Zmiany w systemach SIMP/SRU – KSeF: NFZ zapowiada dostosowania swoich narzędzi do Krajowego Systemu e-Faktur, co wpłynie na rozliczenia i obieg dokumentów w placówkach medycznych. Menedżerowie powinni przygotować procesy finansowe, rozliczeniowe i IT na integrację e-faktur z SIMP/SRU.
#### Kontekst: KSeF a rozliczenia z NFZ w SIMP i SRU
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to państwowa platforma wystawiania, przesyłania i odbierania ustrukturyzowanych e-faktur. W sektorze ochrony zdrowia zmiana ta oznacza odejście od tradycyjnych PDF/papier na rzecz dokumentu elektronicznego w standardzie ministerialnym.
NFZ zapowiedział zmiany w swoich systemach SIMP/SRU (komunikat: https://www.nfz.gov.pl/aktualnosci/aktualnosci-centrali/zmiany-w-systemach-simpsru-ksef,8879.html), które mają dostosować obieg rozliczeń do KSeF. Na dziś NFZ sygnalizuje kierunek modyfikacji, jednak nie wszystkie parametry (szczegółowe daty, zakresy pól, tryby przejściowe) zostały publicznie doprecyzowane. Dla placówek oznacza to konieczność równoległego przygotowania zespołów i systemów do pracy w dwóch perspektywach: bieżącej (stan obecny w SIMP/SRU) oraz docelowej (e-faktury przez KSeF).
#### Najważniejsze zmiany: SIMP/SRU a KSeF w komunikacie NFZ
– NFZ przygotowuje dostosowanie rozliczeń SIMP/SRU do obsługi e-faktur generowanych i doręczanych przez KSeF.
– Należy spodziewać się nowych reguł identyfikacji dokumentów: kluczowy stanie się identyfikator KSeF (tzw. numer KSeF), a w systemach SIMP/SRU może pojawić się konieczność referencji do tego identyfikatora.
– Możliwe są zmiany w walidacji danych na fakturze: część informacji dotychczas umieszczanych w polach „dowolnych” może zostać przeniesiona do wskazanych sekcji e-faktury albo do adnotacji/elementów dodatkowych.
– NFZ wskazuje na integrację, lecz – co ważne organizacyjnie – brak jeszcze kompletu publicznych detali: nie potwierdzono m.in. ostatecznego zakresu pól obowiązkowych w e-fakturze dla rozliczeń z NFZ, docelowego sposobu „spięcia” numerów umów/okresów rozliczeniowych z pozycjami faktur czy harmonogramu wdrożeń w poszczególnych kanałach (SIMP/SRU).
W praktyce placówki powinny założyć, że:
– to KSeF będzie kanałem doręczenia faktury do NFZ (a więc daty i statusy z KSeF mogą determinować bieg terminów),
– konieczne będzie jednoznaczne adresowanie faktur do właściwej jednostki NFZ (centrala/oddział, poprawny NIP i dane nabywcy),
– kompletność danych rozliczeniowych NFZ w e-fakturze stanie się warunkiem szybkiej akceptacji i płatności.
#### Wpływ na procesy w placówce: finanse, rozliczenia, IT
– Finanse i księgowość: e-faktura KSeF staje się jedyną „obowiązującą” wersją dokumentu. Zmienia się moment doręczenia i sposób archiwizacji (bezpieczna, elektroniczna). Konieczne jest odwzorowanie numeracji i identyfikatorów (ERP ↔ KSeF ↔ SIMP/SRU).
– Rozliczenia z NFZ: treści pozycji faktur muszą korespondować z danymi rozliczeniowymi (umowy, okresy, kody produktów/świadczeń). Różnice w opisie mogą skutkować odrzuceniem albo opóźnieniami.
– IT/ERP/HIS: potrzebne są integracje z API KSeF (wysyłka, odbiór UPO/walidacji, statusy), mapowanie pól e-faktury i mechanizmy kontroli błędów. Dodatkowo należy zapewnić zgodność z regułami SIMP/SRU po stronie eksportów/importów i raportów.
#### E-faktury KSeF w rozliczeniach SIMP/SRU: dane, walidacje, obieg
– Dane nabywcy: obowiązkowo prawidłowy NIP NFZ (centrala lub oddział – zgodnie z umową), pełna nazwa, adres.
– Odniesienia do umów/okresów: NFZ może wymagać konsekwentnego oznaczania umowy, numerów zakresów, okresów sprawozdawczych. W e-fakturze przewidziane są sekcje na adnotacje/dodatkowe informacje – warto ustalić z dostawcą ERP, gdzie te dane umieścić, by były maszynowo czytelne.
– Walidacje KSeF: dokument musi spełniać wymogi struktury logicznej; błędy formalne skutkują brakiem nadania numeru KSeF, a więc faktycznym niedoręczeniem.
