In vitro z budżetu MZ: jak bezpiecznie włączyć program do działalności ośrodka IVF
Pieniądz publiczny, ale poza NFZ — co to zmienia w praktyce?
Program wspierający leczenie niepłodności metodą in vitro finansowany jest z budżetu państwa zarządzanego przez Ministerstwo Zdrowia. To oznacza, że środki nie pochodzą z planu finansowego NFZ i nie przechodzą przez tradycyjny obieg kontraktów, taryf i raportowania do funduszu. Umowy będą zawierane bezpośrednio pomiędzy MZ a realizatorami.
W praktyce eliminuje to wpływ programu na dotychczasowe kontrakty gwarantowane. Nie zmienia wycen, nie zwiększa ani nie zmniejsza limitów NFZ. Co ważne, sprawozdawczość nie będzie trafiała do SZOI czy innych systemów funduszu, tylko zgodnie z zasadami zapisanymi w umowie z MZ.
Dla placówek posiadających jednocześnie umowę z NFZ i ambicję uczestnictwa w programie MZ kluczowy jest ścisły rozdział obu strumieni: organizacyjny, ewidencyjny i dokumentacyjny. Pozwoli to uniknąć podejrzenia podwójnego finansowania tych samych świadczeń.
Czego jeszcze nie wiemy: stawki, limity, łączenie wsparć
Resort zakomunikował celowy charakter finansowania, przeznaczony wyłącznie na realizację działań programu polityki zdrowotnej z zakresu in vitro. Nie opublikowano jednak szczegółów operacyjnych, które przesądzają o modelu biznesowym placówek.
Na dziś brak publicznie dostępnych informacji o stawkach jednostkowych, maksymalnych kwotach dofinansowania na parę, limitach liczby cykli czy ograniczeniach wiekowych i klinicznych powiązanych z finansowaniem. Nie wskazano też zasad przekazywania transz, systemu zaliczek oraz rozliczeń końcowych.
Niewiadomą pozostaje możliwość łączenia dofinansowania centralnego z programami samorządowymi w tym samym okresie dla tej samej pary lub procedury. W tej sprawie potrzebne będą jednoznaczne wytyczne MZ — do czasu ich ogłoszenia rekomendowana jest ostrożność i domyślne traktowanie takiej sytuacji jako ryzyka podwójnego finansowania.
Gotowość formalna ośrodka: wpisy, kadra, laboratoria
Realizatorzy będą wybierani w trybie ogłoszonym przez ministerstwo, dlatego należy zawczasu przygotować spójną ofertę opisującą potencjał. W centrum znajdą się kwalifikacje zespołu klinicznego i embriologicznego, doświadczenie, dostęp do zaplecza laboratoryjnego oraz procedury jakości i bezpieczeństwa zgodne z przepisami o leczeniu niepłodności.
Konieczne jest upewnienie się, że wpisy w RPWDL odzwierciedlają faktyczny zakres działalności, w tym ewentualne banki komórek rozrodczych i zarodków. Braki lub rozbieżności w rejestrach to jeden z najprostszych powodów odrzucenia oferty.
Warto wykonać przegląd SOP-ów, procedur walidacyjnych laboratoriów, harmonogramów przeglądów aparatury i rejestrów kontroli środowiskowej. Z perspektywy oceny oferty znaczenie mają nie tylko wyniki kliniczne, ale też dojrzałość systemu jakości i bezpieczeństwa danych.
Kwalifikacja par i papierologia, która uratuje rozliczenie
Bez dobrze ułożonej ścieżki kwalifikacji par do programu rozliczenia mogą utknąć już na starcie. Ośrodki potrzebują spójnych wzorów oświadczeń, zgód i ankiet, a także logiki gromadzenia danych medycznych wspierającej kryteria programu.
Pakiet dokumentów powinien przykrywać wymagania dotyczące potwierdzenia wskazań, liczby dotychczasowych cykli, wieku i współistniejących czynników klinicznych. Dane kliniczne muszą dawać się łatwo odwzorować w raportach wymaganych przez MZ — inaczej grożą korekty.
Nie wolno zapominać o ochronie danych. Przetwarzane są szczególne kategorie informacji, co wymaga rzetelnej analizy ryzyka, klauzul informacyjnych i zabezpieczeń. Warto rozważyć niezależny przegląd zgodności, zwłaszcza jeżeli w ostatnich latach doszło do zmian w systemach IT lub procesach obsługi pacjentów.
