Uruchomienie usługi eWUŚ z opcją MFA obligatoryjnie – to ważna zmiana organizacyjna i techniczna, która wpłynie na codzienną pracę rejestracji, izb przyjęć i gabinetów. Warto odpowiednio wcześnie przygotować zespół, systemy i procedury, aby przejść na wieloskładnikowe uwierzytelnianie bez spadku jakości obsługi pacjentów.
#### eWUŚ i MFA – czym są i dlaczego idą w parze
Elektroniczna Weryfikacja Uprawnień Świadczeniobiorców (eWUŚ) to usługa Narodowego Funduszu Zdrowia umożliwiająca szybkie sprawdzenie prawa pacjenta do świadczeń opieki zdrowotnej. Z punktu widzenia placówki to system krytyczny dla rejestracji i rozliczeń, wykorzystywany wielokrotnie w ciągu dnia, często w warunkach presji czasu.
MFA (Multi-Factor Authentication, wieloskładnikowe uwierzytelnianie) to dodatkowa warstwa bezpieczeństwa przy logowaniu: poza hasłem wymagany jest drugi składnik (np. kod z aplikacji, SMS, fizyczny klucz, certyfikat). W ochronie zdrowia MFA ogranicza ryzyko nieuprawnionego dostępu do danych i nieautoryzowanych zapytań do systemów finansowanych publicznie. Obowiązkowe MFA dla eWUŚ jest naturalnym krokiem wzmacniającym bezpieczeństwo, zgodnym z dobrymi praktykami i wymaganiami regulacyjnymi dotyczącymi ochrony danych.
#### eWUŚ z MFA obligatoryjnie – co wynika z komunikatu NFZ
Zgodnie z komunikatem NFZ „Uruchomienie usługi eWUŚ z opcją MFA obligatoryjnie” (źródło: https://www.nfz.gov.pl/aktualnosci/aktualnosci-centrali/uruchomienie-uslugi-ewus-z-opcja-mfa-obligatoryjnie,8842.html) usługa weryfikacji uprawnień będzie wymagać logowania z dodatkowym czynnikiem. Komunikat zapowiada zmianę o charakterze ogólnym – procesowo i technicznie istotną. Ponieważ źródło ma charakter informacyjny, a szczegóły (np. dokładny harmonogram, zestaw wspieranych metod MFA, wymagania dla integracji systemowych) mogą być opublikowane w dokumentacji technicznej i kolejnych anonsach, na tym etapie zalecane jest:
– weryfikowanie aktualizacji na stronie NFZ i u właściwego OW NFZ,
– kontakt z dostawcą oprogramowania (HIS/ERPS/ESKULAP/LIS) w sprawie kompatybilności z nowymi wymogami logowania,
– zaplanowanie testów w środowisku placówki przed dniem, w którym MFA stanie się wymagane dla wszystkich kont.
Jeśli komunikat nie zawiera jeszcze pełnych danych, warto przyjąć założenie ostrożności: przygotować zarówno scenariusz logowania przez interfejs web, jak i integracje przez API, z uwzględnieniem MFA po stronie użytkownika końcowego.
#### Wpływ obowiązkowego MFA w eWUŚ na procesy w placówce
Wprowadzenie MFA zmienia codzienną ergonomię pracy:
– Rejestracja i izba przyjęć: pracownicy będą potwierdzać logowanie dodatkowym czynnikiem. To wymaga dostępu do drugiego urządzenia (smartfon z aplikacją, telefon do SMS, klucz sprzętowy) lub skonfigurowanego mechanizmu organizacyjnego.
– Zmiany stanowisk: osoby przemieszczające się między okienkami lub gabinetami mogą potrzebować wielokrotnych potwierdzeń MFA, jeśli sesja wygasa lub urządzenie jest nowe.
– Obsługa awaryjna (brak Internetu, awaria telefonu pracownika): konieczna procedura obejścia (tryb offline, oświadczenia pacjenta, późniejsza weryfikacja) i jasne zasady zastępstw.
– Integracje systemowe: systemy HIS lub moduły rejestracji, które dziś „same” odpytywają eWUŚ, mogą wymagać zmian architektonicznych, jeśli NFZ wymusi interaktywny drugi składnik dla użytkownika.
Dobrze zaprojektowane SSO (Single Sign-On) i polityki sesji zmniejszają uciążliwość MFA – raz potwierdzona tożsamość użytkownika może obowiązywać w wielu modułach, o ile dostawca i NFZ wspierają takie mechanizmy.
