Od 2026 roku mają wejść w życie zmiany w Kodeksie pracy, które rozszerzą definicję stażu pracy i mogą zwiększyć wymiar urlopu wielu pracownikom. Dla placówek medycznych oznacza to realny wpływ na budżety, obsadę grafików i procesy kadrowo‑płacowe.
#### Na czym polega zmiana w Kodeksie pracy od 2026 – rozszerzona definicja stażu pracy
Zgodnie z informacjami medialnymi i zapowiedziami resortu pracy, od 1 stycznia 2026 r. ma zostać rozszerzona definicja stażu pracy, która obecnie wprost obejmuje przede wszystkim okresy zatrudnienia na umowę o pracę (oraz określone okresy nauki zgodnie z obowiązującymi przepisami). Projektowane rozwiązanie ma pozwolić wliczać do stażu pracy szerszy katalog okresów aktywności zawodowej – w praktyce może chodzić o czas wykonywania pracy zarobkowej na podstawie innych tytułów niż umowa o pracę.
Uwaga: szczegółowy zakres i warunki wliczania (np. jakie tytuły, jak dokumentować, jakie są wyłączenia, co z okresami zbieżnymi) wynikają z treści ustawy i/lub aktów wykonawczych. Na moment przygotowania artykułu publicznie dostępne informacje są ogólne, dlatego należy ostrożnie interpretować skutki i monitorować finalne brzmienie przepisów.
#### Urlop wypoczynkowy 2026: kto może zyskać nawet 6 dni więcej
Wymiar urlopu wypoczynkowego w Polsce zależy od stażu pracy – pracownicy po przekroczeniu ustawowego progu stażowego nabywają prawo do wyższego wymiaru rocznego. Rozszerzenie definicji stażu pracy może spowodować, że część pracowników szybciej osiągnie wyższy próg urlopowy i otrzyma dodatkowe dni urlopu w skali roku.
W medialnych przekazach mowa jest o potencjalnym wzroście o 6 dni rocznie dla osób, które – dzięki wliczeniu dodatkowych okresów aktywności zawodowej – przekroczą wyższy próg uprawniający do większego wymiaru urlopu. Nie oznacza to, że każdy pracownik automatycznie zyska 6 dni. Zysk pojawi się u tych, którym nowe zasady „doliczą” brakujący staż i podwyższą wymiar urlopu od 2026 r. Ważne jest też to, że osoby pracujące dziś wyłącznie na umowach cywilnoprawnych nadal nie uzyskują prawa do urlopu kodeksowego, chyba że zostaną zatrudnione jako pracownicy – wtedy ich wcześniej wykonywana praca zarobkowa (w zakresie dopuszczonym ustawą) może zostać zaliczona do stażu urlopowego.
#### Definicja stażu pracy a inne uprawnienia pracownicze
Zmiana definicji stażu pracy może oddziaływać nie tylko na urlop wypoczynkowy. W praktyce staż bywa też podstawą do:
– dłuższych okresów wypowiedzenia,
– dodatków stażowych (jeśli przewidują je przepisy branżowe lub regulaminy),
– uprawnień przewidzianych w wewnętrznych regulaminach (np. dodatkowe dni wolne, świadczenia).
Zastrzeżenie: wpływ na konkretne uprawnienia zależy od tego, do jakich świadczeń przepisy odsyłają przez pojęcie „stażu pracy”, czy mowa o stażu ogólnym, czy „u danego pracodawcy” oraz jak brzmią wewnętrzne regulacje placówki. Zmiana ustawowa nie zawsze automatycznie modyfikuje zakładowe definicje, jeżeli te dotyczą wyłącznie stażu zakładowego.
#### Dokumentowanie stażu pracy – wyzwania i ryzyka zgodności
Największym praktycznym wyzwaniem dla działów HR w ochronie zdrowia będzie ustalenie i udokumentowanie „nowego” stażu pracy pracowników. Kluczowe zagadnienia:
– Jakie dowody będą akceptowane: świadectwa pracy, umowy i aneksy, zaświadczenia z innych podmiotów, potwierdzenia zgłoszeń do ZUS, informacje o opłaconych składkach, rachunki/faktury (w przypadku działalności gospodarczej) – ostateczny katalog i standard dokumentów powinien wynikać z przepisów i wytycznych.
– Oświadczenia pracownika: przepisy mogą dopuścić oświadczenia składane pod rygorem odpowiedzialności, ale pracodawca powinien mieć procedurę weryfikacji i możliwość żądania potwierdzeń.
– Okresy zbieżne: nie należy podwójnie liczyć stażu w razie równoległych aktywności (np. etat i kontrakt/B2B w tym samym czasie). Wymaga to precyzyjnego ustalania dat.
