Komunikat dla Świadczeniodawców i twórców oprogramowania. NFZ opublikował informację skierowaną do placówek medycznych oraz dostawców systemów IT, która może mieć wpływ na rozliczenia, raportowanie i integracje.
#### Komunikat NFZ: aktualizacja wytycznych dla świadczeniodawców i twórców oprogramowania
Narodowy Fundusz Zdrowia opublikował komunikat adresowany do świadczeniodawców i producentów oprogramowania medycznego (źródło: https://www.nfz.gov.pl/aktualnosci/aktualnosci-centrali/komunikat-dla-swiadczeniodawcow-i-tworcow-oprogramowania,8889.html). Tego typu publikacje zwykle precyzują wymagania dotyczące wymiany danych, rozliczeń, integracji z systemami centralnymi oraz zmian w specyfikacjach technicznych. Ponieważ publikacja ma charakter ogólny, nie zawiera w tym ujęciu pełnych szczegółów – rekomendujemy bezpośrednie zapoznanie się z treścią źródłową, aby ustalić dokładny zakres i terminy.
Dla kierownictwa placówek kluczowe jest zrozumienie, czy komunikat wpływa na bieżące procesy (przyjęcia, świadczenia, raporty, sprawozdawczość) i czy wymaga aktualizacji oprogramowania lub procedur. Zmiany w specyfikacjach, nawet pozornie niewielkie, potrafią mieć konsekwencje dla rozliczeń z NFZ, ciągłości pracy i zgodności z prawem.
#### Zakres tematyczny komunikatu: integracje, specyfikacje i raportowanie do NFZ
Komunikaty tego typu najczęściej dotyczą co najmniej jednego z obszarów:
– aktualizacji specyfikacji technicznych (np. formatów plików rozliczeniowych, słowników, oznaczeń, walidacji),
– zasad komunikacji systemów (API, kanały integracyjne, certyfikaty, bezpieczeństwo),
– środowisk testowych i produkcyjnych (dostępność, migracje, wymagane wersje),
– zmian w procesach sprawozdawczych (częstotliwość, zakres, kody rozpoznań/procedur),
– interoperacyjności z systemami e-zdrowia (np. EDM, e-skierowanie, e-recepta) i repozytoriami centralnymi,
– wytycznych dla dostawców oprogramowania, w tym harmonogramów wdrożeń i testów.
Zwracamy uwagę, że bez lektury pełnego komunikatu nie sposób wskazać precyzyjnych parametrów zmian ani dat. Dlatego warto od razu porównać zapisy źródłowe z bieżącym stanem systemów w placówce i planami dostawcy.
#### Konsekwencje dla świadczeniodawców: rozliczenia, zgodność i ciągłość pracy
Każda zmiana w specyfikacjach NFZ lub zasadach raportowania może przełożyć się na:
– rozliczenia z płatnikiem (odrzuty świadczeń, konieczność korekt, opóźnienia w płatnościach),
– zgodność formalno-prawną (ryzyko niezgodności dokumentacji i danych przesyłanych do NFZ),
– dostępność systemów i płynność pracy (np. konieczność przerw serwisowych na aktualizacje),
– jakość danych klinicznych i administracyjnych (spójność słowników, poprawność kodów),
– bezpieczeństwo i poufność informacji medycznych (wymagania dot. certyfikatów, podpisów, szyfrowania).
Menadżer placówki powinien podejść do komunikatu jak do sygnału o potencjalnej zmianie wymagań – nawet jeśli dotyczy on głównie producentów oprogramowania, odpowiedzialność za zgodność operacyjną spoczywa również na świadczeniodawcy.
#### Wymagania wobec twórców oprogramowania medycznego: zgodność z API i standardami NFZ
Dla dostawców systemów medycznych komunikat może oznaczać:
– konieczność wdrożenia zmian w mechanizmach wymiany danych (API, kolejki, pliki wsadowe),
– aktualizację walidacji i reguł biznesowych (np. słowniki kodów, daty obowiązywania, warunki merytoryczne),
– zapewnienie kompatybilności wstecznej lub migracji do nowych wersji specyfikacji,
– przygotowanie instrukcji dla placówek i wsparcia podczas wdrożeń,
– testy integracyjne w środowiskach NFZ oraz dostarczenie artefaktów zgodności.
W interesie placówek leży, by proaktywnie zweryfikować z dostawcą status zgodności oraz plan działań, a także uzyskać harmonogram aktualizacji i scenariusze awaryjne.
#### Terminy i harmonogram wdrożeń: jak zarządzić ryzykiem przy braku pełnych danych
Ponieważ w niniejszym streszczeniu nie prezentujemy konkretnych dat i wskaźników (brak pełnych danych w źródle w tym opracowaniu), rekomendujemy:
– traktować komunikat jako potencjalnie terminowy i nie odkładać działań przygotowawczych,
– założyć bufor czasowy na testy, wdrożenia etapowe oraz szkolenia użytkowników,
– przygotować plan ciągłości działania na wypadek krótkotrwałej niedostępności funkcji rozliczeniowych,
– ustalić z dostawcą minimalną wersję oprogramowania niezbędną do zgodności oraz datę graniczną aktualizacji,
– zarezerwować okna serwisowe w godzinach najmniejszego obciążenia placówki.
