Placówki medyczne zainteresowane uzyskaniem dofinansowania mogą składać wnioski do OW NFZ o udział w pilotażu do 14 listopada 2025 r., a do 1 grudnia 2025 r. powinno nastąpić zasilenie inicjalne danych. Program potrwa do 31 grudnia 2025 r.; od 1 czerwca 2026 r. centralna e-rejestracja stanie się obowiązkowa na mocy ustawy wchodzącej w życie 1 stycznia 2026 r.
#### Pilotaż centralnej e-rejestracji – najważniejsze terminy i obowiązki
– Do 14 listopada 2025 r. – termin na złożenie wniosku do właściwego Oddziału Wojewódzkiego NFZ o udział w pilotażu i uzyskanie potencjalnego dofinansowania.
– Do 1 grudnia 2025 r. – wymagane zasilenie inicjalne centralnej e-rejestracji (tj. przekazanie danych niezbędnych do prezentacji i rezerwacji terminów w systemie).
– Do 31 grudnia 2025 r. – okres trwania pilotażu.
– 1 stycznia 2026 r. – wejście w życie ustawy, która określi ramy prawne.
– Od 1 czerwca 2026 r. – obowiązek korzystania z centralnej e-rejestracji, w tym integracji systemów świadczeniodawców zgodnie z przepisami wykonawczymi.
Dla managerów placówek oznacza to bardzo krótki i precyzyjnie określony harmonogram: najpierw formalne zgłoszenie do pilotażu i prace wdrożeniowe, następnie zasilenie inicjalne, a w kolejnych miesiącach pełna gotowość do integracji zgodnej z przyszłymi przepisami. Nawet jeśli placówka nie wchodzi do pilotażu, przygotowania do obowiązkowej integracji od połowy 2026 r. należy rozpocząć już teraz.
#### Dofinansowanie w OW NFZ – jak się przygotować i na co zwrócić uwagę
Komunikat resortu zdrowia przewiduje możliwość uzyskania dofinansowania dla podmiotów przystępujących do pilotażu za pośrednictwem OW NFZ. Z uwagi na ogólny charakter publicznie dostępnych informacji należy założyć, że warunki finansowania, katalog kosztów kwalifikowalnych i sposób rozliczenia mogą różnić się między województwami i będą doprecyzowane w dokumentacji naboru OW NFZ. W praktyce:
– Przed złożeniem wniosku skontaktuj się z właściwym OW NFZ, by potwierdzić wymagane załączniki, kryteria i możliwe terminy podpisania umowy.
– Zaplanuj budżet obejmujący integrację IT, przygotowanie danych do zasilenia inicjalnego, szkolenia personelu i działania informacyjne dla pacjentów.
– Uzgodnij z dostawcą systemu gabinetowego/HIS zakres prac i harmonogram – wskaż daty krytyczne (zasilenie inicjalne, testy end-to-end).
– Upewnij się, że procesy zakupowe (np. aneks do umowy, SIWZ w sektorze publicznym) nie opóźnią wdrożenia względem terminów pilotażu.
Ponieważ brak jest publicznie dostępnych, kompletnych danych o wysokości dofinansowania i szczegółowych kryteriach, decyzję o przystąpieniu do pilotażu warto poprzedzić analizą korzyści z wczesnej integracji (redukcja ryzyka na 2026 r., przygotowanie procesów, weryfikacja jakości danych).
#### Integracja systemów z centralną e-rejestracją – wymagania techniczne i organizacyjne
Choć szczegóły techniczne są definiowane w przepisach wykonawczych i specyfikacjach operatora systemu centralnego, z perspektywy placówki należy przygotować się na:
– Interfejsy do wymiany danych o wolnych i zajętych terminach, rezerwacjach, odwołaniach i przeniesieniach wizyt.
– Jednoznaczne mapowanie komórek organizacyjnych, miejsc udzielania świadczeń, typów świadczeń/porad oraz specjalności, tak aby prezentacja w centralnej e-rejestracji była spójna z kontraktem i realną dostępnością.
– Aktualizację dostępności w czasie zbliżonym do rzeczywistego – minimalizacja opóźnień i konfliktów rezerwacyjnych między kanałami (rejestracja centralna, rejestracja lokalna, call center).
– Obsługę wyjątków: świadczenia wymagające skierowania lub weryfikacji uprawnień, wizyty kontrolne, parytety czasowe (np. sloty zarezerwowane dla pacjentów z określonymi potrzebami).
