Od 1 października 2025 r. zmieniają się zasady udzielania świadczeń opieki zdrowotnej obywatelom Ukrainy objętym ochroną czasową po 23 lutego 2022 r. Placówki powinny przygotować rejestrację, rozliczenia i komunikację z pacjentami na nowe wymagania.
#### Od 1 października – zmiany w zasadach udzielania świadczeń opieki zdrowotnej obywatelom Ukrainy
Ministerstwo Zdrowia zapowiada modyfikacje zasad udzielania świadczeń na rzecz obywateli Ukrainy, którzy przybyli do Polski w związku z wojną i uzyskali w Polsce ochronę czasową (art. 2 ust. 6 ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy). Komunikat resortu wskazuje na potrzebę dostosowania sposobu weryfikacji uprawnień, organizacji udzielania świadczeń i rozliczania ich z NFZ. Na moment publikacji brak pełnych, szczegółowych wytycznych operacyjnych – dlatego menedżerowie placówek powinni działać dwutorowo: przygotować procesy na warianty zmian oraz monitorować kolejne komunikaty MZ i NFZ.
W praktyce oznacza to konieczność aktualizacji procedur rejestracji (sprawdzanie uprawnienia i statusu ochrony), wprowadzenia czytelnej informacji dla pacjentów oraz weryfikacji konfiguracji systemów HIS/ERP, aby prawidłowo oznaczać i sprawozdawać świadczenia.
#### Kogo dotyczą zmiany – obywatele Ukrainy z ochroną czasową
Zmiany dotyczą osób, które:
– wjechały do Polski po 23 lutego 2022 r. w związku z działaniami wojennymi,
– uzyskały w Polsce ochronę czasową, o której mowa w ustawie o pomocy obywatelom Ukrainy,
– na tej podstawie korzystają z uprawnień do świadczeń opieki zdrowotnej.
Warto odróżnić tę grupę od:
– obywateli Ukrainy posiadających inny tytuł do świadczeń (np. ubezpieczenie z pracy w Polsce, status rezydenta UE, studenci z ubezpieczeniem),
– osób bez nadanego numeru PESEL UKR lub z wygasłą ochroną czasową,
– dzieci urodzonych w Polsce oraz kobiet w ciąży – w tych obszarach często obowiązują odrębne reguły dostępowe, które mogły zostać doprecyzowane w aktach wykonawczych.
Z uwagi na brak pełnych danych publicznych na dzień przygotowania materiału, placówki powinny założyć, że weryfikacja uprawnienia będzie wymagała potwierdzenia aktualnego statusu ochrony czasowej.
#### Weryfikacja uprawnień: PESEL UKR, eWUŚ i dokumenty w placówce
Kluczowym elementem zmian jest sposób potwierdzania prawa do świadczeń:
– PESEL z oznaczeniem UKR – to najczęstsza podstawa identyfikacji pacjenta. Rejestracja powinna uwzględniać sprawdzenie, czy status ochrony czasowej jest aktualny.
– eWUŚ – oczekiwane są aktualizacje w sposobie prezentowania uprawnienia w systemie. W razie sprzeczności danych konieczna może być weryfikacja dodatkowa (oświadczenie pacjenta, dokument wydany przez organ).
– Dokumenty papierowe/elektroniczne – zalecane jest skanowanie i archiwizacja dowodów uprawnienia zgodnie z RODO, z jasnym wskazaniem podstawy prawnej przetwarzania danych.
– Zbiegi tytułów – jeżeli pacjent posiada jednocześnie ubezpieczenie w NFZ (np. z umowy o pracę) i status UKR, placówka powinna stosować właściwy porządek kwalifikowania uprawnienia zgodnie z wytycznymi NFZ.
Wdrożenie list kontrolnych dla rejestracji i gabinetu (checklist) ograniczy ryzyko błędów i nienależnych rozliczeń.
#### Zakres świadczeń opieki zdrowotnej i finansowanie przez NFZ
Dotychczasowe rozwiązania dla osób z ochroną czasową obejmowały dostęp do świadczeń finansowanych przez NFZ w szerokim zakresie. Informacja resortu o zmianach wskazuje, że mogą zostać doprecyzowane zasady dostępu, w tym:
– świadczenia planowe i ambulatoryjne,
– leczenie szpitalne i SOR,
– leki refundowane i wyroby medyczne,
– szczepienia i programy profilaktyczne,
– rehabilitacja, opieka długoterminowa, AOS, POZ, NPL.
