Komunikat dla świadczeniodawców i twórców oprogramowania. NFZ publikuje aktualizacje, które wpływają na sposób działania systemów w placówkach, integracje informatyczne oraz rozliczenia – szczegóły należy zweryfikować w źródle podanym poniżej.
#### Komunikat NFZ – czego dotyczy i kogo obejmuje
Narodowy Fundusz Zdrowia kieruje komunikaty zarówno do świadczeniodawców (publicznych i niepublicznych), jak i do twórców oprogramowania medycznego. W praktyce oznacza to konieczność zwrócenia uwagi na kwestie techniczne (zmiany w interfejsach, formaty plików, walidacje), organizacyjne (procedury pracy personelu) oraz formalne (rozliczenia, sprawozdawczość). Zależnie od zakresu komunikatu mogą być objęte m.in. systemy EDM, integracje z P1, e-recepta, e-skierowanie, raportowanie do NFZ, eWUŚ oraz kanały sprawozdawcze i rozliczeniowe. Ponieważ komunikat źródłowy może nie zawierać kompletu danych operacyjnych, rekomendujemy bezpośrednią lekturę materiału NFZ i dokumentacji technicznej powiązanej ze zmianami.
#### Kluczowe obszary: systemy informatyczne placówek, integracje i sprawozdawczość do NFZ
Tego typu komunikaty zazwyczaj przekładają się na:
– aktualizację specyfikacji technicznych (np. definicje pól, słowniki, reguły walidacji, wersje interfejsów),
– doprecyzowanie zasad sprawozdawczości i rozliczeń (np. struktura raportów, kody świadczeń, komunikaty błędów),
– wymagania ciągłości działania i bezpieczeństwa (archiwizacja EDM, dostępność usług, procedury awaryjne),
– testy w środowisku integracyjnym lub preprodukcyjnym przed uruchomieniem w produkcji,
– zmiany w procesach front-office (rejestracja, przyjęcia, podpisy elektroniczne) i back-office (rozliczenia, kontroling).
Placówki powinny przełożyć zapisy komunikatu na konkretne działania: plan wdrożenia aktualizacji, weryfikację wpływu na procesy kliniczne i administracyjne oraz przeszkolenie personelu.
#### Wymagania techniczne dla twórców oprogramowania i działów IT
Twórcy oprogramowania oraz działy IT w placówkach muszą sprawdzić:
– zgodność wersji API/komunikatów z aktualnymi specyfikacjami NFZ,
– poprawność mapowania danych (w tym słowników i identyfikatorów) oraz reguł walidacji,
– wpływ zmian na wydajność i dostępność usług (limity, czasy odpowiedzi, kolejki),
– bezpieczeństwo transmisji i przechowywania danych (aktualne protokoły, certyfikaty, logowanie zdarzeń),
– wymagania testowe (scenariusze, przypadki brzegowe, obsługa błędów i retry).
Jeśli komunikat wskazuje nowe wersje schematów lub terminy, należy zapewnić kompatybilność wstecz i mechanizmy płynnego przełączenia, aby uniknąć przestojów.
#### Ryzyka operacyjne i prawne dla świadczeniodawców przy braku wdrożenia
Opóźnienia lub błędy we wdrożeniu mogą skutkować:
– odrzuceniem raportów i roszczeń rozliczeniowych przez NFZ,
– przestojami rejestracji i udzielania świadczeń (np. brak możliwości potwierdzenia uprawnień lub wystawienia dokumentu elektronicznego),
– niezgodnością z wymaganiami prawnymi dotyczącymi EDM i integracji z systemami państwowymi,
– wzrostem ryzyka incydentów bezpieczeństwa i naruszeń ochrony danych,
– dodatkowymi kosztami naprawczymi i koniecznością pracy w trybie zastępczym.
Zarządzający powinni ocenić ryzyko i zabezpieczyć ciągłość działania, zanim termin wejścia zmian stanie się obowiązkowy.
#### Harmonogram i terminy – jak interpretować komunikaty NFZ
Komunikaty mogą zawierać daty graniczne, okresy przejściowe lub zalecenia migracyjne. Jeżeli brak pełnych danych (dokładnych terminów, zakresu testów, listy zmian), należy:
– niezwłocznie zweryfikować pełny tekst komunikatu w serwisie NFZ,
– sprawdzić, czy opublikowano załączniki techniczne (np. specyfikacje, schematy, słowniki),
– potwierdzić na kanale wsparcia NFZ lub u dostawcy oprogramowania, jakie terminy obowiązują w praktyce,
– przyjąć konserwatywny harmonogram, który uwzględnia testy, szkolenia i plan awaryjny.
#### Dlaczego to ważne dla placówek
– Bezpieczeństwo rozliczeń: Spójność z aktualnymi wytycznymi minimalizuje ryzyko odrzuceń i korekt.
– Płynność operacyjna: Zgodne i przetestowane integracje redukują przestoje rejestracji i gabinetów.