– Zgodność z wymogami bezpieczeństwa i ochrony danych (role i uprawnienia, logowanie operacji, rejestrowanie zgód i podstaw prawnych przetwarzania).
Od strony organizacyjnej warto powołać właściciela procesu e-rejestracji (np. kierownik rejestracji lub PM ds. cyfryzacji), który będzie łączył obszary IT, medyczny, administracyjny i komunikację z pacjentami.
#### Zasilenie inicjalne do centralnej e-rejestracji – jak przygotować harmonogramy i dane
Zasilenie inicjalne to pierwszy masowy transfer danych, który umożliwia prezentację terminów w systemie centralnym. Aby przebiegło sprawnie:
– Oczyść dane referencyjne: nazwy komórek, słowniki świadczeń, przypisania personelu i lokalizacji – unikniesz duplikatów i nieczytelnych opisów dla pacjentów.
– Zweryfikuj kalendarze lekarzy/zespołów na kolejne tygodnie – uwzględnij urlopy, dyżury, zabiegi bloku operacyjnego, czas na dokumentację.
– Zdefiniuj reguły publikacji: które typy świadczeń są pokazywane w kanale centralnym, a które pozostają wyłącznie w rejestracji wewnętrznej (jeżeli przepisy dopuszczają takie rozróżnienie).
– Przygotuj plan „odmrażania” dodatkowych slotów wraz z rosnącym popytem i mechanizmy re-alokacji (np. w przypadku nieobecności lekarza).
– Przeprowadź testy na danych próbnych w środowisku testowym, następnie testy end-to-end z systemem centralnym i call center.
– Zadbaj o spójność identyfikatorów pacjentów oraz minimalny zakres danych wymagany do rezerwacji – tak aby front desk i kanały zdalne działały w tym samym standardzie.
Warto przyjąć konserwatywne podejście do początkowej liczby publikowanych terminów i stopniowo ją zwiększać po walidacji jakości danych i wskaźników no-show.
#### Centralna e-rejestracja a zgodność prawna i bezpieczeństwo danych (RODO)
Wejście w życie ustawy od 1 stycznia 2026 r. i obowiązek korzystania z centralnej e-rejestracji od 1 czerwca 2026 r. oznaczają konieczność:
– Przeglądu podstaw prawnych przetwarzania danych w procesie rezerwacji (podstawy ustawowe/realizacja świadczenia, zakres danych niezbędny do realizacji wizyty).
– Uporządkowania relacji powierzenia przetwarzania z dostawcami systemów i ewentualnymi podwykonawcami (SaaS, call center).
– Aktualizacji rejestru czynności przetwarzania, polityk retencji i procedur zgłaszania incydentów.
– Wdrożenia adekwatnych środków bezpieczeństwa (kontrola dostępu, uwierzytelnianie wieloskładnikowe w panelach administracyjnych, szyfrowanie transmisji i kopii zapasowych).
– Zapewnienia zgodności komunikatów dla pacjentów z wymogami informacyjnymi (klauzule RODO).
Jeżeli w Twojej placówce nie prowadzono dotąd oceny skutków dla ochrony danych (DPIA) dla procesów rejestracji online, rozważ jej przeprowadzenie przed zasileniem inicjalnym.
#### Operacyjne ryzyka wdrożenia centralnej e-rejestracji – jak im przeciwdziałać
– Konflikty rezerwacyjne między kanałami: wdrożenie jednej „prawdy o kalendarzu” i automatycznych blokad slotów po rezerwacji.
– Wysoki poziom no-show: polityka potwierdzeń SMS/e-mail, przypominanie o wizycie, lista rezerwowa, zasady odwoływania.
– Niewystarczająca przepustowość rejestracji: dopasowanie godzin otwarcia, szkolenia front desk, proste skrypty rozmów.
– Nieprzewidziane przerwy systemowe: procedury trybu manualnego, plan ciągłości działania (BCP), kontakt do wsparcia dostawcy i wskaźniki SLA.
– Niespójne opisy świadczeń: standard nazewnictwa przyjazny pacjentowi, ale zgodny z kontraktowaniem i rozliczeniami.
#### Dlaczego to ważne dla placówek medycznych
– Obowiązek ustawowy od 1 czerwca 2026 r.: wcześniejsze przygotowanie ogranicza ryzyko poślizgu i kosztownych działań naprawczych na ostatnią chwilę.
