Drugi nabór FEnIKS dla POZ: praktyczny plan dla kierownictwa placówki
Granty otwierają drzwi: co już wiadomo i na czym się oprzeć
NFZ ogłosił drugi nabór grantowy dla świadczeniodawców podstawowej opieki zdrowotnej w ramach programu FEnIKS 2021–2027. Wstępna alokacja to 450 mln zł, a finansowanie deklarowane jest jako „bez wkładu własnego”, czyli do 100 proc. kosztów kwalifikowalnych. Nabór ma charakter konkursowy prowadzony przez NFZ – od przyjmowania wniosków, przez ocenę, aż po podpisywanie umów i rozliczenia.
To dobry moment, aby wyprzedzić konkurencję: nawet jeśli dokumentacja konkursowa nie została jeszcze w pełni upubliczniona, prace przygotowawcze można zacząć już teraz. W praktyce przewagę zyskają podmioty, które wejście dokumentów w życie przyjmą jako sygnał „składamy od razu”, a nie „dopiero zaczynamy zbierać papiery”.
Warto mieć świadomość, że część kluczowych parametrów poznamy dopiero z regulaminu i załączników. Na dziś bezpiecznie jest opierać się na komunikacie o naborze, jednocześnie planując kilka scenariuszy – zwłaszcza pod kątem kosztów, terminów i sposobów udzielania zamówień.
Kwestie, które zadecydują o punktach i budżecie
O sukcesie wniosków w dużej mierze przesądzą szczegóły katalogu kosztów i kryteriów oceny. Dopóki nie poznamy dokumentacji, należy ostrożnie założyć, że premiowane mogą być inwestycje zwiększające dostępność (np. dla osób z niepełnosprawnościami), pokrywające potrzeby obszarów deficytowych czy wzmacniające jakość i bezpieczeństwo świadczeń.
Istotne będą także limity i pułapy – zarówno na placówkę, jak i na jednostkę lokalną. Kwalifikowalność VAT oraz ewentualne ograniczenia dotyczące zakupu sprzętu używanego, cross-financingu czy amortyzacji mogą znacząco przestawić akcenty budżetu. Podobnie kryteria formalne wobec świadczeniodawcy (status, brak zaległości, brak wykluczeń) – nawet drobny błąd formalny potrafi wyeliminować świetny projekt.
Nie bez znaczenia pozostaje reżim zakupowy. W zależności od wartości i statusu prawnego podmiotu, zastosowanie może mieć Prawo zamówień publicznych albo zasada konkurencyjności wynikająca z wytycznych UE 2021–2027. Zasady te, wraz z progami, poznamy w dokumentacji naboru – i od nich będzie zależał harmonogram przetargów oraz opis przedmiotu zamówienia.
Od audytu do budżetu: pierwsze dwa tygodnie przygotowań
Najlepiej zacząć od krótkiego, ale precyzyjnego audytu potrzeb i gotowości inwestycyjnej. Dla wielu podmiotów kluczowe okaże się skompletowanie dokumentacji technicznej, potwierdzenie zgodności planów z RPWDL przy zmianach organizacyjnych oraz weryfikacja VAT. Równolegle warto przygotować wariantowy budżet – z rezerwą na wzrost cen i wyniki postępowań zakupowych.
Ułożenie ścieżki formalnej (oświadczenia o braku wykluczeń, pełnomocnictwa, dokumenty finansowe, potwierdzenie statusu POZ z umową z NFZ) skróci czas między publikacją dokumentów a realnym złożeniem wniosku. Gotowość zespołu do prowadzenia ewidencji projektowej i sprawozdawczości zminimalizuje ryzyka na etapie realizacji.
- Wykonaj szybki audyt inwestycji i zgodności, obejmujący infrastrukturę, wyposażenie i IT.
- Zweryfikuj kwalifikowalność VAT oraz przygotuj wariantowy budżet z buforem cenowym.
- Skonfiguruj dokumenty formalne: status POZ, pełnomocnictwa, oświadczenia o braku zaległości.
- Zaplanuj tryb zakupów (PZP vs. zasada konkurencyjności) i kamienie milowe postępowań.
- Przygotuj ewidencję księgową projektu, rejestr środków trwałych i wzory raportów wskaźników.
Jeśli zależy Państwu na niezależnej weryfikacji zakresu i gotowości formalnej, pomocny może być zewnętrzny przegląd zgodności i dokumentacji. Zobacz: audyt inwestycyjny i zgodności dla podmiotów leczniczych.
Zamówienia i zgodność z UE: gdzie najłatwiej stracić pieniądze
Najczęstsze korekty finansowe w projektach zdrowotnych wynikają z błędów w zamówieniach. Nieprawidłowy opis przedmiotu (zawężający konkurencję lub wskazujący markę), nieproporcjonalne warunki udziału czy brak należytej publikacji zaproszeń – to typowe uchybienia, które mogą skutkować obcięciem dofinansowania.
Krytyczne jest też unikanie konfliktu interesów oraz rzetelna archiwizacja całej ścieżki przetargowej: od analiz rynku, przez protokoły z prac komisji, po korespondencję z wykonawcami. W projektach z komponentem IT dodatkowo pojawia się wymóg zapewnienia cyberbezpieczeństwa i zgodności z RODO – brak DPIA, brak umów powierzenia czy nieaktualne polityki bezpieczeństwa potrafią skutkować nie tylko ryzykiem prawnym, ale i kosztami niekwalifikowalnymi.
Warto na starcie ustalić, czy i gdzie w projekcie mogą pojawić się elementy komercyjne – oraz jak zostaną rozdzielone, aby uniknąć podwójnego finansowania i zapewnić właściwe przypisanie kosztów do działalności finansowanej publicznie.