Bez oficjalnego doprecyzowania nie należy zakładać automatycznie niezmienionego katalogu. Zalecane jest monitorowanie komunikatów NFZ, w tym opisów produktów rozliczeniowych, reguł kwalifikacji pacjentów i ewentualnych zmian w sprawozdawczości.
#### Świadczenia pilne, SOR i nocna i świąteczna opieka zdrowotna
Niezależnie od zmian zasad dostępu, placówki muszą zapewnić pomoc w stanach nagłych zgodnie z przepisami o ratownictwie medycznym i udzielaniu świadczeń w sytuacjach zagrożenia życia i zdrowia. Z perspektywy organizacyjnej:
– triage i tryb przyjęcia powinny pozostać bezpieczne i nieobarczone barierami administracyjnymi,
– weryfikacja uprawnień nie może opóźniać interwencji medycznej w stanach pilnych,
– należy udokumentować działania, aby umożliwić prawidłowe rozliczenie z NFZ lub innym płatnikiem według aktualnych reguł.
#### Dokumentacja medyczna, sprawozdawczość i rozliczanie świadczeń z NFZ
Zmiany mogą pociągać za sobą modyfikacje w raportowaniu świadczeń:
– Oznaczenie uprawnienia pacjenta – sprawdź, czy w Twoim HIS/raportach do NFZ dostępne są właściwe pola i słowniki (aktualizacje po stronie dostawcy oprogramowania).
– Struktury sprawozdawcze – uważnie monitoruj komunikaty techniczne NFZ (dot. struktur XML/HL7 i walidacji), aby uniknąć odrzuceń raportów.
– Kontrakty i produkty – możliwe jest przypisanie świadczeń do określonych produktów rozliczeniowych lub reguł kwalifikacji. Przed rozpoczęciem rozliczeń potwierdź interpretację z OW NFZ.
– Audyt wewnętrzny – w pierwszych tygodniach po zmianach wprowadź kontrolę ex-post losowo wybranych świadczeń, aby wykrywać i korygować nieprawidłowości.
#### Komunikacja z pacjentem: informacja w języku ukraińskim i rosyjskim
Dobre przygotowanie komunikacyjne ogranicza konflikty i skraca czas rejestracji:
– przygotuj krótkie, zrozumiałe informacje o zasadach dostępu od 1 października (po polsku i ukraińsku/rosyjsku),
– zapewnij wzory oświadczeń i zgód (RODO, informacja o uprawnieniu) w wersjach dwujęzycznych,
– oznacz miejsca rejestracji i zapewnij wsparcie tłumacza lub zdalnej asysty językowej,
– zaktualizuj stronę WWW i profile placówki o aktualne zasady przyjęć.
#### Ryzyka compliance i kontroli NFZ – na co uważać
– Nienależne świadczenia lub refundacje wynikające z braku aktualnego uprawnienia.
– Błędy w e-recepcie (np. niewłaściwe uprawnienie na recepcie refundowanej).
– Różnice między danymi w eWUŚ a dokumentami pacjenta – brak notatki służbowej lub oświadczenia.
– Niewłaściwe przetwarzanie danych osobowych (RODO) – skanowanie dokumentów bez podstawy prawnej lub nadmierny zakres danych.
– Brak spójności między harmonogramem przyjęć (świadczenia planowe) a zasadami kwalifikacji pacjentów po zmianach.
Warto przygotować ścieżkę postępowania na wypadek kontroli (NFZ, Rzecznik Praw Pacjenta), z jasno wskazaną osobą odpowiedzialną i zestawem wymaganych dokumentów.
#### Dlaczego to ważne dla placówek
– Bezpieczeństwo finansowe: prawidłowa kwalifikacja uprawnień warunkuje możliwość rozliczenia świadczeń i uniknięcie zwrotów.
– Ciągłość opieki: jasne zasady przyjęć ograniczają chaos organizacyjny i skracają czas obsługi pacjenta.
