Koniec z pilotażem centralnej e-rejestracji. Kluczowe daty do zapamiętania. Zmiana z fazy testowej na wdrożenie produkcyjne oznacza nowe obowiązki organizacyjne, techniczne i formalne dla placówek medycznych.
#### Centralna e-rejestracja – co się zmienia po zakończeniu pilotażu
Zakończenie pilotażu centralnej e-rejestracji to przejście z ograniczonego zakresu i liczby uczestników do szerszego, produkcyjnego modelu działania. W praktyce oznacza to:
– stopniowe włączanie kolejnych typów świadczeń i placówek,
– konieczność publikowania dostępnych terminów w centralnym kanale (m.in. IKP/mojeIKP), w powiązaniu z e-skierowaniem tam, gdzie to ma zastosowanie,
– standaryzację integracji systemów HIS/RIS/LIS z interfejsami platformy e-zdrowie (P1) zarządzanej przez Centrum e-Zdrowia (CeZ),
– wzrost oczekiwań w zakresie jakości danych (aktualność slotów, kompletność informacji, spójność identyfikatorów świadczeń i komórek organizacyjnych),
– większą przejrzystość kolejek i możliwość porównywania dostępności w skali regionu/kraju.
Dla managerów oznacza to nie tylko „podpięcie się” do API, ale przede wszystkim przeprojektowanie procesu rejestracji, komunikacji z pacjentem i zasad zarządzania dostępnością, tak aby kanały lokalne (telefon, rejestracja w miejscu) i centralne działały spójnie.
#### Kluczowe daty do zapamiętania (aktualne na moment publikacji)
Zgodnie z publicznie dostępnych informacji branżowych oraz komunikatów resortowych, po zakończeniu pilotażu należy spodziewać się kaskadowego wdrażania wymagań. Uwaga: w chwili przygotowania artykułu brak kompletu oficjalnych, jednolitych terminów obejmujących wszystkie zakresy i typy świadczeniodawców – daty mogą być publikowane etapowo w rozporządzeniach MZ, komunikatach CeZ i zarządzeniach NFZ. Rekomendujemy bieżącą weryfikację w Dzienniku Ustaw i na stronach MZ/CeZ/NFZ.
Daty/kamienie milowe, które warto monitorować:
– publikacja i wejście w życie rozporządzeń określających zakres świadczeń objętych centralną e-rejestracją,
– ogłoszenie końca pilotażu oraz startu pełnej dostępności usługi dla pacjentów w określonych zakresach,
– terminy integracyjne dla dostawców oprogramowania (testy akceptacyjne, certyfikacja, migracje),
– rozpoczęcie obowiązku publikowania wolnych terminów w centralnej e-rejestracji dla wybranych zakresów (zwykle z okresem przejściowym),
– rozszerzenie katalogu świadczeń/komórek organizacyjnych objętych obowiązkiem,
– ewentualne terminy podpisywania aneksów do umów z NFZ powiązanych z warunkami raportowania i udostępniania terminów,
– graniczne daty raportowania wskaźników (np. aktualność slotów, czas oczekiwania) – jeśli zostaną wskazane,
– terminy szkoleń, webinarów i okien serwisowych CeZ istotnych dla produkcyjnego uruchomienia.
Dla minimalizacji ryzyka opóźnień zalecamy traktować każdy z powyższych punktów jak twardy kamień milowy wewnętrznego projektu, z przypisanym właścicielem i planem awaryjnym.
#### Wymogi prawne i kontraktowe po zakończeniu pilotażu
Choć szczegółowe obowiązki wynikają z konkretnych aktów wykonawczych, w praktyce placówki powinny przygotować się na:
– konieczność zgodności z RODO i ustawą o systemie informacji w ochronie zdrowia, w tym przeprowadzenie oceny skutków dla ochrony danych (DPIA) dla nowych integracji i przepływów danych,
– aktualizację rejestru czynności przetwarzania oraz klauzul informacyjnych (m.in. informacja o udostępnianiu slotów/terminów poprzez centralny kanał),
– zapewnienie podstaw prawnych i umów powierzenia z dostawcami HIS/integra torami,
– dostosowanie do wymogów bezpieczeństwa teleinformatycznego (kontrola dostępu, logowanie zdarzeń, ciągłość działania, kopie zapasowe),
– spójność danych kontraktowych (kody świadczeń, komórek, miejsca udzielania) z tym, co widzi pacjent w centralnej e-rejestracji,
– potencjalne wymogi raportowe i jakościowe ze strony NFZ (aktualność terminów, minimalne okna dostępności) – należy śledzić zarządzenia.
