Najważniejsze informacje po wdrożeniu KSeF w NFZ. Poniżej syntetyzujemy konsekwencje dla rozliczeń ze świadczeniodawcami oraz praktyczne zalecenia dla managerów placówek.
#### Wdrożenie KSeF w NFZ – co faktycznie się zmieniło
– Kanał dostarczania faktur do NFZ jest oparty o Krajowy System e-Faktur (KSeF), czyli wystawianie i odbiór odbywa się w postaci e‑Faktury ustrukturyzowanej. To KSeF jest źródłem, z którego NFZ pobiera dokument.
– Dla rozliczeń ze świadczeniodawcami oznacza to konieczność obsługi e‑Faktur w systemach placówki (ERP/HIS/finanse) oraz prawidłowego nadawania uprawnień do KSeF i generowania tokenów integracyjnych.
– Dotychczasowe portale i narzędzia NFZ (np. systemy oddziałowe do raportów i zestawień rozliczeniowych) nadal mają znaczenie merytoryczne: tam prowadzi się rozliczenia i weryfikuje świadczenia. Faktura dokumentuje należność wynikającą z rozliczenia i jest przekazywana przez KSeF.
– NFZ publikuje bieżące wskazówki i interpretacje. Ze względu na złożoność ekosystemu (centrala i oddziały), szczegóły procesów mogą lokalnie różnić się organizacyjnie; w publicznie dostępnych materiałach nie ma kompletu jednolitych, technicznych parametrów dla wszystkich scenariuszy.
Źródło: komunikat NFZ „Najważniejsze informacje po wdrożeniu KSeF w NFZ”: https://www.nfz.gov.pl/aktualnosci/aktualnosci-centrali/najwazniejsze-informacje-po-wdrozeniu-ksef-w-nfz,8891.html
#### E‑faktura do NFZ – wymagane elementy i odniesienia do rozliczeń
– Treść e‑Faktury musi w sposób jednoznaczny wiązać dokument z podstawą rozliczenia w NFZ. W praktyce oznacza to:
– wskazanie okresu rozliczeniowego (np. miesiąc/rok) oraz identyfikatorów umowy/umów, do których odnosi się rozliczenie,
– opis zakresu świadczeń (produktów rozliczeniowych) lub wskazanie raportu rozliczeniowego/zbiorczego, jeśli taki numer jest generowany w systemie NFZ,
– podanie nabywcy zgodnie z danymi NFZ właściwymi dla rozliczenia (w niektórych przypadkach nabywcą jest określony oddział wojewódzki; jeśli brakuje jednolitych danych – zweryfikuj w swoim OW NFZ).
– KSeF przechowuje strukturę e‑Faktury (XML). Jeżeli NFZ wymaga dodatkowych załączników merytorycznych (np. zestawień szczegółowych, uzasadnień), co bywa praktyką w niektórych trybach, zwykle są one przekazywane dotychczasowym kanałem (portal/korespondencja). Publicznie dostępne materiały nie zawierają jednolitej listy takich załączników – sprawdź wymagania właściwego oddziału.
– Korekty wartościowe i ilościowe wykonuje się w KSeF jako e‑Faktury korygujące ze wskazaniem dokumentu korygowanego (po numerze KSeF). „Duplikat” w rozumieniu papierowym nie występuje – stosuje się ponowną prezentację/wizualizację e‑Faktury.
#### Integracja systemów placówki z KSeF i kanałami NFZ – rekomendacje dla managera
– Zapewnij, aby system finansowo‑księgowy placówki obsługiwał:
– wystawianie e‑Faktur w strukturze KSeF (w tym korekty),
– podpisywanie/uwierzytelnianie oraz wysyłkę do KSeF z wykorzystaniem tokenu,
– odbiór numeru KSeF oraz UPO i archiwizację metadanych,
– kontrolę statusów dostarczenia/odrzucenia na poziomie KSeF.
– Zsynchronizuj dane kontraktowe: numery umów, zakresy świadczeń, okresy rozliczeniowe – tak, aby treść e‑Faktury jednoznacznie korespondowała z raportami w systemach NFZ. Unikniesz rozbieżności i korespondencji wyjaśniającej.
