Komunikat dla Świadczeniodawców i dostawców oprogramowania. Poniżej wyjaśniamy, co może oznaczać dla procesów raportowania, rozliczeń i zgodności systemów informatycznych w placówkach medycznych.
#### Zakres komunikatu NFZ dla świadczeniodawców i dostawców oprogramowania
Na stronie Narodowego Funduszu Zdrowia ukazał się komunikat skierowany do świadczeniodawców i dostawców oprogramowania. Z udostępnionych publicznie informacji wynika, że dotyczy on bieżących wymagań i zmian organizacyjno-technicznych, które mają wpływ na:
– sposób przygotowywania i przesyłania sprawozdań do NFZ,
– dostosowanie systemów gabinetowych i HIS/ERP do aktualnych zasad rozliczeń,
– integrację z krajową infrastrukturą e-zdrowia i usługami teleinformatycznymi NFZ,
– aktualizację słowników, kodów i zasad walidacji danych,
– aspekty bezpieczeństwa i ciągłości działania.
Dokument źródłowy nie zawiera szczegółowych liczb ani pełnej listy terminów wdrożeń, dlatego na tym etapie rekomendowane jest potraktowanie go jako sygnału do przeglądu zgodności, konsultacji z dostawcami oprogramowania oraz weryfikacji harmonogramów aktualizacji.
Źródło: https://www.nfz.gov.pl/aktualnosci/aktualnosci-centrali/komunikat-dla-swiadczeniodawcow-i-dostawcow-oprogramowania,8857.html
#### Najważniejsze wymagania dla systemów informatycznych w placówkach medycznych
Z perspektywy managera placówki komunikaty tego typu zwykle oznaczają konieczność:
– zachowania zgodności formatów raportowania i rozliczeń z NFZ (w tym dostosowania komunikatów i reguł walidacji),
– aktualizacji słowników i kodów (np. świadczeń, rozpoznań, procedur, produktów rozliczeniowych),
– zapewnienia poprawnej integracji z systemami zewnętrznymi (usługi NFZ i platformy e‑zdrowia),
– utrzymania zgodnych polityk bezpieczeństwa, logowania i archiwizacji,
– przygotowania środowisk testowych i procedur wdrożeń bez przestojów.
Jeżeli komunikat wprowadza nowe lub zmienione mechanizmy weryfikacji danych, brak dostosowania może skutkować odrzuceniami plików, opóźnieniami rozliczeń i zwiększonym nakładem pracy zespołu administracyjnego.
#### Konsekwencje dla raportowania i rozliczeń z NFZ
Dla świadczeniodawców najistotniejsza jest ciągłość prawidłowej sprawozdawczości. Zmiany w specyfikacji technicznej, słownikach lub regułach walidacyjnych wpływają na:
– poprawność danych klinicznych i administracyjnych (kompletność, jednoznaczność, zgodność z aktualnymi słownikami),
– skuteczność rozliczania świadczeń (uniknięcie odrzuceń i korekt),
– terminowość finansowania (mniej reklamacji i powtórnych wysyłek).
W praktyce oznacza to potrzebę ścisłej współpracy z dostawcami systemów HIS/EDM, a także testów end‑to‑end: od wprowadzenia danych przez rejestrację zdarzenia medycznego po wysyłkę i potwierdzenie odbioru po stronie NFZ.
#### Wymogi interoperacyjności i bezpieczeństwa danych w e‑zdrowiu
Każda aktualizacja wymaga przejrzenia:
– mechanizmów integracyjnych (API, konektory, kolejki, mapowania pól),
– polityk uprawnień i ról użytkowników (zasada minimalnych uprawnień),
– mechanizmów szyfrowania transmisji i ochrony danych w spoczynku,
– rejestrowania zdarzeń (logi dostępu, audyt zmian),
– planów ciągłości działania i kopii zapasowych.
Utrzymanie zgodności z wymogami NFZ i krajowych regulacji dotyczących ochrony danych medycznych jest kluczowe nie tylko dla rozliczeń, ale też dla ograniczenia ryzyka incydentów bezpieczeństwa i kontroli.
#### Dlaczego to ważne dla placówek
– Zachowanie finansowania: prawidłowe i terminowe raportowanie to warunek płynności rozliczeń z NFZ.
– Mniejsze ryzyko odrzuceń: zmiany w walidacjach i słownikach często skutkują błędami, jeśli nie przygotujemy użytkowników i oprogramowania.
– Ciągłość pracy: niekontrolowane aktualizacje mogą powodować przestoje w rejestracji pacjentów i dokumentowaniu świadczeń.
– Zgodność prawna: zgodne z komunikatem dostosowania pomagają uniknąć naruszeń i sankcji.
– Reputacja i satysfakcja pacjentów: sprawny system ogranicza kolejki, powtórne wizyty i zbędny stres personelu.
#### Rola dostawców oprogramowania w zapewnieniu zgodności
Dostawcy oprogramowania powinni:
– potwierdzić zakres zmian i ich wpływ na konkretne moduły (rejestracja, rozliczenia, EDM),
– przedstawić harmonogram wdrożeń i scenariusze testów,
– udostępnić dokumentację zmian, instrukcje i materiały szkoleniowe,
– zapewnić wsparcie w oknie przejściowym (hotline, eskalacje),
– rekomendować dobre praktyki konfiguracji, które minimalizują błędy użytkowników.
