Dostęp do lekarza i badań poza kolejnością. Rząd rozszerzy grupę uprawnionych. Zapowiadane zmiany oznaczają nowe obowiązki organizacyjne dla placówek oraz konieczność aktualizacji procedur, systemów i komunikacji z pacjentami.
#### Dostęp do lekarza i badań poza kolejnością – co ma się zmienić
Rząd zapowiedział rozszerzenie katalogu osób uprawnionych do korzystania ze świadczeń udzielanych poza kolejnością, zarówno w poradniach specjalistycznych, jak i w diagnostyce. Zgodnie z informacjami ze źródła medialnego, kierunek zmian ma polegać na objęciu dodatkowych grup pacjentów priorytetową ścieżką dostępu. Na moment przygotowania tego materiału brak pełnych danych o ostatecznym brzmieniu przepisów, terminie wejścia w życie oraz zakresie świadczeń, których będą dotyczyły uprawnienia (np. AOS, diagnostyka obrazowa, laboratoryjna, rehabilitacja, opieka ambulatoryjna, leczenie szpitalne).
Dla kierownictwa placówek oznacza to przygotowanie się na scenariusz, w którym:
– wzrośnie odsetek wizyt i badań realizowanych poza kolejnością w rejestracji i e-rejestracji,
– pojawi się konieczność modyfikacji algorytmów kolejkowych i priorytetyzacji w systemach informatycznych,
– zwiększy się liczba interwencji „ad hoc” związanych z przekładaniem terminów innych pacjentów,
– trzeba będzie szybko dostosować regulaminy, wzory komunikatów dla pacjentów i dokumentację wewnętrzną.
#### Rozszerzenie grupy uprawnionych – na jakim etapie są przepisy
Z przekazów publicznych wynika, że zmiany mają charakter systemowy i będą wprowadzane aktem prawnym (ustawa/rozporządzenie), który doprecyzuje:
– katalog osób uprawnionych do świadczeń poza kolejnością,
– zakres świadczeń objętych uprzywilejowaniem (np. konsultacje lekarza specjalisty, badania diagnostyczne, ewentualnie inne),
– zasady weryfikacji uprawnienia po stronie świadczeniodawcy,
– tryb prowadzenia list oczekujących i sprawozdawczości do NFZ.
Do czasu publikacji finalnego tekstu nie należy zakładać ani szczegółowych limitów czasowych, ani dokładnej listy świadczeń – placówki powinny przygotować rozwiązania elastyczne, które da się parametryzować po ogłoszeniu przepisów.
#### Obowiązki placówki medycznej: rejestracja, listy oczekujących, dokumentacja
Obowiązek zapewnienia dostępu poza kolejnością pociąga za sobą konkretne zadania operacyjne:
– Rejestracja i pierwsza linia kontaktu: personel musi umieć rozpoznać uprawnienie, poprosić o dokument potwierdzający, właściwie zakwalifikować pacjenta w systemie i zastosować właściwy tryb zapisu (stacjonarny, telefoniczny, online).
– HIS/ERJ: system informatyczny powinien posiadać kody uprawnień dodatkowych oraz automatyczną priorytetyzację wizyt/badań, tak aby uniknąć błędów ręcznych i konfliktów terminów.
– Listy oczekujących: konieczna będzie aktualizacja regulaminu prowadzenia list i sposobu wyliczania czasu oczekiwania, a także spójne oznaczanie pozycji poza kolejnością w raportach do NFZ.
– Dokumentacja i dowody: w kartotece pacjenta należy zapisać podstawę zastosowania uprawnienia (np. rodzaj dokumentu, data, kto zweryfikował) oraz przechowywać dane w sposób zgodny z RODO i minimalizacją danych.
– Komunikacja: jasne komunikaty w placówce i online wyjaśniające, kto może skorzystać z trybu poza kolejnością i jakie dokumenty są wymagane, ograniczają liczbę sporów i skarg.