– Potencjalne dofinansowanie w pilotażu: możliwość pokrycia części kosztów integracji i szkoleń.
– Większa widoczność w kanale centralnym: ułatwienie pacjentom dotarcia do Twojej oferty, zwłaszcza w specjalnościach deficytowych.
– Uspójnienie procesów rejestracji: jeden standard dla telefonicznej, stacjonarnej i internetowej rejestracji, mniej pomyłek.
– Lepsze zarządzanie dostępnością: analityka slotów, identyfikacja wąskich gardeł, lepsze planowanie grafików.
– Lepsze doświadczenie pacjenta: jasne zasady, przypomnienia, mniej odwołań i zmian terminów.
#### Co zrobić teraz (checklista)
– Zweryfikuj kwalifikację i zdecyduj o udziale w pilotażu; skontaktuj się z OW NFZ przed 14 listopada 2025 r.
– Zabezpiecz budżet i zasoby; zaplanuj prace integracyjne z dostawcą HIS/EMR/call center.
– Wyznacz właściciela procesu e-rejestracji i zespół projektowy (IT, rejestracja, kadry, compliance, marketing).
– Oczyść i ustandaryzuj dane referencyjne (komórki, świadczenia, specjalności, lokalizacje, personel).
– Przygotuj harmonogramy na okres zasilenia inicjalnego do 1 grudnia 2025 r.; uzgodnij reguły publikacji slotów.
– Ustal i przetestuj integrację techniczną w środowisku testowym; przeprowadź testy end-to-end i scenariusze awaryjne.
– Zaktualizuj dokumentację RODO, umowy powierzenia oraz polityki bezpieczeństwa.
– Opracuj plan komunikacji z pacjentami (instrukcje, FAQ, przypomnienia) i szkolenia dla rejestracji.
– Monitoruj wskaźniki po starcie (no-show, czas obsługi, odsetek wizyt z kanału centralnego) i koryguj procesy.
– Śledź publikowane przepisy wykonawcze i wytyczne techniczne – aktualizuj plan działania w miarę doprecyzowania wymagań.
#### Centralna e-rejestracja a zmiana organizacyjna – ludzie i procesy
Technologia jest tylko elementem całości. O sukcesie zdecyduje spójność działań:
– Kadry i grafiki: realistyczne okna przyjęć, rezerwy na dokumentację, uwzględnienie absencji.
– Standard obsługi: jednolite zasady w rejestracji (priorytety, weryfikacja uprawnień, obsługa skierowań).
– Szkolenia: scenariusze rozmów, praca na nowych ekranach, rozwiązywanie konfliktów terminów.
– Komunikacja: proste i zrozumiałe treści dla pacjentów na stronie www, w SMS i e-mail, także o zasadach odwołań.
– Ciągłe doskonalenie: cykliczne przeglądy danych, korekty opisów świadczeń, decyzje o zwiększaniu puli terminów.
#### Co jeszcze może się zmienić – zakres informacji i ostrożność interpretacyjna
Źródłowe komunikaty mają charakter ogólny, a pełne brzmienie wymagań technicznych i standardów może zostać doprecyzowane w przepisach wykonawczych i dokumentacji integracyjnej. Na moment przygotowania tego artykułu nie są publicznie dostępne kompletne dane m.in. o szczegółowych kryteriach dofinansowania, wysokości środków, pełnym katalogu typów świadczeń objętych rejestracją czy szczegółowych parametrach SLA. Rekomendujemy bieżący kontakt z OW NFZ oraz dostawcami systemów, aby na bieżąco aktualizować plan wdrożenia.
#### Podsumowanie
Kończący się pilotaż centralnej e-rejestracji wyznacza kluczowy rytm przygotowań: decyzja o udziale do 14 listopada 2025 r., zasilenie inicjalne do 1 grudnia 2025 r., a następnie gotowość do pełnej integracji przed obowiązkowym startem od 1 czerwca 2026 r. Wczesne uporządkowanie danych, procesów i kompetencji personelu zminimalizuje ryzyka operacyjne i ułatwi spełnienie wymogów ustawowych. Dla większości placówek będzie to projekt przekrojowy – im wcześniej się rozpocznie, tym niższe koszty i większa kontrola nad zmianą.
Źródło: Ministerstwo Zdrowia – „Pilotaż centralnej e-rejestracji dobiega końca”: https://www.gov.pl/web/zdrowie/pilotaz-centralnej-e-rejestracji-dobiega-konca