Z punktu widzenia managera placówki kluczowe jest wyegzekwowanie SLA na czas reakcji i usunięcia błędów krytycznych oraz uzyskanie jasnej ścieżki eskalacji.
#### Ryzyka operacyjne i prawne przy braku dostosowania
– Odmowa przyjęcia sprawozdań przez systemy NFZ i konieczność powtórnych wysyłek.
– Opóźnienia w płatnościach za świadczenia i napięcia płynności finansowej.
– Zwiększone koszty operacyjne (nadgodziny, doraźne wsparcie, poprawki ręczne).
– Ryzyko naruszeń ochrony danych i incydentów bezpieczeństwa.
– Możliwe niezgodności wykazane podczas kontroli.
Z uwagi na brak pełnych danych liczbowych w komunikacie, poziom ryzyka będzie zależał od wielkości placówki, stopnia integracji systemów i dojrzałości procesów IT.
#### Co zrobić teraz (checklista)
– Przeczytaj komunikat NFZ w całości i zweryfikuj załączniki/specyfikacje.
– Zidentyfikuj systemy i integracje, których może dotyczyć zmiana (HIS, EDM, moduły rozliczeń, integracje z NFZ).
– Umów spotkanie z dostawcami oprogramowania: potwierdź zakres zmian, terminy i wymagania testowe.
– Zaktualizuj plan wdrożenia: kamienie milowe, okna serwisowe, zasoby i odpowiedzialności.
– Przygotuj środowisko testowe z danymi reprezentatywnymi; przeprowadź testy walidacyjne end‑to‑end.
– Zapewnij kopie zapasowe i plan powrotu (rollback) przed wdrożeniem na produkcji.
– Zaktualizuj procedury operacyjne i instrukcje stanowiskowe dla rejestracji, personelu medycznego i rozliczeń.
– Przeprowadź krótkie szkolenia i komunikację wewnętrzną: co się zmienia, od kiedy, jak zgłaszać problemy.
– Skonfiguruj monitoring krytycznych wskaźników po wdrożeniu (odsetek odrzuceń, czasy odpowiedzi, błędy integracji).
– Zweryfikuj polityki bezpieczeństwa i uprawnień, w tym dostępów do nowych funkcji/modułów.
– Upewnij się, że masz aktualne umowy SLA i ścieżki eskalacji z dostawcami.
– Udokumentuj zgodność: wersje oprogramowania, daty wdrożeń, wyniki testów, ryzyka i działania korygujące.
#### Jak przygotować zespół i komunikację wewnętrzną
– Wyznacz właściciela biznesowego zmiany po stronie placówki (np. kierownik rozliczeń) oraz lidera technicznego.
– Ustal RACI: kto odpowiada za testy, kto zatwierdza, kogo informować przy odchyleniach.
– Stwórz skrócone instrukcje “co zrobić, gdy…” dla rejestracji i zespołu rozliczeń (błędy walidacji, odrzucenia).
– Zapewnij wsparcie w pierwszych dniach po wdrożeniu: dyżury IT/dostawcy i szybkie ścieżki zgłoszeń.
– Zbieraj feedback użytkowników i wprowadzaj szybkie poprawki konfiguracji, jeśli to możliwe bez ryzyka.
#### Dobre praktyki techniczne dla zgodności z komunikatem NFZ
– Wersjonuj konfigurację i integracje – umożliwi to szybkie porównanie i powrót do stabilnej wersji.
– Automatyzuj walidacje przed wysyłką do NFZ, aby wychwycić błędy po stronie placówki, a nie dopiero w bramce zewnętrznej.
– Aktualizuj słowniki i kody w cyklu kontrolowanym, synchronicznie z instrukcjami NFZ i dostawcy.
– Zapewnij rozdzielenie środowisk (DEV/TEST/PROD) oraz kontrolę zmian poprzez akceptacje i testy regresji.
– Regularnie przeglądaj logi integracyjne i raporty błędów, aby reagować proaktywnie.
#### Podsumowanie i rekomendacje dla managerów placówek
Komunikat dla świadczeniodawców i dostawców oprogramowania opublikowany przez NFZ to istotny sygnał do przeglądu zgodności, harmonogramów wdrożeń i jakości danych. Nawet jeśli nie zawiera pełnych danych liczbowych, jego implikacje dla rozliczeń, bezpieczeństwa i operacyjnej ciągłości są realne. Rekomendujemy natychmiastowy kontakt z dostawcami systemów, przygotowanie testów, aktualizację procedur i zabezpieczenie okna wsparcia na czas przejściowy.
W razie wątpliwości interpretacyjnych warto odwołać się bezpośrednio do treści komunikatu na stronie NFZ oraz – jeśli to potrzebne – skonsultować plan działań z prawnikiem i działem bezpieczeństwa informacji. Dzięki temu placówka ograniczy ryzyka i utrzyma płynność rozliczeń oraz jakość obsługi pacjentów.