Placówki medyczne zainteresowane uzyskaniem dofinansowania mogą składać wnioski do OW NFZ o udział w pilotażu do 14 listopada 2025 r. Do 1 grudnia 2025 r. musi nastąpić zasilenie inicjalne; program potrwa do 31 grudnia 2025 r. Od 1 stycznia 2026 r. centralna e‑rejestracja stanie się obowiązkowa z mocy ustawy.
#### Pilotaż centralnej e‑rejestracji – harmonogram i kluczowe terminy
Z opublikowanej przez resort zdrowia informacji wynika, że pilotaż dobiega końca w szybkim tempie. Dla managerów placówek oznacza to trzy nieprzekraczalne daty:
– do 14 listopada 2025 r. – złożenie wniosku do właściwego OW NFZ o udział w pilotażu (z możliwością uzyskania dofinansowania),
– do 1 grudnia 2025 r. – tzw. zasilenie inicjalne, czyli wstępne wprowadzenie i publikacja danych potrzebnych do działania e‑rejestracji w skali centralnej,
– do 31 grudnia 2025 r. – zakończenie pilotażu.
Od 1 stycznia 2026 r. integracja z centralną e‑rejestracją stanie się obowiązkiem świadczeniodawców wynikającym z ustawy, a szczegółowe wymagania techniczne i organizacyjne będą określały przepisy wykonawcze. W świetle krótkiego okna czasowego kluczowe jest równoległe prowadzenie prac formalnych (wniosek, umowa pilotażowa) i technicznych (przygotowanie systemów i danych).
#### Dofinansowanie, OW NFZ i udział w pilotażu – co wiadomo, czego wciąż brakuje
Wnioski o udział w pilotażu, wraz z komponentem dofinansowania, należy składać do Oddziałów Wojewódzkich NFZ. Na dzień publikacji dostępne źródło ma charakter ogólny: nie prezentuje szczegółowych kryteriów oceny, listy kosztów kwalifikowalnych ani stawek. Oznacza to, że:
– trzeba weryfikować bieżące komunikaty OW NFZ w danym województwie i dokumenty, które będą precyzować zasady (wzory wniosków, terminy uzupełnień, warunki przyznania i rozliczenia dofinansowania),
– decyzje i zakres dofinansowania mogą różnić się w zależności od szczegółów wdrożenia i specyfiki placówki,
– należy ostrożnie planować budżet, zakładając warianty finansowania zarówno w ramach pilotażu, jak i poza nim.
Warto już teraz zinwentaryzować potrzeby: integrację systemu rejestracji/HIS, ewentualne modyfikacje w gabinetach i call center, szkolenia personelu, aktualizacje polityk ochrony danych oraz testy obciążeniowe.
#### Zasilenie inicjalne – przygotowanie danych do centralnej e‑rejestracji
Zasilenie inicjalne do 1 grudnia 2025 r. to krytyczny krok. W praktyce polega na przygotowaniu kompletnego i spójnego zestawu danych, które pozwolą na publikację terminów w centralnej e‑rejestracji oraz poprawną obsługę zapisów. Typowe zakresy danych obejmują:
– strukturę organizacyjną (podmiot, lokalizacje, komórki organizacyjne),
– profile i zakresy świadczeń według obowiązującej klasyfikacji,
– grafik świadczeń, harmonogramy przyjęć i definicję slotów,
– dostępność i zasady kwalifikacji (np. wymagane skierowanie, uprawnienia, limity),
– słowniki i identyfikatory usług, lekarzy oraz miejsc udzielania świadczeń.
Ponieważ szczegóły zostaną określone w przepisach wykonawczych i specyfikacjach integracyjnych, rekomendowane jest przygotowanie elastycznych mechanizmów mapowania słowników oraz automatyzacja eksportu danych z HIS/RS (rejestracja) do formatu oczekiwanego przez system centralny.
#### Obowiązkowa centralna e‑rejestracja od 1 stycznia 2026 r. – integracja systemów i przepisy wykonawcze
Wejście obowiązku z dniem 1 stycznia 2026 r. oznacza konieczność:
– zapewnienia komunikacji systemu placówki z platformą centralną (API i/lub konektory zgodne z opublikowaną specyfikacją),
– utrzymania zgodności z przepisami wykonawczymi (m.in. zakres danych, częstotliwość synchronizacji, logika rezerwacji, obsługa odwołań i zmian),
– zapewnienia ciągłości działania i spójności danych między kanałami (rejestracja na miejscu, telefoniczna, internetowa).
