25 sierpnia uruchamiamy nowy System Monitorowania Wniosków o Udzielenie Akredytacji (SMWUA). Od teraz wszystkie placówki medyczne, które chcą uzyskać akredytację, składają wnioski wyłącznie w formie elektronicznej, co ma zwiększyć przejrzystość, poprawić standardy i wzmocnić nadzór nad procesem.
#### Akredytacja w ochronie zdrowia wyłącznie elektronicznie – najważniejsze zmiany
Elektronizacja procesu akredytacyjnego oznacza odejście od papierowych wniosków na rzecz jednolitego, cyfrowego obiegu dokumentów. Zgodnie z komunikatem uruchomienie SMWUA następuje 25 sierpnia, a dotychczasowe wnioski składane w formie papierowej zostają zastąpione kanałem elektronicznym. Z perspektywy managerów placówek to zmiana systemowa: od momentu złożenia wniosku, przez komunikację z instytucją akredytującą, aż po monitorowanie statusu – wszystko odbywa się online.
W praktyce oznacza to konieczność uporządkowania wewnętrznych procedur, ról i uprawnień, tak aby osoby odpowiedzialne za jakość i akredytację miały zapewnione formalne pełnomocnictwa oraz dostęp do systemu. Warto założyć, że oficjalna korespondencja i wezwania do uzupełnień będą kierowane przez SMWUA – należy więc zapobiec „wąskim gardłom” związanym z nieobecnością jednej osoby lub brakiem zastępstw.
#### System Monitorowania Wniosków o Udzielenie Akredytacji (SMWUA) – czym jest i do czego służy
SMWUA to centralna platforma obsługująca składanie oraz monitorowanie wniosków akredytacyjnych w ochronie zdrowia. Celem systemu jest ujednolicenie procedur, zapewnienie wglądu w status sprawy oraz uporządkowanie komunikacji między placówką a podmiotem udzielającym akredytacji. Dzięki cyfrowemu śladowi audytowemu łatwiej identyfikować etapy sprawy, terminy i wymagane działania uzupełniające.
Z perspektywy zarządczej istotne jest, że dane trafiają do jednego repozytorium, co ogranicza ryzyko rozproszenia plików, wersji dokumentów czy utraty załączników. Systemowy formularz i katalog wymaganych załączników pomagają też lepiej dopasować treść wniosku do oczekiwań instytucji akredytującej.
Uwaga: oficjalny komunikat nie zawiera w tym momencie pełnej specyfikacji technicznej SMWUA (np. metod logowania czy obsługiwanych formatów plików). Rekomendujemy sprawdzenie bieżących instrukcji i wymagań bezpośrednio w systemie.
#### Elektroniczna akredytacja a procedury wewnętrzne placówki medycznej
Przejście na akredytację online zmienia akcenty w zarządzaniu jakością i dokumentacją. Kluczowe obszary to:
– role i uprawnienia: wyznaczenie właściciela procesu akredytacyjnego oraz jego zastępcy; aktualne pełnomocnictwa do reprezentacji placówki w SMWUA;
– obieg dokumentów: jasny workflow pozyskiwania podpisów, akceptacji i ostatecznej wysyłki; eliminacja duplikatów wersji;
– ochrona danych: zgodność z RODO oraz wewnętrzną polityką bezpieczeństwa informacji; kontrola dostępu do danych wrażliwych;
– archiwizacja: zdefiniowane repozytorium dokumentów źródłowych, retencja i kopie zapasowe materiałów złożonych w SMWUA;
– ciągłość działania: procedury na wypadek niedostępności systemów, urlopów kluczowych osób i zmian kadrowych.
Dobrą praktyką jest przeprowadzenie krótkiego audytu gotowości cyfrowej, który potwierdzi, że organizacja spełnia minimalne wymagania do bezpiecznej i sprawnej obsługi akredytacji elektronicznej.