Harmonogram bez przestojów: inwestowanie w działającym POZ
W POZ nie ma luksusu „okresu zamknięcia”. Prace budowlane, instalacyjne i dostawy sprzętu trzeba wkomponować w codzienną obsługę pacjentów. Dlatego już dziś rozpiszcie Państwo fazowanie robót, tymczasowe organizacje ruchu, pokoje zastępcze oraz okna czasowe na testy i kalibracje urządzeń.
Przed złożeniem wniosku warto sprawdzić, czy planowane roboty wymagają pozwoleń lub zgłoszeń, a także przygotować harmonogram z buforem na odbiory i dostawy. Jeżeli zmienia się struktura organizacyjna lub lokalizacyjna, pamiętajcie o aktualizacjach w RPWDL i spójności z rzeczywistym sposobem udzielania świadczeń.
Zakupy systemów przetwarzających dane medyczne wymagają aktualizacji rejestrów czynności, DPIA oraz przeglądu zabezpieczeń. To kosztuje czas – lepiej mieć to w planie jeszcze przed podpisaniem umowy grantowej.
NFZ w roli grantodawcy: nowe obowiązki bez zmiany kontraktu
Sam nabór grantowy nie zmienia zasad sprawozdawczości i rozliczeń świadczeń POZ. Kontrakty i raportowanie medyczne toczą się swoim trybem, o ile dokumenty naboru nie wprowadzą wyjątków. Pojawią się natomiast odrębne obowiązki wynikające z umowy grantowej: raportowanie wskaźników, rozliczanie wydatków i ewentualne kontrole na miejscu.
W praktyce będą to dwa równoległe strumienie współpracy z NFZ. Warto z góry wskazać osobę odpowiedzialną za grant oraz zapewnić zastępstwo na wypadek urlopów lub chorób. Dobre praktyki obejmują także wewnętrzne „mini-audyty” postępowań przetargowych oraz comiesięczny przegląd kompletności dokumentacji projektowej.
Jeśli potrzeba Państwu wsparcia w komunikacji i rozliczeniach z NFZ, sprawdźcie usługę: rozliczenia z NFZ i wsparcie sprawozdawcze.
Płatności, VAT i pomoc publiczna: finanse bez niespodzianek
Mechanika płatności (zaliczki, refundacje czy płatności pośrednie) zostanie przesądzona w dokumentach konkursowych. Bez względu na model warto przygotować wyodrębnioną ewidencję księgową projektu, rejestr środków trwałych i procedury obiegu dokumentów. To ułatwi raportowanie i obniży ryzyko korekt.
Kwestia VAT bywa decydująca dla wielkości wniosku. W niektórych konfiguracjach VAT może być kosztem niekwalifikowalnym – jego wliczenie w budżet bez pewności to proszenie się o ubytek finansowania. Warto dysponować opinią lub interpretacją potwierdzającą status VAT dla danego podmiotu i zakresu projektu.
W projektach POZ często rozpatruje się status finansowania w logice SGEI lub poza pomocą publiczną. Ostateczny reżim, limity i warunki wsparcia – a także zasady kumulacji z innymi źródłami – poznamy w regulaminie. Zasada jest jednak stała: brak podwójnego finansowania tego samego wydatku i utrzymanie trwałości projektu przez wskazany okres.
Komunikacja, promocja i ścieżka audytu: drobiazgi, które przesądzają
Obowiązki informacyjno-promocyjne UE nie są formalnością do odhaczenia na końcu. Od właściwego oznakowania pomieszczeń i sprzętu, przez tablice informacyjne, po wzmianki na stronie internetowej – to elementy, które bywają weryfikowane podczas kontroli. Zadbajcie o wzory materiałów i listy sprawdzające już dziś.
Ścieżka audytu powinna być jasna: kto, gdzie i jak archiwizuje dokumenty, w jakiej formie gromadzone są dowody z postępowań, jak dokumentuje się wskaźniki produktu i rezultatu. W przypadku projektów wielolokalizacyjnych kluczowe jest, aby dokumentacja była spójna i kompletna w każdej jednostce.
Jeżeli w projekcie pojawia się IT, cyberbezpieczeństwo i RODO to nie dodatki, lecz warunki brzegowe. Brak DPIA, ocen ryzyka i aktualnych polityk bezpieczeństwa może wywołać konsekwencje nie tylko regulacyjne, ale i finansowe na gruncie kwalifikowalności.
Najbliższe tygodnie pod lupą: jak nie przegapić kluczowych komunikatów
Kluczowe będzie uważne śledzenie komunikatów NFZ z pełną dokumentacją naboru: regulaminem, kryteriami, katalogiem kosztów, limitami, wzorem umowy i harmonogramem. Pomocne okażą się także odpowiedzi na pytania (FAQ), w tym interpretacje dotyczące kwalifikowalności VAT, zastosowania PZP lub zasady konkurencyjności, cross-financingu czy zakupu sprzętu używanego.
Warto monitorować informacje o narzędziach i systemie składania oraz rozliczania wniosków. NFZ powinien także sygnalizować ewentualne erraty do dokumentów oraz publikować zaproszenia na webinary lub szkolenia dla wnioskodawców. Po zakończeniu oceny znaczące będą listy projektów rekomendowanych do dofinansowania i tryb odwołań.
Na koniec pamiętajmy o spójności z aktualizowanymi wytycznymi MFiPR oraz o weryfikacji kolizji z innymi źródłami finansowania tych samych wydatków (np. środki UE, KPO lub krajowe). Lepiej wcześniej wykluczyć ryzyko podwójnego finansowania, niż później wdrażać bolesne korekty.