#### Integracja IT: centralna e-rejestracja a systemy HIS/RIS/LIS
Z punktu widzenia IT kluczowe jest:
– dokładne mapowanie komórek organizacyjnych i harmonogramów w HIS do struktur wymaganych przez centralną e-rejestrację,
– rozstrzygnięcie, które terminy będą publikowane centralnie (np. tylko AOS, diagnostyka obrazowa, wybrane poradnie) oraz jakie reguły mają ograniczać ich ekspozycję (kwalifikacja e-skierowania, uprawnienia, zasady przygotowania),
– zapewnienie automatycznej synchronizacji slotów (tworzenie, aktualizacja, anulowanie) i obsługi konfliktów (np. rezerwacje równoległe w kanale lokalnym),
– obsługa potwierdzeń i przypomnień (SMS/push) pochodzących z kanału centralnego, aby zmniejszać „no-show”,
– mechanizmy monitorowania błędów integracyjnych w trybie 24/7 (alerting) i jasna ścieżka eskalacji do dostawcy IT i CeZ,
– testy obciążeniowe i testy użyteczności rejestracji, zanim włączymy widoczność dla pacjentów na dużą skalę.
Warto też z góry zaplanować politykę awaryjną: co jeśli centralny kanał jest chwilowo niedostępny? Jak zapewnić spójność kolejek po przywróceniu synchronizacji?
#### Procesy w rejestracji i call center: jak je ustawić
Centralna e-rejestracja zmienia rolę rejestracji i call center:
– recepcja musi pracować na jednym „źródle prawdy” dla dostępności – rozproszone kalendarze szybko prowadzą do konfliktów,
– skrypty rozmów i procedury muszą uwzględniać pacjentów zapisanych centralnie (identyfikacja, weryfikacja e-skierowania, status wizyty),
– należy wyznaczyć okna czasowe niepublikowane centralnie (np. pilne, wewnętrzne) i zasady ich wykorzystania, aby nie zaburzać dostępności finansowanej przez NFZ,
– zasady odwołań/przekładania terminów muszą być identyczne niezależnie od kanału – unika to sporów i skarg,
– kierownicy rejestracji powinni codziennie monitorować wskaźniki: obłożenie, czas oczekiwania, „no-show”, terminowość potwierdzeń.
#### Doświadczenie pacjenta i komunikacja
Z perspektywy pacjenta największą wartością jest przewidywalność i prostota. By to osiągnąć:
– publikuj jasne opisy świadczeń i wymagane przygotowanie,
– ogranicz zbyt drobne podziały terminów (fragmentacja kalendarza utrudnia znalezienie wizyty),
– włącz automatyczne przypomnienia i łatwą ścieżkę odwołania/przełożenia,
– mierz satysfakcję (NPS/krótkie ankiety) po wizycie zaplanowanej centralnie – to szybko ujawnia problemy.
#### Dlaczego to ważne dla placówek
– Większa widoczność w kanale krajowym: pacjenci częściej wybiorą placówkę, która ma realnie dostępne terminy widoczne w IKP/mojeIKP.
– Lepsze zarządzanie kolejkami: jednolite standardy i integracja ograniczają „nadpisywanie” terminów i przypadkowe dublowanie rezerwacji.
– Potencjalne wymogi kontraktowe: NFZ może wiązać dostępność i jakość danych z warunkami umów – brak zgodności to ryzyko finansowe.
– Mniej „no-show”: centralne potwierdzenia i przypomnienia, wraz z transparentnością zasad, z reguły obniżają odsetek nieobecności.
– Efektywność operacyjna: mniej ręcznej pracy rejestracji (telefon/e-mail) przy stabilnym obłożeniu poradni i pracowni.
– Reputacja i skargi: spójność informacji w kanałach zmniejsza ryzyko skarg pacjentów i nieporozumień.
#### Co zrobić teraz (checklista)
– Wyznacz właściciela projektu i zespół: IT, rejestracja/call center, dział prawny/RODO, księgowość/kontrakty NFZ, marketing/komunikacja.
