Oczekiwanie na udzielenie świadczenia. Resort zdrowia przygotował wzór obliczania czasu. Celem ma być ujednolicenie zasad liczenia czasu oczekiwania na listach oczekujących oraz spójne raportowanie do NFZ.
#### Czas oczekiwania na świadczenie – kontekst regulacyjny i wymogi MZ/NFZ
Czas oczekiwania na udzielenie świadczenia oraz prowadzenie list oczekujących to obszar silnie regulowany. W praktyce świadczeniodawcy od lat stosowali różne interpretacje: od kiedy liczyć czas (pierwszy kontakt, kwalifikacja, wyznaczenie terminu), jak traktować okresy zawieszenia z przyczyn leżących po stronie pacjenta, co z przekładanymi terminami i zmianami priorytetu „pilny/stabilny”. Ministerstwo Zdrowia zapowiedziało przygotowanie wzoru obliczania czasu, który ma zredukować rozbieżności i umożliwić porównywalność danych w całym systemie.
Według doniesień prasowych (źródło na końcu), resort planuje precyzyjnie wskazać logikę liczenia czasu oczekiwania, tak aby dane przekazywane do NFZ oraz publikowane w rejestrach i informatorach o terminach były mierzalne i jednoznaczne. Na moment przygotowania niniejszego opracowania nie opublikowano pełnych, finalnych brzmień regulacji – poniżej omawiamy najczęstsze założenia i skutki organizacyjne dla placówek.
#### Wzór obliczania czasu oczekiwania – główne założenia (na co przygotować procesy)
Z punktu widzenia praktyki zarządczej należy zakładać, że „czas oczekiwania” będzie liczony w dniach kalendarzowych od momentu skutecznego zgłoszenia pacjenta do dnia udzielenia świadczenia lub najbliższego wyznaczonego terminu, z wyłączeniem okresów przerw uzasadnionych przepisami. Typowa, oczekiwana konstrukcja (zgodna z dotychczasowym kierunkiem interpretacyjnym) sprowadza się do:
– punkt startowy: data skutecznego zgłoszenia na listę oczekujących (po kwalifikacji do odpowiedniej kategorii medycznej i nadaniu priorytetu „pilny”/„stabilny” zgodnie z dokumentacją kliniczną),
– punkt końcowy: data udzielenia świadczenia (lub data najbliższego oferowanego terminu, jeżeli pacjent odmówił wcześniejszych propozycji),
– wyłączenia: okresy, w których świadczenie nie mogło być zrealizowane z przyczyn leżących po stronie pacjenta (np. niedyspozycja, brak wymaganych wyników mimo informacji, zawieszenie na wniosek pacjenta), a także inne przerwy przewidziane przepisami.
Zwracamy uwagę: ostateczna formuła i katalog wyłączeń mogą zostać doprecyzowane w akcie wykonawczym lub wytycznych MZ/NFZ. Do czasu publikacji dokumentów prawnych nie należy przyjmować sztywnych definicji ponad te, które już obowiązują.
#### Co obejmuje „czas oczekiwania”, a co powinno być wyłączone z liczenia
Dla przejrzystości i zgodności sprawozdawczej warto rozdzielić trzy grupy okresów:
– Okresy liczone do czasu oczekiwania:
– od dnia zgłoszenia (po kwalifikacji) do dnia udzielenia świadczenia lub najszybszego proponowanego terminu,
– przesunięcia terminu z przyczyn organizacyjnych po stronie placówki (np. brak personelu, awaria – o ile przepisy nie przewidują wyłączenia takich okresów).
– Okresy potencjalnie wyłączane:
– zawieszenie na wniosek pacjenta lub z przyczyn leżących po jego stronie (choroba uniemożliwiająca realizację innego świadczenia, brak zgody na proponowany najbliższy termin, urlop),
– brak wymaganych dokumentów lub wyników badań pomimo informacji i czasu na ich dostarczenie,
– zdarzenia losowe po stronie pacjenta udokumentowane i odnotowane w systemie.
– Elementy wymagające szczególnej dokumentacji:
– zmiana kategorii medycznej (np. przejście ze „stabilny” na „pilny” po aktualizacji stanu klinicznego),
– zmiana miejsca realizacji (przeniesienie do innej komórki lub świadczeniodawcy),
– rezygnacja pacjenta, odmowa przyjęcia wcześniejszego terminu, niezgłoszenie się (no-show).