#### Wymagania techniczne i integracyjne: eWUŚ i MFA po stronie systemów
Ponieważ szczegóły techniczne mogą się różnić w zależności od kanału dostępu (portal web vs integracja), kluczowe są następujące działania:
– Konta i role: porządek w uprawnieniach, indywidualne konta dla pracowników, zakaz współdzielenia loginów. MFA jest skuteczne tylko, jeśli konto ma przypisanego użytkownika.
– Metody MFA: w praktyce wchodzą w grę kody TOTP z aplikacji, SMS, klucze FIDO2 lub certyfikaty. Wybór metody zależy od tego, co udostępni NFZ. Z perspektywy placówki warto preferować rozwiązania skalowalne (aplikacja uwierzytelniająca lub klucze sprzętowe dla stanowisk wspólnych).
– Urządzenia: czy dopuszczamy BYOD (prywatne telefony do kodów), czy zapewniamy służbowe smartfony/klucze? Należy to opisać w polityce bezpieczeństwa i inwentaryzacji.
– Integracje API: jeżeli stanowisko korzysta z zapytań do eWUŚ przez HIS, konieczne będzie sprawdzenie, czy dostawca wspiera nowy mechanizm autoryzacji. W niektórych modelach możliwe jest logowanie użytkownika w systemie HIS z MFA, a następnie przekazywanie tokenu do usługi eWUŚ – ale to wymaga zgodności protokołów i dokumentacji NFZ.
– Sesje i wygaśnięcie: istotne będą parametry czasu życia sesji. Zbyt krótkie wymuszają częste logowania, co obniża efektywność; zbyt długie – ryzyko bezpieczeństwa. Warto dobrać rozsądny kompromis zgodnie z wymaganiami NFZ.
#### Bezpieczeństwo i zgodność: RODO, audyt i ciągłość działania
Obowiązkowe MFA pomaga spełnić wymóg wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych z art. 32 RODO, proporcjonalnych do ryzyka. Kluczowe elementy compliance:
– Aktualizacja polityk bezpieczeństwa: opis ról, metod MFA, zasad użycia urządzeń i reakcji na incydenty.
– Rejestr czynności przetwarzania: uzupełnienie o zmianę w zabezpieczeniach dostępu do eWUŚ.
– Szkolenia: krótkie, praktyczne szkolenia z MFA dla pracowników pierwszej linii.
– Audyt dostępu: przegląd kont, wycofanie nieużywanych uprawnień, wdrożenie zasady najmniejszych uprawnień.
– Ciągłość działania: procedura na wypadek niedostępności drugiego czynnika (np. utrata telefonu) oraz niedostępności eWUŚ (oświadczenie pacjenta, weryfikacja po fakcie).
#### Dlaczego to ważne dla placówek
– Zmniejszenie ryzyka nadużyć: MFA ogranicza możliwość wykorzystania przechwyconych haseł i nieuprawnionego pobierania danych o pacjentach.
– Stabilność rozliczeń: poprawna, udokumentowana weryfikacja uprawnień przekłada się na mniejsze ryzyko reklamacji i korekt finansowych.
– Zgodność regulacyjna: wzmocnienie zabezpieczeń to krok w kierunku zgodności z RODO i dobrymi praktykami cyberbezpieczeństwa w ochronie zdrowia.
– Reputacja i zaufanie: bezpieczna obsługa danych pacjentów buduje zaufanie do placówki – element konkurencyjności na rynku.
W skrócie: MFA to nie tylko obowiązek, ale i inwestycja w bezpieczeństwo, sprawność rozliczeń oraz odporność organizacji.
#### Ryzyka operacyjne i jak im przeciwdziałać
– Ryzyko „wąskich gardeł” w rejestracji: ograniczamy je przez centralną rejestrację urządzeń do MFA, stosowanie SSO i wydłużenie sesji w granicach dopuszczalnych przez NFZ.
– Utrata drugiego czynnika: wdrażamy procedurę szybkiego odzyskiwania dostępu (konto wsparcia, weryfikacja tożsamości, klucz zapasowy).
– Brak kompatybilności HIS: wczesny kontakt z dostawcą, testy przed produkcją, przygotowanie planu B (czasowe korzystanie z portalu web).
– Odporność na awarie: przygotowujemy instrukcję na wypadek niedostępności eWUŚ (oświadczenie pacjenta, ścieżka weryfikacji po przywróceniu systemu, odpowiedzialność za wpisy).
