Legalny pobyt do 2027 roku, zmiany w dostępie do leczenia. Nowe reguły dla obywateli Ukrainy. Poniżej podsumowujemy kluczowe implikacje dla organizacji świadczeń, rozliczeń i zarządzania ryzykiem w placówkach medycznych.
#### Legalny pobyt do 2027 roku – konsekwencje organizacyjne dla placówek medycznych
Zgodnie z informacjami branżowymi, przedłużenie możliwości legalnego pobytu obywateli Ukrainy do 2027 roku ma iść w parze ze zmianami w dostępie do świadczeń zdrowotnych. Dla placówek oznacza to utrzymanie, ale częściowo zmieniony reżim uprawnień pacjentów z numerem PESEL ze statusem UKR oraz potrzebę dostosowania procedur rejestracji, weryfikacji uprawnień i rozliczeń z NFZ.
W praktyce: rośnie znaczenie bieżącej weryfikacji statusu (np. w eWUŚ), odróżniania pacjentów z tytułem do ubezpieczenia (praca, działalność, członek rodziny) od osób korzystających z ochrony czasowej/rozwiązań szczególnych, a także właściwej kwalifikacji świadczeń do rozliczenia w ramach produktów i sprawozdawczości NFZ. Placówki muszą też liczyć się z przejściowym okresem niepewności – część detali (zakres, finansowanie, tryb sprawozdawczości) bywa doprecyzowywana dopiero w aktach wykonawczych i komunikatach płatnika.
#### Zmiany w dostępie do leczenia – co wiadomo, czego jeszcze nie
Na moment przygotowania niniejszego opracowania publicznie dostępne źródła wskazują kierunek zmian, ale nie wszystkie parametry są podane wprost. W przekazach medialnych i komunikatach administracji pojawiają się m.in. następujące założenia:
– utrzymanie prawa do niezbędnych świadczeń opieki zdrowotnej dla osób objętych przedłużonym legalnym pobytem,
– możliwe doprecyzowanie katalogu świadczeń oraz mechanizmu finansowania (np. czy za całość nadal odpowiada budżet państwa poprzez NFZ, czy częściowo standardowe tytuły ubezpieczeniowe),
– większy nacisk na weryfikację uprawnień i ich ciągłości (np. powiązanie z aktywnym statusem PESEL UKR, zamieszkaniem w Polsce i brakiem długich przerw w pobycie).
Brak pełnych danych co do: ostatecznej listy świadczeń gwarantowanych w tym reżimie, wyceny, ewentualnych zmian w produktach rozliczeniowych, zasad obejmowania profilaktyką (np. program szczepień) i rehabilitacją, a także interpretacji w obszarze świadczeń planowych. Dlatego kluczowe jest śledzenie komunikatów NFZ oraz resortu zdrowia i szybkie wdrażanie ich w systemach HIS i w procedurach recepcyjnych.
#### PESEL UKR, tytuł ubezpieczenia, ochrona czasowa – różne ścieżki uprawnień
W codziennej pracy rejestracji i działów rozliczeń trzeba wyraźnie rozróżniać trzy sytuacje:
– Obywatel Ukrainy posiadający tytuł do ubezpieczenia zdrowotnego w Polsce (np. umowa o pracę, działalność, status członka rodziny). Rozliczanie świadczeń jak dla standardowego świadczeniobiorcy ubezpieczonego, z weryfikacją w eWUŚ i standardowymi zasadami dokumentowania.
– Obywatel Ukrainy z PESEL UKR, bez odrębnego tytułu ubezpieczeniowego, korzystający z uprawnień przewidzianych w specustawie i przepisach szczególnych. Tu mogą obowiązywać odrębne kody, produkty rozliczeniowe i zasady finansowania – trzeba stosować aktualne wytyczne NFZ.
– Osoby, których status jest niejasny (brak aktywnego PESEL, przerwa w pobycie, negatywny wynik w eWUŚ). W tych przypadkach konieczna jest staranna dokumentacja, w tym przyjmowanie oświadczeń pacjenta, weryfikacje następcze oraz konsultacja z płatnikiem, aby uniknąć nienależnych świadczeń.
