Najważniejsze informacje po wdrożeniu KSeF w NFZ. Poniżej wyjaśniamy, co to oznacza operacyjnie dla rozliczeń ze świadczeniodawcami i jak przygotować placówkę do bezbłędnego fakturowania.
#### Wdrożenie KSeF w NFZ – oficjalne komunikaty i zakres informacji
Narodowy Fundusz Zdrowia opublikował podsumowanie najważniejszych informacji po wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w rozliczeniach z Funduszem: https://www.nfz.gov.pl/aktualnosci/aktualnosci-centrali/najwazniejsze-informacje-po-wdrozeniu-ksef-w-nfz,8891.html. Komunikat ma charakter praktyczny: porządkuje zasady wystawiania i doręczania faktur do NFZ oraz zwraca uwagę na elementy, które zmieniają się w obiegu dokumentów po uruchomieniu KSeF.
Na moment przygotowania tego opracowania źródło nie zawiera szczegółowych specyfikacji technicznych (np. pełnych schematów pól faktury dla określonych trybów rozliczeń) ani rozbudowanych przykładów. Dlatego rekomendacje niżej mają charakter merytorycznych wskazówek zarządczych i compliance – bez przypisywania liczb czy terminów niewskazanych przez NFZ.
#### KSeF a fakturowanie do NFZ – podstawowe zasady dla świadczeniodawców
– Faktura do NFZ jest dokumentem ustrukturyzowanym i trafia do odbiorcy poprzez Krajowy System e‑Faktur. W obiegu prawnym liczy się dokument dostarczony w KSeF; przesyłanie PDF ma charakter pomocniczy tylko wtedy, jeśli NFZ to dopuszcza w określonych sytuacjach (sprawdź aktualne wytyczne właściwego oddziału).
– Moment doręczenia i numer KSeF: nadanie numeru KSeF świadczy o doręczeniu faktury nabywcy. Ten moment może wpływać na bieg terminów płatności wynikających z umowy łączącej świadczeniodawcę z NFZ.
– Identyfikacja nabywcy/odbiorcy: świadczeniodawca musi prawidłowo wskazać jednostkę NFZ (centrala lub właściwy oddział wojewódzki) zgodnie z umową i praktyką rozliczeń. W praktyce to zwykle oddział NFZ będący stroną kontraktu. Kluczowa jest poprawność NIP oraz innych danych nabywcy, tak aby KSeF prawidłowo adresował dokument.
– Opis świadczeń i powiązanie z umową: w części opisowej faktury warto wskazywać numer i okres rozliczeniowy umowy/załącznika, nazwy zakresów świadczeń oraz identyfikatory raportów rozliczeniowych (jeśli NFZ tego wymaga). To przyspiesza akceptację i minimalizuje zapytania formalne.
– Korekty faktur: korekty (np. ilościowe, wartościowe, formalne) również są dokumentami w KSeF. Dobrą praktyką jest wyraźne powiązanie korekty z numerem KSeF faktury pierwotnej oraz podanie przyczyny korekty zgodnie z zasadami przyjętymi przez oddział NFZ.
– Archiwizacja i dostęp: KSeF zapewnia przechowywanie i dostęp do dokumentu w obiegu publicznym, ale placówka powinna utrzymywać także własny rejestr powiązań (umowa – raport – faktura – korekta – płatność) w systemie księgowym/ERP, by móc szybko wyjaśniać rozbieżności.
NFZ podkreśla potrzebę spójności danych i stosowania KSeF zgodnie z obowiązującymi przepisami. Jeśli któryś oddział NFZ przekazuje dodatkowe wymagania formalne (np. prefiksy w opisie faktury), należy je uwzględnić w schematach szablonów faktur w systemie placówki.
#### Integracja KSeF z procesami NFZ – powiązanie z SZOI/Portale i rozliczeniami świadczeń
– KSeF dotyczy faktur ustrukturyzowanych. Nie zastępuje sprawozdawczości merytorycznej świadczeń (raportów statystyczno‑rozliczeniowych) składanych przez SZOI/Portal Świadczeniodawcy/inną platformę wskazaną przez NFZ.
– Rozliczenia świadczeń zachowują dotychczasowy rytm: najpierw sprawozdanie i weryfikacja, następnie faktura wystawiana w oparciu o zatwierdzony raport/komunikat rozliczeniowy. KSeF jest ostatnim etapem formalnego doręczenia dokumentu finansowego, a nie miejscem rozstrzygania zgodności kliniczno‑rozliczeniowej.
