Zmiany w systemach SIMP/SRU – KSeF
#### Zmiany w SIMP i SRU w związku z KSeF – kontekst i cel
Narodowy Fundusz Zdrowia zapowiedział modyfikacje w systemach SIMP i SRU w związku z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Celem jest dostosowanie rozliczeń i obiegu dokumentów do nowych wymogów elektronicznego fakturowania oraz uporządkowanie powiązań między danymi rozliczeniowymi a e-fakturami.
Na podstawie publicznego komunikatu NFZ (źródło: https://www.nfz.gov.pl/aktualnosci/aktualnosci-centrali/zmiany-w-systemach-simpsru-ksef,8879.html) wynika, że zmiany dotyczą przede wszystkim sposobu rejestrowania i weryfikowania dokumentów finansowych w procesach rozliczeń. NFZ nie opublikował w komunikacie pełnej specyfikacji technicznej (np. listy pól, schematów czy dokładnych terminów), dlatego rekomendowane jest śledzenie kolejnych wytycznych i dokumentacji integracyjnej.
#### KSeF a procesy w SRU i SIMP – czego można się spodziewać
Wdrożenie KSeF wpływa na to, jak placówki będą dokumentować i kojarzyć płatności oraz rozliczenia z NFZ. W praktyce oznacza to:
– Pojawienie się pól lub mechanizmów powiązań umożliwiających wskazanie identyfikatora e-faktury (ID KSeF) w dokumentach rozliczeniowych, jeżeli dany typ dokumentu tego wymaga.
– Ujednolicenie statusów oraz obsługi korekt (np. wskazywanie faktury pierwotnej oraz powiązanych korekt w KSeF, jeśli są obligatoryjne w danym procesie).
– Możliwą weryfikację danych podmiotów (np. NIP) między SRU/SIMP a KSeF w celu spójności rejesów i ograniczenia błędów formalnych.
– Przegląd obiegów akceptacyjnych po stronie NFZ i świadczeniodawców – tak, aby rozliczenia, sprawozdawczość i dokumenty księgowe korespondowały z wymaganiami KSeF.
Uwaga: w praktyce rozliczenia świadczeń zdrowotnych z NFZ bywają dokumentowane „rachunkami” i dokumentami specyficznymi dla kontraktu. Zakres, które z tych dokumentów wejdą do KSeF jako e-faktury, wynika z przepisów podatkowych i wytycznych MF/NFZ. Na moment publikacji komunikatu NFZ nie przedstawił pełnego, jednoznacznego katalogu przypadków – dlatego zalecana jest ostrożność i bieżąca weryfikacja.
#### Integracja z KSeF – wymagania techniczne i organizacyjne
Placówki medyczne powinny przygotować się zarówno organizacyjnie, jak i technicznie:
– Uprawnienia i dostęp: identyfikacja osób odpowiedzialnych za wystawianie, odbiór i weryfikację e-faktur; nadanie uprawnień w KSeF (na poziomie organizacji), konfiguracja tokenów dostępowych i ról.
– Integracja systemów: weryfikacja, czy system finansowo-księgowy (FK) i system rozliczeń z NFZ (interfejsy do SRU/SIMP) umożliwiają wskazanie i przechowywanie identyfikatora KSeF oraz obsługę statusów dokumentów.
– Środowiska testowe: skorzystanie z dostępnych środowisk testowych/demonstracyjnych (po stronie KSeF oraz – jeśli NFZ je udostępni – po stronie SRU/SIMP) w celu przetestowania scenariuszy wymiany danych.
– Mapowanie danych: jednoznaczne powiązanie umów z NFZ, rachunków/rozliczeń, dokumentów księgowych i (jeżeli dotyczy) e-faktur w KSeF. Ważne jest rozstrzygnięcie, które dokumenty i kiedy trafiają do KSeF.
– Zgodność z obiegiem wewnętrznym: uaktualnienie procedur akceptacyjnych i archiwizacyjnych, tak aby przebieg procesu (wystawienie, akceptacja, korekta, płatność) był spójny z mechaniką KSeF.
#### Rozliczenia NFZ a KSeF – zmiany w praktyce operacyjnej
W praktyce wdrożenie KSeF może zmienić następujące elementy:
– Rejestracja dokumentów: placówka powinna zapewnić, że dokument rozliczeniowy ma jednoznaczne odniesienie do e-faktury (o ile jest ona wymagana). Ułatwia to audyt i ewentualne reklamacje.
