Nadwykonania w zawieszeniu: jak ochronić płynność szpitala, zanim pojawi się przelew z NFZ
Szpitale wykonały świadczenia ponad umowne wolumeny i czekają na rozliczenie. Tymczasem zobowiązania wobec dostawców rosną, a płynność bywa napięta. Z doniesień wynika, że skala zjawiska zależy od regionu i profilu świadczeń, a jednolitego, ogólnopolskiego harmonogramu rozliczeń wciąż brakuje.
To sytuacja, która stawia dyrektorów i menedżerów operacyjnie „na czas”. Nie sposób zakładać automatycznego, pełnego pokrycia nadwykonań – ani szybko, ani w całości. Warto więc równolegle dbać o dowody, rozliczenia i dialog z płatnikiem oraz o bieżącą płynność. Poniżej zebraliśmy działania, które podnoszą szanse na bezpieczne przejście przez okres oczekiwania.
Gdy pieniądze utkną w kolejce: co oznacza fala nadwykonań
Nadwykonania to świadczenia udzielone powyżej wartości umowy albo poza ryczałtem PSZ. W praktyce dotyczą zarówno zakresów ryczałtowych, jak i limitowanych – a najczęściej mówimy o miksie przypadków pilnych i planowych, przy czym te pierwsze tradycyjnie mają większą szansę na priorytet w rozliczeniach.
Według dostępnych sygnałów rozliczenia przeciągają się, a poszczególne OW NFZ różnie podchodzą do tematu. Brak jednolitego, oficjalnego harmonogramu zwiększa niepewność po stronie szpitali i ryzyko rozjazdów interpretacyjnych między województwami.
Poza pojedynczym doniesieniem medialnym nie ma obecnie twardych, ogólnopolskich potwierdzeń co do terminów, skali dodatkowych środków ani trybu ujednolicenia rozliczeń. To tym bardziej uzasadnia ostrożne planowanie gotówki i bardzo rzetelne zabezpieczenie dokumentacji.
Pięć ruchów na teraz, zanim zapadnie decyzja
- Zaplanuj konserwatywny cash-flow z założeniem opóźnionych wpływów z NFZ; odłóż decyzje o wydatkach niekrytycznych, zmapuj najważniejsze płatności i progi ostrożnościowe.
- Renegocjuj warunki z dostawcami (wydłużone terminy, harmonogramy spłat, zamiana zabezpieczeń), ograniczaj koszty odsetek i kary za opóźnienia.
- Rozważ instrumenty pomostowe: kredyt w rachunku, factoring należności NFZ – po kalkulacji kosztu kapitału, warunków regresu i wpływu na kowenanty.
- Przeprowadź szybki audyt sprawozdawczości: spójność danych w systemie medycznym i SZOI, komplet dokumentacji medycznej, właściwa kwalifikacja stanów nagłych.
- Złóż do OW NFZ wnioski o zwiększenie wartości/zmianę harmonogramu lub rozliczenia cząstkowe; dołącz pakiety dowodowe i potwierdzaj ustalenia na piśmie.
Kontrakt, aneksy i dowody: jak wygrać weryfikację
Rozpocznij od analizy każdej umowy względem wykonania – osobno dla części ryczałtowej i limitowanych zakresów. Zidentyfikuj, gdzie przekroczenia są trwałe, a gdzie wynikają z incydentalnych wahań popytu. To przesądza o logice wniosków do OW NFZ: o zwiększenie wartości, zmianę harmonogramów lub rozliczenia cząstkowe.
Pakiet dowodowy ma być kompletny i przewidywać pytania kontrolerów. W praktyce oznacza to: precyzyjne rozpoznania (ICD-10), procedury (ICD-9/ICHI), wyniki badań, opisy dynamiki objawów, uzasadnienie ryzyka dla życia/zdrowia oraz jednoznaczną kwalifikację „stan nagły”, tam gdzie to właściwe. Brak któregoś z tych elementów często otwiera drogę do korekt.
W sprawozdawczości liczy się terminowość i spójność: rozbieżności między systemem medycznym a danymi rozliczeniowymi potrafią zatrzymać płatność na tygodnie. Warto standaryzować opis w dokumentacji i przygotować „ścieżkę dowodową” dla spraw o najwyższej wartości.
Jeśli potrzebujesz wzmocnić zespół w prowadzeniu aneksów, wniosków i rozliczeń, rozważ zewnętrzne wsparcie. W GenesManager zapewniamy praktyczne wsparcie w rozliczeniach z NFZ – od przeglądu umów po przygotowanie materiału dowodowego do rozmów z OW NFZ.
