Komunikat DGL
#### Komunikat DGL NFZ – czego dotyczy i kogo obejmuje
Narodowy Fundusz Zdrowia opublikował komunikat DGL (Departament Gospodarki Lekami). Tego typu komunikaty zazwyczaj porządkują lub aktualizują zasady dotyczące gospodarki lekami, w tym m.in. programów lekowych, chemioterapii, ordynacji i rozliczeń leków refundowanych oraz – w części przypadków – wyrobów medycznych. Ponieważ źródłowy dokument ma charakter ogólny, szczegółowy zakres zmian należy zweryfikować bezpośrednio w komunikacie NFZ.
Potencjalnie objęte obszary:
– świadczeniodawcy realizujący programy lekowe (szpitale, ośrodki wysokospecjalistyczne);
– jednostki udzielające chemioterapii i terapii skojarzonych;
– apteki szpitalne i działy farmacji klinicznej;
– działy rozliczeń i kontroli wewnętrznej (komórki ds. rozliczeń z NFZ);
– działy IT odpowiedzialne za integrację HIS, EDM, systemów aptecznych i modułów sprawozdawczych.
Z uwagi na brak pełnych danych w samym tytule komunikatu, w tym opracowaniu wskazujemy kluczowe konsekwencje i rekomendacje wdrożeniowe dla placówek, które należy skonfrontować z treścią źródła.
#### Zakres zmian w DGL NFZ – najczęstsze obszary modyfikacji
Komunikaty DGL najczęściej dotyczą:
– zasad kwalifikacji pacjentów i dokumentowania wskazań do terapii (w tym powiązań ICD-10/11, kryteriów włączenia/wyłączenia, kryteriów kontynuacji);
– warunków ordynacji leków i oceny poprawności terapii (schematy dawkowania, sekwencjonowanie, przerwy, odstępstwa kliniczne i ich udokumentowanie);
– zasad sprawozdawczości, w tym wymaganych atrybutów w raportach (np. daty podań, dawki, numery serii, parametry kliniczne potwierdzające spełnienie wskazań);
– zmian w słownikach, kodach produktów lub zakresach świadczeń wykazywanych w raportach do NFZ;
– limitów finansowania i zasad kwalifikowania kosztów (w tym rozliczenia leków ponadlimitowych, zamienników, rozchodów magazynowych);
– trybu weryfikacji w systemach NFZ (walidacje, komunikaty błędów, kryteria odrzucenia raportu);
– ewentualnych terminów wejścia w życie oraz okresów przejściowych.
Uwaga: powyższe obszary to typowe kategorie z doświadczenia wdrożeniowego. Szczegółowy katalog zmian należy odczytać bezpośrednio ze źródła.
#### Wpływ Komunikatu DGL na rozliczenia świadczeń
Zmiany w obszarze gospodarki lekami bezpośrednio wpływają na rozliczenia:
– ryzyko korekt: niespełnienie warunków sprawozdawczo-rozliczeniowych skutkuje odrzuceniem raportów, korektami lub wstrzymaniem płatności;
– odpowiedzialność kontraktowa: powtarzające się niezgodności mogą prowadzić do naliczeń kar umownych lub zaleceń pokontrolnych;
– cash flow placówki: błędy raportowe wydłużają cykl rozliczeniowy, co wymaga buforów finansowych i ścisłego harmonogramowania wysyłek;
– audyt wewnętrzny: konieczna jest weryfikacja kompletności dokumentacji klinicznej potwierdzającej kwalifikację i przebieg terapii.
#### Sprawozdawczość DGL – dane, terminy, integracje systemowe
W praktyce powodzenie wdrożenia zależy od trzech elementów: jakości danych, zgodności procesów i poprawnej integracji systemów.
Najczęściej wymagane dane kliniczno-rozliczeniowe:
– identyfikacja pacjenta, rozpoznanie, kwalifikacja do programu lub terapii;
– parametry kliniczne warunkujące włączenie/kontynuację;
– daty i dawki podań, numery serii, źródła finansowania;
– adnotacje o odstępstwach wraz z uzasadnieniem medycznym;
– powiązanie z dokumentacją EDM i e-receptą/e-zleceniem, jeśli stosowne.
