Będzie rewolucja w umawianiu wizyt. 1 stycznia rusza e-rejestracja. Dla placówek to skokowy wzrost wymagań organizacyjnych i technologicznych – ale także realna szansa na poprawę dostępności i doświadczeń pacjentów.
#### E‑rejestracja od 1 stycznia: co wiemy na dziś o umawianiu wizyt online
Według informacji branżowych (m.in. Rynek Zdrowia) e‑rejestracja ma wystartować 1 stycznia, umożliwiając pacjentom rezerwację wizyt przez centralne kanały cyfrowe (m.in. portale i aplikacje publiczne). W momencie publikacji nie wszystkie szczegóły operacyjne i wykonawcze są publicznie doprecyzowane: zakres świadczeń dostępnych na starcie, obowiązek integracji dla poszczególnych typów świadczeniodawców oraz dokładny harmonogram wdrożenia mogą być finalizowane w aktach wykonawczych i komunikatach technicznych. Dla menedżerów oznacza to konieczność przygotowania się „na pewne” wymagania (integracja systemów, udostępnianie slotów, porządkowanie słowników świadczeń) oraz elastyczność na etapy i korekty.
Warto zakładać, że e‑rejestracja będzie częścią ekosystemu e‑zdrowia (SIM/P1), powiązaną z Internetowym Kontem Pacjenta i ścieżką e‑skierowań. praktycznie oznacza to:
– publikowanie wolnych terminów (slotów) na centralnej platformie,
– obsługę przepływu: rezerwacja–potwierdzenie–przypomnienie–odwołanie,
– weryfikację uprawnień i e‑skierowania (gdy wymagane),
– spójność kalendarzy z systemem HIS/LIS/RS (system rejestracji).
Jeśli harmonogram zostanie wprowadzony etapowo, pierwsze fale mogą objąć najczęściej poszukiwane świadczenia ambulatoryjne i świadczenia z obowiązkiem e‑skierowania. Szczególne znaczenie będzie mieć jakość danych i gotowość integracyjna placówki.
#### Jak będzie działać e‑rejestracja w praktyce dla placówek
Model docelowy sprowadza się do trzech warstw:
1) Warstwa pacjenta: pacjent loguje się do publicznego kanału (np. mojeIKP), wyszukuje świadczenie i termin, a następnie rezerwuje wizytę. Otrzymuje potwierdzenie i możliwość zarządzania terminem.
2) Warstwa centralna: platforma e‑rejestracji pośredniczy w wyszukiwaniu i rezerwacji slotów, weryfikując wymagane atrybuty (np. e‑skierowanie, priorytet) oraz wysyłając powiadomienia.
3) Warstwa placówki: Państwa HIS/RS udostępnia wolne terminy i przyjmuje rezerwacje przez interfejs integracyjny. Rejestracja „na miejscu” i call center muszą pracować na tych samych kalendarzach, aby uniknąć podwójnych rezerwacji.
Kluczowe procesy:
– parametryzacja slotów (rodzaj świadczenia, komórka, lekarz, długość wizyty, tryb pilny/planowy),
– mapowanie usług na słowniki krajowe i produkty płatnika (jeśli dotyczy),
– reguły kwalifikacji (np. wizyta pierwszorazowa/kontrolna, wymagane skierowanie),
– okna publikacji i polityka „no‑show” (powiadomienia, lista rezerwowa),
– obsługa wyjątków: łączenie terminów, blokady operacyjne, awarie łączy.
Bez względu na ostateczne brzmienie przepisów, powyższe mechanizmy będą niezbędne, aby e‑rejestracja nie dezorganizowała pracy poradni i oddziałów.
#### Wymogi techniczne integracji z e‑rejestracją: HIS, API i standardy
Dane techniczne są zwykle publikowane przez Centrum e‑Zdrowia. Na dziś należy zakładać:
– integrację przez interfejsy API ekosystemu P1/SIM, z wykorzystaniem standardów powszechnych w e‑zdrowiu (np. HL7 FHIR dla zasobów pacjent, skierowanie, zdarzenie, slot; oraz OAuth 2.0/OpenID Connect do uwierzytelniania systemów),
– jednoznaczną identyfikację pacjenta (PESEL, identyfikatory IKP) i pracownika medycznego,
– spójność słowników (komórki organizacyjne, specjalności, typy świadczeń, kody produktów),
– mechanizmy potwierdzania i odwoływania terminów oraz odnotowania wizyty,
– zgodność czasu i synchronizację kalendarzy w trybie prawie rzeczywistym, aby uniknąć sporów o dostępność.
Brak pełnych danych co do ostatecznej specyfikacji nie powinien wstrzymywać prac przygotowawczych. Już teraz warto:
– poprosić dostawcę HIS/RS o harmonogram i zakres integracji, wersje modułów i środowisko testowe,
– uzgodnić SLA i wskaźniki stabilności (czasy odpowiedzi, retry, kolejkowanie),
– przygotować plan awaryjny (tryb offline, buforowanie rezerwacji, manualna resynchronizacja).