– Dane wrażliwe i RODO: przetwarzanie dodatkowej dokumentacji oznacza szerszy zakres danych osobowych. Potrzebne są klauzule informacyjne, minimalizacja danych, określenie podstawy prawnej, kontrola retencji oraz bezpieczna archiwizacja.
– Pracownicy cudzoziemcy i okresy zagraniczne: może być możliwe zaliczanie pracy za granicą – o ile potwierdzą to dokumenty i pozwalają na to przepisy. Tu szczególnie ważna jest ostrożność i weryfikacja.
#### Wpływ na placówki medyczne: koszty, obsada, ryzyko braków kadrowych
Dla menedżerów placówek medycznych skutki organizacyjne i finansowe mogą być znaczące:
– Większa liczba pracowników z wyższym wymiarem urlopu przełoży się na więcej dni nieobecności planowanej w grafiku.
– W oddziałach o wysokim udziale dyżurów i pracy zmianowej (SOR, OIT, bloki operacyjne, opieka całodobowa) wzrośnie presja na zabezpieczenie zastępstw.
– Budżet wynagrodzeń może odczuć dodatkowe koszty nadgodzin, dyżurów zlecanych w zastępstwie lub outsourcingu krótkoterminowego.
– Rosną wymagania wobec systemów grafikowych i planowania obsady – konieczne będzie wcześniejsze „buforowanie” dostępności.
– W podmiotach mieszanych (etat + kontrakty) zmieni się dynamika rekrutacji: część kandydatów może preferować etat, licząc na wyższy urlop dzięki zaliczeniu wcześniejszych okresów pracy zarobkowej.
#### Aktualizacja systemów kadrowo‑płacowych i procesów HR
Zmiana definicji stażu pracy dotyka logiki naliczania uprawnień w systemach HR:
– Konieczna będzie modyfikacja algorytmów naliczania stażu i wymiaru urlopu od 1 stycznia 2026 r.
– Systemy powinny obsługiwać wieloźródłowe okresy (różne tytuły i pracodawcy), wykrywać nakładanie się dat i blokować podwójne naliczanie.
– Niezbędne będą nowe formularze i workflow do zbierania oświadczeń oraz dokumentów od pracowników, z możliwością późniejszej korekty.
– Kluczowe jest testowanie przed „go‑live” – najlepiej na kopii bazy, z danymi testowymi i scenariuszami typowymi dla ochrony zdrowia (dyżury, etaty łączone, niepełne etaty, praca równoległa na kontrakcie).
– Zapewnij audyt ścieżki decyzyjnej (kto, kiedy, na podstawie jakich dowodów podwyższył wymiar urlopu) – to ważne w razie sporów i kontroli.
#### Dlaczego to ważne dla placówek
– Bezpieczeństwo pacjenta: większa liczba dni wolnych wymaga lepszego planowania obsady, by utrzymać ciągłość świadczeń i jakość opieki.
– Finanse: więcej urlopów to większa potrzeba zastępstw i potencjalny wzrost kosztów osobowych.
– Rynek pracy: placówki, które szybko i poprawnie wdrożą zmiany, mogą zyskać przewagę rekrutacyjną, jasno komunikując nowy wymiar urlopu i zasady liczenia stażu.
– Zgodność i ryzyko prawne: błędy w naliczaniu uprawnień to ryzyko roszczeń, korekt i kar po kontrolach.
– Reputacja pracodawcy: transparentne zasady i sprawna obsługa dokumentów wzmacniają zaufanie zespołu.
#### Co zrobić teraz (checklista)
– Monitoruj legislację:
– Wyznacz osobę odpowiedzialną za śledzenie procesu legislacyjnego i komunikowanie zmian (HR/Legal).
– Audyt regulaminów:
– Przejrzyj regulaminy pracy i wynagradzania pod kątem definicji stażu oraz świadczeń zależnych od stażu. Zidentyfikuj zapisy wymagające aktualizacji od 2026 r.
– Polityka dokumentowania stażu:
– Opracuj wzory oświadczeń, listę akceptowanych dokumentów, procedurę weryfikacji oraz zasady postępowania przy okresach zbieżnych.
– RODO i compliance:
– Zaktualizuj klauzule informacyjne i rejestr czynności przetwarzania. Ustal okresy retencji i dostępów do dokumentów.
– Systemy HR i płace:
– Skontaktuj się z dostawcami systemów. Zaplanuj modyfikacje, testy i szkolenia użytkowników.
– Planowanie obsady:
– Przeprowadź symulacje wpływu na grafiki 2026. Zidentyfikuj oddziały o największej wrażliwości i stwórz plan zastępstw.
