Zmiany w postępowaniach konkursowych NFZ mają odciążyć placówki medyczne i zwiększyć przejrzystość procesu ofertowania. Zapowiadane uproszczenia oznaczają mniej załączników, bardziej cyfrowe procedury i czytelniejsze kryteria – choć na moment publikacji nie wszystkie szczegóły są oficjalnie potwierdzone.
#### Zmiany w postępowaniach konkursowych NFZ: uproszczony system i mniej biurokracji
Branżowe zapowiedzi wskazują na kierunek: mniej formalności i szybsze procedowanie w konkursach na udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej. Intencją jest ograniczenie powtarzalnych, papierowych wymogów oraz ujednolicenie formularzy i kryteriów oceny ofert. Dla dyrektorów i menedżerów placówek oznacza to potencjalny spadek obciążeń administracyjnych, a także większą przewidywalność terminów oraz wyników postępowań.
W praktyce uproszczony system może opierać się na szerszym wykorzystaniu kanałów elektronicznych (portal świadczeniodawcy, ePUAP, kwalifikowany podpis elektroniczny), standardowych wzorców oświadczeń i automatycznej weryfikacji niektórych wymogów formalnych. Oczekiwane są również jaśniej opisane kryteria merytorycznej oceny ofert, co ułatwi przygotowanie konkurencyjnych propozycji bez mnożenia dokumentów.
Na dziś należy podkreślić: bez kompletu aktów wykonawczych i zaktualizowanych zarządzeń Prezesa NFZ wiele elementów pozostaje w sferze kierunku zmian, a nie twardych wymogów. To istotne z punktu widzenia compliance – zanim placówka przebuduje cały proces ofertowania, powinna poczekać na finalne brzmienie dokumentów.
#### Jakie elementy procesu mogą zostać uproszczone (obszary najczęściej wskazywane)
– Formularze i oświadczenia: standaryzacja dokumentów, mniej unikatowych załączników wymaganych przez różne OW NFZ, szersze wykorzystanie oświadczeń elektronicznych zamiast skanów.
– Elektronizacja komunikacji: preferencja dla zgłoszeń i korespondencji przez platformę NFZ/ePUAP, eliminacja części czynności „papierowych”, jednoznaczne zasady podpisu kwalifikowanego.
– Weryfikacja formalna: automatyczne sprawdzanie poprawności podstawowych pól, ograniczenie ryzyka odrzucenia z powodów technicznych, ujednolicone listy kontrolne.
– Kryteria oceny: bardziej przejrzysty opis wag i sposobu przeliczania punktów, aby ograniczyć dowolność interpretacji i ułatwić planowanie oferty.
– Harmonogram i komunikacja: czytelniejsze okna czasowe na składanie ofert, pytania i uzupełnienia oraz publikację wyników w jednym, spójnym miejscu.
Uwaga: powyższe obszary wynikają z kierunkowych komunikatów i praktyki modernizacji procedur w ostatnich latach. Szczegółowy katalog zmian może się różnić między rodzajami świadczeń i poszczególnymi województwami.
#### Mniej biurokracji w praktyce dla placówek medycznych
Ograniczenie biurokracji to nie tylko mniejsza liczba dokumentów. To również niższe koszty po stronie działów ofertowania i compliance, mniejsze ryzyko błędów formalnych oraz krótszy cykl przygotowania oferty. W efekcie placówki mogą:
– szybciej zareagować na ogłoszenia konkursowe,
– częściej uczestniczyć w postępowaniach (zwłaszcza mniejsze podmioty),
– lepiej porównać konkurencję i planować realne parametry świadczeń, bez „strategii na przetrwanie” w gąszczu formalności.
Wymóg spójności danych (personel, sprzęt, lokalizacja, dostępność) nie zniknie – uproszczenie nie oznacza obniżenia standardów jakości. Będzie jednak łatwiej utrzymać kompletność dokumentacji i unikać odrzuceń z przyczyn niezwiązanych z merytoryką oferty.
#### Wpływ zmian na strategie ofertowania i kontraktowania
– Lepsza kalkulacja ryzyka: przejrzystsze kryteria ułatwią ocenę, na ile warto angażować zasoby w danym konkursie i jak budować warianty oferty.
– Optymalizacja portfela świadczeń: ujednolicone formularze i krótszy czas przygotowania pozwolą testować wejście w nowe zakresy lub lokalizacje.
– Wyrównanie szans mniejszych podmiotów: niższy próg formalny może zwiększyć konkurencję, co wymaga uważniejszej analizy marż i zdolności operacyjnych.
– Zmiana roli danych: w prostszym, bardziej punktowym modelu oceny rośnie znaczenie twardych wskaźników (np. dostępności, kompetencji personelu, ciągłości opieki) i ich wiarygodnego udokumentowania.
Dla sieci i dużych operatorów kluczowe będzie zautomatyzowanie „fabryki dokumentów”, aby skrócić time-to-offer. Dla pojedynczych placówek – dopracowanie jakości i kompletności danych źródłowych, tak aby każdy punkt oceny był „wykorzystany”.
#### Ryzyka, niejasności i harmonogram: czego jeszcze nie wiemy
– Zakres i tempo wdrożenia: nie wszystkie OW NFZ muszą startować w identycznym momencie ze wszystkimi elementami zmian.
– Detale kryteriów: bez finalnych wag i opisów oceny trudno przesądzać o „najlepszej” strategii punktowej w poszczególnych zakresach świadczeń.
– Integracje techniczne: elektronizacja wymaga sprawnych podpisów, pełnomocnictw, aktualnych kont w systemach i stabilnych integracji — to bywa wąskim gardłem.
– Okresy przejściowe: możliwe są krótkie terminy na dostosowanie, pilotaże lub mieszany tryb (część dokumentów jeszcze w „starym” formacie).