#### Zmiany organizacyjne w rejestracji i zarządzaniu kolejkami
E‑rejestracja zmieni obciążenie rejestracji i call center. Typowe skutki to:
– przesunięcie części ruchu do kanału cyfrowego (spadek liczby połączeń, ale wzrost zapytań e‑mail/czat),
– potrzeba synchronizacji kalendarzy lekarzy i zasobów (gabinetów, aparatury) z większą dyscypliną publikacji slotów,
– większa transparentność dostępności terminów dla pacjentów i płatnika,
– konieczność ujednolicenia zasad priorytetyzacji (pilne, stabilne, kontrole, kontynuacja terapii),
– zarządzanie „no‑show”: przypomnienia SMS/Push, progi odwołań, listy rezerwowe.
Warto przeprowadzić przegląd procesów: od planowania grafików, przez ścieżkę pacjenta z e‑skierowaniem, po rozliczenia. Równie ważne jest doprecyzowanie odpowiedzialności (kto akceptuje zmianę grafiku, kto monitoruje wskaźniki, kto reaguje na awarie integracji).
#### Bezpieczeństwo danych i RODO w e‑rejestracji
Nowy kanał oznacza przetwarzanie danych zdrowotnych w zewnętrznych interfejsach. Obowiązki placówki obejmują:
– aktualizację rejestru czynności przetwarzania i przeprowadzenie oceny skutków (DPIA), jeśli skala/ryzyko rosną,
– weryfikację podstaw prawnych i klauzul informacyjnych, w tym w kontekście komunikacji SMS/Push/e‑mail,
– przegląd umów powierzenia z dostawcami systemów (HIS, moduły rejestracji, operatorzy SMS),
– kontrolę dostępu (MFA dla personelu, zasada minimalnych uprawnień), szyfrowanie w transmisji i spoczynku, logowanie zdarzeń i retencję,
– procedury incydentowe i testy planów ciągłości działania.
Transparentność wobec pacjenta (jakie dane, po co, na jak długo) oraz domyślna prywatność (privacy by default) będą elementem jakości obsługi, nie tylko zgodności.
#### Komunikacja z pacjentem i dostępność cyfrowa e‑rejestracji
Sukces e‑rejestracji zależy od zrozumiałej komunikacji:
– jasne informacje na stronie WWW, w social media i w placówce: jak się umówić online, kiedy wymagane jest e‑skierowanie, jak odwołać termin,
– spójne nazewnictwo usług (pacjent powinien rozpoznać „kardiologia – wizyta pierwszorazowa” zamiast wewnętrznych kodów),
– dostępność cyfrowa: kontrast, prosty język, alternatywy dla osób z niepełnosprawnościami,
– wielokanałowe przypomnienia i łatwe odwołanie wizyty (redukcja no‑show),
– integracja z analityką (mierzenie ścieżek, przyczyn rezygnacji, wąskich gardeł).
W placówkach o zróżnicowanym profilu pacjentów warto utrzymać równoległe kanały: okienko, telefon, e‑rejestracja – z jasnymi zasadami, by nie generować nierówności w dostępie.
#### Dlaczego to ważne dla placówek
– Dostępność i konkurencyjność: placówki, które sprawnie udostępnią terminy online, będą postrzegane jako bardziej dostępne i nowoczesne. To realny przewagowy element w pozyskiwaniu pacjentów i specjalistów.
– Transparentność kolejek: centralne kanały wprowadzają większą przejrzystość. Dobre zarządzanie slotami może poprawić wskaźniki czasu oczekiwania i wykorzystania zasobów.
– Mniejsze koszty transakcyjne: automatyzacja rezerwacji i przypomnień odciąża rejestrację, skraca czas obsługi telefonicznej i redukuje błędy schedulingu.
– Jakość danych: ujednolicone słowniki i integracje z P1 poprawią spójność danych klinicznych i administracyjnych, co przekłada się na rozliczenia i analitykę.
– Ryzyka reputacyjne: nieprzygotowane wdrożenie może skutkować podwójnymi rezerwacjami, „znikającymi” slotami i frustracją pacjentów. Lepiej im zapobiec proaktywnie.
– Zgodność regulacyjna: nawet przy etapowym wdrożeniu kierunek jest jednoznaczny – cyfrowa rejestracja stanie się standardem. Wczesne przygotowanie zmniejsza ryzyko kosztownych działań ad hoc.
#### Co zrobić teraz (checklista)
– Ustal odpowiedzialności:
– wyznacz lidera wdrożenia (IT/operacje) i właścicieli procesów (rejestracja, komórki kliniczne, compliance).
– Skontaktuj się z dostawcą HIS/RS:
– poproś o plan integracji z e‑rejestracją, wymagane wersje, terminy, środowiska testowe i SLA.