#### Badania i konsultacje poza kolejnością – wpływ na harmonogramy i zasoby
Zwiększenie liczby uprawnień do świadczeń poza kolejnością niemal na pewno przełoży się na:
– większą liczbę pilnych slotów w harmonogramach lekarzy i pracowni diagnostycznych,
– konieczność rezerw buforowych w grafiku (tzw. contingency slots),
– przesunięcia terminów pacjentów bez uprawnień priorytetowych, co może wpływać na satysfakcję pacjentów i wskaźniki jakości,
– ryzyko powstania „wąskich gardeł” w popularnych zakresach (np. AOS, obrazowanie),
– potrzebę współpracy między poradniami i pracowniami w ramach jednej placówki, aby efektywnie dzielić się zasobami.
Warto rozważyć scenariusze pracy popołudniowej/wekendowej, teleporady wstępne (gdy dopuszczalne) oraz lepsze wykorzystanie e-rejestracji i przypomnień, aby ograniczyć no-shows i podnieść przepustowość.
#### Weryfikacja uprawnień i zgodność z prawem – na co zwrócić uwagę
– Podstawa prawna: do czasu publikacji finalnych przepisów należy stosować dotychczasowe regulacje. Po wejściu nowych zasad trzeba będzie wdrożyć aktualizację regulaminu organizacyjnego i procedur wewnętrznych oraz przeszkolić personel.
– Weryfikacja uprawnień: rejestracja powinna znać akceptowalne formy potwierdzenia (dokumenty, zaświadczenia, informacje w systemach płatnika), ale jednocześnie nie może nadmiernie przetwarzać danych. Warto opracować check-listy i wzory adnotacji.
– RODO: minimalizacja danych, ograniczenie kopiowania dokumentów do uzasadnionych przypadków, nadanie uprawnień w systemie tylko osobom koniecznym do weryfikacji, rejestrowanie podstawy prawnej przetwarzania.
– Skargi i reklamacje: jasny tryb odwołań i ścieżka eskalacji (koordynator ds. pacjenta, kierownik komórki, dyrekcja) zmniejsza ryzyko konfliktów i obciążeń administracyjnych.
#### Rozliczenia z NFZ i sprawozdawczość – implikacje finansowe
Choć sama zasada „poza kolejnością” nie zmienia wycen świadczeń, rozszerzenie grupy uprawnionych może wpłynąć na:
– strukturę udzielanych świadczeń w danej komórce i wykorzystanie limitów,
– wskaźniki czasu oczekiwania raportowane do NFZ,
– harmonogramy rozliczeniowe i dostępność personelu,
– potencjalną konieczność aneksowania umów (np. zakres, harmonogram pracy, punkty udzielania świadczeń).
Bez ostatecznych przepisów trudno ocenić skalę zmian. Zalecane jest utrzymywanie kontaktu z właściwym OW NFZ i monitorowanie komunikatów dotyczących zasad sprawozdawczych.
#### Ryzyka operacyjne i jak nimi zarządzić
– Ryzyko niejednolitej interpretacji przepisów przez personel – przeciwdziała temu krótkie szkolenie i karta procedury na stanowisku rejestracji.
– Ryzyko nadużyć po stronie pacjentów – minimalizowane przez jednoznaczne wymogi dokumentacyjne i udokumentowaną weryfikację.
– Ryzyko obniżenia satysfakcji pozostałych pacjentów – łagodzone poprzez proaktywną komunikację i oferowanie alternatywnych terminów/teleporad.
– Ryzyko błędów systemowych – testy regresyjne w HIS/ERJ po wdrożeniu nowych pól/kodów uprawnień oraz działanie planu awaryjnego na wypadek awarii.
#### Dlaczego to ważne dla placówek
– Bezpieczeństwo prawne i kontraktowe: to placówka ponosi odpowiedzialność za prawidłowe prowadzenie list oczekujących oraz respektowanie uprawnień. Błędy mogą skutkować skargami, kontrolami i konsekwencjami finansowymi.
– Efektywność operacyjna: właściwa parametryzacja systemów i procesów ogranicza chaos, redukuje liczbę konfliktów terminów i zwiększa realną przepustowość.
– Reputacja i doświadczenie pacjenta: sposób wdrożenia zasad „poza kolejnością” silnie wpływa na postrzeganie placówki – zarówno przez osoby uprawnione, jak i przez pozostałych pacjentów.
