FEnIKS dla POZ: jak bez wkładu własnego przyspieszyć modernizację placówki
Drugi nabór, realna szansa: inwestycje dla POZ sfinansowane w 100%
NFZ zapowiedział drugi nabór grantów inwestycyjnych dla podstawowej opieki zdrowotnej w ramach programu FEnIKS. Do podziału ma trafić 450 mln zł, a wsparcie ma charakter bezzwrotny i – co kluczowe – bez wymogu wkładu własnego po stronie świadczeniodawcy.
To otwiera przed kierownictwami przychodni i praktyk POZ możliwość przeprowadzenia modernizacji sprzętu, infrastruktury i rozwiązań IT bez naruszania bieżącej płynności. Najprawdopodobniejszymi beneficjentami są podmioty realizujące świadczenia POZ, najpewniej z aktywną umową z NFZ, ale szczegółowe kryteria i katalog kosztów będą wynikały z dokumentacji naboru.
Na tym etapie brakuje szerszych, oficjalnych potwierdzeń poza informacją startową. Dlatego planując działania, warto operować wariantami i gotowością do szybkiego dopasowania planu, gdy tylko pojawi się regulamin z pełnym zestawem wymogów.
Jeszcze bez dat, ale zegar już tyka: co wiemy, a co wciąż wisi w powietrzu
Potwierdzona jest łączna alokacja i to, że środki mają finansować inwestycje w POZ. Wciąż natomiast czekamy na terminy otwarcia i zamknięcia naboru, zasady oceny, minimalne i maksymalne kwoty grantów oraz informację, ilu wniosków będzie można złożyć z jednego podmiotu.
Otwarte pozostają kwestie, czy finansowane będą także roboty budowlane i modernizacje, czy wyłącznie zakupy sprzętu i IT; jak będzie traktowany VAT; jakim kanałem należy złożyć wniosek (generator, ePUAP, SL2021) i jakie załączniki będą obligatoryjne. Niewykluczone są również wymogi dotyczące liczby pacjentów pod opieką, określonych wskaźników czy powiązań z mapami potrzeb zdrowotnych.
Trzeba też założyć, że obowiązywać będą reguły konkurencyjności lub PZP, a w tle może pojawić się temat pomocy publicznej i de minimis. Równie ważne będą reguły rozliczania – zaliczki vs refundacje, wskaźniki produktu i rezultatu oraz okres trwałości. Wszystko to poznamy w regulaminie, ale przygotowania warto zacząć już teraz.
Jak przygotować placówkę, zanim ruszy odliczanie
Największą przewagą w grantach jest gotowość organizacyjna. Zdefiniujcie zespół projektowy z liderem, kompetencjami do zakupów, finansów, IT/RODO i administracji. Równolegle zróbcie przegląd potrzeb na poziomie medycznym i technicznym: które pracownie, gabinety i procesy uzyskają największy efekt jakościowy i dostępnościowy dzięki inwestycji.
Warto przygotować warianty zakresu (np. A – maksimum sprzętu, B – sprzęt + IT, C – tylko IT), które będzie można szybko dopasować do katalogu kosztów i limitów po publikacji regulaminu. Dobrze też zmapować gotowość lokalową: czy wymiana urządzeń wymaga prac adaptacyjnych, czy są ograniczenia instalacyjne, jak wygląda dostęp do serwisu i części.
Na tym etapie pomocny jest zewnętrzny przegląd zgodności i ryzyk inwestycyjnych – od zamówień po ochronę danych. Jeżeli potrzebujesz wsparcia, sprawdź nasze Audyty dla podmiotów leczniczych, które obejmują również przygotowanie do projektów finansowanych ze środków UE.
Sprzęt, IT i modernizacje: planowanie, gdy katalog kosztów nie jest jeszcze znany
W obliczu niepewnego katalogu kosztów kwalifikowalnych najbezpieczniejsze jest planowanie modułowe. Rozbij inwestycję na pakiety, które można elastycznie włączać lub wyłączać: aparatura medyczna, wyposażenie gabinetów, systemy IT, cyberbezpieczeństwo, ewentualne prace adaptacyjne.
