Ustawa o centralnym systemie monitorowania zasobów szpitali z podpisem prezydenta. Dla kadry zarządzającej to zapowiedź nowych obowiązków raportowych i szansa na lepszą widoczność dostępności świadczeń w skali kraju.
#### Centralny system monitorowania zasobów szpitali – co zakłada ustawa?
Celem ustawy jest stworzenie jednolitego, centralnego systemu, który pozwoli na bieżąco monitorować kluczowe zasoby szpitali i szybciej reagować na przeciążenia, braki oraz zdarzenia kryzysowe. Ustawa porządkuje podstawy prawne do gromadzenia i przetwarzania danych o zasobach w ramach e-zdrowia oraz wyznacza kierunek: od rozproszonych, często telefonicznych i ad-hoc sprawozdań do ustrukturyzowanego, cyklicznego raportowania przez API.
Na moment publikacji nie są publicznie dostępne wszystkie akty wykonawcze – szczegółowy katalog danych, formaty wymiany i częstotliwość raportowania mogą zostać doprecyzowane w rozporządzeniach. Wejście w życie rozwiązań będzie uzależnione od ogłoszenia ustawy w Dzienniku Ustaw i upływu vacatio legis przewidzianego w przepisach. W podobnych projektach operatorem systemu bywa Centrum e-Zdrowia, jednak formalne wskazanie operatora i architektury technicznej należy potwierdzić w dokumentach wykonawczych.
#### Jakie zasoby szpitali mogą podlegać monitorowaniu (brak pełnych danych – zakres określą przepisy wykonawcze)
Z publicznie dostępnych informacji i doświadczeń z innych jurysdykcji wynika, że monitorowanie może dotyczyć co najmniej następujących kategorii (dokładny zakres zostanie wskazany w aktach niższego rzędu):
– Łóżka szpitalne, w tym profil (np. internistyczne, zabiegowe, pediatryczne) oraz miejsca intensywnej terapii (OIOM) z informacją o dostępności.
– Kluczowa aparatura i infrastruktura krytyczna (np. respiratory, aparaty do znieczulania, pompy infuzyjne, systemy tlenowe), w ujęciu liczbowym i statusowym.
– Wybrane zapasy medyczne o znaczeniu krytycznym (np. tlen medyczny, określone grupy leków, środki ochrony osobistej) – w formie zagregowanej.
– Obsadzenie dyżurowe w wybranych komórkach i możliwość zabezpieczenia przyjęć.
– Dostępność świadczeń w SOR/izbie przyjęć oraz stan obłożenia oddziałów.
Uwaga: powyższa lista ma charakter orientacyjny i nie przesądza o ostatecznym katalogu danych. Precyzyjne definicje, słowniki i metryki (np. co oznacza „łóżko wolne” vs „zarezerwowane”) mają kluczowe znaczenie dla jakości systemu i będą przesądzone regulacyjnie.
#### Obowiązki szpitali i placówek – raportowanie zasobów i aktualność danych
Ustawa tworzy ramy dla obowiązku przekazywania informacji do centralnego rejestru. Z perspektywy podmiotów leczniczych oznacza to:
– Cykl raportowania bliski rzeczywistemu (near real-time) lub w określonych interwałach, tak by dane oddawały bieżącą sytuację.
– Wyznaczenie właścicieli danych po stronie placówki (medycznych, technicznych i organizacyjnych), odpowiedzialnych za poprawność i terminowość raportów.
– Utrzymywanie spójności definicji wewnętrznych z definicjami centralnymi (np. klasyfikacja łóżek, komórek organizacyjnych).
– Możliwe konsekwencje za brak sprawozdawczości lub przekazywanie błędnych danych – szczegóły zwykle wynikają z przepisów wykonawczych; na dziś brak jest publicznie dostępnych, precyzyjnych sankcji liczbowych.
Zakres podmiotowy (czy obejmuje wszystkie szpitale, również niepubliczne bez kontraktu, oraz inne placówki z zasobami łóżkowymi) powinien zostać jednoznacznie wskazany w aktach wykonawczych – na ten moment rekomendowane jest przyjęcie założenia szerokiej implementacji.
#### Interoperacyjność i e-zdrowie – integracja centralnego systemu z HIS/ERP
Technicznie projekt będzie wymagał interoperacyjności z lokalnymi systemami HIS/EMR/ERP. Doświadczenia z polskiej architektury e-zdrowia sugerują:
– Integrację przez standardowe interfejsy API (coraz częściej w oparciu o HL7 FHIR) i praktyki IHE, aby automatyzować pobieranie i aktualizowanie statusów zasobów.
