Komunikat dla Świadczeniodawców i dostawców oprogramowania opublikowany przez NFZ dotyczy zmian organizacyjno-technicznych, które mają wpływ na sprawozdawczość, rozliczenia i integracje systemów. Poniżej wyjaśniamy, co może oznaczać dla placówek i producentów systemów oraz jakie kroki podjąć.
#### Zakres i kontekst komunikatu NFZ dla świadczeniodawców i dostawców oprogramowania
Narodowy Fundusz Zdrowia cyklicznie publikuje komunikaty adresowane równocześnie do świadczeniodawców oraz dostawców oprogramowania. Zazwyczaj dotyczą one:
– aktualizacji specyfikacji technicznych i słowników wykorzystywanych w sprawozdawczości,
– zmian w zasadach rozliczeń i walidacji świadczeń,
– modyfikacji interfejsów integracyjnych (np. P1/e-zdrowie, portal NFZ, SZOI),
– terminów przejścia na nowe formaty danych, okien serwisowych czy testów.
W źródłowym materiale (link poniżej) znajdują się szczegółowe zapisy. Jeśli w tym momencie nie ma pełnych danych lub brakuje liczb/terminów, rekomendujemy bezpośrednie odwołanie do oryginalnego komunikatu NFZ i weryfikację zapisów w systemach lokalnych.
Źródło: https://www.nfz.gov.pl/aktualnosci/aktualnosci-centrali/komunikat-dla-swiadczeniodawcow-i-dostawcow-oprogramowania,8857.html
#### Komunikat NFZ: główne implikacje dla sprawozdawczości i rozliczeń świadczeń
Z praktyki wdrożeniowej wynika, że takie komunikaty mogą wpływać na:
– zakres i strukturę raportów przekazywanych do NFZ (np. komunikaty rozliczeniowe, raporty świadczeń, rachunki refundacyjne),
– walidacje formalno-merytoryczne (np. powiązanie świadczeń z odpowiednimi procedurami, kodami ICD-10/ICD-9 PL, produktami rozliczeniowymi),
– słowniki i identyfikatory (np. kody resortowe, TERYT, identyfikacja miejsca udzielania świadczeń),
– obsługę wyjątków (np. korekty, anulowania, komunikaty zwrotne, kody błędów).
Z perspektywy managera placówki ważne jest, by:
– sprawdzić, czy system gabinetowy i rozliczeniowy wspiera najnowsze specyfikacje,
– ocenić wpływ zmian na już zawarte umowy z NFZ oraz toczące się okresy rozliczeniowe,
– zapewnić ciągłość raportowania i uniknąć odrzuceń świadczeń z powodu niezgodności formatów.
Ponieważ NFZ potrafi definiować okresy przejściowe, w których akceptowane są zarówno stare, jak i nowe formaty, kluczowe jest precyzyjne ustalenie dat granicznych – najlepiej we współpracy z dostawcą oprogramowania oraz działem rozliczeń.
#### Integracja z platformą P1 i e-zdrowie: wymagania dla oprogramowania medycznego
Zaktualizowane komunikaty mogą obejmować integracje z:
– platformą P1 (e-recepta, e-skierowanie, EDM, Zdarzenia Medyczne),
– Internetowym Kontem Pacjenta (IKP) w kontekście dostępności danych dla pacjenta,
– usługami słownikowymi/identyfikacyjnymi.
Dla dostawców oprogramowania i działów IT w placówkach oznacza to, że należy:
– upewnić się, że mechanizmy uwierzytelniania i autoryzacji (np. Węzeł Krajowy, certyfikaty) działają w nowych warunkach,
– przetestować wysyłkę/odbiory komunikatów w środowisku testowym, jeśli NFZ/MZ takowe zapewnia,
– monitorować stosowanie aktualnych wersji interfejsów i bibliotek integracyjnych,
– zapewnić poprawną obsługę incydentów (retry, kolejkowanie, buforowanie na wypadek niedostępności usług centralnych).
Jeżeli komunikat dotyczy EDM lub zdarzeń medycznych, warto sprawdzić mapowanie danych klinicznych oraz jakość słowników – to one najczęściej generują błędy walidacyjne.
