Placówki medyczne zainteresowane dofinansowaniem mają czas na złożenie wniosku do OW NFZ do 14 listopada 2025 r., a zasilenie inicjalne musi nastąpić do 1 grudnia 2025 r. Program pilotażowy potrwa do 31 grudnia 2025 r., a od 1 czerwca 2026 r. centralna e‑rejestracja stanie się obowiązkowa na podstawie ustawy wchodzącej w życie 1 stycznia 2026 r.
#### Pilotaż centralnej e‑rejestracji: najważniejsze terminy i obowiązki dla placówek
– Do 14 listopada 2025 r. – termin składania wniosków do oddziałów wojewódzkich NFZ o udział w pilotażu i uzyskanie dofinansowania (zgodnie z komunikatem Ministerstwa Zdrowia).
– Do 1 grudnia 2025 r. – obowiązkowe zasilenie inicjalne, czyli wprowadzenie/udostępnienie w systemie centralnym informacji umożliwiających rozpoczęcie rejestracji.
– Do 31 grudnia 2025 r. – czas trwania pilotażu.
– 1 stycznia 2026 r. – wejście w życie ustawy regulującej centralną e‑rejestrację.
– Od 1 czerwca 2026 r. – obowiązek integracji świadczeniodawców z centralną e‑rejestracją zgodnie z przepisami wykonawczymi.
Co to oznacza dla managerów? Okno na skorzystanie z dofinansowania i przetestowanie rozwiązań jest krótkie. Równolegle należy zbudować ścieżkę pełnej zgodności z nadchodzącymi wymogami ustawowymi oraz przygotować organizację (IT, rejestracja, komunikacja z pacjentem) do pracy w modelu centralnym.
Źródło: komunikat Ministerstwa Zdrowia – Pilotaż centralnej e‑rejestracji dobiega końca (link w sekcji Podsumowanie i źródła).
#### Dofinansowanie i zgłoszenia do OW NFZ: co wiadomo, a czego nie
– Wnioski należy kierować do właściwego terytorialnie OW NFZ w terminie wskazanym powyżej. Na dziś w publicznie dostępnych materiałach nie podano szczegółowych parametrów finansowania (wysokości, katalogu kosztów kwalifikowanych, formy rozliczenia). Brak pełnych danych w źródle oznacza, że szczegóły mogą być publikowane na poziomie OW NFZ lub w kolejnych komunikatach.
– Rekomendacja: nie czekać na ostatnią chwilę. Przygotować komplet dokumentów organizacyjno‑technicznych, które zwykle są wymagane w podobnych naborach:
– opis stanu obecnego systemu rejestracji (system HIS/PM, moduł e‑rejestracji, integracje),
– plan działań do zasilenia inicjalnego (zakres danych, odpowiedzialności),
– harmonogram wdrożenia i testów,
– szacunkowy budżet i źródła finansowania (własne + dofinansowanie),
– ocena ryzyka i plan ciągłości działania.
– Kontakt roboczy z dostawcą systemu medycznego jest kluczowy: potwierdź dostępność integracji z centralną e‑rejestracją, terminy prac i koszty. W wielu przypadkach OW NFZ może wymagać od placówki przedstawienia gotowości technologicznej lub listu intencyjnego od dostawcy.
#### Zasilenie inicjalne centralnej e‑rejestracji: na czym polega i jak się przygotować
Zasilenie inicjalne to przygotowanie i udostępnienie danych, które pozwolą pacjentom wyszukiwać i rezerwować terminy w systemie centralnym. Choć komunikat nie precyzuje pełnego zakresu, praktyka podobnych wdrożeń wskazuje, że zazwyczaj obejmuje to:
– Struktura organizacyjna świadczeń: lokalizacje, pracownie, poradnie, zakresy świadczeń, profile i specjalności.
– Katalog świadczeń i reguły dostępności: typy wizyt (pierwszorazowa/kontrolna), długość slotów, wymagane skierowanie, ewentualne kryteria kwalifikacji.
– Harmonogramy personelu i zasobów: grafik lekarzy/terapeutów, zasoby współdzielone (np. gabinet, aparatura).
– Pula terminów publikowanych centralnie vs. internal-only: decyzja, jaka część slotów jest widoczna publicznie, z zachowaniem odpowiedniej przepustowości dla pacjentów kierowanych.
– Polityki rezerwacji, odwołań i potwierdzeń: okna czasowe, progi automatycznego zwalniania terminów, kanały powiadomień (SMS/e‑mail/IKP).
– Jakość i deduplikacja danych: spójne nazewnictwo świadczeń, mapowanie do słowników centralnych (jeśli zostaną opublikowane), eliminacja duplikatów lokalizacji i profili.
Dobre praktyki:
– Najpierw porządek w danych lokalnych: inwentaryzacja poradni, usług, kalendarzy i uprawnień.
– Pilotaż na ograniczonym zakresie (np. 1 poradnia), aby wyłapać błędy mapowania i reguł.
– Testy obciążeniowe i „bezpiecznik” operacyjny (limity na liczbę rezerwacji w jednostce czasu).