– Budżet 2026:
– Przygotuj wariantowe wyceny (ostrożne, bo brak pełnych danych). Ujmij rezerwy na zastępstwa i ewentualne nadgodziny.
– Komunikacja do pracowników:
– Zapowiedz zbieranie oświadczeń i dokumentów w IV kw. 2025 r. Wyjaśnij proces, terminy i kryteria.
– Szkolenia:
– Przeszkol kadrę kierowniczą i koordynatorów grafików z nowych zasad oraz ich wpływu na planowanie.
– Pilotaż:
– Przetestuj procedurę na wybranej jednostce/oddziale, zanim wdrożysz ją w całej organizacji.
#### Scenariusze i przykłady w ochronie zdrowia
– Pielęgniarka przechodzi z kontraktu na etat: w 2026 r. zostaje zatrudniona jako pracownik. Zgodnie z nowymi przepisami okres wcześniejszej pracy zarobkowej (w zakresie przewidzianym ustawą) może zostać zaliczony do stażu urlopowego, co potencjalnie podwyższy wymiar urlopu od razu po zatrudnieniu. Warunkiem jest poprawne udokumentowanie i brak podwójnego liczenia z okresami równoległymi.
– Technik RTG z krótkim stażem etatowym, lecz długim doświadczeniem na innych formach: po weryfikacji dokumentów może szybciej osiągnąć wyższy próg urlopowy, co wpłynie na dostępność w grafiku pracowni i konieczność korekt obsady.
– Lekarz łączący etat i działalność: okresy zbieżne nie są liczone podwójnie, więc faktyczny „zysk” w stażu może być mniejszy niż oczekiwania pracownika. Transparentna komunikacja i precyzyjne wyliczenia ograniczą ryzyko sporów.
#### Harmonogram przygotowań do 1 stycznia 2026
– I–II kw. 2025: przegląd regulaminów, mapowanie procesów, kontakt z dostawcami systemów HR/Płace, wstępne symulacje budżetowe.
– III kw. 2025: publikacja i konsultacja projektów procedur (oświadczenia, lista dokumentów, RODO), przygotowanie materiałów szkoleniowych.
– IV kw. 2025: zbieranie oświadczeń i dokumentów od pracowników, weryfikacja, wprowadzanie danych do systemów, testy integracyjne i kalkulacji.
– 1 stycznia 2026: start nowych zasad naliczania; wsparcie operacyjne dla przełożonych i HR; monitoring zgłoszeń i reklamacji.
– I kw. 2026: przegląd pierwszego kwartału, korekty procedur i konfiguracji systemów, raport dla zarządu.
#### Najczęstsze pytania menedżerów
– Czy zmiana dotyczy także osób na kontrakcie? Bezpośrednio nie – Kodeks pracy reguluje prawa pracowników. Znaczenie ma to w momencie zatrudnienia na etat, gdy wcześniejsza aktywność zarobkowa (w granicach określonych przepisami) może być zaliczona do stażu.
– Czy musimy akceptować każde oświadczenie bez dowodów? Należy postępować zgodnie z przepisami – jeśli dopuszczają oświadczenia, warto nadal przewidzieć prawo do żądania potwierdzeń i wewnętrzne mechanizmy weryfikacji.
– Jak liczyć okresy równoległe? Okresy wykonywane równocześnie nie powinny być liczone podwójnie – procedura powinna to jasno regulować.
– Co z nowo zatrudnionymi po 1 stycznia 2026? Należy stosować już nowe zasady – w procesie onboardingu uwzględnić zbieranie oświadczeń i dokumentów dot. stażu.
– Czy okresy pracy za granicą będą zaliczane? To zależy od finalnych przepisów i przedstawionych dokumentów. Trzeba zachować ostrożność i w razie potrzeby korzystać z pomocy prawnej.
#### Podsumowanie
Rozszerzenie definicji stażu pracy od 2026 r. może przełożyć się na większy wymiar urlopu u istotnej grupy pracowników oraz wpłynąć na inne świadczenia powiązane ze stażem. Dla placówek medycznych kluczowe jest wczesne przygotowanie: aktualizacja regulaminów i systemów, polityka dokumentowania stażu, zabezpieczenie zgodności z RODO i realistyczne zaplanowanie obsady. Ponieważ publicznie dostępne informacje są jeszcze ogólne, należy monitorować treść finalnych przepisów i przygotować wariantowe scenariusze wdrożenia.
Źródło: https://www.rynekzdrowia.pl/Prawo/6-dni-urlopu-wiecej-od-1-stycznia-2026-roku-Wchodzi-rewolucja-w-Kodeksie-Pracy,279366,2.html