W praktyce kontrolnej NFZ kluczowe są dwie rzeczy: istnienie wiarygodnego śladu audytowego (data, godzina, osoba, podstawa) oraz spójność danych między listą oczekujących, dokumentacją medyczną i sprawozdawczością do Funduszu.
#### Wpływ nowego wzoru na sprawozdawczość i publikację danych
Ujednolicony algorytm liczenia czasu oczekiwania najpewniej przełoży się na:
– bardziej porównywalne komunikaty o terminach (np. w systemach informowania pacjentów),
– konieczność dostosowania eksportów i walidacji w systemach gabinetowych oraz HIS,
– większą wrażliwość na rozbieżności (np. data na liście ≠ data w EDM), które mogą skutkować wezwaniami do wyjaśnień.
Placówki powinny spodziewać się dodatkowych kontroli poprawności logiki (czy właściwie wyłączane są przerwy „z winy pacjenta”, czy nie dublują się wpisy, czy poprawnie oznaczono pilność). Brak pełnych danych jawnych oznacza, że zakres i format nowych pól sprawozdawczych mogą jeszcze ewoluować.
#### Konsekwencje dla rejestracji i organizacji pracy poradni
Standardyzacja wzoru dotknie operacyjne „szczegóły”, które w praktyce decydują o zgodności:
– chwila „skutecznego zgłoszenia” – należy jasno definiować moment, w którym pacjent spełnił kryteria wpisu (kwalifikacja → rejestracja na listę),
– rejestrowanie każdego zdarzenia wpływającego na bieg czasu (zawieszenie, wznowienie, propozycja terminu, odmowa, zmiana pilności),
– spójność kanałów – infolinia, rejestracja osobista, e-rejestracja i teleporada muszą mieć wspólną kolejkę i identyczne reguły.
Dodatkowo trzeba przygotować szablony komunikacji do pacjenta (o zasadach liczenia, konsekwencjach odmowy, wymaganych dokumentach) oraz ujednolicić procedury wewnętrzne między komórkami organizacyjnymi.
#### Ryzyka prawne i kontrolne: na co uważać
– Rozbieżność dat: inna data w liście oczekujących niż w EDM, e-skierowaniu czy w sprawozdaniu do NFZ.
– Nieudokumentowane wyłączenia: brak adnotacji o przyczynie i okresie zawieszenia z inicjatywy pacjenta.
– Nieprawidłowa kwalifikacja pilności: brak podstaw klinicznych w dokumentacji dla kategorii „pilny”.
– Nieprzejrzysta komunikacja: pacjent nie wie, dlaczego jego czas oczekiwania liczony jest w określony sposób – wzrasta ryzyko skarg do RPP.
– Dublowanie wpisów i „optymalizacja kolejek”: praktyki sztucznego skracania deklarowanego czasu poprzez techniczne zabiegi (dzielone listy, przenoszenie między komórkami bez podstaw prawnych) zwiększają ryzyko sankcji umownych.
#### Dlaczego to ważne dla placówek
– Reputacja i transparentność: jednolite liczenie czasu ułatwia rzetelną informację dla pacjenta i zwiększa zaufanie do placówki.
– Zgodność z NFZ: spójne sprawozdania minimalizują ryzyko korekt i kar umownych oraz obciążeń administracyjnych po kontroli.
– Planowanie operacyjne: rzetelne dane o rzeczywistym czasie oczekiwania poprawiają planowanie obłożenia, grafików i zasobów (sale, personel).
– Benchmarking: porównywalne wskaźniki między jednostkami ułatwiają zarządzanie portfelem świadczeń i decyzje inwestycyjne.
– Cyfryzacja i automatyzacja: ujednolicony wzór sprzyja automatycznym walidacjom i ogranicza pracę manualną w rejestracji.
#### Co zrobić teraz (checklista)
– Przejrzyj i zaktualizuj procedury:
– zdefiniuj „moment skutecznego zgłoszenia” i sposób dokumentowania kwalifikacji klinicznej,
– opisz zasady zawieszania i wznawiania biegu czasu z jasnymi kryteriami i odpowiedzialnościami.
– Dostosuj systemy IT:
– upewnij się, że HIS/EDM rejestruje zdarzenia wpływające na bieg czasu (z datą, godziną, użytkownikiem, powodem),
– skonfiguruj słowniki: kategorie pilności, przyczyny zawieszeń, kody zdarzeń,
– włącz walidacje krzyżowe (np. brak rozbieżności dat między listą a EDM).
