Granty na inwestycje w POZ: jak wygrać czas i uniknąć błędów zanim ruszy nabór NFZ
Duża szansa dla POZ, ale jeszcze bez instrukcji obsługi
NFZ zapowiedział nabór grantowy dla świadczeniodawców POZ o łącznym budżecie 450 mln zł. Pieniądze mają wzmocnić inwestycje w podstawowej opiece zdrowotnej – od infrastruktury i sprzętu, po rozwiązania cyfrowe. Informacja jest na razie publicznie dostępna wyłącznie w jednym źródle branżowym, dlatego do czasu publikacji dokumentów NFZ należy zachować ostrożność w planowaniu szczegółów.
To nie jest nabór świadczeniowy, lecz grantowy – środki nie trafią przez stawki kapitacyjne, ale wprost na inwestycje placówek spełniających warunki dostępu. Dla menedżerów oznacza to inną logikę przygotowań: liczy się projekt, zgodność kosztów i sprawność rozliczeń, a nie wielkość listy aktywnej.
Wstępne sygnały są optymistyczne, jednak kluczowe mechanizmy – intensywność dofinansowania, katalog kosztów, tryb naboru – poznamy dopiero w regulaminie i zarządzeniu Prezesa NFZ. Warto więc już dziś zabezpieczyć fundamenty, na których oprzesz wniosek w pierwszym możliwym terminie.
Co rozstrzygnie regulamin i dlaczego to przesądzi o Twojej strategii
Dokumentacja naboru wyjaśni, kiedy startuje rekrutacja, ile czasu przewidziano na złożenie wniosku i ile miesięcy będzie na realizację inwestycji. Od tych dat zależy harmonogram zakupów, rekrutacji personelu czy ewentualnych prac adaptacyjnych.
Regulamin określi tryb (konkursowy czy ciągły), ewentualny podział alokacji centralnie lub przez oddziały wojewódzkie, limity na wnioskodawcę, a także maksymalną i minimalną wartość dofinansowania. Dopiero wtedy będzie można świadomie dobrać zakres projektu i liczbę lokalizacji.
Najważniejszy będzie katalog kosztów kwalifikowalnych, w tym odpowiedź, czy dozwolone są roboty budowlane, sprzęt medyczny, IT/telemedycyna, wyposażenie i szkolenia oraz jak rozliczać VAT. Znaczenie ma również status beneficjenta: aktywna umowa POZ z NFZ, wpisy w RPWDL, brak zaległości publicznoprawnych i ewentualne preferencje terytorialne.
Reguły rozliczeń – zaliczka czy refundacja, częstotliwość raportów, wskaźniki i okres trwałości – zdecydują o ryzyku płynnościowym. Podstawa finansowania (np. KPO/UE, Fundusz Medyczny, plan finansowy NFZ) przesądzi o obowiązkach informacyjnych, zasadzie konkurencyjności i reżimie pomocy publicznej.
Pierwszy ruch po stronie przychodni: szybka diagnoza projektu
Zanim poznamy regulamin, warto skompilować krótką, realistyczną listę potrzeb inwestycyjnych. Zbierz wstępne oferty i kosztorysy, określ priorytety i warianty (pełny vs. ograniczony zakres), przygotuj szkic harmonogramu z kamieniami milowymi i buforami czasowymi.
Uporządkuj formalności: zweryfikuj aktualność wpisów w RPWDL (lokalizacje, zakresy, personel), przygotuj oświadczenia o braku zaległości, sprawdź możliwość wydzielenia ewidencji księgowej projektu. Im mniej poprawek po złożeniu wniosku, tym szybciej podpiszesz umowę.
Rozważ przegląd wewnętrznych procedur pod kątem zgodności z możliwymi wymogami grantowymi. Dobrze zaprojektowany audyt przedprojektowy wykryje luki, które zwykle ujawniają się dopiero na etapie kontroli. W razie potrzeby możesz skorzystać z usługi audytu dla podmiotów leczniczych, aby przyspieszyć przygotowania.
