Resort zdrowia chce wiedzieć, jak długo naprawdę pacjent czeka na leczenie.
#### Czas oczekiwania pacjenta na leczenie jako priorytet resortu zdrowia
Rosnąca presja na przejrzystość list oczekujących sprawia, że resort zdrowia kieruje uwagę na wiarygodne, porównywalne i aktualne dane o czasie oczekiwania pacjentów na leczenie. Chodzi nie tylko o deklaratywny termin przyjęcia, ale o rzeczywisty czas, jaki upływa od momentu skierowania lub potrzeby klinicznej do rozpoczęcia świadczenia. Dla managerów placówek to sygnał, że spójność definicji, jakość danych i procesy kolejkowe w podmiotach leczniczych znajdą się w centrum zainteresowania regulatora.
#### Co znaczy „naprawdę” w pomiarze czasu oczekiwania pacjenta na leczenie
Kluczowe jest, jak definiujemy początek i koniec oczekiwania. W praktyce spotykane są różne podejścia:
– od wystawienia e-skierowania do pierwszego świadczenia (np. porada, diagnostyka, zabieg),
– od potwierdzenia przez pacjenta gotowości do leczenia do faktycznego udzielenia świadczenia,
– osobno dla etapów ścieżki (konsultacja, diagnostyka, kwalifikacja, zabieg).
Bez uzgodnienia standardów porównywanie placówek jest trudne. Z komunikatów publicznych wynika, że resort może dążyć do ujednolicenia definicji i oparcia się o znaczniki czasowe w systemach P1 oraz rejestrach świadczeń. Na moment publikacji brak pełnych, oficjalnych wytycznych w zakresie ostatecznych definicji – warto przygotować się na kilka równoległych metryk (np. T0–T1, T1–T2) i raportowanie ich spójnie.
#### Dlaczego dotychczasowe dane o listach oczekujących bywają niewystarczające
W wielu podmiotach listy oczekujących odzwierciedlają planowanie kalendarza bardziej niż realny popyt i przepustowość. Do zafałszowań prowadzą m.in.:
– niespójne statusy (oczekujący, gotowy, czasowo niegotowy),
– brak rejestru niepojawień i odwołań ze strony pacjenta,
– dublowanie wpisów (kilka poradni/oddziałów dla tego samego skierowania),
– niepełne znaczniki czasu (np. brak daty zakwalifikowania),
– przesuwanie terminów bez aktualizacji przyczyn.
W efekcie wskaźniki „średniego czasu oczekiwania” mogą nie oddawać rzeczywistego doświadczenia pacjenta. Inicjatywa resortu zmierza do ograniczenia tych zniekształceń i lepszego mapowania ścieżek pacjenta na danych.
#### Monitorowanie czasu oczekiwania: e-skierowania, P1 i dane rejestrowe
Z perspektywy technologicznej najbardziej prawdopodobnym kierunkiem jest głębsze wykorzystanie:
– e-skierowań do identyfikacji momentu T0,
– zdarzeń medycznych i rozliczeń do potwierdzenia T końcowego,
– słowników i statusów gotowości do leczenia dla rozróżnienia oczekiwania zależnego od pacjenta i od systemu.
To wymaga spójności między HIS/ESK a P1 oraz uporządkowania słowników w lokalnych systemach. Warto też rozważyć rejestrowanie twardych zdarzeń pośrednich (potwierdzenie terminu, kwalifikacja, przygotowanie przedzabiegowe), co pozwoli budować bardziej granularne wskaźniki czasu.
#### Implikacje dla placówek: procesy, IT i zgodność z regulacjami
Dla kierownictwa placówek oznacza to konieczność:
– ujednolicenia definicji czasu oczekiwania w procedurach wewnętrznych,
– cyklicznego czyszczenia list z duplikatów i nieaktywnych wpisów,
– pełnego, wymuszanego systemowo rejestrowania statusów i przyczyn zmian terminu,
– przeglądu integracji z P1, aby znaczniki czasu i statusy były spójne,
– przygotowania się do audytów danych (ślad rewizyjny, kto i kiedy zmienia termin/status).
Warto od razu określić odpowiedzialności: kto weryfikuje poprawność list, kto raportuje wskaźniki i jak często, kto tłumaczy odchylenia (np. sezonowość, absencje personelu, awarie sprzętu).
#### Ryzyka i szanse: finansowanie, reputacja i audyty
Transparentność realnego czasu oczekiwania niesie ryzyka i korzyści:
– ryzyko: ujawnienie wąskich gardeł procesowych i braków kadrowych; możliwe porównania między placówkami,
– szansa: możliwość wykazania poprawy dzięki optymalizacji, lepsze planowanie zasobów, argumenty do negocjacji kontraktowych,
– potencjalna presja na jakość danych: niekompletne rejestry mogą zostać zakwestionowane podczas kontroli.
Brak pełnych danych publicznych nie pozwala dziś przesądzać o zmianach finansowania czy sankcjach, jednak managerowie powinni założyć rosnący nacisk na terminowość i wiarygodność raportowania.
#### Dobre praktyki: jak mierzyć realny czas oczekiwania na leczenie
– Rozdzielaj metryki: mierz czas do pierwszej porady, do zakończenia diagnostyki, do kwalifikacji, do zabiegu. Każdy etap prowadzi do innych decyzji zarządczych.