#### Bezpieczeństwo danych, RODO i ciągłość działania systemów
Każda zmiana integracyjna i sprawozdawcza powinna być poprzedzona:
– przeglądem uprawnień i ról użytkowników w systemie (zasada minimalnych uprawnień),
– aktualizacją rejestru czynności przetwarzania i DPIA, jeśli zakres danych/ryzyk się zmienia,
– weryfikacją mechanizmów bezpieczeństwa (TLS, certyfikaty, rejestrowanie zdarzeń, backup),
– testem planu ciągłości działania (BCP) i odtwarzania po awarii (DRP), z naciskiem na procedury pracy w trybie ograniczonej dostępności P1.
W przypadku placówek wielooddziałowych należy sprawdzić spójność konfiguracji i przepływów danych między lokalizacjami, aby uniknąć rozbieżności rozliczeniowych.
#### Wpływ komunikatu NFZ na procesy w placówce: rejestracja, gabinet, rozliczenia, IT
Zmiany techniczne i sprawozdawcze zwykle przenikają do codziennych procesów:
– Rejestracja i obsługa pacjenta: weryfikacja uprawnień, obsługa e-skierowań, kolejki.
– Praca lekarza/pielęgniarki: poprawność oznaczania świadczeń, procedur i jednostek chorobowych.
– Rozliczenia i kontrola jakości danych: walidacja kompletności i zgodności raportów, korekty.
– IT i wsparcie: utrzymanie wersji aplikacji, planowanie okien serwisowych, monitorowanie integracji.
Warto zaplanować krótkie szkolenia ukierunkowane na procesy, które zostały zmienione, oraz przekazać użytkownikom praktyczne instrukcje (np. checklisty dla rejestracji i gabinetu).
#### Dlaczego to ważne dla placówek
– Ciągłość finansowania: błędy formalne i techniczne mogą skutkować odrzuceniem świadczeń i opóźnieniem płatności.
– Zgodność z prawem: aktualne standardy techniczne wynikają z przepisów (ustawa o systemie informacji w ochronie zdrowia, rozporządzenia MZ, wytyczne NFZ).
– Ryzyko operacyjne: niezgodności w integracjach (P1, SZOI, portal NFZ) mogą wpływać na kolejki, realizację e-skierowań i komunikację z pacjentami.
– Reputacja i zaufanie: poprawna widoczność świadczeń i dokumentacji w IKP zwiększa zaufanie pacjentów i ogranicza skargi.
– Efektywność: aktualne słowniki i walidacje zmniejszają liczbę korekt i ręcznej pracy po stronie zespołu rozliczeń.
#### Co zrobić teraz (checklista)
– Zarządzanie informacją:
– Pobierz i przekaż komunikat NFZ do: dyrektora medycznego, działu rozliczeń, IT, dostawcy systemu.
– Zidentyfikuj, czy komunikat zmienia: formaty danych, słowniki, walidacje, terminy raportowania.
– Współpraca z dostawcą oprogramowania:
– Zapytaj o wersję systemu zgodną z komunikatem i plan wydawniczy (release notes).
– Ustal termin wdrożenia i potrzebne okno serwisowe; potwierdź wsparcie powdrożeniowe i SLA.
– Testy i walidacje:
– Przeprowadź testy w środowisku testowym (jeśli dostępne) i w ograniczonym zakresie w produkcji.
– Zweryfikuj przykładowe przypadki: e-skierowanie, świadczenie ambulatoryjne, procedury szpitalne, korekty.
– Dane i słowniki:
– Zaktualizuj słowniki resortowe, kody NFZ i konfiguracje miejsc udzielania świadczeń.
– Sprawdź mapowanie ICD-10/ICD-9 PL oraz produkty rozliczeniowe wykorzystywane w Twojej placówce.
– Bezpieczeństwo i zgodność:
– Sprawdź ważność certyfikatów, konfigurację TLS i logowanie zdarzeń.
– Oceń wpływ na RODO/DPIA; zaktualizuj dokumentację i instrukcje użytkowników.
– Operacje i szkolenia:
– Przygotuj krótkie instrukcje dla rejestracji i gabinetu (co się zmieniło, jak postępować).
– Zaplanuj wsparcie on-call w dniach wdrożenia; wyznacz ścieżkę eskalacji incydentów.
– Monitorowanie i raportowanie:
– Ustaw dashboard monitorujący odrzucenia/walidacje i czas odpowiedzi usług centralnych.
– Zbierz feedback po 1–2 tygodniach i zdecyduj o ewentualnych poprawkach konfiguracyjnych.