– Wyraźny owner biznesowy po stronie rejestracji i IT, odpowiedzialny za zgodność danych.
#### Integracja systemów z centralną e‑rejestracją: wymagania techniczne i organizacyjne
Chociaż szczegółowe standardy integracji zostaną doprecyzowane w przepisach wykonawczych i dokumentacji technicznej, placówki powinny przygotować:
– Umowę i plan prac z dostawcą systemu (HIS/PM/EMR) uwzględniający integrację z API centralnej e‑rejestracji, środowiska testowe i terminy releasów.
– Mechanizmy synchronizacji w czasie zbliżonym do rzeczywistego: publikacja slotów, rezerwacja, potwierdzanie, odwołania i przesunięcia, obsługa kolizji.
– Odporność na błędy i tryb degradacji: kolejka offline, ponawianie, spójność danych po przywróceniu łączności.
– Bezpieczeństwo i zgodność: uwierzytelnianie, autoryzacja ról, rejestrowanie zdarzeń (audit log), minimalizacja zakresu danych wymienianych z systemem centralnym.
– Monitoring i SLA: wskaźniki dostępności, opóźnień, błędów integracyjnych; procedury eskalacyjne z dostawcą.
– Szkolenia personelu rejestracji i wsparcia IT: nowe procesy, obsługa wyjątków, pomoc pacjentom.
Uwaga: brak pełnych danych w źródle co do formatów danych i standardów – śledź dokumentację techniczną publikowaną przez właściwe instytucje (MZ, NFZ, ewentualnie CeZ).
#### Zgodność prawna: ustawa od 1.01.2026 i obowiązek od 1.06.2026
– Ustawa wchodzi w życie 1 stycznia 2026 r., a od 1 czerwca 2026 r. centralna e‑rejestracja staje się obowiązkowa. Świadczeniodawcy mają obowiązek integracji systemów zgodnie z przepisami wykonawczymi.
– RODO i ochrona danych: przeanalizuj podstawy prawne przetwarzania, zakres danych przekazywanych do systemu centralnego, role administratora i podmiotu przetwarzającego, klauzule informacyjne oraz umowy powierzenia z dostawcami IT.
– Retencja i archiwizacja: doprecyzuj okresy przechowywania logów rejestracyjnych i mechanizmy anonimizacji/pseudonimizacji, gdy to właściwe.
– Prawa pacjenta i dostępność: zapewnij dostępność cyfrową i informacyjną, mechanizmy kontaktu alternatywnego dla osób wykluczonych cyfrowo.
– Odpowiedzialność i sankcje: szczegóły mogą wynikać z przepisów wykonawczych; na dziś brak pełnych danych w źródle. Warto ująć ryzyko zgodności w rejestrze ryzyk i planie audytu wewnętrznego.
#### Dlaczego to ważne dla placówek
– Jedno miejsce wyszukiwania terminów dla pacjentów zwiększa ruch do placówki, o ile dane są kompletne i aktualne. Placówki z dobrym zasileniem inicjalnym zyskują przewagę widoczności.
– Lepsze wykorzystanie zasobów: centralna e‑rejestracja może ograniczyć „puste” sloty dzięki szerszej ekspozycji i automatycznym powiadomieniom.
– Spójność obsługi: ten sam standard rezerwacji niezależnie od kanału – mniejsze obciążenie call center, mniej błędów.
– Wizerunek i zgodność: wcześniejsze wdrożenie minimalizuje ryzyko poślizgów w 2026 r. oraz nieplanowanych kosztów „na ostatnią chwilę”.
– Dane do zarządzania: centralne raporty i wskaźniki pomagają zarządzać podażą terminów, czasem oczekiwania i efektywnością poradni.
– Potencjalne dofinansowanie w pilotażu: możliwość sfinansowania części prac integracyjnych i porządkowych.
#### Kluczowe ryzyka i jak nimi zarządzić
– Opóźnienia po stronie dostawcy systemu: zabezpiecz umową kamienie milowe, kary umowne i priorytety wsparcia.
– Jakość danych: ryzyko błędnych mapowań usług i lokalizacji. Wprowadź walidacje i przeglądy jakości przed publikacją.
– Przeciążenie rejestracji: zaplanuj limity publikacji slotów, automatyczne potwierdzenia i przypomnienia, rebalans puli terminów na kanał centralny vs. lokalny.
– Zmiany regulacyjne: monitoruj komunikaty MZ/NFZ; utrzymuj rezerwę budżetowo‑czasową na dostosowania.
– Bezpieczeństwo: testy penetracyjne integracji i przegląd uprawnień; plan reagowania na incydenty.
#### Co zrobić teraz (checklista)
– Sprawdź terminy i kwalifikację:
– Potwierdź, że Twoja placówka spełnia warunki udziału w pilotażu; skontaktuj się z właściwym OW NFZ.
– Zbierz wymagane dokumenty do wniosku; przygotuj oświadczenia i opisy techniczne.
– Zaplanuj integrację:
– Skontaktuj się z dostawcą HIS/PM; uzyskaj pisemne potwierdzenie możliwości integracji, wycenę i harmonogram.
