Ministerstwo Zdrowia wyjaśnia wątpliwości związane z procedurami konkursu w ramach KPO.
#### Procedury konkursu KPO w ochronie zdrowia – najważniejsze kierunki wyjaśnień od Ministerstwa Zdrowia
Z informacji branżowych wynika, że Ministerstwo Zdrowia publikuje doprecyzowania dotyczące zasad naborów w ramach Krajowego Planu Odbudowy (KPO) dla sektora ochrony zdrowia. Dla dyrektorów i menedżerów placówek medycznych oznacza to konieczność ponownego przejrzenia złożonych wniosków i dokumentacji przetargowej, aby upewnić się, że interpretacje stosowane w projektach są spójne z najnowszymi wyjaśnieniami. Ponieważ na tym etapie nie udostępniono kompletu danych liczbowych ani pełnego brzmienia wszystkich komunikatów, rekomendowane jest ostrożne wdrażanie zmian – po weryfikacji w oficjalnych źródłach.
W praktyce wyjaśnienia zwykle dotyczą: kwalifikowalności wydatków, kryteriów oceny, wskaźników i kamieni milowych, procedur zamówień, pomocy publicznej, zasad sprawozdawczości, trwałości projektów oraz ścieżki odwoławczej. Każdy z tych elementów ma bezpośredni wpływ na ryzyko korekt finansowych i tempo realizacji inwestycji.
#### Kwalifikowalność wydatków w KPO: sprzęt, roboty, IT, szkolenia – na co zwrócić uwagę
Obszar kwalifikowalności wydatków od lat generuje najwięcej pytań. W projektach zdrowotnych KPO typowe kategorie to: roboty budowlano-instalacyjne, dostawy sprzętu i aparatury, rozwiązania IT (w tym oprogramowanie i licencje), integracje systemowe, cyberbezpieczeństwo, działania szkoleniowe, usługi doradcze, promocja projektu oraz zarządzanie projektem.
Warto zweryfikować, czy wyjaśnienia Ministerstwa:
– precyzują dopuszczalny zakres cross-financingu między „twardymi” i „miękkimi” wydatkami (np. infrastruktura vs. szkolenia);
– określają zasady kwalifikowalności VAT (w tym przypadki, kiedy VAT staje się kosztem niekwalifikowalnym z uwagi na możliwość jego odliczenia);
– doprecyzowują kwalifikowalność kosztów utrzymania systemów IT po wdrożeniu (serwis, subskrypcje) i warunki rozróżnienia wydatków inwestycyjnych od operacyjnych;
– wyjaśniają, jak traktować doposażenie i modernizacje w stosunku do nowych inwestycji;
– wskazują wymogi dotyczące zgodności z zasadą DNSH (Do No Significant Harm) i zielonych kryteriów środowiskowych.
Bez aktualnych komunikatów nie należy przesądzać o limitach procentowych między kategoriami – kluczowe jest porównanie stanu własnej dokumentacji z najnowszym FAQ/interpretacjami.
#### Kryteria oceny projektów KPO: doprecyzowanie wymogów i konsekwencje dla wnioskodawców
Każdy konkurs opiera się na zestawie kryteriów formalnych i merytorycznych. Wyjaśnienia Ministerstwa mogą porządkować:
– definicje i sposób dokumentowania spełnienia kryteriów dostępu (np. zgodność z mapą potrzeb zdrowotnych, zasięg terytorialny, profil świadczeń);
– znaczenie kryteriów jakościowych (np. wpływ na skrócenie kolejek, poprawę wyników zdrowotnych, interoperacyjność i cyberbezpieczeństwo rozwiązań cyfrowych);
– wagę poszczególnych kryteriów dla oceny końcowej oraz minimalne progi punktowe.
Dla placówek oznacza to konieczność sprawdzenia, czy narracja merytoryczna wniosku, opis rezultatów i dobór wskaźników odzwierciedlają doprecyzowane oczekiwania. Jeżeli interpretacja kryteriów się zmieniła lub została ujednolicona, możliwe, że trzeba będzie zaktualizować załączniki lub wyjaśnienia złożone w toku oceny.