– Ustal jeden punkt odpowiedzialności (owner procesu) za obieg e‑Faktur do NFZ: od weryfikacji merytorycznej po wysyłkę w KSeF i monitoring statusów. W przypadku rozliczeń wielooddziałowych skonsoliduj nomenklaturę i słowniki.
– Zadbaj o ciągłość działania: procedura na wypadek niedostępności KSeF, harmonogram wysyłek (np. po zamknięciu miesiąca), automaty alertujące o statusach i zwrotkach.
#### Korekty w KSeF dla NFZ – jak postępować praktycznie
– Jeżeli po wysłaniu e‑Faktury wykryjesz błąd merytoryczny (np. nieprawidłowy okres, pozycje, wartość), wystaw e‑Fakturę korygującą w KSeF, wskazując referencję do dokumentu korygowanego. Po stronie NFZ to korekta jest podstawą aktualizacji rozliczenia.
– Jeżeli błąd dotyczy danych nabywcy (np. niewłaściwy oddział), procedura zależy od praktyk NFZ i może wymagać anulowania wpływu biznesowego przez korektę i ponownego wystawienia na właściwego nabywcę. Skonsultuj scenariusz z OW NFZ – brak jednolitej, publicznej instrukcji dla wszystkich przypadków.
– Nie zakładaj „usuwania” e‑Faktury po dostarczeniu do KSeF – system tego nie przewiduje. Każdą zmianę realizuje się wyłącznie poprzez korektę.
#### Terminy, obieg i potwierdzenia – kiedy NFZ „otrzymuje” e‑Fakturę w KSeF
– Za moment doręczenia uznaje się udostępnienie e‑Faktury w KSeF nabywcy (NFZ). System generuje identyfikator KSeF i potwierdzenie przyjęcia. Po tym momencie NFZ ma dostęp do dokumentu.
– Praktyki w zakresie dalszych potwierdzeń (np. akceptacja merytoryczna/zwrotka biznesowa poza KSeF) mogą być różne w zależności od oddziału. Jeżeli OW stosuje dodatkowe akceptacje, sprawdź, gdzie są publikowane (portal oddziału, korespondencja).
– Z perspektywy cash flow ważne jest zsynchronizowanie wysyłki e‑Faktur z zamknięciem rozliczeń – aby nie tworzyć koniecznych korekt z powodu późniejszych wyjaśnień merytorycznych.
#### Bezpieczeństwo i odpowiedzialność – uprawnienia w KSeF a rola placówki
– Zarządzanie dostępami do KSeF jest kluczowe: nadawaj uprawnienia tylko osobom i systemom, które ich potrzebują, z jasnym rozdziałem ról (wystawienie, podgląd, odbiór).
– Tokeny integracyjne traktuj jak dane wrażliwe: rotacja, przechowywanie w sejfie haseł, odcinanie po odejściu pracownika/kontraktora.
– Dokumentuj proces: kto przygotowuje fakturę, kto weryfikuje merytorycznie (zgodność z umową), kto wysyła do KSeF i kto monitoruje statusy. Przy audycie (NFZ, skarbowy) taka ścieżka jest często weryfikowana.
#### Najczęstsze problemy po wdrożeniu KSeF w NFZ i jak ich unikać
– Niezgodność danych nabywcy (centrala vs oddział) – wprowadź słownik kontrahentów NFZ zablokowany do edycji ad hoc i aktualizowany centralnie.
– Brak referencji do umowy/okresu – standaryzuj schemat opisu e‑Faktury (np. stały format pola opisu/wiersza), aby księgowość NFZ łatwo wiązała dokument z rozliczeniem.
– Błędy walidacji KSeF (techniczne) – zaktualizuj oprogramowanie do najnowszej wersji, testuj na środowisku demo, wdrażaj walidacje po stronie ERP przed wysyłką.
– Różnice między rozliczeniem w portalu OW a treścią e‑Faktury – uzgodnij proces „zamknięcia miesiąca” z działem rozliczeń medycznych i księgowością, tak aby źródła danych były spójne.
– Korekty kaskadowe – stosuj zasadę „korekta zbiorcza po ustaleniach z OW NFZ”, zamiast wysyłania wielu drobnych korekt.
#### Dlaczego to ważne dla placówek
– Zgodność i ryzyko: KSeF jest formalnym kanałem dla e‑Faktur. Błędy w procesie (niewłaściwy nabywca, terminy, brak referencji) zwiększają ryzyko opóźnień płatności i zakwestionowania dokumentu.