– Planowanie zasobów: rozszerzenie priorytetów może wymagać przesunięć w grafiku lekarzy, dodatkowych godzin pracy pracowni lub współpracy z podwykonawcami, co wymaga wcześniejszego planowania.
– Zgodność informatyczna: aktualizacja HIS, e-rejestracji i integracji z systemami płatnika jest kluczowa, aby uniknąć błędów raportowych i odrzuceń świadczeń.
#### Co zrobić teraz (checklista)
– Monitoruj prace legislacyjne:
– Wyznacz osobę odpowiedzialną za śledzenie projektu i komunikatów resortu zdrowia/NFZ.
– Zaplanuj aktualizację regulaminu organizacyjnego po publikacji przepisów.
– Przygotuj procesy i dokumenty:
– Opracuj roboczą procedurę „dostęp poza kolejnością” z miejscem na uzupełnienie szczegółów po ogłoszeniu prawa.
– Przygotuj wzory adnotacji w dokumentacji medycznej i rejestrze wizyt.
– Zaktualizuj politykę informacyjną RODO i klauzule dla pacjentów.
– Skonfiguruj systemy IT:
– Sprawdź, czy HIS/ERJ obsługuje dodatkowe kody uprawnień i priorytety.
– Zaplanuj testy i szkolenia po wdrożeniu zmian (środowisko testowe, scenariusze).
– Zweryfikuj integracje z e-rejestracją i modułami list oczekujących.
– Przeszkol personel:
– Krótki briefing dla rejestracji, AOS, diagnostyki i koordynatorów pacjenta.
– Stwórz „ściągę” do weryfikacji dokumentów i ścieżek eskalacji.
– Zaplanuj harmonogramy:
– Wprowadź stałe bufory terminów dla pacjentów uprzywilejowanych.
– Przeanalizuj obłożenie pracowni diagnostycznych i możliwe zwiększenie mocy.
– Komunikacja z pacjentem:
– Przygotuj treści na stronę www, infolinię i tablice informacyjne (kto i jak może skorzystać).
– Zastosuj grzecznościowe skrypty na wypadek konieczności przełożenia terminów.
– Kontrola i sprawozdawczość:
– Ustal wskaźniki monitoringu (liczba świadczeń poza kolejnością, czas obsługi, no-shows).
– Zaplanuj audyt wewnętrzny po 4–6 tygodniach od wejścia przepisów w życie.
– Współpraca z NFZ:
– Skontaktuj się z opiekunem umowy w OW NFZ w sprawie ewentualnych wymogów sprawozdawczych.
– Zweryfikuj, czy konieczne będą aneksy dot. organizacji udzielania świadczeń.
#### Co jeszcze może wymagać doprecyzowania w akcie wykonawczym
– Czy uprawnienie „poza kolejnością” obejmuje tylko pierwszą wizytę/konsultację, czy również kolejne świadczenia w ścieżce leczenia.
– Zakres badań diagnostycznych (np. podstawowe vs. wysokospecjalistyczne) i ewentualne limity czasu.
– Sposób dokumentowania odmowy przyjęcia poza kolejnością w sytuacjach wyjątkowych (np. brak bezpieczeństwa klinicznego).
– Zasady priorytetyzacji w przypadkach, gdy kilka uprawnień nakłada się na siebie.
#### Podsumowanie i rekomendacje
Rozszerzenie grupy uprawnionych do dostępu do lekarza i badań poza kolejnością to projekt o istotnych skutkach organizacyjnych. Mimo braku pełnych danych już dziś warto przygotować elastyczne procedury, skonfigurować systemy informatyczne, wyznaczyć bufory w harmonogramach oraz zaplanować komunikację wewnętrzną i z pacjentami. Takie podejście ograniczy ryzyko operacyjne i prawne oraz ułatwi płynne przejście, gdy przepisy zostaną opublikowane.
Źródło: https://www.rynekzdrowia.pl/Polityka-zdrowotna/Dostep-do-lekarza-i-badan-poza-kolejnoscia-Rzad-rozszerzy-grupe-uprawnionych,277744,14.html