#### Harmonogramy, wskaźniki i trwałość projektów KPO – dopasowanie do kamieni milowych
KPO jest mechanizmem silnie wskaźnikowym i terminowym. Wyjaśnienia mogą dotyczyć:
– sposobu wyznaczania i dokumentowania kamieni milowych (milestones) oraz wskaźników produktu/rezultatu;
– dopuszczalnego zakresu zmian harmonogramu oraz procedur aneksowania;
– wymogów dotyczących trwałości efektów (np. utrzymanie zakupionej aparatury lub wdrożonych e-usług przez określony czas).
Z perspektywy zarządzania projektem warto zweryfikować, czy sposób agregowania danych, częstotliwość raportowania i ścieżki akceptacji są zgodne z aktualnymi wytycznymi. Niewłaściwe rozumienie wskaźników bywa najczęstszą przyczyną rozbieżności podczas kontroli i rozliczeń.
#### Zamówienia publiczne w projektach KPO: PZP, zasady konkurencyjności i zielone wymagania
Wyjaśnienia mogą dotyczyć stosowania Prawa zamówień publicznych lub – dla podmiotów spoza PZP – tzw. zasady konkurencyjności. W praktyce najistotniejsze są:
– precyzja opisów przedmiotu zamówienia (bez wskazywania marek, z dopuszczaniem rozwiązań równoważnych);
– stosowanie wymogów dostępności cyfrowej i cyberbezpieczeństwa w specyfikacjach IT;
– zielone kryteria środowiskowe (np. energooszczędność, cykl życia);
– unikanie konfliktu interesów i dzielenia zamówień w sposób sztuczny;
– dokumentowanie postępowań (protokoły, dowody publikacji, komunikacja z wykonawcami).
Ujednolicone interpretacje w tym obszarze ograniczają ryzyko korekt finansowych, ale zwykle wiążą się z koniecznością aktualizacji wzorów dokumentów przetargowych i planów zamówień.
#### Rozliczenia, VAT i sprawozdawczość w konkursie KPO – od zaliczek po refundacje
W obszarze finansowym szczególne znaczenie mają:
– modele płatności (zaliczki, refundacje) i warunki ich rozliczenia;
– kwalifikowalność VAT oraz dokumentowanie braku prawa do odliczenia;
– polityka kursowa i rozliczanie kosztów w walutach obcych;
– ewidencja księgowa kosztów projektu (wyodrębniona ewidencja);
– zakres i tryb sprawozdawczości okresowej, w tym dowody realizacji wskaźników.
Jeżeli Ministerstwo doprecyzowało wzory dokumentów lub definicje dowodów poniesienia wydatku, warto jak najszybciej ujednolicić praktykę w zespole księgowo-rozliczeniowym i u wykonawców.
#### Ścieżka odwoławcza i komunikacja z instytucją prowadzącą konkurs KPO
Wielu wnioskodawców pyta o zasady uzupełniania braków, składania wyjaśnień oraz odwołań. Wyjaśnienia mogą zawierać:
– terminy i formę wnoszenia środków odwoławczych;
– zakres dopuszczalnych uzupełnień (co można doprecyzować po złożeniu wniosku, a co stanowi niedozwoloną zmianę);
– standard komunikacji i publikacji odpowiedzi (FAQ, komunikaty, korespondencja przez systemy teleinformatyczne).
Przejrzysta ścieżka odwoławcza skraca czas oceny i zmniejsza ryzyko nieporozumień, ale wymaga po stronie placówki stałego monitoringu komunikatów i dyscypliny terminów.
#### Ryzyka i kontrole w projektach KPO: przygotowanie do audytów i minimalizacja korekt
Projekty KPO podlegają kontrolom instytucjonalnym i audytom, a błędy proceduralne mogą skutkować korektami finansowymi. Menedżerowie powinni koncentrować się na:
– kompletności i spójności dokumentacji projektowej (od decyzji inwestycyjnych po protokoły odbioru);
– zgodności z wytycznymi dot. równości, dostępności i DNSH;
– ochronie danych (RODO, bezpieczeństwo informacji i cyber);
– przygotowaniu rejestru ryzyk oraz planów mitygacji;
– gotowości do audytu: ścieżka dowodowa, archiwizacja, odpowiedzialności.
Doprecyzowania ministerialne zwykle wzmacniają standard kontroli i pomagają placówkom uporządkować praktyki, jeśli zostaną szybko wdrożone.
#### Dlaczego to ważne dla placówek
– Pewność proceduralna zmniejsza ryzyko korekt finansowych i sporów, co chroni budżet placówki i stabilność inwestycji.