Integracje i procesy po stronie IT:
– mapowanie słowników leków i kodów w systemie HIS/aptecznym do wymogów NFZ;
– walidacje wstępne po stronie placówki (pre-check), by ograniczyć odrzucenia;
– testowe wysyłki w środowisku szkoleniowym (jeśli NFZ to przewiduje);
– mechanizmy śledzenia statusów raportów i automatyzacja korekt.
Terminy:
– jeśli komunikat wprowadza nowe daty obowiązywania lub okresy przejściowe – należy je bezwzględnie wdrożyć do harmonogramów, planów dystrybucji terapii i cyklu rozliczeniowego. Brak szczegółowych dat w niniejszym tekście – wskaźniki czasowe należy potwierdzić w źródle.
#### Proces wdrożenia zmian DGL w placówce medycznej
Rekomendowany, uporządkowany przebieg:
1) Analiza treści komunikatu
– identyfikacja zmian merytorycznych i technicznych;
– określenie jednostek dotkniętych zmianą (oddziały, apteka szpitalna, rozliczenia, IT).
2) Ocena wpływu na umowy z NFZ i na ścieżki pacjenta
– weryfikacja zgodności zapisów umownych i załączników;
– analiza wpływu na kwalifikacje pacjentów już w terapii.
3) Modyfikacja procedur klinicznych i dokumentacyjnych
– aktualizacja ścieżek kwalifikacji, formularzy zgód, checklist klinicznych;
– doprecyzowanie odpowiedzialności: lekarz prowadzący, farmaceuta kliniczny, koordynator programu.
4) Dostosowanie systemów informatycznych
– aktualizacja słowników, reguł walidacyjnych, map kodów;
– testy integracyjne HIS–apteka–moduł rozliczeniowy.
5) Szkolenia i komunikacja
– krótkie, zadaniowe szkolenia dla personelu medycznego i administracji;
– instrukcje „krok po kroku” dla kluczowych ról.
6) Monitoring i doskonalenie
– wskaźniki jakości danych (odsetek odrzuceń, czas korekty);
– przeglądy comiesięczne i mechanizm szybkich poprawek.
#### Ryzyka i najczęstsze błędy – jak im zapobiec
– Niespójne słowniki i mapowanie kodów: rozwiązanie – centralny rejestr słowników i cykliczna synchronizacja.
– Brak dowodów klinicznych w EDM: rozwiązanie – minimalny zestaw danych obowiązkowych, walidacje na etapie wpisu.
– Spóźnione raporty: rozwiązanie – harmonogramy i automatyczne przypomnienia, bufor czasowy przed terminem NFZ.
– Różnice pomiędzy dokumentacją medyczną a raportem do NFZ: rozwiązanie – pojedyncze źródło prawdy (HIS), ograniczenie wpisów „poza systemem”.
– Błędy w rozchodzie magazynowym: rozwiązanie – powiązanie podań z wydaniem z apteki i blokady na poziomie numeru serii.
#### Dlaczego to ważne dla placówek
– Stabilność finansowa: prawidłowe rozliczenia terapii lekowych to istotna część przychodów, a korekty mogą znacząco obniżać bieżący cash flow.
– Zgodność i ryzyko kontroli: obszar leków wysokokosztowych jest priorytetem dla audytów NFZ – niezgodności wiążą się z decyzjami pokontrolnymi.
– Ciągłość terapii pacjentów: klarowne zasady kwalifikacji i dokumentacji minimalizują ryzyko przerw w leczeniu wynikających z kwestii formalnych.
– Efektywność operacyjna: dobrze wdrożone zmiany redukują liczbę poprawek, skracają czas rozliczenia i ułatwiają współpracę zespołów medycznych z administracją.
– Reputacja placówki: zgodność z wytycznymi i przejrzystość w obszarze lekowym wzmacniają zaufanie pacjentów i płatnika.
#### Co zrobić teraz (checklista)
– Przeczytaj komunikat DGL w całości i wyodrębnij listę zmian merytorycznych oraz technicznych.
