Komunikat dla świadczeniodawców w sprawie SIMP. Poniżej wyjaśniamy, co ten przekaz oznacza dla placówek, jakie ryzyka i obowiązki się z nim wiążą oraz jakie działania zarządcze i techniczne warto podjąć od razu.
#### SIMP – co to jest i kogo dotyczy (użyteczne tło dla menedżerów)
SIMP to resortowy system teleinformatyczny wykorzystywany do obsługi wybranych procesów sprawozdawczości i monitorowania świadczeń – w szczególności w obszarze programów i działań profilaktycznych oraz rozliczeń z płatnikiem publicznym. W praktyce oznacza to:
– rejestrowanie i raportowanie wybranych świadczeń do NFZ,
– weryfikację zgodności danych z obowiązującymi słownikami i identyfikatorami (np. dane podmiotu, komórek organizacyjnych, miejsca udzielania świadczeń),
– integrację z oprogramowaniem medycznym (HIS/EDM) i procesami administracyjnymi placówki.
Komunikat NFZ dotyczy świadczeniodawców, którzy sprawozdają do SIMP dane w ramach kontraktów lub programów, w których SIMP jest wymaganym kanałem raportowania. Jeśli Państwa placówka realizuje programy finansowane przez NFZ lub MZ, istnieje wysokie prawdopodobieństwo, że komunikat wymaga uwagi i dostosowań.
Uwaga: NFZ publikuje komunikaty o różnym zakresie (organizacyjnym, technicznym, terminowym). Ponieważ omawiany komunikat nie zawiera w tym streszczeniu kompletu parametrów (dat, zakresów, list świadczeń), należy odwołać się do pełnej treści na stronie NFZ, aby potwierdzić szczegóły wdrożeniowe i harmonogram.
#### Najważniejsze implikacje komunikatu NFZ w sprawie SIMP
Na podstawie praktyki publikacyjnej NFZ oraz charakteru SIMP można oczekiwać, że komunikat może obejmować jeden lub kilka z poniższych obszarów:
– doprecyzowanie zasad sprawozdawczości do SIMP (np. zakres danych, format, walidacje),
– aktualizację słowników/identyfikatorów wymaganych przy raportowaniu (podmioty, komórki, świadczenia),
– zmiany techniczne w dostępie i integracji (autoryzacja, certyfikaty, kanały API),
– harmonogram przekazywania danych, ewentualnie okresy przejściowe,
– procedury postępowania w razie błędów/walidacji negatywnej,
– konsekwencje braku raportowania lub błędów (wstrzymanie rozliczeń, korekty).
Z uwagi na brak pełnych danych w tym podsumowaniu prosimy zweryfikować w źródle, które z wyżej wymienionych punktów obowiązują Państwa placówkę i od kiedy.
#### Wymogi formalne i zgodność – co sprawdzić
Niezależnie od szczegółów komunikatu, obowiązują ramy prawne i organizacyjne, które powinny zostać spełnione:
– legalność przetwarzania danych: RODO i krajowe przepisy o systemie informacji w ochronie zdrowia; właściwe podstawy prawne i zakresy upoważnień,
– bezpieczeństwo teleinformatyczne: polityki, upoważnienia, rejestr czynności, umowy powierzenia z dostawcami oprogramowania,
– zgodność identyfikatorów: spójność danych podmiotu i komórek organizacyjnych z rejestrami (m.in. RPWDL), aktualne dane TERYT i REGON,
– integralność z EDM/IKP/P1: spójność słowników i wersji interfejsów, zgodność z wymaganiami technicznymi publikowanymi przez NFZ/MZ/CeZ,
– przechowywanie i dostępność: dowody raportowania, logi, kompletność dokumentacji na wypadek kontroli.
#### Wpływ na organizację pracy świadczeniodawców
Zmiany komunikowane przez NFZ w zakresie SIMP zwykle przekładają się na:
– konieczność aktualizacji HIS/EDM (wraz z testami akceptacyjnymi),
– przegląd procesów rejestracji i raportowania świadczeń,
– dopasowanie harmonogramów pracy (np. zamknięcia okresów rozliczeniowych, korekty),
– dodatkowe szkolenia personelu rejestracji, księgowości i zespołów medycznych,
– intensywniejsze monitorowanie wskaźników jakości danych i odrzuceń technicznych.
Dla menedżera kluczowe jest zapewnienie zasobów (IT, organizacja, szkolenia), aby nie dopuścić do przestojów w rozliczeniach lub akumulacji błędów raportowych.
#### Dlaczego to ważne dla placówek
– ciągłość finansowania: poprawne i terminowe raportowanie do SIMP warunkuje rozliczenie świadczeń z NFZ,
– ograniczenie ryzyka kontroli i korekt: zgodność danych i słowników minimalizuje liczbę odrzuceń i korekt sprawozdań,
– efektywność operacyjna: uporządkowane procesy SIMP skracają czas zamknięcia miesiąca i zmniejszają nakład pracy personelu,
– zgodność prawna i reputacja: właściwe zabezpieczenie danych i precyzyjne raportowanie wzmacniają wiarygodność placówki,
– przygotowanie na zmiany: SIMP bywa aktualizowany; działanie według standardów „by design” ułatwia kolejne dostosowania.
