Centralna e-rejestracja wystartowała. Są pierwsze dane, ministra mówi o sukcesie

Centralna e-rejestracja wystartowała. Są pierwsze dane, ministra mówi o sukcesie.

#### Centralna e‑rejestracja – co wystartowało i jak działa w zarysie

Centralna e‑rejestracja to nowe, państwowe rozwiązanie, które ma umożliwić pacjentom rezerwację terminu do lekarza w jednolity sposób – przez kanały elektroniczne (w tym serwisy administracji cyfrowej) i z wykorzystaniem danych o dostępności zgłaszanych przez placówki. W praktyce system ma łączyć się z kalendarzami świadczeniodawców i udostępniać pacjentom wolne terminy oraz – co kluczowe – weryfikować uprawnienia (np. poprzez e‑skierowanie, gdy jest wymagane dla danej usługi).

Z perspektywy organizacyjnej oznacza to trzy warstwy, które placówki muszą skoordynować:
– Warstwa publikacji slotów (określenie puli terminów dostępnych w kanale centralnym vs. lokalnym).
– Warstwa rezerwacji i potwierdzania (w tym reguły dotyczące rezerwacji warunkowych, okna na potwierdzenie i automatyczne zwalnianie miejsc).
– Warstwa synchronizacji danych (dwukierunkowe odświeżanie kalendarzy między systemem HIS/EMR placówki a centralną e‑rejestracją, by uniknąć konfliktów i podwójnych zapisów).

Na dziś nie opublikowano pełnej, przekrojowej specyfikacji efektów pierwszego tygodnia działania w otwartym raporcie dla rynku; dlatego ocena wpływu ma charakter wstępny. W dalszej części wskazujemy, jak przygotować organizację na ten kanał, by wykorzystać potencjał i ograniczyć ryzyka.

#### Pierwsze dane i deklaracje ministerstwa – ostrożna interpretacja wyników

Z dostępnych komunikatów wynika, że resort zdrowia uznaje start centralnej e‑rejestracji za udany. W przestrzeni publicznej pojawiły się pierwsze, wstępne dane i deklaracje o dużym zainteresowaniu, jednak nie ma jeszcze pełnych, porównywalnych statystyk z rozbiciem na województwa, zakresy świadczeń, wskaźniki konwersji i odsetek nieobecności. Bez tych metryk trudno obiektywnie zmierzyć wpływ na skracanie czasu oczekiwania czy obciążenie rejestracji.

Dla menedżerów kluczowe jest więc:
– Traktować obecne liczby jako wskaźniki trendu, nie jako dowód trwałej zmiany.
– Monitorować własne KPI równolegle z komunikatami centralnymi (np. w ujęciu tygodniowym i miesięcznym).
– Wnioskować o szczegółowe raporty do dostawcy systemu i/lub operatora integracji, by rozumieć, jak centralny kanał wpływa na lokalne procesy.

Źródło: https://www.rynekzdrowia.pl/E-zdrowie/Nowy-system-zapisow-do-lekarza-Dane-po-pierwszym-tygodniu,279912,7.html (materiał ogólny; brak pełnych danych liczbowych w domenie publicznej na moment przygotowania artykułu).

#### Wpływ na operacje placówki: rejestracja, grafiki i nieobecności

Uruchomienie centralnego kanału zapisów zmienia rozkład pracy rejestracji oraz sposób planowania grafików:
– Obciążenie kanałów: część ruchu przenosi się z telefonu i okienka do kanałów cyfrowych. Rejestracja powinna przejąć rolę wsparcia (asysta, wyjaśnienia, korekty) zamiast wyłącznego „wpisywania do kolejki”.
– Projektowanie grafików: konieczne jest wydzielenie puli terminów na centralną e‑rejestrację oraz ustalenie reguł ich „odmrażania” (np. jeżeli do T‑48h nie ma obłożenia, slot trafia do szybkich wizyt lokalnych).
– Zarządzanie nieobecnościami: większa dostępność kanałów to zwykle większa fluktuacja rezerwacji. Pomagają przypomnienia, łatwe odwoływanie i listy rezerwowe (waitlisty) z automatycznym „przepinaniem” pacjentów.
– Priorytety kliniczne: publikacja terminów musi uwzględniać wymogi medyczne (np. ścieżki pilne vs. stabilne), by centralny kanał nie „zagłuszył” przypadków wymagających wcześniejszej interwencji.

