KSeF w kontraktach z NFZ: praktyczny przewodnik dla zarządzających placówkami
Gdzie naprawdę jesteśmy dziś
Do Centrali NFZ trafił wniosek o ujednolicenie zasad stosowania Krajowego Systemu e-Faktur w rozliczeniach z Funduszem. Sygnał jest jasny: brakuje spójnej i kompletnej dokumentacji dla świadczeniodawców oraz twórców oprogramowania, a praktyki w poszczególnych oddziałach różnią się od siebie.
Na obecnym etapie nie ma potwierdzonych, oficjalnych wytycznych ogólnopolskich co do pełnego zakresu wymagań. Poza źródłem startowym nie widnieją wiarygodne potwierdzenia dodatkowych szczegółów, dlatego planowanie trzeba oprzeć na ostrożnych założeniach i zarządzaniu ryzykiem.
Temat nie jest akademicki. Dotyka codziennego trybu rozliczeń: od sposobu wystawiania dokumentów, poprzez ich przekazywanie, aż po skojarzenie płatności z raportami i umowami.
Dlaczego różnice między oddziałami to realny koszt
Rozbieżne interpretacje między OW NFZ mogą skutkować koniecznością przygotowywania dokumentów „pod oddział”. To prosta droga do większej liczby zwrotek i korekt oraz do przesunięć terminów płatności.
Brak wspólnego standardu zmusza działy finansowe do podwójnej pracy: część dokumentów w KSeF, część dotychczasowymi kanałami. Każde przeszycie procesu to wyższe koszty i większe ryzyko błędu.
Szczególnie narażone są podmioty zwolnione z VAT. Niewłaściwe zakwalifikowanie dokumentu jako faktury zamiast rachunku (lub odwrotnie) może mieć następstwa podatkowe i rozliczeniowe, a w konsekwencji wydłużać drogę do zapłaty.
Które dokumenty obejmie KSeF – znaki zapytania
Wciąż nie ma pewności, jakie typy dokumentów w relacji z NFZ będą musiały przechodzić przez KSeF. W praktyce rozważane są różne scenariusze: od klasycznej faktury, przez „rachunek do umowy”, po specyficzne zestawienia refundacyjne.
Nadal otwarte pozostaje, jak opisywać dokumenty w części identyfikującej kontrakt, okres rozliczeniowy i właściwy oddział NFZ. Brakuje też potwierdzonych zasad co do jednolitego identyfikatora nabywcy (Centrala vs konkretny OW) oraz sposobu, w jaki numer KSeF będzie referencjonowany w systemach NFZ, takich jak SZOI czy portale oddziałowe.
Niewiadomą jest również relacja KSeF do dotychczasowych kanałów e-fakturowania w sektorze publicznym (np. PEF/PEPPOL) w kontekście rozliczeń z NFZ. Na dziś trzeba brać pod uwagę konieczność okresu przejściowego z równoległymi ścieżkami.
Identyfikatory, opisy i korekty: pola krytyczne na e-fakturze
Nawet bez oficjalnego standardu można zaprojektować spójny zestaw informacji, które powinny znaleźć się w e-dokumencie kierowanym do NFZ. W praktyce będą to co najmniej: numer i rodzaj umowy z NFZ, oznaczenie okresu rozliczeniowego, wskazanie właściwego OW (nazwa, adres, NIP – zgodnie z lokalnymi wymaganiami) oraz dane podmiotu wystawiającego.
W systemach finansowo-księgowych warto przygotować pola opisowe, które zostaną jednoznacznie odwzorowane w e-fakturze ustrukturyzowanej. Tam, gdzie nie ma gotowego pola w schemacie, można stosować sekcje opisowe, zachowując powtarzalny format treści.
Szczególną wagę ma obsługa korekt. Należy opisać proces powiązania korekty z dokumentem pierwotnym poprzez numer KSeF, rozgraniczyć korektę z tytułu błędu formalnego od korekty związanej ze sprawozdawczością czy aneksem do umowy oraz przewidzieć obieg uzasadnień i załączników.
KSeF a PEF/PEPPOL: jak uniknąć dublowania i chaosu
Do czasu jednoznacznego stanowiska Centrali NFZ rozsądne jest utrzymanie gotowości do równoległego przesyłania dokumentów kanałami dotychczasowymi i przez KSeF. To ogranicza ryzyko przestoju, lecz rodzi problem spójności.
Kluczowe jest wyznaczenie jednego „źródła prawdy” o rozliczeniu. Jeśli dokument trafia wieloma kanałami, trzeba ustalić, który numer (wewnętrzny, KSeF, portalowy) jest nadrzędny i jak jest przechowywany w systemach oraz w jakim momencie podlega uzgodnieniu z zestawieniami do NFZ.