– Korekty i duplikaty: systemy powinny umożliwiać powiązanie korekty z dokumentem pierwotnym (zarówno w SRU/SIMP, jak i w KSeF), co usprawnia kontrolę i raportowanie.
– Terminy i statusy: statusy dokumentów w KSeF (np. przyjęta, odrzucona, skorygowana) mogą determinować kroki po stronie SRU/SIMP – np. warunkować dalsze etapy rozliczeń.
– Spójność danych: odpowiedzialność za zgodność danych identyfikacyjnych (NIP, dane adresowe, numery umów) i merytorycznych (zakres świadczeń) rośnie, bo rozbieżności będą szybciej wychwytywane w systemach.
NFZ w swoim komunikacie nie przedstawił kompletu przykładów przypadków brzegowych (np. specyfiki rozliczeń świadczeń zwolnionych z VAT, dokumentów niefakturowych), dlatego kluczowe jest konsultowanie się z działem księgowości/podatkowym oraz z producentami oprogramowania.
#### Wymagania prawne i compliance – KSeF, RODO i kontrola wewnętrzna
– Zgodność podatkowa: KSeF porządkuje wystawianie i obieg faktur, ale nie zmienia klasyfikacji podatkowej samych świadczeń. Placówka powinna przeanalizować, kiedy powstaje obowiązek wystawienia e-faktury, a kiedy inny dokument rozliczeniowy.
– Ochrona danych: faktury nie powinny zawierać nadmiarowych danych osobowych; w procesach należy stosować zasady minimalizacji danych. Rola IOD (inspektora ochrony danych) obejmuje weryfikację, czy zakres danych na dokumentach jest adekwatny.
– Kontrola i archiwizacja: wdrożenie KSeF sprzyja ujednoliceniu rejestrów i ścieżek audytowych. Polityki retencji i dostępów trzeba zaktualizować tak, by uwzględniały status dokumentu w KSeF oraz powiązanie z SRU/SIMP.
#### Harmonogram wdrożenia KSeF w SRU/SIMP – co wiemy, a czego jeszcze nie
Z dostępnego komunikatu wynika kierunek zmian, natomiast nie przedstawiono pełnego kalendarza wdrożeń w poszczególnych modułach SRU/SIMP ani finalnych schematów integracyjnych. Terminy obowiązkowego KSeF ogłasza Ministerstwo Finansów – były one w ostatnich latach kilkukrotnie aktualizowane. Z perspektywy placówek oznacza to potrzebę elastycznego planowania: przygotować procesy i integracje, ale uwzględnić możliwość przesunięć.
Rekomendacje:
– Na bieżąco śledzić komunikaty NFZ w SZOI/SIMP/SRU oraz dokumentację MF do KSeF.
– Ustalić z dostawcami oprogramowania (FK/HIS) ścieżkę aktualizacji i testów.
– Zaplanować dwutorowo: gotowość do KSeF i utrzymanie ciągłości rozliczeń w dotychczasowym modelu na czas przejściowy.
#### Ryzyka i zarządzanie zmianą – SIMP/SRU a KSeF
– Ryzyko niespójności danych: brak jednoznacznego mapowania dokumentów między SRU/SIMP i KSeF może skutkować reklamacjami, opóźnieniami płatności lub dublowaniem dokumentów.
– Ryzyko operacyjne: niedostatki w uprawnieniach (np. tokeny, rola operatora KSeF) mogą blokować procesy, zwłaszcza w końcówkach miesiąca.
– Ryzyko prawno-podatkowe: nieprawidłowa kwalifikacja dokumentu (faktura vs. rachunek/rozliczenie specyficzne dla NFZ) może powodować spory i korekty.
– Ryzyko techniczne: opóźnienia po stronie integracji dostawców oprogramowania lub zmiany w API mogą wymagać szybkich poprawek i testów regresji.
Aby je ograniczać, warto wprowadzić kontrolę jakości danych, listy kontrolne dla księgowości oraz predefiniowane scenariusze na wypadek odrzucenia dokumentu w KSeF.
#### Dlaczego to ważne dla placówek
– Bezpieczeństwo rozliczeń: powiązanie dokumentów rozliczeniowych z e-fakturami (jeżeli są wymagane) usprawnia kontrolę i ogranicza ryzyko opóźnień płatności.
– Mniej błędów formalnych: automatyczna walidacja danych w KSeF i spójność z SRU/SIMP zmniejsza liczbę odrzuceń i korekt.
– Lepsza audytowalność: jednolite identyfikatory i statusy ułatwiają kontrole wewnętrzne oraz zewnętrzne (NFZ, organy podatkowe).
