Komunikat dla Świadczeniodawców i dostawców oprogramowania w sprawie planowanych zmian obsługi faktur ustrukturyzowanych. Poniżej podsumowanie najważniejszych wniosków dla managerów placówek medycznych oraz praktyczne wskazówki przygotowawcze.
#### Komunikat NFZ: planowane zmiany obsługi faktur ustrukturyzowanych – co już wiadomo
Narodowy Fundusz Zdrowia poinformował o planowanych zmianach w obsłudze faktur ustrukturyzowanych. Adresatami komunikatu są świadczeniodawcy oraz dostawcy oprogramowania, którzy rozliczają świadczenia finansowane przez NFZ i wystawiają e-faktury w formacie ustrukturyzowanym. Z udostępnionego źródła wynika, że NFZ przygotowuje modyfikacje procesów i narzędzi obsługi e-faktur, jednak na moment publikacji nie podano pełnego zakresu zmian ani ostatecznego terminu ich wejścia w życie. Zapowiedziano dalsze komunikaty oraz materiały techniczne dla dostawców systemów.
Z kontekstu rynkowego należy zakładać, że celem prac jest ujednolicenie i usprawnienie procesu e-fakturowania, poprawa zgodności z ogólnokrajowym ekosystemem faktur ustrukturyzowanych oraz redukcja błędów walidacyjnych. Do czasu opublikowania finalnych wytycznych zalecana jest ostrożność interpretacyjna i przygotowania oparte na możliwych scenariuszach, a nie na konkretnych, niepotwierdzonych datach.
Źródło: https://www.nfz.gov.pl/aktualnosci/aktualnosci-centrali/komunikat-dla-swiadczeniodawcow-i-dostawcow-oprogramowania-sprawie-planowanych-zmian-obslugi-faktur-ustrukturyzowanych,8824.html
#### Zakres potencjalnych zmian w procesie e-fakturowania (faktury ustrukturyzowane)
Choć NFZ nie udostępnił jeszcze pełnej specyfikacji, planowane zmiany mogą dotyczyć kilku obszarów typowych dla obsługi faktur ustrukturyzowanych:
– Format i schemat danych: aktualizacja schem (np. XSD), doprecyzowanie metadanych wymaganych dla świadczeń finansowanych przez NFZ (identyfikatory umów, zakresy świadczeń, okresy rozliczeniowe, kody produktów).
– Walidacja biznesowa: nowe lub zaostrzone reguły sprawdzania spójności danych między fakturą a raportami rozliczeniowymi i umowami; prewalidacja jeszcze przed wysyłką.
– Kanały komunikacji i integracja: ewentualne zmiany w API/bramkach, sposobie autoryzacji, mechanizmach odbioru statusów i komunikatów zwrotnych, a także obsłudze dokumentów korygujących.
– Statusy i komunikaty błędów: rozszerzenie katalogu kodów, bardziej granularne opisy niezgodności i odrzuceń, co wpłynie na workflow obsługi wyjątków.
– Powiązanie z procesami rozliczeniowymi: ściślejsze mapowanie pozycji faktury do raportów i rozliczeń świadczeń; spójność identyfikatorów jednostek i komórek organizacyjnych.
– Archiwizacja i ślad audytowy: wymogi dotyczące przechowywania, wersjonowania i odtwarzalności danych, w tym potwierdzeń doręczenia i statusów przetwarzania.
– Obsługa korekt: doprecyzowanie powiązań faktur korygujących z dokumentami pierwotnymi, przyczynami korekt i skutkami w strumieniu płatności.
Należy podkreślić, że powyższe punkty są typowymi obszarami zmian przy modernizacji obsługi e-faktur. Ostateczny zakres zależeć będzie od publikacji NFZ – na dziś brak pełnych danych technicznych.
#### Wpływ na świadczeniodawców: procesy, ryzyko i koszty operacyjne
Zmiany w obsłudze faktur ustrukturyzowanych zwykle wpływają na:
– Przepływy pracy (workflow): konieczność dostosowania kolejności kroków – od generowania danych źródłowych, przez prewalidację, po wysyłkę i obsługę statusów.