– Przeglądnij słowniki i mapowania:
– ujednolić nazwy usług, powiązać je z kodami świadczeń/produsktów, określić reguły skierowań i priorytetów.
– Przygotuj kalendarze:
– zdefiniuj typy slotów (pierwszorazowa/kontrolna/pilna), długości wizyt, bufor techniczny między wizytami, okna publikacji.
– Opracuj zasady „no‑show”:
– harmonogram przypomnień, łatwe odwołanie, lista rezerwowa i kryteria ponownego udostępniania terminów.
– Zaplanuj komunikację do pacjentów:
– strona WWW, instrukcje krok po kroku, Q&A, infolinia pomocowa dla e‑rejestracji.
– Zaktualizuj dokumentację RODO:
– DPIA, klauzule informacyjne, umowy powierzenia (HIS, SMS, integratorzy), matryca uprawnień, polityka retencji.
– Zabezpiecz dostęp i ciągłość:
– MFA, szyfrowanie, monitorowanie logów, runbook awaryjny na wypadek braku łączności z platformą centralną.
– Przeprowadź szkolenia:
– rejestracja, call center, kierownicy poradni; scenariusze: nadrezerwacje, odwołania, zmiany grafików, weryfikacja e‑skierowań.
– Testy end‑to‑end:
– od publikacji slotu, przez rezerwację w kanale publicznym, po przyjęcie pacjenta i zamknięcie wizyty; przetestuj odwołania i resynchronizację.
– Ustal KPI i monitoring:
– liczba rezerwacji online, wskaźnik no‑show, czas do najbliższego terminu, błędy integracji, wykorzystanie slotów.
– Zaplanuj iteracje:
– pilotaż w jednej poradni, przegląd wyników, poprawki, skalowanie na kolejne komórki.
– Zweryfikuj infrastrukturę:
– przepustowość łącza, stabilność serwerów HIS, kopie zapasowe i aktualizacje.
– Przygotuj materiały w placówce:
– oznaczenia, kody QR, ulotki z instrukcją e‑rejestracji, polityka obsługi pacjenta „bez smartfona”.
– Uzgodnij zasady współpracy z płatnikiem:
– spójność raportowania kolejek i rozliczeń z nowym sposobem rezerwacji (gdy pojawią się wytyczne).
#### Najczęstsze wyzwania i jak im przeciwdziałać
– Rozbieżne kalendarze między rejestracją a lekarzem: centralizuj zarządzanie grafikami, wdroż role i limity modyfikacji grafiku.
– Nadrezerwacje i „zderzenia” slotów: wprowadź rezerwację atomową z natychmiastowym potwierdzeniem i mechanizmem blokady slotu na czas transakcji.
– Błędne mapowania usług: przeprowadź przegląd słowników z udziałem klinicystów i działu rozliczeń; zablokuj publikację usług bez pełnych atrybutów.
– Wysoki odsetek no‑show: testuj różne harmonogramy przypomnień (np. 72 h i 24 h), proste odwołanie jednym kliknięciem i listy rezerwowe.
– Trudności pacjentów w korzystaniu z kanałów cyfrowych: przygotuj stanowisko wsparcia w rejestracji, instrukcje drukowane i wsparcie telefoniczne.
#### Harmonogram przygotowań – rekomendacje dla menedżerów
– Tydzień 1–2: powołanie zespołu, kontakt z dostawcą HIS, audyt słowników i kalendarzy, start prac RODO.
– Tydzień 3–4: konfiguracja środowiska testowego, pierwsze integracje API, projekt komunikacji dla pacjentów.
– Tydzień 5–6: pilotaż w jednej poradni, trening rejestracji i call center, testy obciążeniowe.
– Tydzień 7+: skalowanie, monitoring KPI, iteracyjne poprawki i rozszerzanie zakresu usług.
Powyższy plan warto dopasować do realnego terminu udostępnienia specyfikacji technicznych i wytycznych. Jeśli pojawi się etapowanie zakresu świadczeń, budujcie kompetencje modułowo.
#### Podsumowanie: przygotowanie dziś, korzyści jutro
Start e‑rejestracji to ważny krok w kierunku transparentnego, cyfrowego dostępu do świadczeń. Placówki, które potraktują ten projekt nie tylko jako „integrację IT”, lecz jako zmianę procesu – wygrają na efektywności, jakości danych i satysfakcji pacjenta. Mimo że nie wszystkie parametry projektu są publicznie doprecyzowane, większość prac przygotowawczych można rozpocząć już teraz: porządkować słowniki, szkolić zespół, testować integracje i projektować doświadczenie pacjenta.
Źródło: https://www.rynekzdrowia.pl/E-zdrowie/Bedzie-rewolucja-w-umawianiu-wizyt-1-stycznia-rusza-e-rejestracja,279164,7.html (na moment przygotowania artykułu szczegóły mogą nie być kompletne; zalecamy śledzić komunikaty resortu zdrowia i Centrum e‑Zdrowia).