Pilotaż Centralnej e-Rejestracji. Niemal połowa placówek dołączyła w ostatnich dniach.
#### Pilotaż Centralnej e‑Rejestracji – cele i założenia dla systemu ochrony zdrowia
Centralna e‑Rejestracja to wspólna, ogólnokrajowa warstwa rezerwacji świadczeń zdrowotnych, która ma ułatwić pacjentom wyszukiwanie i umawianie wizyt oraz uspójnić sposób prezentacji wolnych terminów. Z perspektywy zarządczej projekt ma kilka kluczowych celów:
– ujednolicenie zasad publikacji dostępności i ograniczenie rozbieżności między kanałami (telefon, okienko, strona www, portal publiczny),
– transparentność kolejek i krótsza ścieżka pacjenta do pierwszego dostępnego terminu,
– odciążenie rejestracji stacjonarnej i call center dzięki przeniesieniu części ruchu do kanałów cyfrowych,
– lepsze dane dla planowania – wgląd w realną podaż i popyt na świadczenia, co ułatwia zarządzanie harmonogramami, kontraktem i obłożeniem.
Na etapie pilotażu rozwiązanie jest testowane z wybranymi placówkami i producentami oprogramowania medycznego. Celem jest potwierdzenie działania integracji, procesów rejestracji i odwołań oraz zasad prezentacji wolnych terminów przed ewentualnym szerszym wdrożeniem.
#### Dynamika dołączania placówek do pilotażu centralnej e‑rejestracji – co wiemy, a czego nie wiemy
Według doniesień branżowych, niemal połowa placówek biorących udział w pilotażu dołączyła w ostatnich dniach. To wskazuje na intensyfikację przygotowań po stronie dostawców oprogramowania i podmiotów leczniczych. Jednocześnie brakuje publicznie dostępnych kompletnych danych o:
– łącznej liczbie podmiotów objętych pilotażem,
– dokładnym zakresie świadczeń i jednostek organizacyjnych włączonych do testów,
– docelowych terminach i kamieniach milowych upowszechnienia rozwiązania.
Dla menedżerów oznacza to potrzebę ostrożnego planowania – warto przygotować organizację na różne scenariusze tempa ekspansji projektu, pilnując jednocześnie jakości integracji i komunikacji z pacjentami.
#### Wymagania organizacyjne i techniczne – integracja z HIS/EDM i porządkowanie harmonogramów
Skuteczne podłączenie do centralnej e‑rejestracji wymaga zarówno pracy technicznej, jak i porządków organizacyjnych:
– Integracja systemowa: współpraca z dostawcą HIS/EDM w zakresie API udostępniającego wolne terminy, rezerwacje, modyfikacje i odwołania. Istotne są mechanizmy deduplikacji i blokowania podwójnych zapisów.
– Spójność słowników: jednolite kody komórek organizacyjnych, specjalności, miejsc udzielania świadczeń i grafików w całej organizacji, zgodne z tym, co jest raportowane w rejestrach (np. RPWDL).
– Szablony grafików: precyzyjne typy wizyt (pierwszorazowa/kolejna, w ramach skierowania/bez) oraz reguły udostępniania okienek, tak aby nie wystawiać na zewnątrz terminów zarezerwowanych na opiekę pilną lub procedury o szczególnych wymaganiach.
– Polityka kolejkowa: jasne zasady priorytetyzacji, obsługi skierowań, weryfikacji uprawnień i dokumentów. W systemie centralnym konsekwencja w stosowaniu reguł jest kluczowa dla rzetelności danych.
– Obsługa zmian i wyjątków: mechanizmy szybkiego wycofania terminów w razie absencji personelu, awarii sprzętu lub reorganizacji harmonogramów, w tym masowej notyfikacji pacjentów.
Dobrą praktyką jest pilotaż wewnętrzny – najpierw na jednej poradni/komórce – aby przetestować procesy, zanim wystawi się szerszą pulę terminów do kanału centralnego.
#### Bezpieczeństwo, RODO i zgody pacjentów w centralnej e‑rejestracji
Przekazywanie informacji o dostępności i rezerwacjach do systemu centralnego wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych. Warto dopilnować:
– aktualizacji rejestru czynności przetwarzania oraz podstaw prawnych przetwarzania danych w procesach rejestracyjnych,
– umów powierzenia z dostawcą HIS/EDM i weryfikacji łańcucha podmiotów przetwarzających,
– oceny ryzyka i – jeśli adekwatne – DPIA dla nowych integracji,
– mechanizmów minimalizacji danych, kontroli uprawnień i logowania dostępu,
– czytelnych klauzul informacyjnych dla pacjentów i spójnych polityk retencji.
W centralnym kanale szczególnie ważne są bezpieczeństwo haseł/kont personelu oraz zgodność zasad powiadomień SMS/e‑mail z polityką prywatności.
#### Zarządzanie zmianą i komunikacja z pacjentami – rejestracja online i offline
Wejście do centralnej e‑rejestracji to zmiana widoczna dla pacjentów. Żeby przeprowadzona była bez zakłóceń:
– przygotuj prosty komunikat „jak się umówić” na stronie www, w placówce i w mediach społecznościowych,
– ujednolić przekaz w call center i rejestracji – jeden zestaw zasad, te same typy wizyt i wymagane dokumenty,
– wdrożyć przypomnienia o wizycie i prosty mechanizm odwołania (redukcja no‑show),
– monitorować wzmożony ruch w pierwszych tygodniach, gdy pacjenci testują nowy kanał,
– zapewnić wsparcie dla osób mniej biegłych cyfrowo (instrukcje, możliwość pomocy telefonicznej).