Zakupy bez wpadek: konkurencyjność i PZP w praktyce
W projektach grantowych błędy zakupowe najczęściej kończą się korektami finansowymi. Przygotuj się na zasadę konkurencyjności lub PZP – nawet jeśli szczegóły poznamy dopiero w regulaminie, fundamenty są stałe: równe traktowanie wykonawców, przejrzyste kryteria i kompletna dokumentacja postępowania.
Udokumentuj rozeznanie rynku (co najmniej trzy porównywalne oferty, jasne wymagania techniczne, brak preferowania marki bez uzasadnienia), uwzględnij kryteria pozacenowe (serwis, gwarancja, termin dostawy). Zaplanuj rozdzielenie ról, by uniknąć konfliktu interesów – inny zespół opisuje przedmiot zamówienia, inny ocenia oferty.
Pamiętaj o terminach: nie rozpoczynaj wydatków przed datą kwalifikowalności. Jeśli regulamin dopuści zaliczki, zabezpiecz mechanizmy kontroli wydatków zaliczkowych; jeśli tylko refundacja – oszacuj potrzeby płynnościowe, by nie wstrzymywać zakupów.
Technologia, budowa i dane pacjentów: zgodność zanim klikniesz „kupuję”
Sprzęt i wyroby medyczne muszą spełniać odpowiednie normy (oznaczenia, instrukcje w języku polskim, dokumentacja serwisowa i rejestracyjna). Zadbaj o kompatybilność z istniejącą infrastrukturą oraz o szkolenia personelu udokumentowane protokołami odbioru.
Zakupy IT i telemedycyny to nie tylko funkcjonalność, ale też cyberbezpieczeństwo i RODO: umowy powierzenia, ocena skutków dla ochrony danych (DPIA), kontrola podwykonawców chmurowych i zgodność lokalizacji danych. Nowe systemy powinny wspierać sprawozdawczość i integrację z krajowymi platformami, by nie generować dodatkowych kosztów integracji.
Prace adaptacyjne wymagają sprawdzenia tytułu prawnego do lokalu, wymogów budowlanych i sanitarnych oraz zgodności planowanych zmian z zakresem świadczeń w RPWDL. Ewentualne decyzje administracyjne (np. pozwolenia) należy ująć w harmonogramie z marginesem bezpieczeństwa.
Pieniądze nie mogą się dublować: VAT, amortyzacja i pomoc publiczna
Zakaz podwójnego finansowania oznacza, że te same wydatki nie mogą być pokryte z dwóch źródeł – dotyczy to zarówno zakupów, jak i amortyzacji środków trwałych finansowanych wcześniej z dotacji. Jeśli projekt obejmuje kilka lokalizacji lub linii budżetowych, potrzebne będzie precyzyjne rozdzielenie kosztów i opis metodologii.
Kwestia VAT bywa rozstrzygająca: czy będzie kwalifikowalny, zależy od ostatecznych zasad. Zanim złożysz wniosek, ustal status podatkowy zakupów i przygotuj stanowisko wraz z uzasadnieniem, by uniknąć późniejszych korekt.
Źródło finansowania (np. fundusze UE vs. środki krajowe) może oznaczać odmienny reżim pomocy publicznej i limity de minimis. Do czasu publikacji zasad warto przyjąć konserwatywne założenia i przygotować ewidencję otrzymanej pomocy, by szybko wypełnić wymagane oświadczenia.
Co może zrobić NFZ: od ogłoszenia po kontrole
Po stronie NFZ spodziewaj się pakietu dokumentów: regulaminu, załączników, wzoru wniosku i umowy, a także cyklicznych Q&A. Możliwy jest udział komisji oceniających z kryteriami merytorycznymi i strategicznymi, np. preferencjami dla obszarów deficytowych – potwierdzenie znajdzie się w regulaminie.
Umowy grantowe zwykle zawierają wskaźniki produktu/rezultatu, obowiązek trwałości, zapisy o monitoringu, konkurencyjności zakupów i prawie do kontroli. Naruszenia mogą skutkować wstrzymaniem finansowania lub wypowiedzeniem umowy, dlatego procesy wewnętrzne muszą być udokumentowane i powtarzalne.