– Integracja systemowa: system finansowo‑księgowy (FK/ERP) placówki powinien umożliwiać pobieranie numerów KSeF, monitorowanie statusów i wiązanie ich z danymi z SZOI/Portalu. W praktyce konieczne jest mapowanie: umowa – zakres – okres – raport – faktura (KSeF) – płatność/kompensata.
– Komunikacja operacyjna: w razie odrzuceń/redystrybucji dokumentów NFZ może kierować zapytania przez kanały dotychczasowe (np. korespondencja OW NFZ). Warto zapewnić spójność adresów kontaktowych i personelu odpowiedzialnego po stronie placówki.
Ponieważ źródło nie zawiera kompletnych instrukcji integracyjnych, rekomendujemy bieżącą weryfikację zaleceń właściwego oddziału NFZ oraz aktualizacji producenta systemu HIS/FK pod kątem KSeF.
#### Uprawnienia i bezpieczeństwo w KSeF – zarządzanie dostępami w podmiocie leczniczym
– Role i pełnomocnictwa: wyznacz osoby odpowiedzialne za wystawianie, wysyłkę, odbiór UPO oraz obsługę korekt w KSeF. Upewnij się, że posiadają one właściwe uprawnienia w KSeF i e‑Urzędzie Skarbowym, zgodne z polityką bezpieczeństwa podmiotu.
– Podpisy i pieczęcie elektroniczne: stosuj ujednolicone mechanizmy autoryzacji (podpis kwalifikowany, pieczęć, token organizacyjny – zgodnie z tym, co dopuszcza KSeF i polityka Twojego systemu).
– Rejestr zdarzeń: prowadź log działań (kto wystawił, kto wysłał, kiedy nadano numer KSeF), aby móc szybko odpowiedzieć na pytania NFZ lub biegłego rewidenta.
– Ciągłość działania: zaplanuj procedury awaryjne (np. czasowa niedostępność KSeF lub systemu FK). Sprawdź, jakie tryby awaryjne są dopuszczone i w jaki sposób później uzupełnia się obieg dokumentów w KSeF.
#### Korekty i noty w KSeF dla NFZ – scenariusze praktyczne
– Korekta po weryfikacji rozliczenia: jeśli NFZ wskaże różnice w rozliczeniu po stronie raportu, korekta faktury w KSeF powinna odzwierciedlać zakres uzgodnionych zmian (ilościowych/wartościowych). W opisie warto odwołać się do pisma/komunikatu oddziału oraz numeru raportu.
– Korekta formalna: błędy w danych nabywcy, okresie, numerach umowy – korygowane są fakturą korygującą. Dobrą praktyką jest stosowanie wewnętrznych checklist, aby minimalizować potrzebę takich korekt.
– Noty księgowe: jeśli NFZ lub świadczeniodawca stosują noty (np. odsetkowe), sprawdź, czy dany dokument również powinien przechodzić przez KSeF i w jakiej formie – NFZ nie opisał tego szczegółowo w źródle, dlatego w razie wątpliwości skonsultuj procedurę z właściwym oddziałem.
#### Terminy płatności i obieg środków po wdrożeniu KSeF w NFZ
– Bieg terminu płatności co do zasady wynika z umowy/załącznika i momentu doręczenia faktury nabywcy. W KSeF punktem odniesienia jest data nadania numeru KSeF.
– Opóźnienia techniczne (np. niepoprawny adresat, odrzucenie na walidacji) mogą przesuwać moment doręczenia, a tym samym termin zapłaty. To argument za kontrolą jakości danych przed wysyłką.
– Formy płatności i kompensaty: stosowane dotąd mechanizmy (przelewy, potrącenia zgodne z umową) pozostają bez zmian merytorycznych – KSeF zmienia kanał doręczenia dokumentu, nie zasady finansowe uzgodnione z NFZ.
NFZ w komunikacie nie publikuje konkretnych terminów ani statystyk – wszelkie daty rozliczeń należy weryfikować w umowie i korespondencji z właściwym oddziałem.
#### Dlaczego to ważne dla placówek – skutki wdrożenia KSeF w NFZ
– Mniejsze ryzyko sporów formalnych: prawidłowe doręczenie przez KSeF i spójny opis faktury ograniczają odrzucenia i wydłużanie cyklu należności.
– Krótszy czas wyjaśnień: jednoznaczna identyfikacja faktury (numer KSeF) ułatwia kontakt z NFZ i wewnętrzny nadzór nad należnościami.
– Zgodność i audytowalność: KSeF zapewnia ustandaryzowany obieg dokumentów, co jest istotne przy audytach finansowych i kontrolach płatnika.