– Zweryfikuj akty prawne i komunikaty: Dziennik Ustaw (rozporządzenia MZ), serwisy CeZ, NFZ, wojewódzkie oddziały NFZ. Zanotuj wszystkie daty i terminy testów.
– Skontaktuj się z dostawcą HIS/RIS/LIS: potwierdź status integracji z centralną e-rejestracją, harmonogram wdrożenia, wymagania konfiguracyjne i SLA.
– Przeprowadź inwentaryzację kalendarzy: komórki organizacyjne, lekarze, pracownie, typy świadczeń, reguły kwalifikacji (np. e-skierowanie obowiązkowe lub nie).
– Ustal politykę publikacji slotów: które terminy trafiają do kanału centralnego, jakie są buforowe okna i reguły aktualizacji (częstotliwość synchronizacji).
– Przygotuj dokumentację RODO: DPIA dla procesu, aktualizacja klauzul, umowy powierzenia z dostawcami IT, rejestr czynności.
– Zbuduj plan komunikacji: instrukcje dla personelu, FAQ dla pacjentów, szablony SMS/e-mail/push z potwierdzeniami i przypomnieniami.
– Przeprowadź testy end-to-end: od wygenerowania slotu, przez rezerwację w kanale centralnym, po wizytę i rozliczenie – z przypadkami brzegowymi (odwołanie, zmiana terminu).
– Wdroż monitoring i raporty: dashboardy aktualności slotów, wskaźnik „no-show”, czas oczekiwania, liczba rezerwacji z kanału centralnego vs. lokalnego.
– Zaplanuj szkolenia: rejestracja/call center, lekarze, koordynatorzy pracowni; uwzględnij scenariusze awaryjne (awarie, brak synchronizacji).
– Ustal procedury reklamacyjne: co robimy, gdy rezerwacja „zniknie” lub się zdubluje; kto rozstrzyga spór i w jakim czasie.
– Zabezpiecz ciągłość działania: kopie zapasowe, instrukcje biznesowej pracy w trybie offline i proces odtworzenia spójności kalendarza po przerwie.
#### Najczęstsze ryzyka i jak im zapobiec
– Niespójność danych kontraktowych (kody świadczeń, komórki): zbuduj słownik i proces weryfikacji przed publikacją.
– Podwójne rezerwacje: stosuj blokady optymistyczne/pesymistyczne w HIS i włącz bieżącą walidację konfliktów przy synchronizacji.
– Nieaktualne sloty: ustaw automatyczne odświeżanie publikowanych terminów i alerty, gdy aktualizacja nie nastąpi w zadanym czasie.
– Brak przygotowania personelu: krótkie, powtarzalne szkolenia i checklisty dla rejestracji; wyznacz superuserów na każdą zmianę.
– Niedoszacowanie obciążenia: przetestuj działanie przy szczytowym ruchu (poniedziałki, godziny poranne) i zaplanuj skalowanie.
#### Jak monitorować zmiany i gdzie szukać aktualnych informacji
– Centrum e‑Zdrowia (CeZ): sekcja dla świadczeniodawców i dostawców IT – dokumentacja techniczna, komunikaty o zmianach, harmonogramy testów.
– Ministerstwo Zdrowia: rozporządzenia i komunikaty dotyczące zakresów objętych centralną e‑rejestracją.
– Narodowy Fundusz Zdrowia: zarządzenia i wytyczne kontraktowe, w tym potencjalne wymagania raportowe.
– Dziennik Ustaw: ostateczne, wiążące terminy wynikają z opublikowanych aktów prawnych.
– Portale branżowe (np. Rynek Zdrowia): podsumowania, komentarze ekspertów, zapowiedzi zmian.
Na koniec podkreślamy: po zakończeniu pilotażu priorytetem jest operacyjna gotowość i spójność danych. Nawet jeśli szczegółowe daty będą jeszcze doprecyzowywane, warto uruchomić prace przygotowawcze już teraz, aby uniknąć „gorączki wdrożeniowej” tuż przed wejściem w życie obowiązków.
Źródło: Rynek Zdrowia, „Koniec z pilotażem centralnej e‑rejestracji. Kluczowe daty do zapamiętania”: https://www.rynekzdrowia.pl/E-zdrowie/Koniec-z-pilotazem-centralnej-e-rejestracji-Kluczowe-daty-do-zapamietania,276069,7.html