– Statusy i terminy: praktyka rynkowa traktuje nadanie numeru KSeF jako moment doręczenia. Umowy z NFZ mogą odwoływać się do innych definicji – należy sprawdzić zapisy i komunikaty NFZ.
– Załączniki/uzupełnienia: obieg dodatkowych dokumentów (np. uzgodnienia, protokoły) może wymagać odrębnego kanału, jeżeli nie są elementem struktury e-faktury. Uzgodnij z oddziałem NFZ preferowany sposób dostarczania.
#### Zmiany KSeF – aspekty prawne i zgodność danych
– Obowiązek KSeF: termin pełnej obligatoryjności był w Polsce wielokrotnie komunikowany i następnie korygowany. Dziś wiadomo, że KSeF stanie się powszechnym standardem, ale dokładny harmonogram wdrożeń dla poszczególnych grup podatników i jednostek publicznych należy weryfikować na bieżąco w komunikatach MF i NFZ.
– Uprawnienia w KSeF: trzeba nadać role osobom i systemom (np. poprzez formularze zgłoszeniowe, takie jak ZAW-FA, oraz generowanie tokenów dla aplikacji). Konieczna jest kontrola tego, kto może wystawiać i wysyłać faktury do NFZ w imieniu placówki.
– RODO i minimalizacja danych: e-faktura nie powinna zawierać danych wrażliwych o pacjentach. W opisach pozycji unikaj informacji medycznych; używaj kodów/oznaczeń umownych.
– Archiwizacja i audyt: KSeF zapewnia przechowywanie faktur w systemie państwowym, ale placówka powinna prowadzić własny rejestr powiązań (ID ERP ↔ ID KSeF ↔ identyfikatory SIMP/SRU) dla potrzeb kontroli i spójności rozliczeń.
#### Integracja techniczna: SIMP/SRU, KSeF i systemy ERP/HIS
– Mapowanie pól: przygotuj słownik powiązań pól e-faktury z polami wymaganymi przez SIMP/SRU (umowa, zakres świadczeń, okres, numer sprawozdania). Tam, gdzie brak oficjalnych wytycznych, zaplanuj warianty i łatwe do modyfikacji reguły.
– Środowiska: korzystaj z środowiska testowego KSeF do weryfikacji walidacji i statusów; równolegle testuj import/eksport danych w SIMP/SRU.
– Automatyzacja: wdroż kolejkę zadań i monitor błędów (retries, alerty) dla wysyłki do KSeF; zapisuj pełne logi wraz z komunikatami walidacyjnymi.
– Bezpieczeństwo: tokeny KSeF przechowuj w bezpiecznym skarbcu haseł/sekretów; regularnie rotuj uprawnienia i twórz kopie konfiguracji.
#### Dlaczego to ważne dla placówek
– Bezpośredni wpływ na płynność finansową: faktura bez numeru w KSeF może być uznana za niedoręczoną – opóźnia to płatność.
– Mniej błędów – więcej walidacji: KSeF odrzuca dokumenty niezgodne ze schemą. Dobre przygotowanie zmniejsza ryzyko powtarzanej wysyłki i wstrzymanych rozliczeń z NFZ.
– Spójność z SIMP/SRU: zgranie identyfikatorów i opisów z danymi sprawozdawczymi ogranicza reklamacje i korekty.
– Zgodność regulacyjna: sektor publiczny i zdrowie są pod szczególnym nadzorem. Prawidłowa implementacja KSeF i polityk danych (RODO) ogranicza ryzyko sankcji.
– Przewaga operacyjna: placówki, które szybciej ustabilizują proces e-faktur z NFZ, skrócą cykl należności i obciążenie administracyjne.
#### Co zrobić teraz (checklista)
Organizacja i prawo:
– Zweryfikuj aktualne komunikaty MF i NFZ dotyczące KSeF oraz zmian w SIMP/SRU; odnotuj brakujące jeszcze wytyczne.
– Przejrzyj umowy z NFZ pod kątem definicji doręczenia, terminów płatności i sposobu fakturowania po wejściu KSeF.
– Uporządkuj uprawnienia KSeF: nadaj role pracownikom i systemom (w razie potrzeby zgłoszenia przez ZAW-FA), określ procedurę zastępstw.
Finanse i rozliczenia:
– Ustal standard opisu pozycji na fakturze do NFZ (umowa, okres, zakres, kody) i miejsce tych danych w strukturze e-faktury.
– Przygotuj szablony faktur do NFZ w ERP z polami wymaganymi przez KSeF i uzgodnieniami NFZ.
– Zaplanuj proces korekt i duplikatów w KSeF, w tym powiązania z korektami w SIMP/SRU.