#### Co zrobić teraz (checklista)
– Zapoznaj się ze źródłem NFZ:
– Przeczytaj komunikat: https://www.nfz.gov.pl/aktualnosci/aktualnosci-centrali/uruchomienie-uslugi-ewus-z-opcja-mfa-obligatoryjnie,8842.html
– Sprawdź u właściwego OW NFZ ewentualne terminy i instrukcje wdrożeniowe.
– Wyznacz właściciela procesu:
– Kierownik rejestracji lub Security/IT Owner dla eWUŚ odpowiada za koordynację wdrożenia MFA.
– Inwentaryzuj dostęp:
– Lista użytkowników, ról i punktów dostępu do eWUŚ (portal, HIS, inne moduły).
– Usuń konta nieaktywne; uściślij role według zasady najmniejszych uprawnień.
– Ustal politykę MFA:
– Preferowane metody (aplikacja, SMS, klucz sprzętowy) – w ramach tego, co dopuści NFZ.
– Zasady urządzeń (BYOD vs służbowe) i wsparcia technicznego.
– Przygotuj infrastrukturę:
– Jeśli używacie SSO/IdP, sprawdźcie zgodność z mechanizmami autoryzacji wymaganymi przez NFZ.
– Zapewnijcie wystarczającą liczbę kluczy sprzętowych lub urządzeń do MFA.
– Skontaktuj się z dostawcą oprogramowania:
– Poproś o informację o zgodności i ewentualnej aktualizacji modułów integrujących eWUŚ.
– Zaplanuj testy w środowisku testowym lub poza godzinami szczytu.
– Opracuj procedury operacyjne:
– Logowanie na współdzielonych stanowiskach, przedłużanie sesji, zasady blokady ekranu.
– Procedura awaryjna (utrata drugiego czynnika, niedostępność eWUŚ).
– Przeszkol zespół:
– Krótkie instrukcje „krok po kroku” z obrazkami (jak dodać urządzenie, jak użyć kodu).
– Q&A, kontakt do wsparcia IT w godzinach pracy rejestracji.
– Przeprowadź pilotaż:
– Wybierz jedną lokalizację lub zmianę, uruchom MFA wcześniej, zbierz uwagi, popraw dokumentację.
– Wdrażaj i monitoruj:
– Uruchom MFA zgodnie z terminem NFZ, monitoruj incydenty i czasy obsługi.
– Po 2–4 tygodniach wykonaj przegląd i wprowadź korekty.
#### Dobre praktyki minimalizujące tarcia przy MFA w eWUŚ
– Standaryzuj narzędzia: jedna aplikacja uwierzytelniająca dla całej organizacji lub klucze FIDO2 w rejestracji wspólnej.
– Optymalizuj stanowiska: zapewnij stabilny Internet i czytelne instrukcje przy każdym stanowisku rejestracji.
– Rozsądne sesje: jeśli NFZ pozwala, skonfiguruj długość sesji tak, by redukować konieczność ponownego MFA w krótkich odstępach czasu.
– Zapasy sprzętu: trzymaj w sejfie kilka zapasowych kluczy/telefonów służbowych do MFA dla sytuacji awaryjnych.
– Raportuj na bieżąco: zbieraj od pracowników uwagi o utrudnieniach, reaguj małymi poprawkami (np. zmiana kolejności kroków logowania, ujednolicenie ról).
#### Co jeszcze może się zmienić – obszary do obserwacji
Ponieważ komunikat NFZ ma charakter kierunkowy, bez pełnych danych liczbowych czy technicznych, warto śledzić:
– listę wspieranych metod MFA i instrukcje rejestracji drugiego czynnika,
– wymagania dla integracji API i ewentualne zmiany w schematach autoryzacji,
– szczegóły dot. wygasania sesji, sposobu delegowania dostępu i kont serwisowych,
– harmonogram wdrożenia i ewentualne okresy przejściowe.
Podsumowanie: obowiązkowe MFA w eWUŚ to krok w stronę bezpieczniejszego i bardziej odpornego środowiska pracy placówek medycznych. Dobre przygotowanie – porządek w kontach, jasna polityka MFA, szkolenia i testy – pozwoli przejść przez zmianę bez spadku tempa rejestracji i jakości obsługi pacjentów. Warto zacząć działania już teraz, a szczegóły na bieżąco weryfikować w komunikatach NFZ i u dostawców systemów.