#### Integracja systemów HIS z centralną e‑rejestracją i e‑skierowaniem

Techniczny sukces zależy od jakości integracji. Kluczowe elementy:
– Dwukierunkowa synchronizacja slotów: każda rezerwacja w kanale centralnym musi natychmiast blokować odpowiedni termin w HIS i odwrotnie. Minimalizuje to ryzyko podwójnych zapisów.
– Jednoznaczna identyfikacja świadczeń i komórek: mapowanie kodów świadczeń, komórek organizacyjnych i lokalizacji do centralnego katalogu, by pacjent widział właściwą ofertę.
– Walidacja uprawnień i e‑skierowań: sprawdzenie, czy rezerwacja dotyczy uprawnionej usługi oraz czy istnieją wymagane dokumenty (np. e‑skierowanie) – najlepiej w trybie on-line, przed potwierdzeniem.
– Obsługa wyjątków: scenariusze anulacji przez pacjenta i przez placówkę, przekładanie wizyt, zmiana lekarza, błędna kwalifikacja – ze ścieżkami audytowalnymi.
– Odporność i SLA: monitoring integracji (alerty, retry, kolejki komunikatów), zapis logów i zgłoszone czasy przywracania po awarii.

W praktyce wdrożenie zwykle realizuje dostawca systemu HIS placówki w oparciu o udostępnione interfejsy centralne. Warto aktywnie weryfikować zakres i jakość integracji, zamiast zakładać „domyślną zgodność”.

#### Doświadczenie pacjenta i komunikacja – klucz do mniejszej liczby nieobecności

Centralna e‑rejestracja obniża barierę wejścia, ale nie eliminuje problemów typu no‑show. Skuteczne praktyki:
– Przypomnienia wielokanałowe (SMS, powiadomienia w aplikacji pacjenta, e‑mail) z jasną instrukcją odwołania. Optymalnie: T‑72h i T‑24h.
– Wymagane informacje przed wizytą: dokumenty, przygotowanie (np. na czczo), lokalizacja i dojazd, informacja o e‑skierowaniu – redukują anulacje „w ostatniej chwili”.
– Prosty mechanizm odwołania/przełożenia: im łatwiej, tym niższy odsetek „pustych” terminów.
– Waitlista: gdy ktoś odwoła, kolejny pacjent automatycznie otrzymuje propozycję terminu – szczególnie efektywne w AOS i diagnostyce.

#### Zarządzanie dostępnością i publikacją terminów – strategia slotów

Nie wszystkie terminy muszą być od razu widoczne w kanale centralnym. Rekomendowana polityka:
– Miks kanałów: część slotów (np. 20–50%) publikowana centralnie, reszta utrzymywana na potrzeby kontynuacji leczenia, przyjęć pilnych lub logistyki lokalnej.
– Horyzont publikacji: bliższy horyzont (np. 2–4 tygodnie) w kanale centralnym ogranicza nadmierną „rezerwację na zapas” i poprawia dopasowanie kliniczne.
– Reguły odmrażania: automatyczne przesuwanie niewykorzystanych slotów między pulami (centralna ↔ lokalna) zgodnie z obłożeniem.
– Kalendarze per‑kompetencja: publikuj terminy przypisane do świadczeń, a nie do nazwisk lekarzy, gdy priorytetem jest skrócenie czasu oczekiwania. Nazwiskowy wybór pozostaw jako opcję, nie domyślny widok.

#### Zarządzanie ryzykiem, bezpieczeństwo i zgodność (RODO) w centralnej e‑rejestracji

Zewnętrzny kanał rezerwacji poszerza powierzchnię ryzyka:
– Minimalizacja danych: w procesie rezerwacji przetwarzać tylko dane niezbędne do realizacji świadczenia. Dane wrażliwe – wyłącznie, gdy to konieczne i uzasadnione.
– Rejestry czynności i ścieżka audytu: ślad, kto i kiedy modyfikował terminy lub dane pacjenta. Ułatwia rozliczalność i skargi.
– Zarządzanie zgodami i informacją: aktualne klauzule informacyjne oraz matryca ról (kto ma dostęp do jakich danych).
– Testy bezpieczeństwa integracji: weryfikacja uprawnień, rate limiting, ochrona przed automatycznym skrapowaniem terminów, bezpieczne logowanie i sesje.
– Plan ciągłości działania: procedury manualne na wypadek niedostępności kanału centralnego (np. awaryjna lista rezerwowa, komunikacja do pacjentów).

