Komunikat DEF
#### Komunikat DEF NFZ – czego dotyczy i gdzie szukać szczegółów
Narodowy Fundusz Zdrowia opublikował centralny Komunikat DEF. Jego treść dotyczy rozstrzygnięć i zaleceń operacyjnych ważnych dla świadczeniodawców, w szczególności w obszarze rozliczeń, sprawozdawczości i organizacji udzielania świadczeń. Na moment przygotowania niniejszego materiału brak jest w domenie publicznej pełnego, usystematyzowanego opisu skutków wdrożeniowych dla poszczególnych rodzajów świadczeń – dlatego zalecamy bezpośrednie zapoznanie się z treścią źródłową oraz publikowanymi później wyjaśnieniami NFZ i OW NFZ. Źródło: NFZ, komunikat centralny – link w sekcji „Źródło i monitoring zmian”.
#### Zakres Komunikatu DEF a umowy z NFZ
Każdy komunikat centrali NFZ może wpływać na:
– interpretację postanowień zawartych umów i aneksów,
– sposób kwalifikacji i rozliczania świadczeń,
– wymagane elementy raportów sprawozdawczych (formaty, słowniki, kody),
– terminy i tryb przekazywania danych,
– zasady kontroli i weryfikacji poprawności rozliczeń.
Warto przeanalizować Komunikat DEF w odniesieniu do wszystkich aktywnych umów (POZ, AOS, leczenie szpitalne, rehabilitacja, stomatologia, opieka psychiatryczna, NPL/RNM, świadczenia wysokospecjalistyczne itd.). Jeżeli komunikat wprowadza nowe wymogi lub doprecyzowuje dotychczasowe, może to wymagać zmian w procedurach, harmonogramie pracy i konfiguracji systemów informatycznych.
#### Wymogi sprawozdawczości i rozliczeń – implikacje Komunikatu DEF
W praktyce komunikaty NFZ dotyczą często:
– doprecyzowania zasad kodowania (np. rozpoznania, procedury, produkty rozliczeniowe),
– korekt w strukturach plików przekazywanych do NFZ (np. zmiany pól, słowników lub walidacji),
– uściślenia warunków rozliczania świadczeń szczególnych (np. wymagane załączniki, oświadczenia, kryteria medyczne),
– zasad postępowania w sytuacjach wyjątkowych (np. braki kadrowe, awarie, zastępstwa).
Z powodu braku pełnych danych publicznych na temat brzmienia Komunikatu DEF nie przesądzamy, które z powyższych punktów są objęte bieżącą zmianą. Rekomendujemy weryfikację z dokumentem źródłowym i wyjaśnieniami właściwego oddziału NFZ.
#### Wymogi techniczne i integracje z systemami – Komunikat DEF
Ewentualne modyfikacje sprawozdawczości zwykle wymagają:
– aktualizacji systemu HIS/KS-SOMED/AMMS lub równoważnego oprogramowania,
– dostosowania interfejsów integracyjnych (np. eksporty do NFZ, słowniki kodów),
– testów regresyjnych i kontrolnych raportów próbnych,
– przeszkolenia rejestracji i rozliczeń w zakresie nowych walidacji i komunikatów błędów.
Zalecane jest niezwłoczne przekazanie Komunikatu DEF do dostawcy oprogramowania z pytaniem o plan aktualizacji i wymagane działania po stronie placówki.
#### Zarządzanie ryzykiem i zgodność – Komunikat DEF w praktyce
Zmiany komunikowane przez NFZ powinny zostać odzwierciedlone w rejestrze ryzyk i matrycy zgodności. Dobre praktyki:
– ocena wpływu na zgodność z umowami i aktami wykonawczymi,
– aktualizacja procedur wewnętrznych (instrukcje rozliczeń, obiegu dokumentów, archiwizacji),
– przegląd polityk RODO w zakresie nowych zakresów danych, jeżeli dotyczy,
– przygotowanie planu kontroli wewnętrznej (próbki świadczeń, weryfikacje przekrojowe).
#### Komunikacja wewnętrzna i szkolenia zespołu w kontekście Komunikatu DEF
Skuteczne wdrożenie wymaga jasnej komunikacji:
– krótki biuletyn dla kierowników komórek (rejestracja, rozliczenia, księgowość, IT, dział prawny),
– sesje Q&A oraz checklisty dla personelu,
– wskazanie osoby odpowiedzialnej (owner procesu) i terminów,
– kanał do zgłaszania problemów (np. dedykowana skrzynka lub ticket w systemie helpdesk).
#### Wpływ na finansowanie i cash flow – na co uważać
Nawet pozornie drobne korekty w zasadach sprawozdawczości mogą wpływać na:
– odsetek odrzuconych raportów i korekt,
– terminy płatności i rozliczeń miesięcznych,
– poziom ryzyka zwrotów lub kar umownych po kontrolach.
