Komunikat dla Świadczeniodawców i twórców oprogramowania. NFZ opublikował informację skierowaną do placówek medycznych i dostawców systemów IT; poniżej podsumowujemy znaczenie komunikatu i rekomendowane działania, z zastrzeżeniem, że szczegóły należy zweryfikować w źródle.
#### Kontekst: komunikat NFZ dla świadczeniodawców i twórców oprogramowania
Narodowy Fundusz Zdrowia publikuje okresowo komunikaty techniczno-organizacyjne adresowane równocześnie do świadczeniodawców oraz twórców oprogramowania. Celem takich informacji jest zwykle ujednolicenie sposobu raportowania, rozliczeń i integracji z systemami NFZ oraz P1, a także zapewnienie zgodności z aktualnym stanem prawnym i specyfikacjami teleinformatycznymi. W najnowszym komunikacie (źródło: https://www.nfz.gov.pl/aktualnosci/aktualnosci-centrali/komunikat-dla-swiadczeniodawcow-i-tworcow-oprogramowania,8885.html) mogą znajdować się wytyczne, które wpływają na bieżące procesy placówek i harmonogramy prac dostawców systemów HIS/RIS/LIS. Z uwagi na brak pełnych danych w samym streszczeniu, rekomendujemy zapoznanie się z treścią dokumentu w linku oraz załącznikami technicznymi, o ile zostały opublikowane.
#### Zakres i cel komunikatu NFZ — czego mogą dotyczyć aktualizacje
Komunikaty tego typu najczęściej obejmują:
– doprecyzowanie wymagań sprawozdawczych i rozliczeniowych (np. struktury plików, zestawy pól, słowniki, walidacje),
– modyfikacje interfejsów i usług (API) wykorzystywanych przez oprogramowanie medyczne do komunikacji z systemami NFZ lub P1,
– harmonogramy wdrożeń, okresy przejściowe i daty graniczne dla wersji specyfikacji lub formatów komunikatów,
– procedury testów integracyjnych i warunki dopuszczenia do produkcji,
– aktualizacje słowników, kodów produktowych i zakresów świadczeń oraz mechanizmów weryfikacji uprawnień,
– zasady organizacyjne (np. kanały komunikacji, zgłaszanie błędów, wymagania dot. bezpieczeństwa i logowania zdarzeń).
Ponieważ nie podano publicznie pełnej treści, prosimy traktować powyższe punkty jako typowe obszary, które warto zweryfikować w oryginalnym materiale NFZ.
#### Najważniejsze wątki dla świadczeniodawców: rozliczenia, sprawozdawczość i ciągłość działania
Dla kierownictwa placówek kluczowe jest zrozumienie, czy i jak komunikat wpływa na:
– poprawność sprawozdawczości i rozliczeń umów z NFZ (ryzyko odrzuconych pozycji, wstrzymania płatności, korekt),
– sposób ewidencji i raportowania zdarzeń medycznych (w tym EDM, jeśli dotyczy),
– wykorzystanie systemów weryfikacji uprawnień pacjentów i zgodności świadczeń z umową,
– kalendarz wdrożeń po stronie placówki i dostawców IT, a więc dostępność systemów oraz planowane przerwy techniczne,
– obowiązki informacyjne wobec personelu i konieczność szkoleń z nowych procedur.
Zarządzający powinni założyć, że nawet pozornie drobne zmiany w specyfikacji lub słownikach mogą wymagać aktualizacji oprogramowania, testów i czasem modyfikacji praktyk pracy rejestracji, gabinetów lub działów rozliczeń.
#### Najważniejsze wątki dla twórców oprogramowania: specyfikacje, testy i wersjonowanie
Dla producentów systemów medycznych najczęściej kluczowe są:
– nowe lub zmienione specyfikacje interfejsów (w tym wersjonowanie, format danych, walidacje),
– wymagania dotyczące testów integracyjnych w środowisku wskazanym przez NFZ oraz kryteria przejścia do produkcji,
– zgodność z aktualnymi słownikami i mechanizmami walidacyjnymi po stronie NFZ,
– bezpieczeństwo (szyfrowanie, autoryzacja, logowanie zdarzeń, audyt) zgodnie z wytycznymi,
– zarządzanie cyklem życia oprogramowania, komunikacja zmian do klientów oraz zapewnienie wsparcia migracji.
Ścisła i proaktywna współpraca z placówkami jest tu kluczowa, aby zsynchronizować wdrożenia i minimalizować przestoje.
#### Terminy i harmonogramy — jak zaplanować działania przy niepełnych danych
W sytuacji, gdy nie są publicznie wskazane szczegółowe terminy, rekomendujemy:
– niezwłoczne sprawdzenie, czy komunikat wprowadza daty graniczne lub okresy przejściowe,
– przygotowanie dwóch scenariuszy: szybkie wdrożenie (jeśli termin jest bliski) i wdrożenie standardowe (jeśli przewidziano okres przejściowy),
– rezerwację okien serwisowych i zasobów (IT, testy, szkolenia) z wyprzedzeniem,
– weryfikację, czy zmiana wymaga aktualizacji dokumentacji wewnętrznej, regulaminów i instrukcji pracy personelu.
#### Ryzyka operacyjne i finansowe w przypadku zignorowania komunikatu
Brak reakcji na komunikat może skutkować:
– odrzutami raportów i opóźnieniami w płatnościach,
– zwiększoną liczbą korekt i kosztami pracy działu rozliczeń,
– niespójnością danych i utratą ich jakości,
– ryzykiem niezgodności z wymogami regulatora (compliance),
– obniżeniem satysfakcji pacjentów z powodu wydłużenia obsługi lub przestojów systemów.