#### Mierniki sukcesu wdrożenia – KPI dla kierownictwa placówki

Aby realnie ocenić „sukces”, warto zdefiniować własny zestaw mierników:
– Czas do najbliższego dostępnego terminu (medianowy i 90. percentyl) w usługach objętych centralną e‑rejestracją.
– Odsetek rezerwacji z kanału centralnego vs. telefon/okienko (udział w miksie).
– Współczynnik no‑show oraz odsetek odwołań „ostatniej chwili” (np. <24 h) – w podziale na kanał pozyskania. - Wskaźnik podwójnych lub konfliktowych rezerwacji (incydenty na 1000 wizyt). - Obciążenie rejestracji (czas obsługi kontaktu, liczba interwencji korekcyjnych). - Poziom satysfakcji pacjentów (NPS/CES) dla procesu rezerwacji. - Stabilność integracji (liczba błędów synchronizacji, średni czas przywrócenia). Ustal bazę (baseline) sprzed uruchomienia oraz target po 3 i 6 miesiącach, a następnie iteruj politykę slotów i komunikację. #### Dlaczego to ważne dla placówek - Dostępność to nowa „waluta” konkurencyjności: pacjent szybciej trafi do podmiotu, który publikuje terminy w kanale centralnym i ma sprawne procesy odwołań/przełożeń. - Mniej tarcia w dostępie = lepsze wykorzystanie zasobów: odpowiednio ustawione sloty i waitlisty pozwalają podnieść obłożenie gabinetów bez zwiększania liczby etatów. - Dane z rejestracji stają się źródłem decyzji: analiza przepływu pacjentów, pór dnia z największą konwersją, usług o najwyższym popycie – to podstawa do zarządzania podażą i planowania grafiku. - Regulacyjna zgodność i reputacja: centralny kanał uwidacznia jakość procesu rejestracji. Błędy (np. konflikty terminów) szybko rezonują w opiniach, wpływając na wizerunek i kontrolę płatnika. - Przygotowanie na kolejne cyfrowe usługi: sprawna integracja i porządek w katalogu świadczeń ułatwią kolejne kroki cyfryzacji (e‑usługi około‑wizytowe, płatności, teleporady). #### Co zrobić teraz (checklista) - Zweryfikuj status integracji: - Skontaktuj się z dostawcą HIS/EMR i potwierdź obsługę centralnej e‑rejestracji, zakres dwukierunkowej synchronizacji i wsparcie e‑skierowań. - Ustal punkty kontaktu i SLA na zgłoszenia integracyjne. - Uporządkuj katalog świadczeń i komórek: - Zmapuj świadczenia do centralnych kategorii; usuń duplikaty i nazwy wewnętrzne niezrozumiałe dla pacjenta. - Ustal, które usługi wymagają e‑skierowania i jak będzie przebiegała walidacja. - Zaprojektuj politykę slotów: - Określ udział puli centralnej vs. lokalnej, horyzont publikacji i reguły „odmrażania”. - Wprowadź waitlistę i automaty fikcji (autofill) przy odwołaniach. - Wzmocnij komunikację do pacjentów: - Dodaj jasne instrukcje na stronie, w mediach społecznościowych i w materiałach drukowanych (jak rejestrować, jak odwołać). - Uruchom przypomnienia T‑72h i T‑24h; przetestuj mechanizm odwołania jednym kliknięciem. - Przygotuj rejestrację na zmianę roli: - Przeszkol z obsługi wyjątków, korekt rezerwacji i edukacji pacjentów dot. e‑skierowań. - Wyznacz „ownerów procesu” odpowiedzialnych za porządek w kalendarzach. - Ustal i mierz KPI: - Zdefiniuj zestaw wskaźników (czas do terminu, no‑show, konflikty, satysfakcja). - Zbuduj tygodniowy dashboard i przeglądaj go na stałym forum operacyjnym. - Zadbaj o bezpieczeństwo i zgodność: - Zaktualizuj klauzule RODO i matrycę ról dostępu. - Przeprowadź szybki audyt bezpieczeństwa integracji (logowanie, rate limiting, logi). - Przygotuj plan awaryjny: - Opisz procedury na wypadek niedostępności kanału centralnego (manualne listy, komunikaty dla pacjentów). - Przetestuj scenariusze odtwarzania po awarii. #### Co dalej: horyzont 3–6 miesięcy i wnioski dla kierownictwa Najbliższe miesiące powinny przynieść bardziej granularne dane o efektywności centralnej e‑rejestracji: strukturę popytu, geograficzne różnice w dostępności oraz wpływ na kolejki. Dla placówek to czas na iteracyjne doskonalenie: korekty puli slotów, usprawnienia komunikacji i dopinanie integracji. Dopiero zestawienie własnych KPI z danymi publicznymi pozwoli obiektywnie ocenić, czy „sukces” komunikowany przez resort przekłada się na krótszy czas oczekiwania, lepsze obłożenie gabinetów i wyższą satysfakcję pacjentów. Warto już dziś działać dwutorowo: jednocześnie poprawiać procesy wewnętrzne i aktywnie korzystać z nowego kanału, zachowując ostrożność interpretacyjną wobec wczesnych danych. To podejście minimalizuje ryzyka i maksymalizuje szanse na trwałą poprawę dostępności.