Księgowość celowa: oddzielne strumienie i dowody wydatków
Finansowanie ma charakter celowy, a więc każda złotówka musi być przypisana do kwalifikowalnego kosztu i powiązana z konkretną procedurą. Zalecane jest wydzielenie miejsc powstawania kosztów lub dedykowanych kont księgowych dla programu, tak aby raportowanie było przejrzyste i możliwe do odtworzenia na poziomie pojedynczej pary.
Rozdzielenie obiegu dokumentów między świadczeniami komercyjnymi, projektami JST i programem centralnym ułatwi wykazanie braku podwójnego finansowania. To także najszybszy sposób na odpowiedź podczas kontroli lub wniosku o wyjaśnienia.
Warto, by księgowość i dział medyczny pracowały na wspólnej matrycy operacji: słownikach procedur, koszyku działań, przypisach do dokumentów źródłowych i kluczach alokacji kosztów. Jednoznaczne zasady rozliczeń pomagają uniknąć różnic między sprawozdawczością merytoryczną i finansową.
Jak może wyglądać przepływ środków i rozliczeń
Środki trafią z ministerstwa do wyłonionych realizatorów na podstawie umów. Najbardziej prawdopodobny model to wypłaty powiązane ze sprawozdawczością merytoryczną i finansową opisującą liczbę zakwalifikowanych par, wykonanych procedur i świadczeń ujętych w programie.
Nie ma sygnałów o włączeniu funduszy unijnych, KPO czy innych środków celowych — w komunikacji akcentowane są pieniądze budżetu MZ. Do czasu opublikowania zasad należy założyć, że rozliczenia będą bazowały na rachunkach, protokołach wykonania i ewidencji kosztów zgodnych z umową.
Rozsądną praktyką jest przygotowanie wewnętrznych „teczek rozliczeniowych” na poziomie pary/procedury. Ułatwi to zarówno bieżące raportowanie, jak i późniejsze kontrole rzeczowo-finansowe.
Najczęstsze pułapki i jak im zapobiec
Największym zagrożeniem jest nieświadome podwójne finansowanie tej samej procedury z dwóch źródeł. Bez jasnych wytycznych dotyczących łączenia środków z programami JST warto wdrożyć prewencyjny mechanizm weryfikacji źródeł finansowania na etapie kwalifikacji pary.
Błędy dotykają też kryteriów medycznych: brak pełnych danych potwierdzających kwalifikację, nieudokumentowana liczba cykli czy rozbieżności w datach. Zespół rejestracji i dział medyczny powinny korzystać ze wspólnej listy wymaganych dokumentów, a system IT — wymuszać kompletność pól krytycznych.
W obszarze księgowym najczęściej zawodzi rozdzielenie kosztów i powiązanie wydatków z konkretną procedurą. Wdrożenie dedykowanej ścieżki akceptacji faktur oraz okresowych uzgodnień międzyksięgowych zespoli dane finansowe i kliniczne przed wysyłką raportu do MZ.
Plan działania na najbliższe tygodnie
Chcąc nie tracić czasu do momentu ogłoszenia konkursu, warto zrealizować krótki plan przygotowawczy. Skupi się on na wzmocnieniu zgodności formalnej, porządkach w dokumentacji i ułożeniu procesu kwalifikacji pacjentów.
- Zweryfikuj wpisy w RPWDL i zakres działalności ośrodka; w razie braków przyspiesz aktualizacje (sprawdź wsparcie: wpisy w rejestrze).
- Przeprowadź przegląd SOP-ów, dokumentacji laboratoryjnej i bezpieczeństwa danych; rozważ niezależny audyt zgodności.
- Opracuj wzory oświadczeń, zgód i checklist kwalifikacyjnych dla par; zmapuj dane kliniczne potrzebne do raportowania.
- Wydziel konta księgowe i ścieżki akceptacji kosztów programu; przygotuj „teczki rozliczeniowe” dla par/procedur.
- Wyznacz zespół projektowy (medycyna, laboratorium, księgowość, prawny/RODO) z liderem odpowiedzialnym za ofertę do MZ.
Równolegle śledź oficjalne ogłoszenia dotyczące warunków naboru, kryteriów wyboru ofert i wzorów umów. To one przesądzą o detalach, takich jak limity cykli, katalog finansowanych działań i terminy sprawozdań.
Po publikacji dokumentacji konkursowej warto przeprowadzić szybkie „dopasowanie” procesów i kosztów do finalnych wymagań. Im mniej zmian zostawisz na ostatnią chwilę, tym niższe ryzyko korekt i wstrzymania płatności.
Źródło
https://www.gov.pl/web/zdrowie/informacja-na-temat-finansowania-programu-wsparcia-in-vitro