– Reputacja i satysfakcja pacjentów: czytelna komunikacja i przewidywalna ścieżka zwiększają zaufanie.
– Zarządzanie ryzykiem: szybkie wdrożenie zmian minimalizuje ryzyko nienależnych świadczeń lub kar umownych.
– Efektywność operacyjna: spójne procedury w rejestracji, gabinecie i rozliczeniach ograniczają liczbę poprawek i reklamacji.
#### Co zrobić teraz (checklista)
– Sprawdź oficjalny komunikat MZ i bieżące wytyczne NFZ (oddział wojewódzki, Portal Świadczeniodawcy).
– Skontaktuj się z dostawcą systemu HIS/ERP, aby:
– zaktualizować słowniki uprawnień i reguły walidacji,
– włączyć kontrolę statusu ochrony czasowej przy rejestracji,
– przetestować raporty i oznaczenia uprawnień w sprawozdawczości.
– Zaktualizuj procedury rejestracji i przyjęć:
– checklisty dla rejestratorek i personelu medycznego,
– wzory oświadczeń i notatek służbowych (w tym dwujęzyczne).
– Przeszkol personel:
– różnice między uprawnieniami: ochrona czasowa vs. ubezpieczenie w NFZ,
– postępowanie w przypadku braku lub niezgodności danych,
– komunikacja z pacjentem i minimalizacja barier językowych.
– Przygotuj informację dla pacjentów:
– strona WWW, media społecznościowe, plakaty i ulotki (PL/UA/RU),
– jasne zasady dotyczące potrzebnych dokumentów podczas rejestracji.
– Zweryfikuj harmonogram świadczeń planowych:
– wstrzymaj planowe świadczenia dla pacjentów z niezweryfikowanym uprawnieniem,
– zapewnij tryb pilny zgodnie z przepisami.
– Uruchom monitoring pierwszych rozliczeń po 1 października:
– kontrola kompletności dokumentacji,
– analiza odrzuconych raportów i szybkie korekty.
– Wyznacz właściciela procesu (np. kierownik rejestracji lub pełnomocnik ds. rozliczeń) i cykliczne przeglądy zgodności.
– Skonsultuj wątpliwości z OW NFZ (pisemnie) – zachowaj odpowiedzi jako element dokumentacji compliance.
– Zadbaj o RODO:
– podstawy prawne przetwarzania i retencja skanów dokumentów,
– ograniczenie zakresu danych do niezbędnego minimum.
#### Pytania operacyjne, które warto zadać już dziś
– Czy eWUŚ będzie prezentował odrębny status/oznaczenie dla ochrony czasowej? Jak zachowa się system w razie braku potwierdzenia?
– Jakie dokumenty pacjenta uznajemy za wystarczające przy braku potwierdzenia w eWUŚ?
– Jak oznaczamy uprawnienie pacjenta w systemie HIS i raportach do NFZ?
– Czy zmieniają się zasady wypisywania i realizacji e-recept refundowanych dla tej grupy?
– Czy wymagane są zmiany w kontraktach/umowach z NFZ lub opisach produktów?
– Jak postępujemy, gdy pacjent utracił prawo do ochrony czasowej, ale ma inny tytuł do świadczeń?
– Jakie materiały informacyjne (PL/UA/RU) udostępniamy i gdzie będą dostępne?
– Kto jest osobą kontaktową w OW NFZ dla pytań o rozliczenia tych świadczeń?
#### Źródło i stan na dziś
– Źródło: Ministerstwo Zdrowia – „Od 1 października zmiany w udzielaniu świadczeń opieki zdrowotnej obywatelom Ukrainy”: https://www.gov.pl/web/zdrowie/od-1-pazdziernika-zmiany-w-udzielaniu-swiadczen-opieki-zdrowotnej-obywatelom-ukrainy
– Na moment przygotowania artykułu resort podał ogólną informację o zmianach. Szczegółowe zasady (np. zakres świadczeń, techniczne wytyczne sprawozdawczości, wzory dokumentów) mogą zostać doprecyzowane w kolejnych komunikatach lub aktach wykonawczych. Rekomendujemy bieżące monitorowanie stron MZ i NFZ oraz kontakt z właściwym OW NFZ.