– Jakość danych: wymóg lepszej spójności między fakturą, raportami rozliczeniowymi, umowami i słownikami NFZ. Błędy mogą szybciej skutkować odrzuceniem dokumentu.
– Płynność finansową: odrzucenia i opóźnienia w akceptacji faktur przekładają się na przesunięcia terminów płatności.
– Koszty zgodności: aktualizacje systemów, szkolenia i testy mogą generować koszty po stronie placówek i dostawców oprogramowania.
– Audytowalność i ryzyko: zwiększona transparentność wymaga dopiętych procedur i ról uprawnień; brak przygotowania to ryzyko niezgodności, reklamacji i dodatkowej pracy ręcznej.
Dla managerów kluczowe jest wyprzedzające podejście: harmonogram przygotowań, budżet i komunikacja wewnętrzna powinny ruszyć zanim pojawi się ostateczny termin wdrożenia.
#### Wymagania dla dostawców oprogramowania i integratorów
Dostawcy systemów finansowo-księgowych i HIS/ERP będą musieli:
– Przeanalizować specyfikacje techniczne NFZ bezpośrednio po ich publikacji oraz przygotować plan wersjonowania i migracji.
– Zaimplementować prewalidację i kontrolę spójności danych (np. identyfikatorów umów, komórek, okresów).
– Udoskonalić obsługę statusów i błędów, w tym automatyzację obsługi wyjątków i czytelne komunikaty dla użytkowników.
– Zapewnić środowiska testowe, scenariusze end-to-end i zestawy danych testowych dla placówek.
– Przygotować dokumentację użytkownika, szkolenia i wsparcie wdrożeniowe.
– Zaplanować bezpieczne przełączenie (cutover) i mechanizmy cofki (rollback) na wypadek problemów.
Ścisła współpraca placówki z dostawcą oprogramowania zminimalizuje ryzyko przestojów w rozliczeniach.
#### Dlaczego to ważne dla placówek
– Stabilność cash flow: szybka i bezbłędna obsługa e-faktur bezpośrednio wpływa na terminowość płatności z NFZ.
– Mniej pracy ręcznej: poprawna integracja i prewalidacja ograniczają ręczne poprawki, reklamacje i konieczność wielokrotnej wysyłki.
– Zgodność i bezpieczeństwo: jednolite procedury i lepsza audytowalność zmniejszają ryzyko sankcji oraz błędów procesowych.
– Konkurencyjność operacyjna: placówki sprawnie obsługujące e-faktury zyskują przewagę organizacyjną – krótszy cykl rozliczeniowy, lepsza przewidywalność finansowa.
– Odporność na zmiany: przygotowane zespoły łatwiej dostosują się do kolejnych modyfikacji krajowego systemu e-fakturowania.
#### Co zrobić teraz (checklista)
– Wyznacz właściciela procesu: osoba odpowiedzialna za e-faktury (finanse/controlling) + lider techniczny (IT).
– Skontaktuj się z dostawcą oprogramowania: zapytaj o roadmapę, wsparcie testów, wymagane aktualizacje i przewidywany wpływ zmian.
– Przeprowadź inwentaryzację integracji: zmapuj systemy źródłowe (HIS, rejestry, moduły rozliczeń), interfejsy i punkty walidacji.
– Przejrzyj słowniki i dane referencyjne: identyfikatory umów, komórek, świadczeń, NIP/REGON, adresy i dane kontrahentów.
– Przygotuj scenariusze testowe: faktury proste, korekty, różne okresy rozliczeniowe, przypadki brzegowe (np. częściowe odrzucenia).
– Uporządkuj uprawnienia: zweryfikuj role, pełnomocnictwa i dostęp użytkowników do modułów e-fakturowania i integracji.
– Zaplanuj prewalidację: wdrożenie mechanizmów wykrywania błędów przed wysyłką, w tym zgodność z umowami i raportami.
– Ustal plan cutover: kryteria gotowości, okno migracji, plan awaryjny i komunikacja z zespołami liniowymi.
– Zabezpiecz budżet i zasoby: czas zespołu, wsparcie dostawcy, środowiska testowe, szkolenia.