– Jednoznaczną identyfikację komórek i miejsc udzielania świadczeń zgodnie z rejestrami resortowymi (np. RPWDL) oraz spójne stosowanie identyfikatorów organizacyjnych (REGON, jednostki organizacyjne).
– Mapowanie zasobów sprzętowych do ujednoliconych słowników (np. kategorie aparatury, a tam gdzie to zasadne – identyfikatory UDI/GS1), z zachowaniem inwentarza lokalnego.
– Mechanizmy walidacji, deduplikacji i wersjonowania danych, aby uniknąć rozjazdów między danymi lokalnymi a centralnymi.
Szczegółowa specyfikacja techniczna (formaty, słowniki, częstotliwość publikacji) powinna zostać opublikowana przez operatora systemu; do tego czasu warto prowadzić prace przygotowawcze nad jakością danych i mapowaniem słowników.
#### Aspekty prawne i bezpieczeństwo – dane osobowe, RODO i audytowalność
System monitorowania zasobów z założenia operuje głównie danymi o infrastrukturze i dostępności, a więc nie wymaga przetwarzania danych osobowych pacjentów. Jeżeli jednak jakiekolwiek dane osobowe miałyby występować (np. wskaźniki pochodzące z systemów operacyjnych), powinny być ograniczone do niezbędnego minimum i przetwarzane na podstawie wyraźnych przepisów ustawy.
Rekomendacje compliance:
– Przeprowadzenie oceny skutków dla ochrony danych (DPIA) w zakresie integracji i publikacji statusów, nawet jeśli dane są nieosobowe – by formalnie ocenić ryzyka.
– Aktualizacja rejestrów czynności przetwarzania i umów powierzenia z dostawcami IT.
– Szyfrowanie w tranzycie, silne uwierzytelnianie do interfejsów integracyjnych, kontrola uprawnień i pełna ścieżka audytu (kto, kiedy, jaką informację wysłał/skorygował).
– Procedury ciągłości działania (BCP/DRP) na wypadek awarii integracji, wraz z trybem przejściowym raportowania.
#### Wpływ na zarządzanie operacyjne i strategiczne w placówkach
Dla dyrektorów i menedżerów operacyjnych centralny system monitorowania zasobów szpitali to:
– Mniej doraźnych zestawień i telefonów, a więcej automatyzacji i powtarzalnych miar.
– Lepsze narzędzia do koordynacji przyjęć planowych i ostrodyżurowych, zwłaszcza między oddziałami i placówkami.
– Szybsza identyfikacja wąskich gardeł (np. brak tlenu, niewystarczające obsady OIOM, przeciążenie SOR).
– Dane do benchmarkingów i planowania inwestycji (sprzęt, łóżka, kadry), z potencjałem do wsparcia decyzji finansowych i zakupowych.
– Zwiększona przejrzystość – co bywa wymagające, ale sprzyja jakości i bezpieczeństwu pacjenta.
#### Ryzyka wdrożeniowe i pułapki w raportowaniu zasobów szpitali
Najczęstsze problemy, które warto uprzedzić:
– Różne definicje „łóżka wolnego” (np. łóżko czasowo wyłączone, zarezerwowane, blokowane do izolacji) – wymagają jednoznacznego słownika i reguł.
– Rozbieżności między systemami (HIS, kadry, magazyn) – niezsynchronizowane źródła i dublowanie wpisów.
– Ręczne obejścia i aktualizacje „po godzinach”, które zaniżają jakość danych i generują błędy.
– Brak właściciela metryk w organizacji oraz niewystarczające szkolenie personelu dyżurnego.
– Brak testów integracyjnych i monitoringu, co ujawnia się dopiero w sytuacji kryzysowej.
Wczesny audyt procesów i danych znacząco ogranicza te ryzyka.
#### Dlaczego to ważne dla placówek
– Zgodność z prawem: centralny system monitorowania zasobów szpitali staje się obowiązkiem systemowym – brak gotowości może skutkować konsekwencjami prawnymi i reputacyjnymi.
– Bezpieczeństwo pacjentów: bieżąca widoczność zasobów skraca ścieżkę do uzyskania właściwej pomocy (np. szybkie przekierowanie pacjenta wymagającego OIOM).
– Efektywność operacyjna: mniejsze koszty koordynacji, mniej nieplanowanych przestojów, lepsze wykorzystanie aparatury i łóżek.