Dla każdego pakietu przygotuj opis funkcjonalny bez odniesień do konkretnych marek, za to z mierzalnymi parametrami efektu – np. skrócenie czasu obsługi pacjenta, zwiększenie liczby badań, poprawa jakości danych klinicznych. Zadbaj o zgodność z wymaganymi certyfikatami i dopuszczeniami urządzeń medycznych, a w IT – o zgodność z KRI, normami bezpieczeństwa i aktualną praktyką DPIA.
Zakupy IT i urządzeń przetwarzających dane osobowe powinny mieć wstępnie przygotowaną ocenę ryzyka oraz wzory umów powierzenia. Ujęcie tych elementów w dokumentacji projektowej skraca czas wdrożenia i minimalizuje ryzyko korekt.
Zakupy pod lupą: konkurencyjność, dokumentacja i równe traktowanie wykonawców
Najczęstszą przyczyną korekt finansowych są uchybienia w udzielaniu zamówień. Nawet jeśli nie podlegacie PZP, stosujcie zasadę konkurencyjności: jasne kryteria, wystarczający czas na oferty, brak zapisów preferencyjnych i kompletna ścieżka dowodowa.
Przygotujcie matrycę decyzji zakupowych, wzory protokołów, potwierdzenia rozeznania rynku i komunikacji z oferentami. Pamiętajcie o rozdzieleniu funkcji: kto przygotowuje SIWZ/opis przedmiotu, kto ocenia, kto zatwierdza – to ułatwia obronę procesu w razie kontroli.
Ściśle kontrolujcie zgodność kupowanego sprzętu z opisem i wymaganiami certyfikacyjnymi. Dokumentujcie dostawy, odbiory, instalacje, szkolenia, serwis i gwarancje. I absolutnie unikajcie podwójnego finansowania – ten sam wydatek nie może być rozliczany w innym projekcie czy programie.
Wskaźniki i trwałość: gwarancja, że inwestycja przełoży się na efekty
Granty inwestycyjne coraz częściej łączą wydatki z wymogiem wykazania efektu. Jeżeli w umowach pojawią się wskaźniki dostępności lub jakości, przygotujcie sposób ich mierzenia już teraz: definicje, źródła danych, częstotliwość raportowania, odpowiedzialności.
Po stronie rozliczeń pamiętajcie o wyodrębnionej ewidencji księgowej projektu, polityce informacyjnej UE (oznakowanie miejsca realizacji, materiałów, sprzętu) i archiwizacji. Trwałość rezultatów oznacza, że w uzgodnionym okresie nie można zbyć sprzętu ani zmienić przeznaczenia inwestycji w sposób podważający cel projektu.
Jeżeli potrzebujecie uporządkować procesy raportowania i kontrolingu w relacji z NFZ, zajrzyjcie do naszej oferty rozliczenia z NFZ – praktyka gromadzenia danych i dowodów finansowych przydaje się również w projektach grantowych.
Plan finansowy bez potknięć: zaliczki, refundacje i wrażliwy temat VAT
Tryb płatności – zaliczkowy, refundacyjny lub mieszany – poznamy w regulaminie. Niezależnie od tego przygotujcie plan przepływów pieniężnych uwzględniający harmonogram dostaw, montażu i odbiorów oraz potencjalne opóźnienia rynkowe.
Kluczowa będzie kwalifikowalność VAT. Jeśli podmiot ma prawną możliwość odliczenia podatku, VAT może być uznany za niekwalifikowalny; jeśli nie – istnieje szansa włączenia go do kosztów projektu. Bez twardych zapisów nie przesądzajcie, ale przygotujcie obie kalkulacje i argumentację.
Warto też zawczasu zorganizować repozytorium dokumentów księgowych i operacyjnych (faktury, protokoły, KŚT, ewidencja środków trwałych, wyceny, notatki z rozeznania rynku). Dobra higiena dokumentacyjna oszczędza czas na etapie wniosków o płatność.