#### Dlaczego to ważne dla placówek
Placówka medyczna funkcjonuje w ścisłej relacji kontraktowej z NFZ i ekosystemem systemów publicznych. Każda zmiana w komunikacji, słownikach, sposobie walidacji czy sprawozdawczości ma bezpośredni wpływ na:
– płynność finansową (terminowe i pełne rozliczenia),
– efektywność operacyjną (mniej błędów, mniej poprawek),
– bezpieczeństwo prawne (zgodność z aktualnymi wymaganiami),
– reputację placówki (sprawna, przewidywalna obsługa pacjentów),
– gotowość do kolejnych zmian cyfrowych (mniej długu technologicznego).
Proaktywne podejście pozwala wykorzystać zmianę jako okazję do uporządkowania procesów i poprawy jakości danych, co przekłada się na lepsze decyzje zarządcze i mniejszą liczbę incydentów na styku z płatnikiem.
#### Co zrobić teraz (checklista)
– Zapoznaj się z treścią komunikatu w źródle: https://www.nfz.gov.pl/aktualnosci/aktualnosci-centrali/komunikat-dla-swiadczeniodawcow-i-tworcow-oprogramowania,8885.html
– Wyznacz właściciela biznesowego zmian (np. kierownik rozliczeń) i właściciela technicznego (IT/koordynator ds. systemów).
– Skontaktuj się z dostawcą systemu HIS/LIS/RIS, aby potwierdzić:
– czy komunikat dotyczy używanej wersji systemu,
– zakres i termin dostępności aktualizacji,
– wymagania testowe oraz ewentualne przerwy serwisowe.
– Zweryfikuj, czy konieczne są zmiany w:
– słownikach i konfiguracji systemu,
– mapowaniu danych i procesie sprawozdawczym,
– uprawnieniach użytkowników oraz ścieżkach akceptacji.
– Zaplanuj testy integracyjne:
– przygotuj przypadki testowe na reprezentatywnych danych,
– uwzględnij walidacje po stronie NFZ i raporty błędów.
– Zaktualizuj dokumentację wewnętrzną:
– instrukcje dla rejestracji, gabinetów i działu rozliczeń,
– procedury postępowania w przypadku błędów walidacyjnych.
– Przeprowadź krótkie szkolenia/briefingi dla kluczowego personelu.
– Zabezpiecz kopie zapasowe i plan awaryjny:
– kopia konfiguracji i danych przed wdrożeniem,
– możliwość szybkiego wycofania zmian (rollback).
– Uruchom monitoring po wdrożeniu:
– wskaźniki odrzuceń i korekt,
– czasy realizacji i obciążenie zespołów.
– Udokumentuj wnioski i poprawki do kolejnych iteracji.
#### Współpraca z twórcami oprogramowania — dobre praktyki dla managerów
– Ustal jasny kanał komunikacji i jedną osobę kontaktową po obu stronach.
– Proś o notatkę wydawniczą (release notes) z wyjaśnieniem wpływu na procesy.
– Wymagaj środowiska testowego i danych przykładowych do weryfikacji.
– Zaplanuj wspólną sesję „go-live readiness” z checklistą krytycznych punktów.
– Uzgodnij wskaźniki jakości (np. akceptowalny poziom odrzuceń po wdrożeniu) i okno wsparcia po starcie.
#### Bezpieczeństwo i zgodność: minimalne oczekiwania
Nawet jeśli komunikat nie dotyczy bezpośrednio bezpieczeństwa, warto zweryfikować:
– poprawność mechanizmów uwierzytelniania i autoryzacji,
– szyfrowanie transmisji i danych wrażliwych,
– rejestrowanie zdarzeń (audyt) związanych ze sprawozdawczością,
– zgodność z RODO oraz minimalizację zakresu przetwarzanych danych,
– procedury zgłaszania incydentów i kontakt do wsparcia technicznego.
#### Komunikacja wewnętrzna: jak poinformować zespoły
– Stwórz krótką notatkę operacyjną „co się zmienia” dla rejestracji, gabinetów i rozliczeń.
– Podaj daty i godziny ewentualnych przerw oraz kontakt do osoby dyżurnej.
– Zapewnij szybki kanał zgłaszania problemów po starcie (np. dedykowany e-mail/telefon).
– Po tygodniu zbierz informacje zwrotne i skoryguj instrukcje.
#### Czego nie wiemy bez lektury źródła (ważne zastrzeżenie)
W chwili przygotowania niniejszego opracowania nie publikujemy szczegółów liczbowych, terminów ani konkretnych zmian technicznych w treści komunikatu; mogą one dotyczyć m.in. słowników, formatów danych, usług API lub harmonogramów. Z tego względu prosimy o weryfikację pełnej treści pod adresem źródłowym oraz towarzyszących dokumentów (załączników, specyfikacji, FAQ), które NFZ zwykle publikuje wraz z komunikatami technicznymi.
#### Podsumowanie
Komunikat dla świadczeniodawców i twórców oprogramowania wymaga od placówek i dostawców IT skoordynowanego działania, aby zachować zgodność, ciągłość rozliczeń i wysoką jakość danych. Najbezpieczniejszą strategią jest szybka analiza treści u źródła, wyznaczenie właścicieli zmian, przygotowanie testów i planu wdrożenia oraz skuteczna komunikacja wewnętrzna. Działanie z wyprzedzeniem minimalizuje ryzyka finansowe i operacyjne oraz ułatwia przejście przez kolejne etapy cyfryzacji.
Źródło: https://www.nfz.gov.pl/aktualnosci/aktualnosci-centrali/komunikat-dla-swiadczeniodawcow-i-tworcow-oprogramowania,8885.html