W dotychczasowych projektach e‑zdrowia stosowane były otwarte interfejsy i standardy integracyjne (np. oparte na API). Należy jednak podkreślić, że szczegółowe wymogi techniczne dla centralnej e‑rejestracji będą wynikały dopiero z oficjalnych specyfikacji – nie warto implementować rozwiązań „na stałe” bez weryfikacji finalnych dokumentów.
#### Wpływ centralnej e‑rejestracji na procesy w placówce – organizacja, jakość i KPI
Centralna e‑rejestracja to nie tylko integracja IT, ale również modyfikacja procesów:
– planowanie podaży terminów i okien publikacji w kanałach centralnych,
– spójne zasady triażu i kwalifikacji (np. wymagania dotyczące skierowań),
– obsługa list oczekujących i priorytetyzacja (zgodnie z przepisami),
– zarządzanie no‑show i odwołaniami (automatyczne uwalnianie slotów),
– raportowanie jakości usług i dostępności.
Warto zdefiniować wskaźniki, które pomogą ocenić wpływ wdrożenia:
– wskaźnik wypełnienia grafiku i odsetek no‑show,
– średni czas do najbliższego terminu (TNA),
– udział rejestracji internetowych vs. telefonicznych,
– czas obsługi w call center,
– liczba błędów integracyjnych/synchronizacyjnych.
#### Zgodność: RODO, bezpieczeństwo i odpowiedzialność za dane
Publikacja i synchronizacja danych w skali centralnej wzmacnia wymagania compliance:
– podstawa prawna przetwarzania danych: będzie wynikać z ustawy i przepisów wykonawczych; niezbędne aktualizacje rejestrów czynności przetwarzania,
– minimalizacja danych i kontrola dostępu: role i uprawnienia w HIS oraz rejestracji muszą ograniczać ekspozycję danych wrażliwych,
– bezpieczeństwo teleinformatyczne: szyfrowanie w transmisji, twarde logowanie zdarzeń (audit trail), zarządzanie incydentami, testy penetracyjne dostosowane do nowych interfejsów,
– umowy powierzenia: przegląd i ewentualne aneksy z dostawcami oprogramowania i operatorami usług chmurowych, jeśli uczestniczą w integracji.
Rekomenduje się przeprowadzenie oceny skutków dla ochrony danych (DPIA) w kontekście nowych przepływów danych, nawet jeśli formalnie nie będzie to obligatoryjne w każdym przypadku – to dobra praktyka ograniczająca ryzyko.
#### Ryzyka wdrożeniowe i jak nimi zarządzać w pilotażu centralnej e‑rejestracji
Najczęściej spotykane ryzyka w tego typu projektach:
– niespójność słowników i identyfikatorów między HIS a systemem centralnym,
– opóźnienia po stronie dostawcy oprogramowania (kolejki wdrożeniowe),
– niewystarczające szkolenia personelu i błędy operacyjne,
– brak testów obciążeniowych powodujący spadek wydajności w godzinach szczytu,
– niepełne dane do zasilenia inicjalnego skutkujące odrzuceniem lub błędną publikacją terminów.
Działania ograniczające ryzyko:
– wczesne porozumienie z dostawcą systemu i rezerwacja slotu wdrożeniowego,
– pilotaż wewnętrzny na wybranych poradniach przed pełnym uruchomieniem,
– plan komunikacji dla pacjentów i personelu (instrukcje, FAQ, skrypty rozmów),
– dwutorowe monitorowanie: techniczne (alerty integracyjne) i operacyjne (KPI rejestracji),
– plan awaryjny na wypadek niedostępności interfejsu centralnego (procedury offline zgodne z prawem).
#### Dlaczego to ważne dla placówek
– Obowiązek ustawowy od 1 stycznia 2026 r.: brak integracji będzie skutkować ryzykiem naruszenia przepisów i potencjalnymi konsekwencjami administracyjnymi.
– Krytyczna widoczność w kanałach centralnych: centralna e‑rejestracja stanie się domyślnym miejscem poszukiwania terminów przez pacjentów. Brak obecności może obniżyć wykorzystanie zasobów i konkurencyjność placówki w regionie.
– Szansa na uporządkowanie procesów: pilotaż to okazja do ujednolicenia słowników, harmonogramów i zasad udostępniania terminów, co z reguły zwiększa wydajność rejestracji i redukuje no‑show.