#### Dlaczego to ważne dla placówek
– Zabezpieczenie płynności finansowej: poprawne raportowanie to bezpośredni warunek wypłaty środków z NFZ. Każdy odrzut lub korekta wydłuża cykl należności.
– Redukcja ryzyka prawnego i audytowego: niezgodność danych może skutkować zastrzeżeniami przy kontrolach i koniecznością zwrotu środków.
– Ciągłość świadczeń: modernizacje bez planu mogą przerwać pracę rejestracji, gabinetu czy rozliczeń – wpływając na obsługę pacjentów i reputację.
– Bezpieczeństwo informacji zdrowotnych: wymagania dotyczące podpisu, szyfrowania i certyfikatów chronią dane pacjentów i minimalizują ryzyka incydentów.
– Spójność procesów kliniczno-administracyjnych: aktualne słowniki i reguły zmniejszają liczbę błędów i poprawiają jakość dokumentacji EDM.
– Lepsza współpraca z dostawcą IT: jasne wymagania i harmonogramy pozwalają uniknąć kosztownych, nagłych wdrożeń „na wczoraj”.
#### Co zrobić teraz (checklista)
– Zweryfikować treść komunikatu w źródle NFZ i zapisać kluczowe wymagania oraz terminy: https://www.nfz.gov.pl/aktualnosci/aktualnosci-centrali/komunikat-dla-swiadczeniodawcow-i-tworcow-oprogramowania,8889.html
– Skontaktować się z dostawcą oprogramowania i poprosić o:
– potwierdzenie zakresu zmian i wpływu na Państwa system,
– plan wydania aktualizacji, wersję minimalną i terminy,
– wytyczne do testów oraz dokumentację zmian.
– Przeprowadzić szybki audyt wewnętrzny:
– identyfikacja modułów objętych zmianą (rejestracja, EDM, rozliczenia),
– sprawdzenie wersji systemów i komponentów integracyjnych,
– weryfikacja słowników, mapowań i reguł walidacji.
– Zaplanować środowisko testowe i akceptacyjne:
– przygotować dane testowe i scenariusze (przyjęcie, świadczenie, rozliczenie),
– wyznaczyć osoby odpowiedzialne za testy i odbiór.
– Zabezpieczyć ciągłość działania:
– zarezerwować okno serwisowe na wdrożenie,
– mieć procedurę awaryjną (np. bufor dokumentacji i wsadowe dosyły po przywróceniu systemu).
– Przeszkolić personel:
– krótkie instrukcje zmian w interfejsie lub w procesach,
– wskazanie punktu kontaktowego w razie problemów.
– Zaktualizować polityki i instrukcje:
– regulaminy obiegu dokumentacji,
– wytyczne bezpieczeństwa (certyfikaty, podpisy, dostęp).
– Monitorować po wdrożeniu:
– wskaźniki odrzutów i błędów walidacji,
– czas realizacji rozliczeń i wpływy z NFZ,
– zgłoszenia użytkowników i pacjentów.
#### Dobre praktyki wdrożeniowe w placówce medycznej
– Wersjonowanie i kontrola zmian: prowadzenie rejestru wersji oprogramowania oraz listy zmian powiązanej z komunikatami NFZ.
– Podejście etapowe: najpierw pilotaż na ograniczonym zakresie, następnie rollout do wszystkich stanowisk.
– Bliska współpraca z IT: regularne statusy z dostawcą i wewnętrznym działem IT, aby wcześnie wykrywać ryzyka.
– Dokumentowanie testów: protokoły testów z wynikami, błędami i decyzjami akceptacyjnymi.
– Utrzymanie zgodności słowników: cykliczne aktualizacje kodów i sprawdzanie zależności w EDM i rozliczeniach.
– Komunikacja wewnętrzna: krótkie, zrozumiałe komunikaty dla rejestracji, gabinetów i księgowości, aby wszyscy wiedzieli, co i kiedy się zmienia.
#### Komunikacja z NFZ i dostawcami: jak zapewnić zgodność na czas
– Subskrypcja komunikatów NFZ: śledzenie aktualności i biuletynów, aby reagować z wyprzedzeniem.
– Kanał eskalacyjny: uzgodniony kontakt w NFZ lub u dostawcy na wypadek pilnych problemów (np. odrzuty, błędy integracji).
– Wspólne testy: jeśli NFZ udostępnia środowiska testowe, uzgodnijcie terminy i scenariusze z dostawcą oprogramowania.
– Transparentność kosztów: z wyprzedzeniem omówcie potencjalne koszty aktualizacji, by uniknąć zaskoczeń budżetowych.
#### Podsumowanie i źródło
Komunikat NFZ dla świadczeniodawców i twórców oprogramowania to sygnał, by zweryfikować zgodność systemów, procesów i danych z aktualnymi wymaganiami. Choć na tym etapie nie przytaczamy szczegółowych parametrów i terminów (brak pełnych danych w niniejszym opracowaniu), praktyka pokazuje, że szybka analiza, kontakt z dostawcą IT i dobrze zaplanowane testy pozwalają uniknąć odrzutów, przestojów i ryzyk prawnych. Rekomendujemy niezwłocznie zapoznać się z pełną treścią komunikatu na stronie NFZ: https://www.nfz.gov.pl/aktualnosci/aktualnosci-centrali/komunikat-dla-swiadczeniodawcow-i-tworcow-oprogramowania,8889.html