawienia dokumentów do weryfikacji później).
– Zapewnij wsparcie zespołom rejestracji i rozliczeń – krótkie briefingi, gotowe skrypty rozmów, listy kontrolne.
#### Standardy dokumentowania i audytu w okresie utrudnień
– Rejestr incydentu: data i godzina wystąpienia utrudnień, obserwowane objawy (np. brak możliwości logowania, błędy walidacji), zrzuty ekranu, numery zgłoszeń do helpdesku OW NFZ/dostawcy IT.
– Rejestr świadczeń udzielonych w trybie awaryjnym: dane pacjenta, zakres świadczenia, kody rozpoznań/procedur, materiały i leki, personel, data i czas.
– Archiwum oświadczeń pacjenta o uprawnieniach – kompletne, czytelne, z podpisem i datą.
– Dziennik zadań odroczonych do realizacji po przywróceniu systemu (np. wysyłka plików rozliczeniowych), z priorytetami i terminami.
– Podsumowanie po incydencie (post‑mortem): co działało, co wymaga poprawy, plan usprawnień.
#### Komunikacja z pacjentami i personelem podczas utrudnień w systemie NFZ
– Komunikat w rejestracji i na stronie placówki z krótką informacją o utrudnieniach, bez ujawniania wrażliwych danych technicznych.
– Skrypty rozmów dla rejestratorów, aby jednolicie wyjaśniać sytuację i proponować rozwiązania (np. pozostawienie dokumentów do weryfikacji, kontakt zwrotny).
– Informacja wewnętrzna dla zespołów lekarskich i pielęgniarskich: jak rejestrować świadczenia w trybie awaryjnym i gdzie odnotowywać kluczowe dane do rozliczeń.
– Kanał szybkiej eskalacji problemów (np. dedykowany czat/telefon) między rejestracją, rozliczeniami i IT.
#### Co zrobić teraz (checklista)
– Wyznacz koordynatora incydentu ds. utrudnień w systemie NFZ (odpowiedzialność, kontakt, zastępstwo).
– Uruchom procedurę weryfikacji uprawnień „offline”: wprowadź oświadczenia pacjentów i alternatywne formy dokumentowania prawa do świadczeń.
– Upewnij się, że rejestracja i gabinety mają aktualne wzory formularzy, w tym oświadczeń, zgód i kart świadczeń.
– Przełącz oprogramowanie na tryb pracy lokalnej (jeśli dostępny) i testuj zapisy danych do późniejszej synchronizacji.
– Wstrzymaj operacje zależne od natychmiastowej walidacji w NFZ, o ile nie są krytyczne medycznie; przygotuj komplet danych do późniejszego wysłania.
– Stwórz listę pacjentów/świadczeń do pilnego rozliczenia po przywróceniu systemu; nadaj priorytety.
– Monitoruj na bieżąco komunikaty Centrali i OW NFZ; zanotuj numery spraw/zgłoszeń.
– Poinformuj pacjentów o możliwych opóźnieniach i zapewnij alternatywne kanały kontaktu.
– Przypisz dodatkowe zasoby do rejestracji i działu rozliczeń na czas utrudnień i 72 godziny po ich ustaniu.
– Zaplanuj okno techniczne po przywróceniu systemu na wysyłkę zaległych plików i weryfikację komunikatów zwrotnych.
– Zabezpiecz kopie danych lokalnych (backup) i kontroluj spójność zapisów.
– Odnotuj wszystkie odstępstwa proceduralne wraz z uzasadnieniem medycznym/prawnym.
– Skontaktuj się z dostawcą oprogramowania medycznego, aby potwierdzić rekomendacje dotyczące synchronizacji po awarii.
– Zweryfikuj terminy sprawozdawczości i, jeśli to konieczne, skonsultuj z OW NFZ możliwość elastycznego podejścia do terminów (w świetle oficjalnego komunikatu o utrudnieniach).
– Przygotuj krótkie podsumowanie dla kierownictwa/ właściciela – skala wpływu, ryzyka, plan działań i potrzeby zasobowe.
#### Po przywróceniu systemu NFZ: jak sprawnie odrobić zaległości
– Natychmiastowa synchronizacja: wyślij zaległe pliki/komunikaty, zachowując kolejność i kompletność, monitoruj komunikaty zwrotne.
– Reconciliacja danych: porównaj rejestry „offline” z danymi w systemach NFZ, wyjaśnij rozbieżności.
– Walidacja rozliczeń: uruchom dodatkowy krok kontroli jakości (kody ICD-10/ICD-9, JGP, taryfy), aby ograniczyć korekty.
– Raport wewnętrzny: zestawienie utraconego czasu, liczby świadczeń zarejestrowanych offline i ewentualnych odmów w rozliczeniach.
– Działania naprawcze: aktualizacja procedur ciągłości działania (BCP), szkolenie personelu, ewentualne usprawnienia w HIS/EMR i integracjach.
– Komunikacja końcowa: poinformuj pacjentów o powrocie do standardowej obsługi i ewentualnych zmianach terminów.
#### Czego unikać w trakcie utrudnień w systemie NFZ
– Nieodnotowywania udzielonych świadczeń „na później” bez minimalnego zestawu danych – grozi to utratą możliwości rozliczenia.
– Samodzielnej modyfikacji integracji z systemami NFZ bez konsultacji z dostawcą IT – ryzyko uszkodzenia danych.
– Ustnych ustaleń bez potwierdzenia na piśmie – każde odstępstwo procesowe odnotuj i uzasadnij.
#### Najczęstsze pytania menedżerów
– Czy można przyjmować pacjentów bez e‑weryfikacji w systemie NFZ? Tak, zgodnie z przepisami, w razie niedostępności narzędzi elektronicznych dopuszczalne jest przyjęcie oświadczenia pacjenta o przysługującym prawie do świadczeń. Zachowaj formularz w dokumentacji.
– Co z terminami sprawozdawczości? Warto śledzić oficjalne komunikaty OW NFZ – w niektórych przypadkach dopuszcza się elastyczność terminów po incydentach, jednak bez ogólnego komunikatu nie zakładaj automatycznych wyjątków.
– Jak udokumentować utrudnienia? Prowadź dziennik incydentu, zachowuj zrzuty ekranów, numery zgłoszeń i korespondencję z NFZ/dostawcą IT.
#### Podsumowanie dla menedżerów placówek
Utrudnienia w pracy w systemie NFZ to sytuacja, na którą warto być przygotowanym proceduralnie i organizacyjnie. Priorytetem jest zapewnienie ciągłości udzielania świadczeń, prawidłowe udokumentowanie działań oraz zabezpieczenie rozliczeń po przywróceniu systemu. Kluczem pozostaje jasna komunikacja, dyscyplina procesowa i szybkie nadrabianie zaległości po zakończeniu incydentu. Z uwagi na ogólny charakter oficjalnego komunikatu NFZ, rekomendujemy bieżące monitorowanie źródła oraz pozostawanie w kontakcie z właściwym OW NFZ.