#### Co zrobić teraz (checklista)
– Zapoznaj się z komunikatem NFZ w całości i potwierdź, czy dotyczy Twojej placówki oraz jakich zakresów świadczeń.
– Wyznacz właściciela procesu SIMP (po stronie biznesowej) i lidera technicznego (po stronie IT/dostawcy HIS).
– Skontaktuj się z dostawcą oprogramowania HIS/EDM i potwierdź gotowość do ewentualnych zmian (wersje, integracje, terminy).
– Zweryfikuj uprawnienia i konta dostępowe do SIMP dla osób raportujących; uporządkuj role i minimum niezbędnych dostępów.
– Sprawdź zgodność danych identyfikacyjnych (podmiot, komórki, miejsca udzielania świadczeń) z rejestrami i słownikami wymaganymi przez NFZ.
– Przeprowadź test przesyłu danych na środowisku testowym (o ile dostępne) i zaplanuj okno na poprawki.
– Ustal procedurę obsługi błędów: kto reaguje, w jakim czasie, jak eskalować do dostawcy i do NFZ.
– Zaktualizuj umowy powierzenia przetwarzania danych z dostawcami IT, jeśli zmienia się zakres danych lub integracji.
– Przeszkol personel rejestracji, rozliczeń i zespołów merytorycznych w zakresie zmian i nowych wymogów w SIMP.
– Przygotuj plan ciągłości działania na wypadek przerwy w dostępie (buforowanie danych, kroki awaryjne, komunikacja wewnętrzna).
– Ustal wskaźniki monitorowania jakości danych (odsetek odrzuceń, liczba korekt, czas usunięcia błędu) i raportuj je co najmniej tygodniowo w okresie przejściowym.
– Zapisz w kalendarzu kluczowe terminy wskazane w komunikacie NFZ i powiązane kamienie milowe w placówce.
#### Najczęstsze pytania świadczeniodawców dotyczące SIMP
– Czy wszystkie placówki muszą raportować do SIMP? To zależy od zakresu realizowanych świadczeń/programów. Weryfikacja następuje w komunikacie i w warunkach umowy z NFZ.
– Co w razie błędów walidacji? Należy zastosować procedurę korekty wskazaną przez NFZ; w typowych scenariuszach konieczne jest poprawienie danych źródłowych i ponowna wysyłka.
– Jak postępować przy przerwach technicznych? Zalecane jest gromadzenie danych w systemie źródłowym, a następnie transmisja po przywróceniu dostępności. Sprawdź, czy komunikat przewiduje tryb awaryjny.
– Kto odpowiada za zgodność danych? Odpowiedzialność spoczywa na świadczeniodawcy. Dostawca systemu zapewnia narzędzia, ale poprawność merytoryczna i terminowość leżą po stronie placówki.
– Gdzie szukać wsparcia? W pierwszej kolejności dokumentacja NFZ dotycząca SIMP i kanały kontaktu podane w komunikacie; równolegle wsparcie dostawcy HIS/EDM.
#### Dobre praktyki wdrożeniowe i techniczne aspekty integracji z SIMP
– standardy danych: dopilnuj poprawnego mapowania słowników i identyfikatorów w HIS (uniknij dowolnych „słowników lokalnych” bez mapy do słowników NFZ),
– wersjonowanie: utrzymuj spójność wersji interfejsów i dokumentacji; dokumentuj zmiany w repozytorium IT,
– logowanie i śledzenie: włącz szczegółowe logi transmisji i walidacji, aby szybko lokalizować błędy,
– kontrola jakości: uruchom reguły prewalidacji po stronie HIS, które wykryją typowe błędy zanim trafią do SIMP,
– governance danych: wyznacz stewardów danych dla kluczowych obszarów (pacjent, komórka, świadczenie),
– komunikacja: krótkie, cykliczne spotkania statusowe w okresie przejściowym (np. 15 minut dziennie), aż do ustabilizowania wskaźników.
#### Ryzyka i jak ich uniknąć
– opóźnienia w rozliczeniach z NFZ z powodu odrzuceń – ogranicz poprzez prewalidację i szybkie ścieżki korekt,
– niespójność danych między HIS a SIMP – unikaj ręcznych obejść, trzymaj jedno źródło prawdy i procedury synchronizacji,
– braki kompetencyjne personelu – zapewnij mikro-szkolenia i krótkie instrukcje stanowiskowe,
– bezpieczeństwo danych – minimalizuj dostępy, szyfruj transmisję, prowadź rejestry incydentów i audyty,
– przeciążenie IT – rezerwuj zasoby i zaplanuj okna serwisowe poza godzinami szczytu.
#### Podsumowanie
Komunikat NFZ w sprawie SIMP oznacza konieczność przeglądu procesów, danych i integracji w placówce. Dla menedżerów kluczowe jest szybkie zrozumienie zakresu komunikatu, przypisanie odpowiedzialności i wdrożenie zmian w rytmie operacyjnym, aby zapewnić zgodność, ciągłość rozliczeń oraz bezpieczeństwo danych. Ze względu na brak pełnych parametrów w niniejszym opracowaniu, prosimy o bezpośrednie zapoznanie się z treścią źródłową i dostosowanie działań do wskazanych terminów i wymogów.
Źródło: https://www.nfz.gov.pl/aktualnosci/aktualnosci-centrali/komunikat-dla-swiadczeniodawcow-w-sprawie-simp,8854.html