– Dopasowanie do wyjaśnień zwiększa szanse na pozytywną ocenę wniosków oraz terminową realizację kamieni milowych, a tym samym – na utrzymanie finansowania.
– Spójne interpretacje ułatwiają planowanie zakupów, harmonogramów i zasobów, co przekłada się na krótszy czas wdrożeń i mniejsze obciążenie zespołów.
– Nowe doprecyzowania często porządkują wymagania dot. dostępności, interoperacyjności i cyberbezpieczeństwa – krytyczne w projektach cyfrowych i infrastrukturalnych.
– Transparentna ścieżka odwoławcza i komunikacyjna skraca czas reakcji na uwagi i pomaga uniknąć błędów formalnych.
– Aktualne wymogi środowiskowe i zasada DNSH są coraz częściej warunkiem koniecznym – ich właściwe uwzględnienie minimalizuje ryzyko wstrzymania płatności.
#### Co zrobić teraz (checklista)
– Pobierz i przeczytaj aktualne komunikaty, wyjaśnienia i FAQ Ministerstwa Zdrowia oraz instytucji prowadzącej konkurs KPO dla Twojego działania.
– Porównaj treść wyjaśnień z własnym wnioskiem i załącznikami – zaznacz obszary wymagające korekt lub doprecyzowania.
– Zweryfikuj kwalifikowalność wydatków: sprzęt, roboty, IT, licencje, szkolenia, usługi; sprawdź kwalifikowalność VAT i sposób dokumentowania.
– Oceń zgodność z kryteriami oceny: opisy rezultatów, ścieżka wpływu na zdrowie populacji, interoperacyjność i cyberbezpieczeństwo rozwiązań cyfrowych.
– Zaktualizuj harmonogram i kamienie milowe, jeśli wyjaśnienia modyfikują sposób ich definiowania lub dowodzenia.
– Przejrzyj wskaźniki produktu/rezultatu: definicje, metody pomiaru, źródła danych; doprecyzuj procedury ich monitorowania.
– Sprawdź zgodność postępowań zakupowych z PZP lub zasadą konkurencyjności; uzupełnij dokumentację o wymogi dostępności i zielone kryteria.
– Ujednolicaj wzory dokumentów: OPZ, kryteria oceny ofert, protokoły, rejestry zapytań, dokumenty odbiorowe i protokoły testów.
– Wzmocnij ład finansowy projektu: wyodrębniona ewidencja, polityka dowodów księgowych, kontrola kwalifikowalności, obieg dokumentów.
– Przygotuj rejestr ryzyk i plan mitygacji; wyznacz właścicieli ryzyk i częstotliwość przeglądów.
– Zabezpiecz wymogi prawne i compliance: pomoc publiczna, RODO, bezpieczeństwo informacji, DNSH, dostępność cyfrowa.
– Zaplanuj audyt wstępny (wewnętrzny lub zewnętrzny) dokumentacji projektu i postępowań zakupowych.
– Ustal ścieżkę odwoławczą i komunikacyjną: kto odpowiada za korespondencję z instytucją, w jakim czasie, jak archiwizowane są odpowiedzi.
– Przeszkol zespół projektowy (kadra medyczna, zamówienia, IT, księgowość) z najnowszych wytycznych i standardów dowodowych.
– Monitoruj na bieżąco kolejne komunikaty MZ i aktualizacje FAQ; wprowadź wewnętrzny alert/biuletyn dla zespołu projektu.
#### Podsumowanie: co dalej z konkursem KPO w ochronie zdrowia
Ujednolicenie interpretacji przepisów konkursowych w ramach KPO to dobra wiadomość dla placówek – zmniejsza niepewność i pomaga skupić się na merytorycznej jakości projektów. Kluczem jest szybkie porównanie własnych dokumentów ze stanem aktualnym i wdrożenie niezbędnych korekt, aby uniknąć opóźnień i korekt finansowych. Bez pełnego dostępu do wszystkich szczegółowych danych liczbowych zalecamy działać w modelu „verify-and-implement”: najpierw potwierdzić brzmienie wyjaśnień w oficjalnych materiałach, następnie wprowadzać zmiany w projekcie i w dokumentacji.
Źródło: Rynek Zdrowia (artykuł „Ministerstwo Zdrowia wyjaśnia wątpliwości związane z procedurami konkursu w ramach KPO”, dostęp: serwis branżowy).