– Zrób mapę wpływu: które jednostki, terapie, programy i procesy są objęte zmianą.
– Zweryfikuj umowy i załączniki z NFZ pod kątem spójności ze zmianami.
– Zaktualizuj procedury kliniczne i administracyjne (kwalifikacja, dokumentowanie wskazań, zgody).
– Przeprowadź przegląd słowników leków i kodów; przygotuj mapowanie w systemach.
– Zaplanuj i wykonaj testy w systemach HIS/aptecznych/rozliczeniowych (również testowe wysyłki, jeśli to możliwe).
– Skonfiguruj walidacje wstępne (pre-check) i raporty kontrolne jakości danych.
– Przeprowadź krótkie szkolenia ról kluczowych: lekarze, pielęgniarki, farmacja, rozliczenia, IT.
– Ustal harmonogram sprawozdawczy i punkt kontrolny na T-7/T-3 dni przed terminami NFZ.
– Wdróż monitoring: wskaźniki odrzuceń, czas korekty, zgodność dokumentacji z raportem.
– Przygotuj Q&A dla personelu i kanał szybkiego zgłaszania problemów (helpdesk wewnętrzny).
– Skontaktuj się z dostawcą oprogramowania w sprawie aktualizacji i wsparcia wdrożeniowego.
#### Pytania do NFZ i dostawców oprogramowania – co wyjaśnić
Do NFZ:
– Czy komunikat zmienia kryteria kwalifikacji/wyłączeń w konkretnych terapiach lub programach?
– Jakie są obowiązkowe atrybuty raportowe i od kiedy obowiązują (daty graniczne, okres przejściowy)?
– Jakie kody/słowniki zostały zaktualizowane i gdzie jest ich aktualna specyfikacja?
– Jakie mechanizmy walidacyjne będą stosowane i jakie są najczęstsze komunikaty błędów?
Do dostawców systemów:
– Czy wdrożono najnowsze słowniki i reguły walidacji zgodne z komunikatem?
– Jakie raporty kontrolne i walidacje pre-check są dostępne z poziomu systemu?
– Czy możliwe jest przeprowadzenie testowych wysyłek i sandboxowa weryfikacja?
– Jakie są terminy i zakres wsparcia aktualizacji (SLA, hotfixy)?
#### Dobre praktyki operacyjne po publikacji Komunikatu DGL
– Zasada „jednego źródła prawdy”: dokumentacja kliniczna i rozliczeniowa w tym samym systemie bazowym, ograniczenie wpisów ręcznych.
– Minimalny zestaw danych: zdefiniuj pola, bez których podanie leku nie może być zatwierdzone (np. wskazanie, parametry kliniczne, numer serii).
– Automatyzacja i alerty: przypomnienia o terminach, alerty o brakach w dokumentacji, blokady wysyłek niekompletnych.
– Regularne przeglądy: co najmniej miesięczny przegląd wskaźników jakości i odrzuceń oraz plan działań korygujących.
– Komunikacja międzydziałowa: stały kontakt lekarz–farmacja–rozliczenia–IT, aby szybko korygować problemy u źródła.
#### Podsumowanie i rekomendacje dla managerów
Komunikat DGL sygnalizuje zmiany w obszarze gospodarki lekami i sprawozdawczości do NFZ. Nawet jeśli modyfikacje wydają się techniczne, w praktyce dotykają procesów klinicznych, dokumentacyjnych i rozliczeniowych. Kluczowe działanie to szybka analiza źródła, mapowanie wpływu, aktualizacja procedur i słowników oraz testy w systemach. Priorytetyzuj walidacje pre-check i monitoring jakości danych, aby ograniczyć odrzucenia raportów i zapewnić ciągłość finansowania terapii.
Brak pełnych danych w niniejszym opracowaniu wynika z ogólnego charakteru informacji – precyzyjne wymagania (w tym ewentualne daty, listy kodów i atrybuty raportowe) należy potwierdzić w źródle NFZ.
Źródło: https://www.nfz.gov.pl/aktualnosci/aktualnosci-centrali/komunikat-dgl,8888.html