– Wyznacz zespół projektowy (lider biznesowy, lider IT, analityk danych, przedstawiciel rejestracji).
– Przygotuj zasilenie inicjalne:
– Uporządkuj katalog świadczeń, lokalizacji i grafików; uzgodnij słowniki i nazewnictwo.
– Zdecyduj o polityce pul slotów (centralna vs. lokalna) i zasadach potwierdzania/odwołań.
– Przeprowadź pilotaż w jednej poradni; zrób testy end‑to‑end.
– Zadbaj o zgodność i bezpieczeństwo:
– Zaktualizuj klauzule informacyjne RODO; zweryfikuj umowy powierzenia z dostawcami.
– Przygotuj polityki retencji i logowania zdarzeń.
– Zaplanuj komunikację i szkolenia:
– Opracuj instrukcje dla rejestracji i personelu; przygotuj komunikaty dla pacjentów o nowych kanałach.
– Ustal KPI wdrożenia i sposób raportowania na zarządzie.
– Zabezpiecz budżet i ryzyko:
– Zaplanuj rezerwę na testy, wsparcie i modyfikacje.
– Ustal tryb ciągłości działania na wypadek niedostępności integracji (procedury manualne).
#### Harmonogram działań do czerwca 2026: praktyczna mapa
– Do połowy listopada 2025:
– Finalizacja wniosku do OW NFZ, uzgodnienie z dostawcą IT, powołanie zespołu projektowego.
– Listopad – 1 grudnia 2025:
– Porządkowanie danych, konfiguracja integracji testowej, zasilenie inicjalne, start ograniczonej publikacji slotów.
– Grudzień 2025:
– Pilotaż operacyjny, zbiory poprawek, walidacja KPI (czas publikacji, błędy rezerwacji, wskaźnik no‑show).
– Styczeń – marzec 2026:
– Skalowanie na kolejne poradnie, wzmocnienie monitoringu i bezpieczeństwa, audyt zgodności RODO.
– Kwiecień – maj 2026:
– Stabilizacja i próby generalne, szkolenia uzupełniające, komunikacja do pacjentów, plan gotowości na 1 czerwca.
– Od 1 czerwca 2026:
– Operacja w trybie obowiązkowym, ciągłe doskonalenie i raportowanie wskaźników.
Uwaga: to rama operacyjna – dostosuj do własnego cyklu wdrożeniowego i wymogów dostawcy.
#### Metryki sukcesu wdrożenia centralnej e‑rejestracji
– Odsetek slotów publikowanych centralnie vs. dostępnych lokalnie.
– Czas od publikacji slotu do rezerwacji i odsetek terminów pustych (po dacie).
– Wskaźnik no‑show oraz skuteczność przypomnień i potwierdzeń.
– Liczba błędów integracji na 1000 rezerwacji, średni czas przywrócenia spójności.
– Średni czas oczekiwania na pierwszą wizytę w profilu oraz zmiana po wdrożeniu.
– Udział rezerwacji online vs. telefonicznych; odciążenie call center.
– Satysfakcja pacjentów (NPS/CSAT) w procesie rejestracji.
– Zgodność danych (odsetek poprawnie zmapowanych świadczeń i lokalizacji).
#### Najczęstsze błędy we wdrożeniach e‑rejestracji i jak ich uniknąć
– Publikowanie niezweryfikowanych grafików – wprowadź dwustopniową akceptację harmonogramów.
– Zbyt szerokie otwarcie puli na starcie – zacznij od kontrolowanego wolumenu, rośnij iteracyjnie.
– Brak komunikacji z pacjentami – przygotuj jasne instrukcje, FAQ i wsparcie na infolinii.
– Pomijanie testów wyjątków – zaplanuj scenariusze: odwołanie lekarza, awaria łącza, podwójna rezerwacja.
– Niejasny podział ról – przypisz właściciela procesu i KPI, zaplanuj codzienny przegląd błędów w pierwszych tygodniach.
#### Podsumowanie i źródła
Okno na wejście do pilotażu centralnej e‑rejestracji jest krótkie, ale daje szansę na dofinansowanie i przygotowanie organizacji do obowiązków, które wejdą w życie w 2026 r. Kluczem jest porządek w danych, rzetelna integracja i gotowość operacyjna rejestracji. Ponieważ źródło nie podaje wszystkich szczegółów finansowych i technicznych, rekomendujemy bieżący kontakt z właściwym OW NFZ oraz dostawcą systemu, śledzenie przepisów wykonawczych i dokumentacji technicznej.
Źródło: Ministerstwo Zdrowia – Pilotaż centralnej e‑rejestracji dobiega końca
https://www.gov.pl/web/zdrowie/pilotaz-centralnej-e-rejestracji-dobiega-konca
Jeśli potrzebujesz wsparcia w audycie gotowości do centralnej e‑rejestracji, opracowaniu polityk i planie integracji, warto rozpocząć prace natychmiast, aby bezpiecznie zamknąć zasilenie inicjalne i wejść w 2026 r. z przewidywalnym ryzykiem i kontrolą kosztów.