Operacje w praktyce: od ryzyk dostaw po gotowość lokalową
Planowanie realizacji musi uwzględnić ograniczenia logistyczne i serwisowe. Nie wszystkie modele urządzeń będą dostępne od ręki, a montaż może wymagać wyłączenia gabinetów z użytku. Zaprojektujcie okna serwisowe tak, by nie zaburzyć ciągłości świadczeń i rozliczeń z NFZ.
W umowach z dostawcami wbudujcie mechanizmy zabezpieczające: kary za opóźnienia krytyczne, wymóg szkoleń personelu, czasy reakcji serwisu, dostęp do części zamiennych. Dobrą praktyką jest także warunkowanie części płatności skutecznym odbiorem i dostarczeniem pełnej dokumentacji urządzeń.
Pamiętajcie o aktualizacji rejestru czynności przetwarzania, DPIA i umów powierzenia, gdy do infrastruktury trafiają nowe systemy IT lub urządzenia przetwarzające dane pacjentów. To nie są formalności „na potem” – to warunki poprawnej realizacji projektu.
Pięć działań, które warto zrobić już dziś
- Wyznacz lidera i rdzeń zespołu projektowego (zakupy, finanse, IT/RODO, administracja) z jasnymi rolami i odpowiedzialnościami.
- Przygotuj inwentaryzację potrzeb oraz wariantowy zakres inwestycji (A/B/C) z opisem funkcjonalnym i efektami.
- Ustal ścieżkę zakupową: progi, wzory dokumentów, matrycę decyzyjną i plan komunikacji z rynkiem.
- Zgromadź szablony compliance: wyodrębniona ewidencja, polityka informacyjna UE, DPIA, rejestry RODO, wzory umów powierzenia.
- Opracuj wstępny cashflow i plan dostępności pomieszczeń; wykonaj rozeznanie rynku pod kątem dostępności i serwisu.
Najczęstsze potknięcia i jak im zapobiegać
Podwójne finansowanie tych samych wydatków z różnych źródeł to prosta droga do pełnych korekt – prowadzicie rejestr projektów i źródeł finansowania, a przed podpisaniem umów uzyskajcie oświadczenia wewnętrzne o braku kolizji.
Specyfikacje „szyte pod dostawcę” lub niekompletna dokumentacja postępowań skutkują zastrzeżeniami. Opisujcie potrzeby przez pryzmat funkcji i parametrów, a nie marek; archiwizujcie całą korespondencję i wyjaśnienia.
Zakup sprzętu niezgodnego z wymaganymi certyfikatami, brak prawidłowego oznakowania unijnego czy błędna kwalifikowalność VAT – to błędy, które bolą dopiero przy kontroli. Weryfikujcie zgodność z wyprzedzeniem i nie oszczędzajcie na dowodach.
Trwałość rezultatów bywa niedoceniana. Zanim zdecydujecie o przeniesieniu sprzętu czy zmianie przeznaczenia pomieszczeń, sprawdźcie zapisy umowy grantowej – prewencja jest tańsza niż korekta.
Wreszcie: wskaźniki. Jeśli deklarujecie poprawę dostępności lub jakości, upewnijcie się, że posiadacie dane wyjściowe i możecie rzetelnie pokazać progres. Bez tego łatwo o rozjazd między obietnicą a raportem.
Co może się zmienić i jak nie stracić tempa
Nie wykluczajmy doprecyzowań po stronie NFZ w zakresie kryteriów, preferencji tematycznych lub terytorialnych, a także formuły oceny wniosków. Również praktyka rozliczania może ewoluować wraz z wytycznymi programu FEnIKS.
Żeby nie hamować przygotowań, trzymajcie plan elastyczny, a dokumentację – gotową do szybkiego doszlifowania. Gdy pojawi się regulamin, liczyć się będzie jakość wniosku, spójność budżetu i gotowość do realizacji bez poślizgów.
Drugi nabór FEnIKS to rzadkie połączenie skali środków i braku wymogu wkładu własnego. Dobrze przygotowana placówka może w kilka miesięcy wykonać skok jakościowy – pod warunkiem, że zadba o szczegóły, które rozstrzygają o powodzeniu projektu.