Warto zawczasu opisać procedurę na wypadek rozbieżności kwot lub okresów między raportami a e-fakturą. Brak takiej procedury zwykle kończy się lawiną zwrotek i nieporozumień.
Plan minimum na najbliższe tygodnie
Na wiele pytań nie ma jeszcze odpowiedzi, ale można znacząco obniżyć ryzyko operacyjne, realizując krótki program przygotowawczy.
- Wypisz wszystkie strumienie dokumentów finansowych do NFZ (umowy, aneksy, rachunki, korekty, refundacje) i przypisz im odpowiedzialnych po stronie działów.
- Zbierz od właściwych OW NFZ pisemne wskazania co do nabywcy i formy dokumentu; w razie braku jasności potwierdzaj e-mailem, by mieć ślad decyzji.
- Skonfiguruj w ERP jednolite pola na numer umowy, okres i identyfikację OW; przetestuj generowanie e-dokumentu z tymi polami i obiegiem korekt.
- Ustal standard przekazywania załączników i uzasadnień (przez KSeF, portal OW, inny kanał) oraz sposób ich archiwizacji z odniesieniem do numeru KSeF.
- Uruchom tablicę kontrolną: statusy dokumentów, numery KSeF, zgodność kwot i okresów z raportami do NFZ, czas reakcji na zwrotki.
Zmiany, które mogą uporządkować rynek
Przełomem byłyby jednolite wytyczne Centrali NFZ precyzujące identyfikację nabywcy, minimalny zestaw danych NFZ na e-dokumencie, zasady referencji do umów i okresów oraz tryb korekt. Takie stanowisko ograniczyłoby uznaniowość po stronie OW.
W ślad za tym powinny pójść aktualizacje zarządzeń i wzorów umów, tak aby sekcje dotyczące rozliczeń i rachunków naturalnie uwzględniały KSeF. Potrzebne będą też zmiany w narzędziach NFZ, w tym możliwość wprowadzania i weryfikowania numerów KSeF oraz ich powiązanie z raportami i płatnościami.
Równolegle istotne są komunikaty Ministerstwa Finansów dotyczące terminów obowiązkowego KSeF i ewentualnych wyjątków dla specyficznych strumieni dokumentów kierowanych do jednostek sektora finansów publicznych.
Jak przygotować systemy i zespół bez oficjalnych standardów
Dobrą praktyką jest zdefiniowanie słownika danych NFZ na potrzeby KSeF: nazwy pól, formaty, źródła w systemie, właściciel merytoryczny. Taki słownik pozwoli na spójne wypełnianie dokumentów niezależnie od oddziału.
Wyznacz „właściciela procesu” KSeF po stronie finansów, który będzie łączył księgowość, rozliczenia z NFZ i IT. Jego rolą jest monitorowanie zmian, testy i szybkie wdrożenia poprawek w konfiguracji.
Przećwicz scenariusze korekt i zwrotek na danych historycznych. Próbny miesiąc z równoległym wystawianiem dokumentów (KSeF + dotychczasowy kanał) to niedrogi sposób, by wyłapać luki w opisach oraz niejednoznaczności identyfikatora nabywcy.
W umowach z dostawcami oprogramowania uwzględnij klauzule o czasie reakcji na zmiany w wytycznych NFZ i o możliwości szybkiej rozbudowy pól dodatkowych. Zapewnij też procedurę awaryjną na wypadek niedostępności KSeF.
Gdzie szukać wsparcia i jak ograniczyć ryzyko
Placówki, które rozliczają z NFZ duże wolumeny świadczeń, skorzystają na przeglądzie procesów i danych wejściowych. Niezależny audyt może szybko wskazać miejsca, w których opis dokumentów jest niespójny lub trudny do odwzorowania w KSeF. W razie potrzeby możesz skorzystać z naszego doświadczenia: audyt rozliczeń i procesów.
Gdy pojawią się wytyczne NFZ, kluczowe będzie szybkie ich przeniesienie na praktykę: aktualizacja szablonów dokumentów, słownika danych, instrukcji dla działów i integracji z portalami OW. W tych zadaniach pomaga nasz zespół, który od lat usprawnia przepływy dokumentów finansowych w kontraktach z Funduszem: wsparcie rozliczeń z NFZ.
Pamiętaj, że na dziś brak informacji o dedykowanym finansowaniu wdrożeń KSeF specyficznie dla sektora ochrony zdrowia. Warto jednak monitorować programy cyfryzacyjne o charakterze ogólnym i rozważać ich wykorzystanie, jeśli pojawią się stosowne konkursy.
Największą wartość przyniosą działania, które można wdrożyć od razu: porządkowanie danych, jasne role w procesie i dyscyplina w dokumentowaniu uzgodnień z OW. Gdy standard zostanie ogłoszony, będziesz gotów wdrożyć go bezboleśnie.