#### Korzyści: większa przejrzystość, wyższe standardy, lepszy nadzór nad procesem
Elektronizacja procesu, zgodnie z zapowiedzią, ma trzy główne cele: przejrzystość, podnoszenie standardów i wzmocnienie nadzoru. Dla placówki przekłada się to na:
– przewidywalność: jasna, ustandaryzowana ścieżka wniosku i możliwość bieżącego sprawdzania statusu;
– spójność standardów: formularze i checklisty ograniczają ryzyko braków formalnych oraz błędów interpretacyjnych;
– krótszy cykl reakcji: szybsza komunikacja zwrotna i możliwość natychmiastowego uzupełniania materiałów;
– audytowalność: pełny rejestr czynności oraz dokumentów zwiększa bezpieczeństwo i ułatwia przygotowanie do przeglądów wewnętrznych oraz zewnętrznych.
W perspektywie jakościowej cyfrowy obieg sprzyja budowie kultury ciągłego doskonalenia – łatwiej mierzyć, porównywać i standaryzować działania, a tym samym utrzymywać zgodność z wymaganiami akredytacyjnymi.
#### Wymogi formalne i bezpieczeństwo – na co zwrócić uwagę
Choć szczegóły techniczne SMWUA nie zostały w komunikacie w pełni wyspecyfikowane, warto zadbać o fundamenty:
– reprezentacja i pełnomocnictwa: upewnij się, że dane rejestrowe placówki są aktualne, a osoby składające wniosek mają umocowanie do działania w imieniu podmiotu;
– integralność dokumentów: stosuj kontrolę wersji, standard nazewnictwa plików i procedury zatwierdzania treści przed wysyłką;
– ochrona informacji: minimalizuj dostęp do wniosku i załączników do osób, które muszą je przetwarzać; zachowuj politykę czystego biurka/ekranu;
– zgodność z RODO: zweryfikuj podstawy prawne przetwarzania danych w ramach wniosku, zwłaszcza jeśli zawiera on informacje szczególnych kategorii;
– cyberbezpieczeństwo: aktualne oprogramowanie, dwuskładnikowe uwierzytelnianie tam, gdzie to możliwe, oraz szkolenia z rozpoznawania prób phishingu.
#### Dlaczego to ważne dla placówek
Akredytacja pozostaje jednym z kluczowych instrumentów potwierdzających dojrzałość systemu jakości w podmiotach wykonujących działalność leczniczą. Dla placówki to:
– silny sygnał rynkowy budujący zaufanie pacjentów i kontrahentów;
– ramy dla spójnych procedur klinicznych i administracyjnych;
– narzędzie redukcji ryzyka operacyjnego (m.in. dzięki stałym audytom i przeglądom wskaźników);
– impuls do rozwoju kompetencji zespołu jakości oraz standaryzacji ścieżek pacjenta.
Przeniesienie procesu do środowiska cyfrowego wzmacnia te atuty: skraca dystans do instytucji akredytującej, zapewnia większą transparentność i sprzyja kulturze odpowiedzialności. Dla kadry zarządzającej to także szansa, by w sposób pragmatyczny poukładać wewnętrzne role, uprawnienia i repozytoria dokumentów.
#### Harmonogram i okres przejściowy – co wiemy, a czego jeszcze nie
Z opublikowanej informacji wynika, że od 25 sierpnia wnioski o akredytację składa się wyłącznie elektronicznie przez SMWUA. Komunikat nie precyzuje jednak:
– szczegółów dotyczących sposobów logowania i podpisywania dokumentów;
– statusu wniosków już złożonych w formie papierowej przed startem systemu;
– ewentualnych wyjątków lub ścieżek alternatywnych w sytuacjach nadzwyczajnych.
Z tego względu rekomendujemy bieżące śledzenie instrukcji na stronie systemu i w komunikatach Ministerstwa Zdrowia. Wszelkie wątpliwości (np. dotyczące wniosków w toku) warto wyjaśniać bezpośrednio z właściwą jednostką odpowiedzialną za akredytację.