– Klasyfikuj przyczyny opóźnień: pacjentowskie (odmowa, niegotowość, brak badań) vs. systemowe (brak terminu, sprzętu, personelu).
– Rejestruj no-show i odwołania z kodami przyczyn. To klucz do predykcji i overbookingu opartego na danych.
– Zapewnij pełny ślad audytowy: kto, kiedy i dlaczego zmienił termin lub status na liście.
– Używaj jednego źródła prawdy: uzgodnij, który system jest nadrzędny dla list oraz terminów i jak integruje się z P1.
#### Dlaczego to ważne dla placówek
– Wiarygodne dane o czasie oczekiwania to waluta zaufania dla pacjentów, płatnika i regulatora. Umożliwiają racjonalne decyzje o alokacji zasobów.
– Precyzyjny pomiar ujawnia wąskie gardła: niedobory w określonych dniach tygodnia, niewykorzystane okna operacyjne, cykle sezonowe absencji pacjentów.
– Transparentność może wspierać działania PR – realny, aktualny czas oczekiwania to lepsza informacja niż „najbliższy dostępny termin za pół roku”.
– Dobre listy to mniej skarg i mniej ryzyka prawnego. Czytelne statusy i dokumentacja ograniczają spory o „kolejność przyjęć”.
– To podstawa pod projekty optymalizacyjne: od automatyzacji przypomnień i potwierdzeń wizyt, przez dynamiczne harmonogramy bloków operacyjnych, po predykcję popytu.
#### Co zrobić teraz (checklista)
– Ustal definicje
– Zatwierdź w ZKJ/komitecie kliniczno-operacyjnym definicje początku i końca oczekiwania dla kluczowych świadczeń.
– Rozdziel metryki dla etapów: porada–diagnostyka–kwalifikacja–zabieg.
– Uporządkuj dane
– Wyczyść listy z duplikatów, zarchiwizuj nieaktywne wpisy, uzupełnij brakujące znaczniki czasu.
– Ustandaryzuj słowniki statusów i przyczyn zmian terminu.
– Wzmocnij systemy
– Zweryfikuj integrację HIS/ESK z P1; sprawdź, czy wszystkie zdarzenia i statusy są prawidłowo mapowane.
– Włącz wymagalność pól (status, przyczyna, data) przy każdej zmianie.
– Zbuduj monitoring
– Utwórz kokpit KPI: mediany i kwartyle czasów oczekiwania, odsetek no-show, odmów, czas przebywania na liście wg priorytetu.
– Raportuj tygodniowo operacyjnie i miesięcznie zarządczo; utrzymuj trend do porównań.
– Przygotuj zespół
– Przeszkol rejestrację i koordynatorów w obsłudze statusów, potwierdzeń, przypomnień i dokumentowaniu przyczyn.
– Wyznacz właściciela procesu list i właściciela jakości danych (RACI).
– Skoncentruj się na pacjencie
– Wprowadź wielokanałowe potwierdzanie terminów (SMS/IVR/aplikacja) z prostą ścieżką zmiany terminu.
– Udzielaj pacjentom rzetelnej informacji o przewidywanym czasie oczekiwania i kryteriach przyspieszenia (np. pogorszenie stanu).
– Zarządzaj przepustowością
– Zidentyfikuj wąskie gardła w grafiku personelu i blokach; przetestuj krótkie interwencje (mikrobloki, elastyczne okna).
– Zastosuj prognozy popytu i dopasuj dostępność do wzorców sezonowych.
– Zaplanuj audyt
– Przeprowadź wewnętrzny przegląd losowej próby wpisów pod kątem spójności danych i śladu audytowego.
– Przygotuj krótką notę wyjaśniającą metodologię pomiaru na wypadek kontroli.
#### Jak komunikować realny czas oczekiwania pacjentom i interesariuszom
– Publikuj zwięzłe, regularnie aktualizowane przedziały (np. mediana i zakres międzykwartylowy) zamiast pojedynczych „dat”.
– Wyjaśniaj czynniki wpływające na zmienność: priorytety kliniczne, kompletność badań, gotowość pacjenta.
– Udostępniaj kanał do zgłaszania zmian gotowości (np. choroba, wyjazd) – to ogranicza puste sloty i poprawia statystyki.
– Dla płatnika i organu tworzącego – przedstawiaj metodologię i kontrolę jakości danych, wskazując działania naprawcze tam, gdzie widać odchylenia.
#### Czego się spodziewać: horyzont wdrożeniowy i niewiadome
Na dziś brak kompletu publicznie dostępnych szczegółów dotyczących ostatecznego modelu zbierania i raportowania „realnego” czasu oczekiwania. Można jednak zakładać:
– dążenie do ujednolicenia definicji pomiaru w skali kraju,
– wykorzystanie danych transakcyjnych z P1 i e-skierowań,
– większy nacisk na regularne, powtarzalne raporty i możliwość audytu.
Placówki, które uporządkują dane i procesy już teraz, zyskają przewagę – szybciej dostosują się do wymogów i będą mogły pokazać wiarygodną poprawę dostępności.
Źródło: Rynek Zdrowia – „Resort zdrowia chce wiedzieć, jak długo naprawdę pacjent czeka na leczenie”, https://www.rynekzdrowia.pl/Polityka-zdrowotna/Resort-zdrowia-chce-wiedziec-jak-dlugo-naprawde-pacjent-czeka-na-leczenie,279917,14.html