– Efektywność operacyjna: integracja HIS/FK z KSeF i automatyzacja mapowania raport–faktura zmniejsza pracochłonność zespołów rozliczeń.
– Bezpieczeństwo danych: centralny, ustrukturyzowany obieg redukuje ryzyka związane z e‑mailami, wersjonowaniem plików i manualnym przenoszeniem danych.
– Lepsza przewidywalność cash flow: stabilny, przewidywalny moment doręczenia (numer KSeF) ułatwia planowanie płynności.
#### Co zrobić teraz (checklista) – przygotowanie placówki do KSeF w NFZ
– Zweryfikuj kontrakty i adresatów:
– Ustal, które jednostki NFZ (oddziały) są nabywcą na Twoich fakturach.
– Zaktualizuj słowniki NIP, adresów i numerów umów w systemie FK/HIS.
– Ustandaryzuj szablony faktur:
– Dodaj w opisie pola na numer umowy/załącznika, okres rozliczeniowy i identyfikator raportu rozliczeniowego.
– Zaplanuj nomenklaturę pozycji zgodną z wymaganiami oddziału NFZ.
– Skonfiguruj integrację z KSeF:
– Upewnij się, że system generuje i rejestruje numer KSeF oraz statusy doręczenia.
– Zapewnij możliwość łatwego powiązania faktury KSeF z raportem i płatnością.
– Uporządkuj uprawnienia i bezpieczeństwo:
– Nadaj role w KSeF (wystawianie, wysyłka, korekty, podgląd).
– Ustal procedury podpisu/autoryzacji i plan ciągłości działania.
– Opracuj procedury korekt:
– Przygotuj wzorce opisów korekt i ich wiązania z numerem KSeF faktury pierwotnej.
– Ustal ścieżkę komunikacji z działem rozliczeń NFZ po stronie placówki.
– Przeszkol zespół:
– Księgowość, rozliczenia, IT i koordynatorzy umów powinni znać różnice po wdrożeniu KSeF.
– Wprowadź checklistę jakości danych przed wysyłką do KSeF.
– Uruchom monitoring i raportowanie:
– Raportuj miesięcznie statusy faktur (wysłane/odebrane/skorygowane/zapłacone).
– Analizuj przyczyny ewentualnych odrzuceń i koryguj proces.
– Skontaktuj się z oddziałem NFZ:
– Potwierdź lokalne wytyczne (np. elementy opisu) i adresy kontaktowe do wyjaśnień.
– Ustal preferowaną ścieżkę komunikacji w sprawach technicznych i korekt.
#### Najczęstsze ryzyka i błędy po wdrożeniu KSeF w NFZ – jak ich uniknąć
– Nieprawidłowy nabywca (NIP/oddział): prowadzi do odrzucenia lub opóźnienia doręczenia. Rozwiązanie: słowniki referencyjne i walidacja przed wysyłką.
– Brak powiązania z raportem/umową: utrudnia akceptację. Rozwiązanie: standard opisu i obowiązkowe pola w systemie.
– Rozbieżności danych pomiędzy SZOI/Portal a fakturą: skutkują korektami. Rozwiązanie: kontrola zgodności kwot/zakresów przed emisją faktury.
– Błędy uprawnień w KSeF: blokują wysyłkę lub odbiór UPO. Rozwiązanie: przegląd ról i test wysyłki kontrolnej.
– Brak planu awaryjnego: przestoje w doręczeniu. Rozwiązanie: procedury na wypadek niedostępności KSeF/systemu FK.
#### Podsumowanie – KSeF w NFZ jako standard w rozliczeniach ze świadczeniodawcami
Wdrożenie KSeF w NFZ porządkuje i ujednolica obieg faktur, ale wymaga od placówek dopracowania schematów danych, integracji systemowej i dyscypliny operacyjnej. Kluczowe jest prawidłowe adresowanie faktur do właściwego oddziału NFZ, jednoznaczne powiązanie dokumentu z umową i raportem rozliczeniowym oraz przygotowane procedury korekt. Ponieważ oficjalne źródło nie zawiera pełnego opisu technicznego, warto pozostawać w stałym kontakcie z oddziałem NFZ i dostawcą oprogramowania, aby na bieżąco wdrażać wymagane zmiany.
Źródło: Najważniejsze informacje po wdrożeniu KSeF w NFZ – komunikat NFZ
https://www.nfz.gov.pl/aktualnosci/aktualnosci-centrali/najwazniejsze-informacje-po-wdrozeniu-ksef-w-nfz,8891.html