#### Co zrobić teraz (checklista)
– Zweryfikuj kompetencje i umocowanie zespołu:
– [ ] Wyznacz właściciela procesu akredytacyjnego i jego zastępcę.
– [ ] Zaktualizuj pełnomocnictwa do działania w imieniu placówki w SMWUA.
– Przygotuj infrastrukturę i dostęp:
– [ ] Sprawdź wymagania techniczne SMWUA i zapewnij dostęp osobom upoważnionym.
– [ ] Ustal bezpieczny sposób przechowywania haseł i dostępów (MFA, menedżer haseł).
– Uporządkuj dokumentację:
– [ ] Zbierz aktualne polityki, procedury i rejestry wymagane do wniosku.
– [ ] Wprowadź standard nazewnictwa i kontrolę wersji plików.
– Ustal workflow akceptacji:
– [ ] Zdefiniuj etapy przeglądu merytorycznego i formalnego wniosku.
– [ ] Zapewnij terminy i odpowiedzialnych za akceptacje oraz wysyłkę.
– Zadbaj o ochronę danych:
– [ ] Przejrzyj podstawy prawne i minimalizację zakresu danych w dokumentach.
– [ ] Ustal politykę retencji i archiwizacji materiałów przesłanych do SMWUA.
– Zaplanuj komunikację i szkolenia:
– [ ] Przeszkol zespół z obsługi systemu i nowych ról.
– [ ] Ustal kanały komunikacji i zasady zastępstw.
– Monitoruj zmiany:
– [ ] Śledź aktualizacje wytycznych i komunikaty Ministerstwa Zdrowia.
– [ ] Regularnie przeglądaj status wniosku w SMWUA i reaguj na wezwania.
#### Najczęstsze wyzwania przy przejściu na akredytację online i jak im zapobiec
– Niejasna odpowiedzialność: brak jednoznacznego ownera procesu. Rozwiązanie: formalnie przypisz role i zastępstwa.
– Rozproszone dokumenty: wersje w mailach i prywatnych folderach. Rozwiązanie: centralne repozytorium i kontrola wersji.
– Braki formalne: niekompletne załączniki lub nieaktualne pełnomocnictwa. Rozwiązanie: checklista kompletności i przegląd prawny przed wysyłką.
– Opóźnienia: oczekiwanie na podpis lub akceptację. Rozwiązanie: z góry zaplanowane okna akceptacyjne i limity czasowe.
– Błędy komunikacyjne: przegapione powiadomienia z systemu. Rozwiązanie: dedykowana skrzynka i reguły monitorowania, wyznaczenie dyżurów.
#### Podsumowanie dla managerów – jak przygotować zespół na SMWUA
Start SMWUA i obowiązek elektronicznego składania wniosków o akredytację to jakościowy krok w stronę standaryzacji i transparentności. Dla placówki oznacza to porządkowanie ról, dokumentacji, obiegu informacji oraz bezpieczeństwa danych. Dobrze przygotowany proces – z jasno opisanymi odpowiedzialnościami, procedurą akceptacji i zgodnością z RODO – skróci czas reakcji, zminimalizuje ryzyko błędów i ułatwi współpracę z instytucją akredytującą.
Na tym etapie warto działać pragmatycznie: wyznaczyć właściciela procesu, zebrać i ustandaryzować dokumenty, potwierdzić wymagania techniczne oraz przeszkolić zespół. Regularnie monitoruj komunikaty i instrukcje związane z SMWUA – system będzie się rozwijał, a bieżąca zgodność zapewni Twojej placówce płynność i przewidywalność w całym cyklu akredytacyjnym.
Źródło: https://www.gov.pl/web/zdrowie/od-dzis-akredytacja-w-ochronie-zdrowia-tylko-elektronicznie