#### Weryfikacja uprawnień w eWUŚ i dokumenty w rejestracji – minimalizowanie ryzyka
Z uwagi na spodziewane doprecyzowania przepisów, placówki powinny:
– każdorazowo sprawdzać uprawnienia w eWUŚ i archiwizować potwierdzenia,
– gromadzić: dokument tożsamości, numer PESEL/PESEL UKR, dokumenty potwierdzające tytuł do ubezpieczenia (jeśli dotyczy), oświadczenia pacjenta w razie negatywnego statusu,
– ujednolicić checklisty recepcji, aby różnicować ścieżki dla pacjentów ubezpieczonych oraz korzystających z rozwiązań dla obywateli Ukrainy,
– wdrożyć procedurę „weryfikacji następczej” w ściśle określonym terminie, jeżeli w dniu świadczenia status był niejednoznaczny.
Z perspektywy kontroli i audytu NFZ, kluczowe będzie wykazanie należytej staranności w sprawdzeniu uprawnień i właściwym zakwalifikowaniu świadczenia.
#### Rozliczanie świadczeń z NFZ – produkty, sprawozdawczość, kontrole
Zmiany w regułach dostępu do leczenia zwykle pociągają za sobą:
– aktualizację słowników produktów w systemach HIS i w modułach rozliczeń,
– nowe/zmodyfikowane kody rozliczeniowe i oznaczenia świadczeń dla grupy PESEL UKR (w przeszłości stosowano odrębne oznaczenia – szczegóły dla obecnego okresu należy pozyskać z bieżących komunikatów NFZ),
– doprecyzowanie reguł sprawozdawczości do SIM i raportów statystycznych,
– potencjalne zmiany w sposobie finansowania świadczeń nagłych/ratunkowych i planowych.
Bez oficjalnych aktów wykonawczych nie należy przesądzać katalogu świadczeń ani stawek. Zaleca się uruchomienie wewnętrznego trybu czuwania: bieżące monitorowanie komunikatów i szybkie wdrażanie hotfixów w systemach, tak aby uniknąć kumulacji błędów rozliczeniowych.
#### Świadczenia w praktyce: POZ, AOS, SOR/izba przyjęć, hospitalizacja
W dotychczasowych rozwiązaniach najbardziej newralgiczne okazywały się:
– dostęp do POZ i AOS, gdzie kluczowa jest prawidłowa weryfikacja uprawnień na wejściu i poprawne kody świadczeń,
– świadczenia w stanach nagłych (SOR/izba przyjęć), gdzie priorytetem jest udzielenie pomocy, a następnie właściwe udokumentowanie uprawnień pacjenta do refundacji,
– hospitalizacje planowe – zwykle wymagają pełnej ścieżki formalnej (skierowanie, weryfikacja, zgodność z katalogiem), dlatego konieczne jest sprawdzenie aktualnych zasad, zanim zostanie wyznaczony termin.
W obszarze profilaktyki (np. szczepienia ochronne, badania przesiewowe) mogą obowiązywać szczególne rozwiązania. Bez najnowszych rozporządzeń nie należy automatycznie przenosić wcześniejszych zasad – sprawdź aktualne programy i finansowanie w komunikatach NFZ i GIS.
#### Komunikacja z pacjentami, bariery językowe, RODO
Zmiany przepisów wymagają wzmocnienia komunikacji:
– przygotuj dwujęzyczne (PL/UA lub PL/RU) informacje o zasadach przyjęć, dokumentach i uprawnieniach,
– zapewnij wsparcie tłumacza (osobowego lub zdalnego) w punktach newralgicznych, zwłaszcza SOR i rejestracja,
– zweryfikuj zgodność wzorów oświadczeń z RODO: minimalizacja danych, celowość przetwarzania, okres przechowywania i transparentne klauzule informacyjne.
Dobre praktyki obejmują prowadzenie rejestru zapytań i wątpliwości, aby działy prawny i rozliczeń mogły szybko reagować i korygować procedury.
#### Dlaczego to ważne dla placówek
– Ryzyko finansowe: błędna kwalifikacja uprawnień skutkuje odmową refundacji lub korektami po kontrolach NFZ. Przy dużym wolumenie pacjentów z PESEL UKR kumulacja drobnych błędów może prowadzić do istotnych strat.
– Ciągłość opieki: przedłużenie legalnego pobytu do 2027 roku oznacza realny, stabilny popyt na świadczenia. Placówki powinny planować moce (POZ, AOS, SOR) i kontrakty z uwzględnieniem tej populacji.
– Reputacja i zgodność: właściwa obsługa cudzoziemców, transparentna komunikacja i zgodność z prawem minimalizują skargi i wzmacniają wizerunek placówki.
