Komunikat dla Świadczeniodawców i twórców oprogramowania. Poniżej przedstawiamy kontekst, konsekwencje i praktyczne zalecenia dla managerów placówek medycznych.
#### Komunikat NFZ – najważniejsze informacje dla Świadczeniodawców i twórców oprogramowania
Narodowy Fundusz Zdrowia opublikował komunikat adresowany do świadczeniodawców oraz twórców oprogramowania. Tego typu ogłoszenia zwykle dotyczą zmian w zakresie sprawozdawczości, słowników, struktur komunikatów, wymagań integracyjnych lub zasad bezpieczeństwa połączeń z systemami NFZ. Na moment przygotowania artykułu źródło nie zawierało kompletu szczegółów technicznych i harmonogramowych. Rekomendujemy bieżące monitorowanie strony NFZ i załączników do komunikatu: https://www.nfz.gov.pl/aktualnosci/aktualnosci-centrali/komunikat-dla-swiadczeniodawcow-i-tworcow-oprogramowania,8865.html
Dla managerów placówek kluczowe jest szybkie zmapowanie potencjalnego wpływu na HIS/LIS/RIS, systemy rozliczeniowe oraz procesy raportowania, tak aby uniknąć odrzuceń komunikatów, opóźnień w rozliczeniach i przestojów operacyjnych.
#### Zakres zmian i potencjalny wpływ na systemy medyczne
Komunikaty NFZ kierowane do świadczeniodawców i twórców oprogramowania zazwyczaj obejmują:
– modyfikacje struktur plików sprawozdawczych (np. pola obowiązkowe, formaty, walidacje),
– aktualizacje słowników i kodów referencyjnych (np. rozpoznania, procedury, typy świadczeń),
– zmiany w interfejsach integracyjnych i kanałach komunikacji (API/webserwisy, sposób uwierzytelniania),
– doprecyzowania wymagań bezpieczeństwa transmisji (np. protokoły, certyfikaty),
– wytyczne dot. środowisk testowych oraz okresów przejściowych.
Z perspektywy placówki każda z powyższych zmian może wymagać:
– aktualizacji wersji oprogramowania i modułów integracyjnych,
– dostosowania mapowania danych i reguł walidacyjnych,
– przeszkolenia personelu rejestrującego/rozliczającego świadczenia,
– przeglądu harmonogramów raportowania i polityk korekt.
#### Wymagania techniczne i integracyjne NFZ – API, słowniki, bezpieczeństwo
Nawet drobna zmiana w strukturze danych lub słowniku może skutkować odrzuceniem całych paczek sprawozdawczych. Dlatego:
– zweryfikuj aktualność słowników i mechanizm ich automatycznej aktualizacji w systemach (częstotliwość, logowanie błędów, kontrola wersji),
– sprawdź kompatybilność interfejsów (API/webserwisy) – metody, parametry, limity, sposoby paginacji i obsługi błędów,
– upewnij się, że spełniacie wymagania bezpieczeństwa transmisji (np. wspierane protokoły TLS, ważne certyfikaty, aktualne biblioteki kryptograficzne),
– przygotuj testy walidujące zgodność danych ze schematami (np. XSD/JSON Schema, jeśli dotyczy), w tym testy skrajnych i nietypowych przypadków,
– zapewnij monitoring logów integracyjnych i alertowanie w czasie rzeczywistym w razie wzrostu odrzuceń lub błędów po stronie NFZ.
Jeżeli komunikat przewiduje okresy równoległej obsługi starej i nowej wersji interfejsów, zaplanuj podejście do wersjonowania po waszej stronie (np. przełączniki środowisk, fallback, plan wyłączenia starej ścieżki).
#### Harmonogramy wdrożeń i środowiska testowe – na co zwrócić uwagę
W ogłoszeniach NFZ mogą pojawić się daty udostępnienia środowiska testowego, rozpoczęcia przyjmowania nowych formatów oraz granicznej wyłączenia wersji poprzednich. Jeżeli dokładne daty nie zostały jeszcze opublikowane albo mogą ulec zmianie, należy:
– traktować bieżący miesiąc jako okres przygotowania (analiza wpływu, prace developerskie, testy wewnętrzne),
– zakładać bufor czasowy na testy integracyjne z udziałem użytkowników końcowych (np. rejestracja, rozliczenia),
– przygotować plan komunikacji i okno serwisowe na wdrożenie produkcyjne,
– ustalić kryteria Go/No-Go oraz procedury szybkiego wycofania zmian (rollback), jeśli zajdzie potrzeba.
Dobra praktyka to utrzymywanie aktualnej „mapy zmian” z przypisanymi właścicielami zadań, ryzykami i terminami przeglądów.
#### Ryzyka operacyjne i rozliczeniowe dla placówek
Bez właściwego przygotowania rośnie ryzyko:
– wzrostu odrzuceń komunikatów sprawozdawczych i konieczności ich korekty,
– opóźnień w rozliczeniach i zaburzeń cash flow,
– błędów w weryfikacji uprawnień pacjentów,
– niedostępności krytycznych funkcji (np. rejestracja, rozliczenia świadczeń),
– zwiększonego obciążenia działów rozliczeń i IT w krótkim czasie,
– pośrednich ryzyk zgodnościowych (np. w obszarze ochrony danych, jeśli zmiany dotyczą mechanizmów uwierzytelniania lub zakresów danych).
Minimalizacja tych ryzyk wymaga ścisłej współpracy biznes–IT i konsekwentnego testowania end-to-end.