IT i integracja:
– Sprawdź, czy Twoje ERP/HIS ma aktualny moduł KSeF (API, obsługa statusów, UPO, numeru KSeF).
– Zbuduj mapowanie: ID dokumentu ERP ↔ ID KSeF ↔ identyfikatory SIMP/SRU; zaplanuj raporty zgodności.
– Przeprowadź testy end-to-end w środowisku testowym KSeF i w trybie „na sucho” z danymi SIMP/SRU (bez wrażliwych danych).
– Skonfiguruj monitoring: alerty na odrzucenia KSeF, brak numeru KSeF, rozbieżności wartości/stawek.
Dane i bezpieczeństwo:
– Przejrzyj opisy świadczeń pod kątem RODO – usuń dane wrażliwe z narracyjnych pól faktury.
– Zapewnij bezpieczne przechowywanie tokenów i dzienników integracji; wdroż kontrolę dostępu i rotację uprawnień.
Komunikacja:
– Uzgodnij z właściwym oddziałem NFZ preferencje dot. danych na fakturze i sposobu przekazywania ewentualnych załączników.
– Poinformuj dostawcę oprogramowania o wymaganiach specyficznych dla NFZ; zapytaj o gotowość modułu KSeF i wsparcie dla SIMP/SRU.
#### Najczęstsze ryzyka i jak im zapobiegać
– Odrzucenie e-faktury w KSeF z powodów formalnych: używaj walidatorów przed wysyłką, standardyzuj szablony, testuj scenariusze korekt.
– Nieprawidłowy nabywca (oddział/NIP): utrzymuj słownik jednostek NFZ, pilnuj aktualizacji danych kontrahenta w ERP.
– Rozbieżności wartości/okresów względem SIMP/SRU: wprowadzaj mechanizmy zgodności danych (porównanie raportów rozliczeniowych do projektu faktury).
– Opóźnienia proceduralne: wcześniej nadaj uprawnienia KSeF i skonfiguruj integrację; przygotuj tryb awaryjny (np. manualny eksport i ponowna wysyłka po usunięciu błędów).
– Nadmiar danych wrażliwych na fakturze: szkolenia dla personelu i kontrola jakości opisów.
#### Komunikacja z NFZ i dostawcami oprogramowania w sprawie KSeF
– Po stronie NFZ: poproś o aktualne wymagania co do zawartości e-faktury (słowniki, kody, identyfikatory umów), sposób oznaczania okresów oraz preferowane miejsca w strukturze faktury na dane specyficzne (np. adnotacje).
– Po stronie dostawców IT: uzyskaj harmonogram aktualizacji pod KSeF, noty wdrożeniowe i instrukcje mapowania pól; zaplanuj okno produkcyjnego uruchomienia i wsparcie po starcie.
– Po stronie biura rachunkowego: uzgodnij odpowiedzialności (kto wystawia, kto wysyła, kto monitoruje statusy) i procedury korekt.
#### Co jeszcze wiemy, a czego nie wiemy (stan na podstawie komunikatu NFZ)
– Wiemy: NFZ pracuje nad zmianami w systemach SIMP/SRU, by obsłużyć e-faktury KSeF w procesie rozliczeń. Kierunek to pełna zgodność z KSeF i ustrukturyzowanym obiegiem dokumentów.
– Nie wiemy: pełnego harmonogramu wdrożeń, ostatecznej listy wymaganych pól dedykowanych rozliczeniom NFZ w e-fakturze, szczegółów integracji identyfikatorów SIMP/SRU z numeracją KSeF. Te elementy należy na bieżąco weryfikować w oficjalnych komunikatach.
#### Podsumowanie i rekomendacje
KSeF zmienia fundamenty fakturowania także w relacjach z NFZ. Zgodnie z komunikatem „Zmiany w systemach SIMP/SRU – KSeF” NFZ dostosowuje swoje systemy, ale nie wszystkie detale są już publicznie dostępne. Dla menedżerów placówek kluczowe jest dziś:
– przygotowanie procesów i szablonów e-faktur zgodnie ze standardem KSeF,
– zbudowanie integracji technicznej ERP/HIS ↔ KSeF oraz powiązań z SIMP/SRU,
– zapewnienie zgodności prawno-danych (RODO, uprawnienia, archiwizacja),
– bieżące śledzenie wytycznych MF i NFZ oraz szybkie korygowanie konfiguracji.
Zacznij od inwentaryzacji obecnego procesu fakturowania do NFZ, wyznacz właścicieli obszarów (finanse, rozliczenia, IT) i uruchom testy KSeF. Im wcześniej ustabilizujesz nowy obieg, tym mniejsze ryzyko wstrzymań wypłat i korekt po stronie NFZ. W razie wątpliwości opieraj się na oficjalnych źródłach i unikaj domniemanych interpretacji, dopóki NFZ nie opublikuje kompletnych wytycznych.