25 sierpnia uruchamiamy System Monitorowania Wniosków o Udzielenie Akredytacji (SMWUA); od teraz wszystkie placówki medyczne składają wnioski o akredytację wyłącznie elektronicznie. Zmiana ma usprawnić procedurę, zwiększyć przejrzystość i umożliwić lepszy nadzór nad całym procesem.
#### Akredytacja w ochronie zdrowia tylko elektronicznie – co się zmienia dla placówek
Przeniesienie procesu akredytacyjnego w całości do kanału cyfrowego oznacza, że składanie wniosków, uzupełnianie dokumentacji, komunikacja z instytucją akredytującą oraz śledzenie statusu będą odbywać się w jednym systemie – SMWUA. W praktyce oznacza to koniec papierowego obiegu wniosków i załączników, a także konieczność uporządkowania danych i procedur wewnętrznych tak, by odpowiadały wymogom elektronicznego procesu.
Dla kadry zarządzającej to moment, w którym warto zaktualizować wewnętrzne mapy odpowiedzialności (kto przygotowuje dane kliniczne i organizacyjne, kto je weryfikuje, kto podpisuje wniosek) oraz upewnić się, że placówka dysponuje odpowiednimi narzędziami i uprawnieniami do pracy w systemie.
#### System Monitorowania Wniosków o Udzielenie Akredytacji (SMWUA) – cel, logika działania, korzyści
Zgodnie z komunikatem Ministerstwa Zdrowia, SMWUA ma zwiększyć transparentność, podnieść standardy i poprawić nadzór nad procesem akredytacyjnym. Cyfryzacja zapewnia spójny obieg informacji i eliminuje rozproszenie danych, które w modelu papierowym utrudniało zarządzanie terminami i kompletnością dokumentacji.
Kluczowe korzyści dla placówek:
– Jedno miejsce obsługi całego wniosku o akredytację i jego aktualizacji.
– Szybsza komunikacja i jasna ścieżka uzupełnień – mniejsza liczba błędów formalnych.
– Przewidywalność procesu dzięki statusom sprawy i powiadomieniom.
– Lepsze przygotowanie do audytów – dokumenty i decyzje w uporządkowanym repozytorium.
– Potencjalne skrócenie czasu obiegu (podkreślamy: potencjalne – w oficjalnym komunikacie nie ma twardych danych o terminach).
#### Wnioski o akredytację online – jakie dane i etapy przygotować
Choć w publicznych materiałach nie przedstawiono pełnej specyfikacji formularzy SMWUA, można zakładać, że zakres informacji będzie odpowiadał dotychczasowym wymaganiom akredytacyjnym, z przeniesieniem do ustrukturyzowanych pól i załączników. W praktyce warto przygotować:
– Aktualne dane identyfikacyjne podmiotu i jednostek organizacyjnych (zgodne z rejestrem).
– Opisy kluczowych procesów medycznych i niemedycznych, procedury jakości i bezpieczeństwa.
– Polityki i wskaźniki jakości (jeśli są wymagane) oraz dowody ich wdrażania.
– Dokumenty kadrowe i kompetencyjne wymagane przez standardy akredytacyjne.
– Informacje o infrastrukturze, sprzęcie i bezpieczeństwie pacjenta.
– Obowiązujące regulaminy i instrukcje oraz potwierdzenia szkoleń.
Wersja elektroniczna wymusi konsekwentne nazewnictwo plików, formaty i limity załączników – warto to ustandaryzować już teraz, nawet jeśli szczegółowe wytyczne pojawią się w samym systemie.
#### Bezpieczeństwo i zgodność: akredytacja elektroniczna, RODO i podpisy
Wdrożenie procesu tylko elektronicznie podnosi poprzeczkę w obszarze cyberbezpieczeństwa i zgodności:
– Dane przetwarzane w akredytacji mogą obejmować informacje wrażliwe. Placówki muszą zapewnić adekwatne środki ochrony, kontrolę dostępu i rejestrowanie czynności.
– Należy zweryfikować sposób podpisywania wniosków i oświadczeń. W oficjalnych materiałach nie podano szczegółów, czy wymagany będzie kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany czy inna metoda – przygotujcie więc obie opcje w zależności od roli i umocowania podpisujących.
– Ustal zasady archiwizacji: co przechowujemy lokalnie, co pozostaje w SMWUA i przez jaki okres (brak szczegółowych wytycznych w komunikacie – zastosujcie dobre praktyki i polityki retencji zgodne z RODO oraz przepisami sektorowymi).
#### Dlaczego to ważne dla placówek
– Zmiana jest obowiązkowa – od teraz standardem jest wniosek akredytacyjny wyłącznie elektroniczny. Brak gotowości cyfrowej może prowadzić do opóźnień w złożeniu wniosku lub jego odrzucenia z przyczyn formalnych.
– Akredytacja wpływa na konkurencyjność i wiarygodność placówki, a w niektórych obszarach również na finansowanie i współpracę z płatnikami. Uporządkowany, cyfrowy proces ułatwia utrzymywanie zgodności i ciągłego doskonalenia.
– Zarządzanie ryzykiem i jakością – scentralizowany system z przejrzystą historią sprawy jest szansą na lepszy nadzór zarządczy nad lukami i działaniami korygującymi.
– Mniej barier logistycznych – łatwiejsze aktualizacje dokumentów, szybciej dostępne wzory i wytyczne, mniejsza liczba błędów wynikających z nieczytelności lub braków formalnych.