– Płynność finansowa: Data doręczenia w KSeF wpływa na terminy płatności. Dobrze ułożony proces (zamknięcie rozliczenia → weryfikacja → wysyłka) minimalizuje zatory.
– Efektywność operacyjna: Automatyzacja wysyłek, opisów i kontroli statusów zmniejsza liczbę korekt i korespondencji z OW NFZ, uwalniając czas zespołów.
– Transparentność dla audytu: Uporządkowany obieg, rejestry UPO i identyfikatorów KSeF, właściwe uprawnienia i logi działań ułatwiają kontrole.
– Skalowalność: Standaryzacja pozwala obsłużyć wiele umów i oddziałów bez wzrostu kosztów administracyjnych.
#### Co zrobić teraz (checklista)
– Zweryfikuj uprawnienia w KSeF:
– kto ma prawo wystawiać e‑Faktury, kto generuje tokeny, kto monitoruje statusy,
– czy polityka rotacji i przechowywania tokenów jest wdrożona.
– Ustaw integrację systemową:
– aktualizacja ERP/HIS do obsługi KSeF (wystawianie, korekty, odbiór numeru KSeF i UPO),
– test wysyłki na środowisku demo i weryfikacja walidacji.
– Standaryzuj treść e‑Faktur do NFZ:
– wzorzec opisu (umowa, okres, identyfikator rozliczenia),
– słownik kontrahentów NFZ (centrala/OW) i blokada edycji ad hoc.
– Uporządkuj proces zamknięcia rozliczeń:
– jasny moment „gotowości do fakturowania” po stronie działu rozliczeń medycznych,
– check merytoryczny przed wysyłką do KSeF (lista kontrolna).
– Przygotuj procedurę korekt:
– tryb uzgadniania korekt z OW NFZ,
– oznaczenia i referencje do dokumentów korygowanych w KSeF.
– Włącz monitoring i raportowanie:
– alerty statusów KSeF (przyjęta/odrzucona),
– raport wieku należności z podziałem na oddziały i umowy.
– Przeszkol zespół:
– krótkie szkolenie dla księgowości i działu rozliczeń z obsługi KSeF, zasad korekt i obowiązków,
– instrukcje „krok po kroku” oraz kontakt do osoby odpowiedzialnej.
– Skontaktuj się z OW NFZ:
– potwierdź dane nabywcy i ewentualne wymagane referencje/załączniki,
– ustal kanał ewentualnych wyjaśnień poza KSeF.
#### Dobre praktyki dla rozliczeń KSeF–NFZ
– Jeden wzorzec numeracji dokumentów NFZ (odrębny zakres numeracji dla kontraktów NFZ), aby uniknąć kolizji i ułatwić raportowanie.
– Centralny rejestr e‑Faktur do NFZ z polami: numer KSeF, umowa, okres, kwota, status, osoba odpowiedzialna. To minimalizuje ryzyko zagubienia spraw.
– „Dry‑run” rozliczenia: przed wysyłką pierwszych e‑Faktur w miesiącu wykonaj próbę na testowych danych lub małej puli, by złapać błędy mapowań.
– Przegląd uprawnień co kwartał: rotacja tokenów i przegląd ról w KSeF ogranicza ryzyko nadużyć.
#### Gdzie szukać aktualnych informacji i wsparcia
– Oficjalny komunikat NFZ: Najważniejsze informacje po wdrożeniu KSeF w NFZ (adres powyżej). NFZ aktualizuje tam wskazówki – śledź zmiany.
– Właściwy oddział wojewódzki NFZ: praktyczne instrukcje dotyczące danych nabywcy, referencji do umów/okresów oraz kanałów komunikacji.
– Dokumentacja KSeF Ministerstwa Finansów: specyfikacja techniczna, walidacje, procedury awaryjne. W przypadku rozbieżności interpretacyjnych stosuj zasadę ostrożności i konsultuj się z OW NFZ.
Uwaga: ze względu na charakter publicznie dostępnych materiałów brak jest kompletu ujednoliconych danych (np. jednolitego schematu referencji do wszystkich rodzajów umów czy pełnej listy wymaganych załączników). Dlatego rekomendujemy potwierdzanie szczegółów z właściwym OW NFZ przed wdrożeniem zmian w procesie.