– Możliwość dofinansowania: udział w pilotażu może zmniejszyć koszty dostosowawcze – choć szczegóły finansowania i rozliczeń wymagają doprecyzowania na poziomie OW NFZ.
– Budowanie doświadczenia pacjenta: czytelne zasady zapisu, powiadomienia i łatwe odwoływanie wizyt zwiększają satysfakcję i ograniczają marnotrawstwo terminów.
#### Co zrobić teraz (checklista)
– Zweryfikować terminy: 14.11.2025 r. (wniosek do OW NFZ), 1.12.2025 r. (zasilenie inicjalne), 31.12.2025 r. (koniec pilotażu), 1.01.2026 r. (obowiązek).
– Skontaktować się z właściwym OW NFZ: poprosić o aktualny wzór wniosku, kryteria i harmonogram oceny; potwierdzić zasady dofinansowania i rozliczeń.
– Umówić spotkanie z dostawcą HIS/rejestracji: uzyskać plan integracji z centralną e‑rejestracją, wymagane wersje oprogramowania i terminy wdrożeniowe.
– Przeprowadzić audyt danych do zasilenia inicjalnego: struktura jednostek, poradnie, słowniki świadczeń, grafiki i sloty; zaplanować mechanizmy mapowania i walidacji.
– Przygotować polityki i dokumentację RODO: uaktualnić rejestry czynności, ocenić konieczność DPIA, zweryfikować umowy powierzenia z dostawcami IT.
– Zaplanować testy integracyjne i obciążeniowe: przygotować środowisko testowe i scenariusze (publikacja terminów, rezerwacja, odwołanie, zmiana).
– Opracować procedury operacyjne: zasady publikacji puli terminów, obsługa wyjątków, rezerwacje wielokanałowe, komunikaty do pacjentów.
– Zorganizować szkolenia: krótkie instrukcje dla rejestracji, personelu medycznego i administracji; skrypty dla call center.
– Ustalić KPI wdrożenia: TNA, no‑show, wykorzystanie grafiku, błędy integracyjne; przygotować pulpit monitorowania.
– Zaplanować komunikację z pacjentami: strona www, SMS/e‑mail o nowych kanałach rejestracji i sposobach odwoływania wizyt.
– Przygotować plan awaryjny: procedury działania w przypadku niedostępności interfejsu centralnego i odzyskiwania synchronizacji.
– Zabezpieczyć budżet i zasoby: rezerwa na prace dodatkowe, konsultacje prawne/IT oraz ewentualne koszty poza dofinansowaniem.
#### Pytania, które warto zadać dostawcy systemu i OW NFZ
– Jaki jest minimalny zakres integracji wymagany do publikacji terminów w centralnej e‑rejestracji?
– Jakie słowniki i identyfikatory muszą być zsynchronizowane (usługi, komórki, specjaliści)?
– Jak rozwiązana będzie obsługa zmian i odwołań z poziomu systemu centralnego oraz ich natychmiastowe odzwierciedlenie w HIS?
– Jakie są wymagania dotyczące logów i audytu działań użytkowników i interfejsów?
– Czy przewidziano środowisko testowe/sandbox oraz okna testowe przed produkcją?
– Jakie są minimalne wymagania bezpieczeństwa (szyfrowanie, uwierzytelnianie, autoryzacja)?
– W jaki sposób będzie weryfikowana gotowość do zasilenia inicjalnego i czy są narzędzia walidujące?
#### Podsumowanie: minimalizuj ryzyko, maksymalizuj korzyści
Pilotaż centralnej e‑rejestracji jest ostatnią prostą przed ustawowym obowiązkiem. Placówki, które sprawnie przygotują dane, procesy i integrację, zyskają płynne wejście w 2026 r., lepszą widoczność w kanale centralnym i uporządkowaną rejestrację. Z uwagi na ogólny charakter informacji publicznej w tej chwili, kluczowe jest bieżące monitorowanie komunikatów OW NFZ oraz szybkie decyzje organizacyjne w placówce.
Źródło: Ministerstwo Zdrowia – „Pilotaż centralnej e‑rejestracji dobiega końca” (informacja ogólna; szczegóły będą wynikały z przepisów wykonawczych oraz materiałów OW NFZ): https://www.gov.pl/web/zdrowie/pilotaz-centralnej-e-rejestracji-dobiega-konca