– Zarządzanie kryzysowe: przygotowanie na skoki popytu (sezon grypowy, zdarzenia masowe) i świadome decyzje o wstrzymaniu bądź przeniesieniu świadczeń.
– Pozycja w regionie: dane porównawcze sprzyjają współpracy i mogą wspierać argumentację przy kontraktowaniu i planach rozwoju.
#### Co zrobić teraz (checklista)
– Powołaj lidera projektu ds. monitorowania zasobów (IT + operacje + medycyna) oraz zespół roboczy.
– Zrób inwentaryzację zasobów: łóżka (z profilami), aparatura krytyczna, zapasy kluczowe, obsady – porównaj rejestry z rzeczywistością.
– Ustal jednolite definicje operacyjne (np. statusy łóżek, reguły „wyłączeń” i „rezerwacji”) i opisz je w procedurach.
– Przejrzyj systemy źródłowe (HIS/EMR, CMMS, ERP/magazyn, grafik dyżurów) i zidentyfikuj punkty integracji.
– Zweryfikuj u dostawców IT gotowość do integracji (API, standardy HL7 FHIR/IHE, autoryzacja, testowe środowiska).
– Przygotuj mapowanie identyfikatorów: komórki organizacyjne (zgodne z rejestrami), miejsca udzielania świadczeń, inwentarz sprzętu.
– Ustal częstotliwość aktualizacji danych na dyżurach i role odpowiedzialne (RACI); wdroż tablice kontrolne dla oddziałów.
– Zaprojektuj walidacje i monitoring jakości danych (spójność sum, brak wartości ujemnych, alerty nieaktualności).
– Przeprowadź DPIA i aktualizację dokumentacji RODO; zrewiduj umowy powierzenia z dostawcami IT.
– Zaplanuj szkolenia dla personelu (oddziały, SOR, technicy medyczni, sekretariaty) – co, kiedy i jak aktualizować.
– Zbuduj plan awaryjny raportowania (tryb manualny na czas awarii) i testuj go kwartalnie.
– Zabezpiecz budżet na integracje i ewentualne licencje; uwzględnij koszty utrzymania i wsparcia.
– Uruchom pilotaż na 1–2 oddziałach, mierz KPI (terminowość, poprawność, kompletność) i iteruj procesy.
– Śledź komunikaty operatora systemu (specyfikacje, terminy, szkolenia) i aktualizuj plan zgodnie z harmonogramem.
– Przygotuj wewnętrzny dashboard dla zarządu – te same metryki co w systemie centralnym, aby zarząd miał bieżący wgląd.
#### Harmonogram wdrożenia i czego oczekiwać w kolejnych miesiącach
Po publikacji ustawy w Dzienniku Ustaw należy oczekiwać:
– Rozporządzeń uszczegóławiających zakres danych, częstotliwość i tryb raportowania oraz wymagania techniczne.
– Publikacji specyfikacji API i słowników referencyjnych przez operatora systemu.
– Potencjalnych pilotaży z wybranymi placówkami oraz szkoleń informacyjnych dla rynku.
– Określenia terminów granicznych (kamieni milowych) na uruchomienie integracji i osiągnięcie pełnej gotowości operacyjnej.
Z perspektywy placówki opłaca się nie czekać na ostatnią chwilę – prace nad jakością danych, procedurami i mapowaniem słowników można zacząć już teraz.
#### Podsumowanie i rekomendacje dla dyrektorów
Podpis prezydenta pod ustawą o centralnym systemie monitorowania zasobów szpitali otwiera etap porządkowania i cyfryzacji wiedzy o dostępności infrastruktury medycznej. To projekt o znaczeniu strategicznym dla bezpieczeństwa pacjenta i stabilności systemu. Kluczowe dla powodzenia jest: klarowna odpowiedzialność w organizacji, jednolite definicje, jakość danych oraz sprawna integracja z systemem centralnym. Proaktywne przygotowanie ograniczy ryzyka i pozwoli szybciej wykorzystać zalety – od mniejszego chaosu operacyjnego po lepsze decyzje inwestycyjne.
Źródło: Rynek Zdrowia – Ustawa o centralnym systemie monitorowania zasobów szpitali z podpisem prezydenta: https://www.rynekzdrowia.pl/E-zdrowie/Ustawa-o-centralnym-systemie-monitorowania-zasobow-szpitali-z-podpisem-prezydenta,278481,7.html
Uwaga: szczegóły liczbowe, terminy oraz pełny zakres danych będą znane po publikacji aktów wykonawczych. Rekomendujemy bieżące śledzenie komunikatów właściwego operatora systemu i Ministerstwa Zdrowia.