#### Dobre praktyki dla świadczeniodawców i dostawców oprogramowania
– Jasne role i odpowiedzialności: określ, co jest po stronie dostawcy (aktualizacja, testy integracji), a co po stronie placówki (konfiguracja danych, szkolenia).
– Dwa etapy wdrożenia: najpierw pilotaż na ograniczonej grupie użytkowników/procesów, potem pełne wdrożenie.
– Dokumentacja: trzymaj w jednym miejscu link do komunikatu NFZ, instrukcje, listę zmian w systemie, harmonogram.
– Środowiska: jeżeli to możliwe, utrzymuj środowisko testowe z danymi syntetycznymi odzwierciedlającymi realne przypadki.
– Komunikacja z NFZ: w przypadku niejasności dotyczących specyfikacji lub interpretacji — jedna osoba kontaktowa po stronie placówki, zbiorczy opis problemu, logi techniczne.
#### Najczęstsze ryzyka wdrożeniowe i jak im zapobiec
– Niekompletna aktualizacja słowników: wprowadź kontrolę wersji słowników i ich automatyczną dystrybucję do wszystkich jednostek.
– Rozbieżności w konfiguracji miejsc udzielania świadczeń: centralnie weryfikuj identyfikatory i powiązania z umowami/produktami.
– Błędy walidacji po stronie P1/NFZ: stosuj mechanizmy kolejkowania i powtórnej wysyłki, a dla użytkowników przygotuj jasne komunikaty błędów.
– Niewystarczające szkolenia: opracuj krótkie karty procedur z obrazami/ekranami (jeśli to możliwe) i FAQ dla rejestracji oraz gabinetu.
– Brak planu awaryjnego: określ tryby pracy offline/ograniczonej dostępności i kiedy uruchomić procedurę przejściową.
#### Harmonogram, testy i komunikacja z NFZ – jak zaplanować
– Odczytaj daty z komunikatu i nanieś je na wewnętrzny kalendarz zgodności (compliance calendar).
– Skonstruuj mini-harmonogram:
– T0: analiza wymagań i ocena wpływu,
– T0+7 dni: testy integracyjne i aktualizacja słowników,
– T0+10–14 dni: pilotaż produkcyjny, szkolenia uzupełniające,
– Przed datą graniczną: pełne wdrożenie i monitoring intensywny.
– Zarezerwuj czas na ewentualne poprawki po pilotażu.
– Zgłaszaj pytania do NFZ przez właściwe kanały, dołączając przykłady i identyfikatory błędów — to przyspiesza uzyskanie odpowiedzi.
#### Jak rozmawiać z zarządem o wpływie komunikatu NFZ
– Finansowo: wskaż potencjalne ryzyko opóźnień w płatnościach, jeśli wdrożenie nie nastąpi na czas.
– Operacyjnie: opisz wpływ na rejestrację, gabinet, rozliczenia i IT, sugerując niezbędne zasoby.
– Ryzyko i compliance: przedstaw plan minimalizacji ryzyka, w tym testy, szkolenia, BCP/DRP.
– KPI: zaproponuj 2–3 mierniki sukcesu (odsetek odrzuceń, czas obsługi błędów, zgodność słowników).
#### Podsumowanie i źródło
Komunikat NFZ dla świadczeniodawców i dostawców oprogramowania to sygnał do przeglądu zgodności systemów, słowników i procesów rozliczeniowych. Warto nie zwlekać: zidentyfikować zmiany, uzgodnić plan z dostawcą systemu, wykonać testy i przeszkolić personel. Jeśli w źródłowym komunikacie brakuje jeszcze pełnych danych (terminów, numerów wersji specyfikacji), postępuj ostrożnie i weryfikuj informacje bezpośrednio w publikacji NFZ.
Źródło: Narodowy Fundusz Zdrowia – Komunikat dla Świadczeniodawców i dostawców oprogramowania
https://www.nfz.gov.pl/aktualnosci/aktualnosci-centrali/komunikat-dla-swiadczeniodawcow-i-dostawcow-oprogramowania,8857.html
Jeśli potrzebujesz wsparcia w przełożeniu komunikatu na konkretne działania w Twojej placówce, przygotujemy mapę wpływu i plan wdrożenia dopasowany do używanego systemu oraz profilu świadczeń.