– Lepsza gotowość do audytów – cyfrowe repozytorium ułatwia przygotowanie materiału dowodowego i pracę zespołów audytowych.
#### Co zrobić teraz (checklista)
– Wyznacz właściciela procesu akredytacyjnego i koordynatora ds. SMWUA (zastępstwo obowiązkowe).
– Zweryfikuj dostępy: konta, uprawnienia i mechanizmy logowania do SMWUA (gdy zostaną udostępnione). Przygotuj listę użytkowników i role.
– Sprawdź podpisy: zapewnij kwalifikowane podpisy elektroniczne i/lub profile zaufane dla osób uprawnionych do reprezentacji – do czasu publikacji szczegółów przygotuj oba warianty.
– Uporządkuj dokumenty: zaktualizuj procedury, polityki, rejestry jakości; przygotuj wzory i ustrukturyzowane szablony załączników (nazewnictwo, wersjonowanie).
– Przejrzyj zgodność z RODO: ocena ryzyka, upoważnienia, rejestr czynności, retencja dokumentacji akredytacyjnej, instrukcje bezpiecznego przesyłania i przechowywania.
– Zaplanuj szkolenie: krótkie sesje dla zespołu akredytacyjnego nt. pracy w systemie, dobrych praktyk i minimalizacji błędów formalnych.
– Ustal harmonogram: kamienie milowe, terminy przygotowania danych, wewnętrzne przeglądy jakości.
– Przygotuj plan B: kontakt do wsparcia technicznego, procedury na wypadek awarii systemu, robocze repozytorium dokumentów.
– Monitoruj komunikaty MZ i operatora SMWUA: aktualizacje instrukcji, zmiany wymagań, okna serwisowe.
– Skonsoliduj dane organizacyjne: zgodność nazw, numerów rejestrowych i struktury jednostek ze stanem w rejestrach publicznych.
#### Elektroniczna procedura akredytacyjna – aspekty operacyjne i organizacyjne
Cyfrowa ścieżka wymusza myślenie procesowe. Rekomendowane działania:
– Mapowanie procesu end-to-end: od identyfikacji braków dokumentacji po finalny podpis i wysyłkę.
– Dwustopniowa weryfikacja: merytoryczna i formalna (checklista kompletności) przed złożeniem wniosku w SMWUA.
– Standard pracy na wersjach: stałe nazwy plików, kontrola wersji i wskazanie „wersji do wysyłki”.
– Zarządzanie zmianą: krótki plan komunikacji dla zespołów medycznych, administracyjnych i jakości, by zapewnić spójność danych w czasie.
#### Najczęstsze ryzyka przy przejściu na akredytację online i jak im zapobiec
– Błędy formalne w e-wniosku: minimalizuj je przez checklisty, szablony i weryfikację krzyżową dokumentów.
– Braki uprawnień: z wyprzedzeniem nadaj role, przetestuj logowanie i dostęp do środowiska systemowego.
– Nieaktualne dane organizacyjne: skonfrontuj je z rejestrami (np. KRS, RPWDL) i polityką identyfikacji jednostek.
– Ryzyko RODO: ogranicz dostęp do danych wrażliwych, szyfruj nośniki robocze, dokumentuj upoważnienia.
– Przestoje systemowe: przygotuj alternatywne okno czasu i procedurę eskalacji, zapisuj potwierdzenia wysyłek i zrzuty statusów.
#### Co wiemy z komunikatu i czego jeszcze nie wiemy
Na moment publikacji dostępny komunikat resortu zdrowia jest ogólny i nie zawiera pełnej specyfikacji technicznej SMWUA. Brakuje m.in.:
– Szczegółowych informacji o typach podpisów akceptowanych w systemie.
– Dokładnej listy pól, formatów i limitów załączników.
– Terminarza okien serwisowych i reguł SLA.
– Instrukcji integracji z innymi systemami (np. wewnętrznymi systemami jakości).
Wiemy natomiast, że wnioski o akredytację należy składać wyłącznie w formie elektronicznej w SMWUA, a celem zmiany jest większa przejrzystość i lepszy nadzór nad procesem. Oficjalne źródło: https://www.gov.pl/web/zdrowie/od-dzis-akredytacja-w-ochronie-zdrowia-tylko-elektronicznie
#### Jak przygotować się na „życie” po wdrożeniu SMWUA
– Włącz cykliczną kontrolę kompletności: comiesięczne lub kwartalne przeglądy dokumentacji, nawet poza cyklem akredytacyjnym.
– Wspieraj kulturę jakości: zbieraj wnioski z audytów wewnętrznych i incydentów, by szybciej aktualizować załączniki wymagane w akredytacji.
– Utrzymuj relację z właścicielem systemu: wyznacz osobę do kontaktu, śledź aktualizacje i uczestnicz w konsultacjach.
#### Podsumowanie dla kadry zarządzającej
Elektronizacja akredytacji przez SMWUA to obowiązkowa zmiana o charakterze strategicznym. Dobrze przygotowana placówka zyska porządek w dokumentacji, większą transparentność i lepszy nadzór nad ciągłym doskonaleniem jakości. W perspektywie krótkoterminowej kluczowe jest szybkie uporządkowanie danych, dostępów i procedur podpisu, a w dłuższym horyzoncie – wdrożenie kultury pracy na ustandaryzowanych, cyfrowych procesach. Warto zacząć od checklisty i wczesnych testów operacyjnych, śledząc jednocześnie oficjalne wytyczne publikowane przez Ministerstwo Zdrowia.