– Zgodność prawna: Placówki utrzymują wymaganą łączność z systemami państwowymi i standardami EDM.
– Reputacja i satysfakcja pacjentów: Stabilne działanie systemów skraca czas obsługi i ogranicza konieczność pracy manualnej.
– Efektywność zespołów: Jasne procedury i przeszkolenie personelu zmniejszają liczbę błędów i reklamacji.
#### Co zrobić teraz (checklista)
– Przeczytaj komunikat NFZ w całości, wraz z załącznikami technicznymi.
– Zidentyfikuj zakres wpływu na procesy kliniczne, administracyjne i rozliczeniowe w placówce.
– Skontaktuj się z dostawcą oprogramowania i potwierdź plan wdrożenia aktualizacji.
– Ustal harmonogram: środowisko testowe, terminy migracji, moment przełączenia na produkcję.
– Zapewnij środowisko testowe z danymi i scenariuszami reprezentatywnymi dla Twojej placówki.
– Przeprowadź testy integracyjne i akceptacyjne (UAT) z udziałem użytkowników końcowych.
– Zaktualizuj instrukcje i procedury operacyjne, w tym checklisty dla rejestracji i gabinetów.
– Zaplanuj i zrealizuj szkolenia personelu (krótkie, zadaniowe, z naciskiem na najczęstsze przypadki i błędy).
– Przygotuj plan awaryjny (fallback): alternatywne ścieżki obsługi, bufor raportowy, komunikacja do zespołów.
– Zweryfikuj zgodność RODO i bezpieczeństwo: uprawnienia, logi, szyfrowanie, kopie zapasowe.
– Ustal kanał wsparcia i eskalacji: kontakt do IT, dostawcy, infolinii NFZ; godziny dostępności.
– Monitoruj po wdrożeniu: dashboard wskaźników (błędy, czasy odpowiedzi, odrzucenia raportów) przez pierwsze tygodnie.
– Zrób przegląd budżetu i rezerwy na ewentualne poprawki lub rozszerzenia.
– Przygotuj krótkie sprawozdanie dla kadry zarządzającej o statusie i ryzykach.
#### Komunikacja i szkolenia personelu medycznego oraz rejestracji
Zmiany techniczne rzadko są neutralne dla pracy personelu. Dlatego:
– przygotuj skrócone instrukcje “krok po kroku” z ekranami i najczęstszymi komunikatami błędów,
– wyznacz superuserów w kluczowych lokalizacjach, którzy pomogą w pierwszych dniach po wdrożeniu,
– zaplanuj krótkie sesje Q&A i dyżury wsparcia w godzinach szczytu,
– aktualizuj materiały w intranecie i upewnij się, że są łatwo dostępne z poziomu stanowisk pracy.
#### Najlepsze praktyki testowania i zapewnienia ciągłości działania (BCM)
– Testy techniczne: weryfikacja zgodności schematów, obsługi wyjątków, timeoutów oraz powtórzeń transmisji.
– Testy biznesowe: kompletne ścieżki pacjenta (rejestracja → świadczenie → rozliczenie) oraz przypadki specjalne.
– Ciągłość działania: określ RTO/RPO dla kluczowych usług, przetestuj tryb offline i kolejkę zadań do wysyłki.
– Monitorowanie: skonfiguruj alerty dla procentu odrzuconych raportów i spadku dostępności usług zewnętrznych.
– Post-implementation review: po 2–4 tygodniach oceń stabilność i wprowadź korekty.
#### Jak przygotować się na audyt NFZ i kontrolę rozliczeń po zmianach
– Uporządkuj dokumentację: wersje oprogramowania, daty wdrożeń, protokoły testów, szkolenia personelu.
– Zachowaj logi integracyjne i raporty walidacji – ułatwiają wyjaśnianie spornych przypadków.
– Zapewnij spójność danych: zgodność słowników i identyfikatorów pomiędzy systemami źródłowymi a raportowaniem.
– Prowadź rejestr incydentów i działań korygujących; pokaż ścieżkę decyzyjną i odpowiedzialności.
#### Gdzie szukać aktualnych informacji i wsparcia
– Serwis NFZ i aktualności Centrali – w tym strona komunikatu źródłowego (patrz link poniżej).
– Dokumentacje techniczne i słowniki publikowane przez NFZ oraz właściwe resortowe systemy.
– Kanały wsparcia dostawców oprogramowania używanego w placówce.
– Branżowe biuletyny i fora wymiany doświadczeń (z rozwagą – weryfikuj z dokumentacją oficjalną).
Źródło: https://www.nfz.gov.pl/aktualnosci/aktualnosci-centrali/komunikat-dla-swiadczeniodawcow-i-tworcow-oprogramowania,8872.html
Uwaga: ponieważ komunikat źródłowy może nie zawierać pełnych danych operacyjnych (np. dokładnych terminów, listy zmian technicznych), decyzje wdrożeniowe należy opierać na aktualnej treści NFZ i ewentualnych załącznikach/specyfikacjach.