Komunikat dla świadczeniodawców. Poniżej przedstawiamy eksperckie omówienie znaczenia komunikatu NFZ oraz praktyczne kroki, które warto podjąć w placówce, aby zachować ciągłość rozliczeń, zgodność formalną i bezpieczeństwo procesów.
#### Komunikat NFZ dla świadczeniodawców – kontekst i zakres
Narodowy Fundusz Zdrowia publikuje komunikaty adresowane do świadczeniodawców, które zwykle dotyczą zmian organizacyjnych, sprawozdawczości, rozliczeń, terminów i funkcjonalności systemów informatycznych. Źródłem niniejszej informacji jest aktualność NFZ: Komunikat dla świadczeniodawców (https://www.nfz.gov.pl/aktualnosci/aktualnosci-centrali/komunikat-dla-swiadczeniodawcow,8886.html).
Z uwagi na ogólny charakter źródła i brak pełnych danych liczbowych w przytoczonym odnośniku, poniższe rekomendacje mają charakter ostrożny i procesowy. Celem jest zapewnienie, by managerowie placówek szybko ocenili wpływ komunikatu na:
– prawidłowość rozliczania świadczeń z NFZ,
– terminowość sprawozdań,
– konfigurację systemów (SZOI/Portal Świadczeniodawcy, P1, gabinetowe HIS/EDM),
– zgodność z wymogami kontroli i audytów.
#### Terminy, sprawozdawczość i rozliczanie świadczeń z NFZ
Komunikaty NFZ często wprowadzają:
– doprecyzowanie zasad sprawozdawczości (zakresy danych, kody produktów, słowniki, formaty plików, korekty),
– zmiany w terminach raportowania i rozliczeń (w tym zamykanie okresów rozliczeniowych, składanie wyjaśnień, tryb korygowania błędów),
– wytyczne dot. list oczekujących (aktualność wpisów, powody skreśleń/zmian, priorytety),
– zasady kwalifikowalności świadczeń (np. wymagane dokumenty, rozpoznania, wskazania do świadczeń, warunki udzielania),
– elementy opisu świadczenia (świadczenia ambulatoryjne, szpitalne, programy lekowe, rehabilitacja, stomatologia, AOS, POZ – w zależności od zakresu komunikatu).
Co to oznacza operacyjnie:
– Należy sprawdzić, czy komunikat zmienia zakres danych obowiązkowych w raportach (np. nowe pola, aktualizacja słowników ICD-10/ICD-9, kody resortowe, identyfikatory produktów).
– Zweryfikować, czy wymagane są korekty sprawozdań za okresy już wysłane (i w jakim trybie je złożyć).
– Skontrolować, czy zmieniają się zasady kwalifikowalności i dokumentowania świadczeń – to wpływa na odsetek odrzuceń oraz ryzyko korekt finansowych.
#### Zmiany w systemach informatycznych: P1, SZOI, Portal Świadczeniodawcy, EDM
Komunikaty mogą dotyczyć:
– integracji i wymogów w Platformie P1 (e-recepta, e-skierowanie, e-zlecenia, zdarzenia medyczne, EDM),
– działania i aktualizacji SZOI/Portalu Świadczeniodawcy (profile, uprawnienia, moduły rozliczeniowe, kolejkowe, komunikaty zwrotne),
– sposobu walidacji plików i interfejsów (m.in. struktury XML, słowniki, wersje schematów),
– obowiązków publikacji zdarzeń i dokumentów EDM oraz dostępności dla pacjenta przez IKP.
Rekomendacje dla zespołu IT/rozliczeń:
– Upewnić się, że dostawca oprogramowania gabinetowego/HIS wdrożył ewentualne modyfikacje wymagane przez NFZ (wersje formatów, słowniki, walidacje).
– Zweryfikować mapowanie świadczeń i kodów z systemem rozliczeniowym – niezgodność słowników to typowa przyczyna odrzuceń.
– Sprawdzić, czy personel ma nadane aktualne uprawnienia w SZOI/Portalu i czy obieg dokumentów (np. aneksy, wnioski) działa bez opóźnień.
– Przeprowadzić testowe wysyłki i symulacje walidacji przed zamknięciem okresu rozliczeniowego.
#### Wpływ na umowy, aneksy i finansowanie świadczeń
W zależności od treści komunikatu, konsekwencje mogą obejmować:
– konieczność podpisania aneksów (zmiana zakresu, wartości, zasad rozliczeń, ryczałtów, punktów),
– modyfikacje harmonogramów udzielania świadczeń lub miejsca realizacji,
– uściślenie zasad rozliczenia nadwykonań lub płatności ryczałtowych,
– aktualizację warunków realizacji programów (np. programy lekowe, onkologia, kardiologia, rehabilitacja).
Dla managera oznacza to:
– przegląd aktualnych umów i zakresów – czy komunikat wymaga działań formalnych w stosunku do Oddziału Wojewódzkiego NFZ,
– ocenę wpływu finansowego (ryzyko odrzuceń, przesunięć, korekt) oraz przygotowanie planu płynności,
– urealnienie planów wykonania (wolumenów) i alokacji zasobów kadrowych.
#### Ryzyka zgodności i kontroli – na co uważać
Najczęstsze obszary ryzyka przy wdrażaniu nowych wytycznych:
– niekompletne lub nieaktualne dane w listach oczekujących (np. statusy, daty, priorytety, powody zmian),
– braki w dokumentacji medycznej potwierdzającej kwalifikowalność świadczenia,
– niespójność między EDM/zdarzeniami P1 a raportami rozliczeniowymi,
– używanie nieaktualnych kodów (ICD, procedury, produkty) lub błędne mapowanie,
– nieterminowe korekty i odpowiedzi na wezwania NFZ,
– nieuprawniony dostęp do systemów (naruszenia uprawnień, brak rozdziału ról),
– różnice interpretacyjne między centralą a oddziałami – wymagające doprecyzowania.