Dlatego warto przygotować konserwatywny scenariusz finansowy na okres przejściowy i raportować zarządowi wskaźniki rozliczeniowe (odrzuty, korekty, średni czas płatności).
#### Dlaczego to ważne dla placówek
– Minimalizacja ryzyka finansowego: zgodność ze stanowiskiem NFZ to mniejsze ryzyko odrzuceń, korekt i sankcji.
– Ciągłość operacyjna: wczesne przygotowanie ogranicza przestoje i spiętrzenia pracy.
– Lepsza jakość danych: dostosowanie systemów poprawia kompletność i wiarygodność sprawozdań.
– Spójność interpretacji: jednolite zasady w całej organizacji redukują ryzyko błędów ludzkich.
– Gotowość na kontrole: aktualne procedury i ścieżka audytu ułatwiają wykazanie dochowania należytej staranności.
#### Co zrobić teraz (checklista)
– Zapoznać się z treścią Komunikatu DEF w źródle NFZ i zanotować kluczowe wymagania oraz potencjalne terminy.
– Zmapować wpływ na każdą aktywną umowę/produkt rozliczeniowy w placówce.
– Przekazać komunikat do działu IT/dostawcy systemu i poprosić o plan wdrożeniowy (wersja, zakres zmian, testy).
– Zweryfikować, czy wymagane są aktualizacje słowników (kody rozpoznań/procedur/produktów).
– Przygotować instrukcję roboczą dla rejestracji i osób rozliczających świadczenia.
– Zaplanować i przeprowadzić testowy eksport/raport, aby wykryć błędy walidacji przed wysyłką produkcyjną.
– Zaktualizować procedury wewnętrzne i rejestr ryzyk; wyznaczyć właściciela procesu.
– Skontaktować się z właściwym OW NFZ w razie wątpliwości interpretacyjnych (zachować potwierdzenia korespondencji).
– Poinformować księgowość o możliwych przesunięciach w cash flow z powodu odrzuceń/korekt.
– Ustawić monitoring kolejnych publikacji i wyjaśnień do Komunikatu DEF.
#### Najczęstsze błędy przy wdrażaniu zaleceń NFZ (lekcje z poprzednich komunikatów)
– Odkładanie zmian do ostatniej chwili i brak buforu na testy.
– Niespójna komunikacja wewnętrzna – część zespołu pracuje „po staremu”.
– Pominięcie aktualizacji słowników i walidacji po stronie systemu HIS.
– Brak ścieżki audytu: decyzje wdrożeniowe nie są dokumentowane.
– Zakładanie, że komunikat nie dotyczy placówki, bez analizy wszystkich umów.
#### Pytania pomocnicze do dostawcy oprogramowania i księgowości
– Czy dostępna jest wersja systemu zgodna z Komunikatem DEF? Jaki jest termin wdrożenia?
– Jakie konkretne zmiany w strukturach danych/eksportach zostaną wprowadzone?
– Czy przewidziano środowisko testowe i wsparcie w analizie odrzuceń?
– Jakie są wymagania dotyczące szkoleń użytkowników i dokumentacji zmian?
– Po stronie księgowości: czy spodziewamy się zmian w harmonogramie płatności i czy należy zaktualizować prognozy przepływów pieniężnych?
#### Rekomendowane podejście projektowe
– Wyznacz lidera wdrożenia (koordynacja między działami).
– Ustal kamienie milowe: analiza, konfiguracja, testy, szkolenia, start produkcyjny, przegląd po 2–4 tygodniach.
– Zbieraj metryki jakości (odsetek odrzuceń, czas korekty, kompletność pól).
– Po pierwszym miesiącu wykonaj retrospektywę i zaktualizuj procedury.
#### Źródło i monitoring zmian
Oficjalna publikacja: Narodowy Fundusz Zdrowia – Komunikat DEF
https://www.nfz.gov.pl/aktualnosci/aktualnosci-centrali/komunikat-def,8863.html
Ze względu na brak pełnych danych szczegółowych w niniejszym opracowaniu, rekomendujemy:
– bieżące monitorowanie sekcji „Aktualności centrali NFZ” oraz komunikatów OW NFZ,
– śledzenie późniejszych wyjaśnień i FAQ do Komunikatu DEF,
– archiwizowanie korespondencji z NFZ i dokumentacji wdrożeniowej w placówce.
Podsumowanie: Komunikat DEF jest istotnym punktem odniesienia dla rozliczeń i sprawozdawczości wobec NFZ. Kluczem jest szybka analiza wpływu, aktualizacja systemów i procedur, a następnie dyscyplina operacyjna w pierwszych tygodniach obowiązywania nowych zasad.