Dobrze zaplanowana komunikacja ogranicza frustrację i błędy przy masowym napływie rezerwacji.
#### Mierniki sukcesu (KPI) w pilotażu centralnej e‑rejestracji
Rekomendowane wskaźniki do tygodniowego przeglądu:
– czas do najbliższego dostępnego terminu (median/percentyle),
– wskaźnik wypełnienia grafików i obłożenie według komórek/specjalności,
– udział rezerwacji online vs. offline,
– odsetek no‑show i odwołań, czas reakcji na zwolniony termin,
– liczba błędów integracyjnych (np. podwójne rezerwacje, rozjazdy statusów),
– satysfakcja pacjentów (krótka ankieta po wizycie lub po rejestracji).
W pilotażu warto prowadzić tablicę incydentów i wniosków, aby szybko zamykać pętle doskonalenia.
#### Dlaczego to ważne dla placówek
– Widoczność w centralnym kanale może zwiększyć napływ pacjentów i równomierniej wypełnić grafiki – to realna przewaga konkurencyjna na rynku świadczeń finansowanych i komercyjnych.
– Spójne dane o dostępności ułatwiają planowanie kadr, optymalizację harmonogramów i argumentację w rozmowach z płatnikiem.
– Przeniesienie części ruchu do kanałów cyfrowych obniża koszty obsługi rejestracji i skraca czas oczekiwania na połączenie.
– Transparentność kolejek ogranicza ryzyko niejednolitych praktyk i buduje zaufanie pacjentów oraz partnerów instytucjonalnych.
– Wcześniejsze wejście w pilotaż pozwala wyłapać problemy integracyjne, zanim rozwiązanie zostanie upowszechnione – to mniejsze ryzyko przestojów operacyjnych.
#### Co zrobić teraz (checklista)
– Zweryfikuj z dostawcą HIS/EDM status integracji z centralną e‑rejestracją i dostępność wymaganych modułów/API.
– Wyznacz właściciela procesu (product owner ds. rejestracji) i zespół pilotażowy: rejestracja, IT, administracja, RODO, kierownicy poradni.
– Przeglądnij i ustandaryzuj typy wizyt, czasy świadczeń, reguły udostępniania okienek oraz wymagane dokumenty/skierowania.
– Uporządkuj słowniki (komórki, specjalności, miejsca udzielania świadczeń) i ich zgodność z rejestrami publicznymi.
– Przygotuj minimalny zakres startowy (np. 1–2 poradnie) do bezpiecznego rozruchu i nauki na małej skali.
– Skonfiguruj przypomnienia i łatwy kanał odwołania wizyty; zaplanuj politykę „wypełniania luk” po anulacjach.
– Zaktualizuj klauzule informacyjne i rejestr czynności przetwarzania; potwierdź podstawy prawne i umowy powierzenia.
– Przeprowadź szkolenie personelu rejestracji i call center; przygotuj krótkie skrypty rozmów i FAQ.
– Opracuj komunikację do pacjentów: instrukcje na stronie, w placówce i w mediach społecznościowych; zadbaj o spójność z centralnym kanałem.
– Ustal KPI i rytm przeglądów (np. codzienny stand‑up pilotażowy przez 2–3 tygodnie).
– Zorganizuj monitoring techniczny integracji (alerty na błędy rezerwacji, rozjechane statusy, czas odpowiedzi API).
– Zaplanuj tryb awaryjny (fallback) – co robimy, gdy kanał centralny jest niedostępny, aby nie stracić pacjentów ani danych.
– Uzgodnij z działem prawnym i compliance zasady publikacji dostępności i obsługi szczególnych przypadków (np. priorytetyzacja).
– Dokumentuj incydenty i wnioski; po 2–4 tygodniach pilotażu zrób przegląd i zdecyduj o skalowaniu.
#### Najczęstsze ryzyka i jak im zapobiec w pilotażu e‑rejestracji
– Niespójne grafiki i słowniki: wprowadź centralny nadzór nad harmonogramami i cykliczną weryfikację słowników.
– Podwójne rezerwacje: korzystaj z mechanizmów blokad transakcyjnych i potwierdzeń w czasie rzeczywistym, po stronie HIS i integracji.
– Wysoki odsetek no‑show: wdroż SMS/e‑mail przypomnienia i prosty proces odwołania; rozważ listy rezerwowe.
– Przeciążenie rejestracji: zaplanuj wsparcie w pierwszych tygodniach, skrypty i jasne ścieżki eskalacji.
– Błędy danych pacjenta: walidacje w formularzach, jednolite wymagane pola, edukacja personelu.
– Ryzyka RODO: przegląd DPIA, zasada minimalizacji, kontrola dostępów i logowanie działań.
#### Podsumowanie dla managerów
Pilotaż centralnej e‑rejestracji wchodzi w fazę dynamicznego przyłączania kolejnych placówek, co stwarza szansę na poprawę dostępności i jakości doświadczeń pacjentów, ale wymaga dyscypliny procesowej i dojrzałej integracji z systemami HIS/EDM. Ponieważ brakuje pełnych, publicznych danych o skali i tempie dalszego wdrożenia, najbardziej racjonalne jest podejście iteracyjne: zacząć od ograniczonego zakresu, ustandaryzować procesy, zbudować zdolność operacyjną i dopiero potem skalować. Dobrze przygotowana placówka zyska przewagę – w wizerunku, efektywności i w realnym skróceniu dróg pacjenta do świadczeń.
Źródło: https://www.rynekzdrowia.pl/E-zdrowie/Pilotaz-Centralnej-e-Rejestracji-Niemal-polowa-placowek-dolaczyla-w-ostatnich-dniach,279843,7.html