Zalecane mechanizmy kontrolne:
– checklisty przedwysyłkowe dla rozliczeń i list oczekujących,
– audyt wewnętrzny próby dokumentacji pod kątem wymogów komunikatu,
– logi i monitoring integracji (alerty błędów po stronie P1/SZOI),
– rejestr pytań/wyjaśnień kierowanych do OW NFZ i odpowiedzi.
#### Dobre praktyki wdrożeniowe w placówkach po komunikatach NFZ
– Analiza treści w trzech warstwach: prawnej (podstawa, odwołania do rozporządzeń), operacyjnej (procedury, obieg dokumentów), technicznej (formaty, integracje).
– Jedno źródło prawdy: krótka karta zmian (1–2 strony) dystrybuowana do zespołów medycznych, rozliczeń i IT.
– Szkolenie mikro: 20–30 minutowe odprawy dla kluczowych komórek (rejestracja, rozliczenia, oddziały, gabinety).
– Wdrożenie „kontroli dwóch par oczu” dla newralgicznych zmian (np. mapowanie kodów).
– Retrospektywa po pierwszym okresie rozliczeniowym: wskaźniki odrzuceń, korekt, czas obsługi, punkty bólu.
– Komunikacja z pacjentem: jeżeli zmiany dotykają skierowań, terminów lub organizacji pracy – aktualizacja informacji na stronie WWW, infolinii i w rejestracji.
#### Dlaczego to ważne dla placówek
– Bezpośredni wpływ na płynność finansową: błędy sprawozdawcze i niezgodności formalne skutkują odrzuceniami i przesunięciami płatności.
– Ograniczenie ryzyka kontroli: jasne wdrożenie komunikatu minimalizuje korekty i sankcje.
– Ciągłość opieki: zmiany w e-skierowaniach, e-receptach czy EDM wpływają na ścieżkę pacjenta i na jakość danych klinicznych.
– Efektywność pracy: dopasowanie słowników i automatyzacja walidacji skracają czas pracy rejestracji i rozliczeń.
– Reputacja i transparentność: zgodne z NFZ procesy budują zaufanie pacjentów i instytucji kontrolnych.
#### Co zrobić teraz (checklista)
– Zapoznaj się z treścią komunikatu NFZ i załączników, uwzględniając odniesienia do aktów wykonawczych.
– Zidentyfikuj zakres wpływu na Twoją placówkę: umowy/zakresy, rodzaje świadczeń, oddziały, komórki organizacyjne.
– Skontaktuj się z oddziałem wojewódzkim NFZ w sprawach wątpliwych – poproś o interpretację pisemną, jeśli temat jest niejednoznaczny.
– Zweryfikuj wymagania systemowe: SZOI/Portal Świadczeniodawcy, P1, EDM; sprawdź aktualność słowników i schematów w HIS.
– Przeprowadź korekty konfiguracji w systemach i mapowania kodów; wykonaj testową wysyłkę i walidację.
– Przeglądnij harmonogramy sprawozdawcze i rozliczeniowe; ustaw przypomnienia o terminach.
– Zaktualizuj wewnętrzne procedury, wzory dokumentów oraz checklisty rejestracji i rozliczeń.
– Przeszkol personel kluczowy (rejestracja, rozliczenia, lekarze, pielęgniarki) z praktycznych zmian.
– Uruchom monitoring odrzuceń i raport błędów; zaplanuj przegląd po pierwszym cyklu rozliczeniowym.
– Udokumentuj działania wdrożeniowe (notatki, szkolenia, decyzje); ułatwi to ewentualną kontrolę.
#### Najczęstsze pytania managerów świadczeniodawców
– Czy musimy podpisać aneks do umowy? To zależy od zakresu zmian wskazanych przez NFZ. Sprawdź, czy komunikat przewiduje formalne działania (np. aneks, wniosek, aktualizacja harmonogramu).
– Czy zmieniają się formaty raportów lub słowniki? Zweryfikuj dokumentację techniczną i komunikaty w SZOI/Portalu Świadczeniodawcy oraz informacje od dostawcy HIS.
– Jak postępować z korektami danych historycznych? Sprawdź terminy i tryb korekt określone przez NFZ; udokumentuj przyczyny zmian.
– Co z listami oczekujących? Upewnij się, że statusy, daty i powody zmian są uzupełnione i zgodne z wytycznymi – to częsty punkt kontroli.
– Jak ograniczyć ryzyko odrzuceń? Wprowadź walidacje wstępne, kontrolę dwóch par oczu dla kodów i regularny przegląd komunikatów zwrotnych.
#### Podsumowanie i rekomendacja
Każdy komunikat NFZ dla świadczeniodawców może mieć wymierne skutki finansowe i operacyjne dla placówki. Priorytetem jest szybka analiza wpływu, dopasowanie procesów i systemów oraz zapewnienie zgodności sprawozdawczej. Ze względu na ogólny charakter publicznie dostępnego opisu źródła, szczegółowe wymogi i terminy należy bezpośrednio zweryfikować w oryginalnym komunikacie NFZ: Komunikat dla świadczeniodawców (https://www.nfz.gov.pl/aktualnosci/aktualnosci-centrali/komunikat-dla-swiadczeniodawcow,8886.html) oraz – w razie potrzeby – w swoim oddziale wojewódzkim. Dobrze przeprowadzone wdrożenie ogranicza ryzyko korekt, przyspiesza płatności i poprawia jakość danych klinicznych i administracyjnych.