– Szkolenia i materiały: przygotuj krótkie instrukcje dla księgowości i osób obsługujących rozliczenia z NFZ.
– Monitoruj komunikaty NFZ: ustaw alerty na stronie NFZ i kanałach branżowych; śledź aktualizacje specyfikacji.
– Zadbaj o archiwizację i ślad audytowy: polityka przechowywania dokumentów, statusów, potwierdzeń i logów systemowych.
– Zdefiniuj KPI procesu: odsetek odrzuceń, średni czas akceptacji, liczba korekt na 100 faktur – do monitorowania po wdrożeniu.
#### Najczęstsze pytania od managerów – odpowiedzi na dziś
– Czy konieczna będzie wymiana systemu FK/HIS? Na dziś brak takich wytycznych. Najczęściej wystarczają aktualizacje i konfiguracje po stronie obecnych systemów; decyzję podejmuj po publikacji specyfikacji.
– Czy zmiany obejmą wszystkie typy faktur? Komunikat dotyczy faktur ustrukturyzowanych; szczegóły zakresu dokumentów (np. korekty) zostaną doprecyzowane przez NFZ.
– Kiedy zmiany wejdą w życie? Brak oficjalnej daty w chwili obecnej. Rekomendowane jest przygotowanie się organizacyjnie, by skrócić czas reakcji po ogłoszeniu terminu.
– Czy będą okresy przejściowe? Brak potwierdzenia. W wielu projektach tej skali stosuje się okna migracji – należy czekać na informacje NFZ.
– Jakie ryzyka są największe? Odrzucenia z powodu niespójności danych, opóźnienia płatności, przeciążenie zespołów księgowych, problemy z integracjami.
#### Rekomendowany sposób planowania bez dat: podejście „gotowości operacyjnej”
W sytuacji braku ostatecznego harmonogramu warto zastosować plan w modelu readiness:
– T-60 do T-30 dni od ogłoszenia specyfikacji: analiza, inwentaryzacja i przygotowanie środowisk testowych.
– T-30 do T-10: implementacja zmian, testy integracyjne, szkolenia.
– T-10 do T0: testy akceptacyjne na próbkach danych, ustalenie cutover, przygotowanie wsparcia operacyjnego.
– T0 do T+30: monitoring KPI, szybka ścieżka obsługi wyjątków, retrospektywa i optymalizacja.
Daty „T” należy odnieść do oficjalnego terminu publikacji specyfikacji i wymagań.
#### Współpraca ze świadczeniodawcami i dostawcami oprogramowania – praktyczne zalecenia
– Ustal regularne przeglądy z dostawcą systemu (np. co 2 tygodnie) do czasu ustabilizowania zmian.
– Włącz przedstawicieli księgowości i rozliczeń do testów – to oni najlepiej wyłapią niespójności merytoryczne.
– Zadbaj o jeden kanał zgłaszania problemów (service desk) i wspólną listę błędów z priorytetami.
– Dokumentuj decyzje konfiguracyjne i mapowanie danych – ułatwi to audyt i przyszłe aktualizacje.
#### Podsumowanie: przygotuj placówkę na zmiany w obsłudze faktur ustrukturyzowanych
NFZ zapowiedział zmiany w obsłudze faktur ustrukturyzowanych, kierując komunikat do świadczeniodawców i dostawców oprogramowania. Na dziś brakuje pełnej dokumentacji technicznej i ostatecznych terminów, ale dla placówek oznacza to jedno: warto przygotować organizację, dane i systemy, by zminimalizować ryzyko opóźnień i zapewnić zgodność. Skoncentruj się na jakości danych, prewalidacji, testach integracyjnych i gotowości zespołów. Dobrze zaprojektowany plan „ready-to-implement” pozwoli płynnie przejść przez zmiany i utrzymać stabilny cash flow.
Jeśli odpowiadasz za rozliczenia z NFZ, upewnij się, że Twój dostawca oprogramowania ma już wyznaczony punkt kontaktowy ds. e-fakturowania, a zespół zna wewnętrzne procedury na czas wdrożenia. Regularnie monitoruj aktualizacje NFZ i reaguj na nie według uzgodnionego planu.