Z uwagi na powyższe rekomendowane jest bieżące śledzenie zarządzeń Prezesa NFZ, ogłoszeń oddziałów wojewódzkich i komunikatów na portalu świadczeniodawcy oraz konsultacja z prawnikiem lub doradcą ds. kontraktowania przed każdym kluczowym złożeniem oferty.
#### Dlaczego to ważne dla placówek
– Mniejszy koszt przygotowania ofert: oszczędność czasu zespołów i kosztów operacyjnych, które można przeznaczyć na rozwój zakresów świadczeń.
– Wzrost przewidywalności: jaśniejsze zasady oceny i jednolite formularze redukują niepewność i skracają proces decyzyjny zarządu.
– Większa dostępność konkursów: uproszczenie zachęci do startu w większej liczbie postępowań, także podmioty, które dotąd rezygnowały z uwagi na formalne bariery.
– Lepsza jakość danych: standardy elektroniczne wymuszają porządek w rejestrach personelu, sprzętu i grafiku dostępności – to przekłada się na lepsze zarządzanie.
– Mniej odrzuceń formalnych: mniej „papierowych” pułapek oznacza, że o sukcesie decydować powinna przede wszystkim merytoryka i potencjał świadczeniodawcy.
– Szybsze decyzje inwestycyjne: skrócenie cyklu konkursowego ułatwia planowanie zasobów, uruchamianie nowych poradni czy zakup aparatury.
#### Co zrobić teraz (checklista)
– Zweryfikuj kanały elektroniczne:
– sprawdź aktualność kont w portalu świadczeniodawcy i ePUAP,
– potwierdź ważność podpisów kwalifikowanych i certyfikatów.
– Uporządkuj pełnomocnictwa:
– przygotuj wzory e-pełnomocnictw,
– zaktualizuj rejestr osób upoważnionych do podpisu i reprezentacji.
– Skonsoliduj dane źródłowe:
– ujednolić rejestry personelu (kwalifikacje, 0,5/1,0 etatu, dyżury),
– zweryfikuj listę sprzętu i statusy serwisowe/certyfikacje,
– sprawdź dostępność lokalową i zgodność z wymogami.
– Zbuduj „pakiet startowy” oferty:
– szablony oświadczeń i załączników w wersji elektronicznej,
– checklisty formalne dla różnych zakresów świadczeń,
– wzór harmonogramu dostępności z automatyczną walidacją.
– Przeanalizuj historię odrzuceń formalnych:
– zidentyfikuj najczęstsze błędy i wprowadź mechanizmy zapobiegawcze,
– włącz podwójną kontrolę jakości (four-eyes) przed wysyłką.
– Uporządkuj polityki compliance i RODO:
– zaktualizuj rejestry czynności przetwarzania związane z postępowaniami,
– zweryfikuj procedury archiwizacji dokumentów elektronicznych.
– Zaplanuj szkolenia:
– krótkie szkolenie dla zespołu ofertowania z nowych zasad i narzędzi,
– instrukcje dla kierowników komórek o wymaganych danych i terminach.
– Monitoruj źródła:
– śledź zarządzenia Prezesa NFZ i ogłoszenia OW NFZ,
– zapisz alerty w serwisach branżowych i Biuletynie Informacji Publicznej.
– Przetestuj „na sucho” proces:
– przygotuj symulacyjną ofertę w nowym układzie,
– oceń czas i punkty ryzyka, popraw szablony i checklisty.
– Zaplanuj zasoby na „peak”:
– przygotuj rezerwę kadrową na intensywne tygodnie konkursowe,
– wyznacz zastępstwa i jednoznaczną odpowiedzialność za wysyłkę.
#### Praktyczne wskazówki operacyjne dla managerów
– Wyznacz jednego właściciela procesu ofertowania, z uprawnieniem do „zamykania” tematów po konsultacjach merytorycznych z komórkami.
– Wprowadź wersjonowanie dokumentów i repozytorium „single source of truth”, aby unikać kolizji wersji i niespójności danych.
– Po każdym konkursie przeprowadź krótkie post-mortem: co zadziałało, co wymaga poprawy, jakie dane były najtrudniejsze do zebrania.
– Zapewnij zgodność zapisów ofertowych z realnym wykonaniem: uproszczenia formalne nie zwalniają z obowiązku utrzymania dostępności i personelu zgodnie z ofertą.
#### Źródło i status informacji
Informacje o kierunku zmian pochodzą z doniesień branżowych: Rynek Zdrowia – „Zmiany w postępowaniach konkursowych. Uproszczony system i mniej biurokracji” (https://www.rynekzdrowia.pl/Finanse-i-zarzadzanie/Zmiany-w-postepowaniach-konkursowych-Uproszczony-system-i-mniej-biurokracji,279805,1.html). Na moment przygotowania artykułu nie opublikowano pełnego pakietu szczegółowych aktów wykonawczych i jednolitych wytycznych dla wszystkich zakresów świadczeń, dlatego rekomendujemy ostrożność i bieżące monitorowanie oficjalnych komunikatów NFZ oraz Dziennika Ustaw.
#### Podsumowanie
Kierunek zmian w postępowaniach konkursowych NFZ – prostsze procedury, mniej biurokracji, większa cyfryzacja – jest korzystny dla placówek, które utrzymują wysoką jakość danych i sprawne procesy wewnętrzne. Zanim pojawią się ostateczne dokumenty, warto przygotować fundament: uporządkować rejestry, zweryfikować narzędzia elektroniczne, zbudować szablony i checklisty. Dzięki temu, gdy uproszczony system wejdzie w życie, organizacja szybciej złoży konkurencyjną, kompletną ofertę i ograniczy ryzyko formalnych potknięć.