Kodowanie bez potknięć: gdzie szpital traci punkty
Najczęstsze przyczyny odrzuceń to nieprecyzyjne rozpoznania i źle dobrane procedury, które skutkują niekorzystnym grupowaniem JGP. Równie kosztowne są „niewinne” literówki i niespójności dat między kartą pacjenta a plikami dla płatnika.
Warto pilnie przeprowadzić audyt przypadków o najwyższej wartości oraz tych już zakwestionowanych przez OW NFZ. Pod lupę powinny trafić także hospitalizacje krótkie, graniczne i te, w których alternatywne kodowanie mogłoby lepiej odzwierciedlić rzeczywisty nakład świadczeń.
Dobrym standardem jest przegląd kodowania „drugą parą oczu” i krótkie szkolenia przypominające dla oddziałów. Każdy punkt JGP musi wynikać z dokumentacji – nic „na skróty”. W tym obszarze mierzalnie pomaga zewnętrzny przegląd: audyt rozliczeń i kodowania przyspiesza uszczelnienie procesu i zmniejsza ryzyko korekt.
Rozmowa z płatnikiem: jak wyjść poza ogólniki
Utrzymuj roboczy kontakt z opiekunem umowy w OW NFZ, ale kluczowe ustalenia zawsze potwierdzaj na piśmie. To dotyczy zarówno ścieżki rozliczeń cząstkowych, jak i ewentualnych zaliczek. Zadbaj o harmonogram wymiany danych i punktów kontrolnych po każdej stronie.
Dobrą praktyką jest przygotowanie „paczek” roszczeń: zgrupowanie świadczeń o podobnym charakterze (np. stany nagłe z pełną dokumentacją), co ułatwia pracę po stronie płatnika i zwiększa szansę na szybsze decyzje. Im mniej rozproszona korespondencja, tym mniejsze ryzyko utknięcia w kolejce.
Jeżeli OW NFZ sygnalizuje kontrole celowe, przygotuj z góry matrycę odpowiedzi i osobę kontaktową po stronie szpitala. Otwartość na weryfikację przyspiesza sprawę, pod warunkiem że dokumentacja jest zsynchronizowana z plikami sprawozdawczymi.
Scenariusze finansowania: między planem a obietnicą
Podstawowym źródłem sfinansowania nadwykonań pozostaje plan finansowy NFZ i ewentualne przesunięcia środków w jego ramach. Możliwe są decyzje o realokacji w trakcie roku. W przestrzeni publicznej pojawiają się też oczekiwania na dodatkowe zasilenia budżetowe, ale na dziś brak potwierdzonych deklaracji co do kwot lub terminów.
W poprzednich latach bywało, że część nadwykonań była pokrywana priorytetowo (zwłaszcza świadczenia w stanach nagłych), jednak nie stanowi to gwarancji powtórzenia scenariusza. W planowaniu finansowym rozsądnie przyjąć konserwatywną ścieżkę i nie ujmować „na sztywno” przychodów, zanim nie będzie formalnej decyzji i aneksu.
Nie widać obecnie dedykowanych strumieni unijnych lub KPO, które można by skierować na bieżące pokrywanie nadwykonań. Tym bardziej znaczenia nabiera bieżące zarządzanie gotówką, a nie czekanie na „duży przelew”.
Radar menedżera: terminy, które decydują
Bądź na bieżąco z nowymi zarządzeniami Prezesa NFZ i komunikatami OW NFZ dotyczącymi trybu i kolejności rozliczeń. To one będą określały, które świadczenia wejdą do priorytetu oraz kiedy należy zamknąć sprawozdawczość i korekty za dany okres.
Monitoruj praktykę rozliczeniową w swoim województwie i u sąsiadów. Rozbieżności w podejściu do podobnych roszczeń to sygnał do rozmów i ujednolicania standardów. Warto też śledzić wyniki kontroli i orzecznictwo dotyczące świadczeń ponadlimitowych w stanach nagłych, bo wpływają na interpretacje po obu stronach umowy.
Równolegle trzymaj rękę na pulsie zobowiązań wobec dostawców. Gwałtowny wzrost przeterminowanych faktur często kończy się ograniczaniem świadczeń planowych – i to szybciej, niż pojawią się środki z rozliczeń. Lepiej zawczasu mieć plan B dla kluczowych obszarów klinicznych i łańcuchów dostaw.
Podsumowując: nie wszystko zależy dziś od decyzji płatnika. Duża część wyniku – finansowego i rozliczeniowego – kryje się w jakości dowodów, dyscyplinie sprawozdawczej i proaktywnej komunikacji. To najlepsza polisa, gdy kalendarz wypłat pozostaje niepewny.