– Organizacja i IT: aktualność słowników, procesów rejestracji i rozliczeń decyduje o płynności sprawozdawczości i szybkości przepływów finansowych.
– Personel: jasne instrukcje dla rejestracji, lekarzy i działów rozliczeń skracają czas obsługi i zmniejszają liczbę eskalacji.
#### Co zrobić teraz (checklista)
– Monitoruj prawo i komunikaty:
– wyznacz osobę odpowiedzialną za stały przegląd komunikatów NFZ i resortu zdrowia,
– subskrybuj newslettery branżowe i alerty prawne.
– Zaktualizuj procesy i dokumenty:
– przygotuj prostą mapę ścieżek pacjenta: ubezpieczony, PESEL UKR bez tytułu, status niejasny,
– zrewiduj wzory oświadczeń, klauzule RODO i instrukcje dla rejestracji,
– ustandaryzuj listę dokumentów wymaganych przy przyjęciu.
– Dostosuj systemy IT:
– skontaktuj się z dostawcą HIS/KS do wdrożenia nowych słowników i oznaczeń,
– przetestuj scenariusze rozliczeniowe (POZ, AOS, SOR, hospitalizacja) dla pacjentów z PESEL UKR,
– upewnij się, że archiwizacja potwierdzeń eWUŚ działa automatycznie.
– Przeszkol personel:
– krótkie szkolenia on-the-job dla rejestracji i działu rozliczeń,
– przygotuj szybkie ściągi/FAQ dla lekarzy i pielęgniarek (co pytać, co wpisywać w dokumentacji).
– Zadbaj o komunikację z pacjentem:
– przygotuj ulotki i komunikaty w PL/UA z zasadami przyjęć i wykazem dokumentów,
– zapewnij kanał kontaktu dla pytań (telefon/mail) i osobę dyżurną do spraw uprawnień.
– Zarządzaj ryzykiem i kontrolą:
– wprowadź comiesięczny mini-audyt wybranych rozliczeń świadczeń udzielonych obywatelom Ukrainy,
– dokumentuj decyzje w sprawach wątpliwych (notatki służbowe, korespondencja z NFZ),
– przygotuj plan korekt na wypadek nowych wytycznych płatnika.
#### Praktyczne wskazówki dla rejestracji i rozliczeń
– Gdy eWUŚ pokazuje zielony status na podstawie tytułu ubezpieczeniowego – postępuj jak ze standardowym pacjentem ubezpieczonym.
– Gdy pacjent ma PESEL UKR, ale brak tytułu ubezpieczenia – zastosuj aktualne zasady i kody dla tej grupy; jeśli system nie jest gotowy, zabezpiecz dokumentację i skonsultuj rozliczenie przed wysyłką do NFZ.
– W stanach nagłych – udziel świadczenia niezwłocznie. Kwestie rozliczeniowe dopracuj następczo, pozyskując potrzebne oświadczenia i potwierdzenia.
– Unikaj „automatyzmów”: ten sam pacjent może zmieniać status (np. podjęcie pracy). Weryfikuj uprawnienia przy każdej wizycie.
#### Na co jeszcze zwrócić uwagę w 2026–2027
– Rotacja i mobilność pacjentów: możliwe przerwy w pobycie lub wyjazdy wpływające na status – pytaj o aktualny adres i pobyt.
– Profilaktyka i zdrowie publiczne: aktualizuj informacje o programach szczepień i badaniach przesiewowych dostępnych dla tej grupy – to może ograniczać koszty leczenia powikłań.
– Współpraca lokalna: skoordynuj zasady przyjęć z innymi placówkami w regionie, by uniknąć rozbieżności interpretacyjnych i sporów rozliczeniowych.
#### Podstawa i źródło informacji
Powyższe podsumowanie opracowano na podstawie informacji publicznie dostępnych, w tym:
– Rynek Zdrowia: Legalny pobyt do 2027 roku, zmiany w dostępie do leczenia. Nowe reguły dla obywateli Ukrainy – https://www.rynekzdrowia.pl/Prawo/Legalny-pobyt-do-2027-roku-zmiany-w-dostepie-do-leczenia-Nowe-reguly-dla-obywateli-Ukrainy,280337,2.html
Uwaga: na moment przygotowania tekstu część przepisów i aktów wykonawczych może pozostawać w trakcie doprecyzowania. Nie należy z góry zakładać ostatecznego katalogu świadczeń, stawek i trybów rozliczeń bez odwołania do aktualnych komunikatów NFZ oraz opublikowanych rozporządzeń.