– Uporządkuj dane i listy:
– audyt aktualnych list oczekujących (duplikaty, nieaktualne wpisy, prawidłowość priorytetów),
– weryfikacja, czy istnieją udokumentowane podstawy do wyłączeń okresów.
– Wzmocnij szkolenia:
– przeszkol rejestrację i personel merytoryczny z nowych zasad liczenia i dokumentowania,
– ćwiczenia z case’ami: odmowa terminu, zmiana pilności, przeniesienie do innej komórki.
– Ujednolić komunikację do pacjenta:
– przygotuj krótkie, zrozumiałe informacje o zasadach liczenia czasu i skutkach odmowy proponowanego terminu,
– wdroż powiadomienia (SMS/e-mail) z potwierdzeniami ofert terminów i adnotacją o wpływie na czas oczekiwania.
– Przygotuj się na sprawozdawczość:
– skonsultuj z dostawcą systemu format nowych raportów do NFZ,
– testuj pilotażowo nowe zestawienia (dashboard czasu oczekiwania, średnie/medianę, odsetek wyłączeń).
– Zarządzanie ryzykiem i zgodność:
– wyznacz właściciela procesu list oczekujących (compliance + operacje),
– wprowadź miesięczne kontrole jakości danych z raportem do dyrekcji.
#### Przygotowanie systemów IT i danych – praktyczne wskazówki
– Zaimplementuj słownik jednolitych przyczyn wyłączeń czasu i przypisz je do workflow (zawieszenie, odwołanie przez pacjenta, brak dokumentów, hospitalizacja).
– Zadbaj o audytowalność: każde zdarzenie musi mieć znacznik czasu, użytkownika i podstawę (np. zgoda pacjenta, zaświadczenie).
– Automatyczne reguły:
– system powinien „stopować” licznik w momencie zawieszenia i „wznowić” po zdarzeniu przywracającym,
– konfliktowe zdarzenia (np. dwa zawieszenia jednocześnie) – walidacje blokujące.
– Integracje:
– spójność z e-skierowaniem/e-rejestracją, aby data wpływu skierowania i kwalifikacji była jednoznaczna,
– jednolity identyfikator sprawy pacjenta między modułami.
#### Najczęstsze pułapki i jak ich uniknąć
– Nieprecyzyjne wpisy: „odmowa terminu” bez wskazania daty i godziny rozmowy – wprowadź obowiązkowe pola.
– „Ciche” przenoszenia między listami: wymaga dokumentu wewnętrznego z uzasadnieniem i akceptacją.
– Mylenie dat: „data pierwszego kontaktu” ≠ „data skutecznego zgłoszenia” – rozdziel te pojęcia w formularzach.
– Niewidoczne wyłączenia: brak raportu menedżerskiego o skali zawieszeń może maskować problemy w komunikacji z pacjentem.
#### Komunikacja z pacjentami i transparentność
– Krótka karta informacyjna (papierowo i online) o zasadach liczenia czasu oczekiwania w Twojej placówce – zgodna z przepisami.
– Proaktywne oferowanie najbliższego dostępnego terminu z odnotowaniem akceptacji/odmowy.
– Jasne instrukcje dotyczące wymaganych dokumentów przed wizytą, by uniknąć zawieszeń „technicznych”.
#### Podsumowanie
Ujednolicony wzór liczenia czasu oczekiwania to krok w stronę większej przejrzystości i porównywalności danych w całym systemie. Dla menedżerów oznacza to konieczność uporządkowania procesów, wzmocnienia dokumentacji i dostosowania systemów IT. Ponieważ szczegółowe zapisy mogą jeszcze ulec doprecyzowaniu, kluczowe jest przygotowanie elastycznej, ale rygorystycznej infrastruktury danych i procedur – tak, aby po wejściu nowych zasad w życie placówka była gotowa do zgodnego raportowania bez zaburzeń operacyjnych.
Źródło: https://www.rynekzdrowia.pl/Finanse-i-zarzadzanie/Oczekiwanie-na-udzielenie-swiadczenia-Resort-zdrowia-przygotowal-wzor-obliczania-czasu,278723,1.html (na moment przygotowania materiału brak pełnych, publicznych danych liczbowych i finalnego brzmienia przepisów – powyższe wnioski oparte są na ogólnych założeniach i praktyce regulacyjnej).