#### Dobre praktyki współpracy z twórcami oprogramowania HIS/LIS/RIS
– Wymagaj pisemnego planu wdrożenia od dostawcy (zakres, harmonogram, kryteria akceptacji, plan testów).
– Zapewnij środowisko testowe z możliwie realistycznymi danymi (zanonimizowanymi) oraz jasne scenariusze testowe.
– Ustal kanały eskalacyjne na czas wdrożenia (kontakt 24/7 w oknie produkcyjnym, jednoznaczne SLA).
– Wprowadź checklistę kontrolną przed przełączeniem na produkcję (konfiguracja, słowniki, certyfikaty, uprawnienia).
– Zadbaj o przeszkolenie kluczowych użytkowników i przygotuj krótkie instrukcje „co zrobić, gdy…”.
#### Dlaczego to ważne dla placówek
– Wpływ na płynność finansową: sprawna sprawozdawczość i brak odrzuceń komunikatów to krótsza ścieżka rozliczeń z NFZ.
– Ciągłość działania: zmiany w integracjach mogą oddziaływać na rejestrację, obsługę świadczeń i rozliczenia w czasie rzeczywistym.
– Zgodność i audytowalność: właściwe odwzorowanie słowników i struktur danych minimalizuje ryzyko niezgodności podczas kontroli.
– Reputacja i doświadczenie pacjenta: ograniczenie przerw serwisowych i zapewnienie poprawności weryfikacji uprawnień wpływa na jakość obsługi.
– Bezpieczeństwo: aktualne protokoły i certyfikaty to nie tylko wymóg integracyjny, ale też redukcja ryzyka incydentów.
#### Co zrobić teraz (checklista)
– Przeczytaj uważnie komunikat NFZ i sprawdź załączniki techniczne oraz ewentualne aktualizacje na stronie źródłowej.
– Skontaktuj się z dostawcą HIS/LIS/RIS i uzyskaj plan zgodności z komunikatem (zakres zmian, wersje, terminy).
– Zweryfikuj wymagania bezpieczeństwa połączeń (protokoły, certyfikaty, cykl wymiany, konfiguracja TLS).
– Sprawdź mechanizmy aktualizacji słowników i ich zgodność z wymaganiami NFZ (częstotliwość, kontrola wersji).
– Przygotuj plan testów: walidacja struktur, mapowania pól, scenariusze skrajne, testy regresyjne i integracyjne.
– Zaplanuj okno serwisowe i komunikację do personelu, z informacją o potencjalnych ograniczeniach.
– Ustal wskaźniki monitoringu po wdrożeniu (liczba odrzuceń, kody błędów, czasy odpowiedzi, stabilność połączeń).
– Zabezpiecz kopie zapasowe konfiguracji i danych oraz procedurę szybkiego wycofania zmian.
– Zaktualizuj uprawnienia użytkowników i tokeny/klucze techniczne, jeśli dotyczy.
– Przygotuj krótką instrukcję „first aid” dla rejestracji i działu rozliczeń na wypadek problemów po wdrożeniu.
– Upewnij się, że w umowie z dostawcą oprogramowania masz uzgodnione SLA i odpowiedzialność za zgodność z wymaganiami NFZ.
– Wyznacz właściciela zadania po stronie placówki (koordynacja IT–rozliczenia–rejestracja) i rytm przeglądu postępów.
– Monitoruj stronę NFZ i SZOI pod kątem doprecyzowań, nowych plików lub korekt terminów.
#### Najczęstsze pytania managerów – krótkie odpowiedzi
– Czy konieczny będzie przestój? To zależy od charakteru zmian i podejścia dostawcy. Warto zaplanować krótkie okno serwisowe i komunikację do personelu.
– Kto odpowiada za zgodność? Formalnie placówka jako świadczeniodawca; operacyjnie – we współpracy z dostawcą systemu, który musi dostarczyć zgodne oprogramowanie.
– Co, jeśli nie wdrożymy zmian na czas? Grozi wzrost odrzuceń sprawozdań, opóźnienia rozliczeń i dodatkowa praca korekcyjna.
– Czy potrzebne są szkolenia? Tak, szczególnie jeśli zmianie ulegają pola obowiązkowe lub mechanizmy walidacji, co wpływa na pracę rejestracji i rozliczeń.
– Czy zmiany obejmą wszystkie placówki? Z reguły komunikaty adresowane są szeroko, ale wpływ bywa różny w zależności od profilu świadczeń i używanych modułów. Sprawdź szczegóły w źródle.
#### Podsumowanie i dalsze kroki – komunikat dla Świadczeniodawców a strategia IT placówki
Komunikaty NFZ do świadczeniodawców i twórców oprogramowania wymagają szybkiej, ale kontrolowanej reakcji. Nawet jeśli szczegóły techniczne i daty są w danym momencie ograniczone, warto już teraz:
– wykonać analizę wpływu,
– uzgodnić plan z dostawcą,
– przygotować testy i monitoring,
– zaplanować komunikację oraz okno wdrożeniowe.
Takie podejście minimalizuje ryzyko operacyjne i finansowe, a jednocześnie wzmacnia dojrzałość organizacji w zarządzaniu zmianą technologiczną.
Źródło: Narodowy Fundusz Zdrowia – komunikat dla Świadczeniodawców i twórców oprogramowania: https://www.nfz.gov.pl/aktualnosci/aktualnosci-centrali/komunikat-dla-swiadczeniodawcow-i-tworcow-oprogramowania,8865.html