Rozliczenia mogą odbywać się etapowo lub jednorazowo, przez wskazany system (np. SZOI lub dedykowany portal – zgodnie z dokumentacją). Kluczowe będą zestawienia wydatków, protokoły odbioru, inwentaryzacja majątku i wyodrębniona ewidencja księgowa. Jeśli potrzebujesz uporządkować procedury i raportowanie, rozważ wsparcie w obszarze rozliczeń z NFZ.
Najpewniej wymagane będzie utrzymanie statusu świadczeniodawcy POZ przez czas realizacji i trwałości projektu. Nie należy jednak zakładać automatycznych zmian w umowach świadczeniowych – ewentualne powiązania powinny jasno wynikać z regulaminu.
Najczęstsze potknięcia, które drogo kosztują
Poniżej zebraliśmy błędy, które w projektach inwestycyjnych POZ pojawiają się najczęściej i generują korekty finansowe lub opóźnienia. Przejrzyj je przed startem naboru i „wyczyść” ryzyka zawczasu.
- Rozpoczęcie wydatków przed datą kwalifikowalności albo poza zatwierdzonym zakresem projektu.
- Zakupy bez właściwej zasady konkurencyjności/PZP lub z niepełną dokumentacją i konfliktem interesów.
- Błędne ujęcie VAT oraz brak spójnego uzasadnienia kwalifikowalności podatku.
- Niedoszacowany harmonogram i brak aneksowania zmian, co skutkuje utratą wskaźników lub części dofinansowania.
- Brak ewidencji majątku i naruszenie trwałości (zbycie, relokacja, nieoznakowanie wymaganą informacją).
Na radarze menedżera: kiedy reagować i co sprawdzać
Kluczowym sygnałem startowym będzie publikacja zarządzenia Prezesa NFZ i regulaminu naboru. To w nich znajdziesz kryteria oceny, katalog kosztów, intensywność dofinansowania, okres kwalifikowalności i obowiązki sprawozdawcze. Warto wdrożyć codzienny monitoring komunikatów centrali i OW NFZ.
Ustal wewnętrzne „okna czasowe” na decyzje: termin startu i zamknięcia naboru, ewentualne rundy konkursowe, daty graniczne dla wydatków oraz planowany koniec realizacji projektów. Dobrze zdefiniowane kamienie milowe pozwolą zsynchronizować analizy techniczne, zakupy i zasoby ludzkie.
Śledź komunikaty OW NFZ: potencjalny podział alokacji regionalnych, dyżury informacyjne, webinary i FAQ. Zbierz wzory dokumentów (wniosek, umowa grantowa, oświadczenia, raporty), a także stanowiska dotyczące VAT, pomocy publicznej i zasad konkurencyjności. Przebieg oceny (listy rankingowe, odwołania, tempo podpisywania umów) wskaże, jak szybko przechodzić do realizacji.
Miej też plan B na ryzyka systemowe – zmiany budżetu lub źródeł finansowania mogą skutkować modyfikacją zasad. Elastyczny zakres projektu (moduły zakupowe, wariantowanie wydatków) ułatwi dostosowanie się bez utraty celu strategicznego.
Podsumowanie: wygraj tempo i minimalizuj niepewność
Przed publikacją regulaminu nie da się podjąć wszystkich decyzji, ale można zbudować przewagę czasu. Dobrze przygotowana dokumentacja wewnętrzna, uporządkowane wpisy w RPWDL, wstępne oferty i gotowy szkic harmonogramu sprawią, że złożysz kompletny wniosek szybko i bez nerwowych poprawek.
Jednocześnie zachowaj dyscyplinę zgodności: zakupy przeprowadzone transparentnie, brak konfliktów interesów, kontrola kwalifikowalności VAT, unikanie podwójnego finansowania i dbałość o trwałość rezultatów. Taka postawa zmniejsza ryzyko korekt i przyspiesza wypłatę środków, niezależnie od ostatecznych detali programu.
Dla zespołów zarządzających POZ to dobry moment na przegląd procesów i przygotowanie wariantowych scenariuszy inwestycji. Gdy NFZ opublikuje zasady gry, liczyć się będzie gotowość operacyjna – nie improwizacja.