– Gotowość na zmiany przepisów: elastyczne dostosowanie procesów do KSeF ogranicza wpływ przyszłych modyfikacji legislacyjnych.
– Efektywność operacyjna: skrócenie czasu na kompletację dokumentów, lepsza współpraca księgowości z działem rozliczeń i zespołem IT.
#### Co zrobić teraz (checklista)
– Ustalić odpowiedzialności:
– Wyznacz właściciela procesu KSeF (księgowość/podatki) oraz lidera technicznego (IT).
– Określ role i uprawnienia w KSeF, przygotuj pełnomocnictwa i tokeny.
– Zweryfikować systemy:
– Sprawdź, czy FK, HIS i moduły rozliczeniowe obsługują identyfikator KSeF i statusy dokumentów.
– Zaplanuj aktualizacje oprogramowania i testy integracyjne.
– Opracować mapowanie dokumentów:
– Zidentyfikuj, które dokumenty w procesach NFZ podlegają e-fakturowaniu, a które pozostają poza KSeF.
– Przygotuj zasady łączenia umów/rachunków/korekt z e-fakturami.
– Przygotować procedury:
– Zaktualizuj politykę obiegu dokumentów, akceptacji i archiwizacji pod KSeF.
– Dodaj kroki kontrolne (walidacja NIP, zgodność kwot, powiązanie korekt).
– Przeprowadzić szkolenia:
– Przeszkol księgowość, rozliczenia i rejestrację świadczeń w zakresie nowych czynności i odpowiedzialności.
– Wdrożyć pilotaż:
– Przetestuj na wybranych przypadkach pełną ścieżkę: wystawienie/odbiór e-faktury – powiązanie z SRU/SIMP – płatność – korekta.
– Monitorować komunikaty:
– Śledź aktualizacje NFZ (SIMP/SRU) oraz MF (KSeF) i aktualizuj harmonogram działań.
– Zapewnić plan awaryjny:
– Przygotuj scenariusze postępowania na wypadek niedostępności KSeF lub niezgodności danych (kontakt, retry, logowanie zdarzeń).
#### Dobre praktyki wdrożeniowe – jak zmniejszyć ryzyko w SIMP/SRU
– Jedno źródło prawdy dla danych kontraktowych: centralna ewidencja umów i numerów rachunków powiązana z FK i SRU.
– Walidacje przed wysyłką: techniczne i merytoryczne (np. zgodność stawek, numerów umów, NIP).
– Rejestrowanie zdarzeń: pełne logi integracyjne (czas, użytkownik, ID KSeF, status), przydatne podczas sporów.
– Minimalizacja danych osobowych: weryfikacja szablonów dokumentów pod kątem RODO – na fakturach tylko dane wymagane.
– Cykl przeglądów: comiesięczny przegląd wskaźników jakości (odrzucenia, korekty, czas obiegu) oraz reużycie wniosków w szkoleniach.
#### Komunikacja z dostawcami oprogramowania – SRU/SIMP i KSeF w praktyce
– Zapytaj o roadmapę: terminy wersji wspierających KSeF i zgodność z aktualnymi wytycznymi NFZ.
– Poproś o dokumentację: listę pól, mechanizmy importu/eksportu identyfikatorów KSeF, procedury obsługi błędów.
– Wymagaj środowiska testowego: możliwość powtórzenia scenariuszy i testów regresji po aktualizacjach.
– Ustal wsparcie serwisowe: czasy reakcji w okresach rozliczeniowych i eskalację dla incydentów krytycznych.
#### Podsumowanie – SIMP/SRU i KSeF jako element porządkowania rozliczeń
Zmiany zapowiedziane przez NFZ to krok w stronę standaryzacji i większej przejrzystości rozliczeń. Choć w komunikacie brakuje pełnej specyfikacji technicznej, kierunek jest jasny: systemy SIMP i SRU muszą współistnieć z KSeF w sposób umożliwiający jednoznaczne powiązanie dokumentów, kontrolę statusów i sprawną obsługę korekt. Dla placówek oznacza to konieczność przygotowania ludzi, procesów i narzędzi – z myślą o bezpiecznym przejściu przez zmiany oraz utrzymaniu płynności finansowej.
Źródło: NFZ – Zmiany w systemach SIMP/SRU – KSeF (https://www.nfz.gov.pl/aktualnosci/aktualnosci-centrali/zmiany-w-systemach-simpsru-ksef,8879.html)